项目总承包与业主

在项目建设中沟通协调工作面临的问题与思考1 项目全过程管理沟通的内容结合以往项目管理在沟通协调过程中的经验和教训，从项目伊始到项目闭合结束， 我们在项目全过程的管理中因沟通不到位而影响项目既定目标实现的因素归纳起来主要包括以下七个方面：项目与业主的沟通；项目与监理的沟通；项目与设计单位的沟通；项目与政府职能部门的沟通；项目与公司职能部门间的沟通；项目内部的沟通；项目与分包商的沟通。2.1 项目与业主的沟通业主代表项目的所有者，对项目具有特殊的权利，而施工方为业主建设项目，最重要的职责是保证业主满意。要取得项目的成功，必须获得业主的支持、理解和帮助。其沟通方式主要是电话、传真、电子邮件。目前业主与施工方书面交流更多的是采用以电子邮件为主、文档采用 pdf 格式的交流模式，传真的使用频率越来越少。（1） 项目经理首先要理解总目标、理解业主的意图、反复阅读合同或项目任务文。（2） 与业主建立经常性联系 , 注重建立和培养感情 ,争取工作上的支持和帮助。（3） 抓好工程安全、进度、质量，树立企业良好的信誉。说的好不如做的好，把工程各方面搞好就是和业主最好的沟通。（4） 强化沟通的前瞻性，一些重大问题要采用直接沟通方式，避免产生误会和矛盾。项目的实施必须执行业主的指令，使业主满意，而业主未必真懂项目或懂得很少，从而容易产生误解，解决办法是：尊重业主，经常沟通；加强计划性和预见性，让业主了解承包商。2.2 项目与监理的沟通监理作为业主代表，直接履行对项目费用、安全、质量、工期等管理和控制职能，是整个项目全过程监督的直接见证者和负责人。一般来说监理“一肩担两家”,一方面他作为业主代表，行使业主赋予的项目管理四大职能，但从另一个方面来说他也属于业主的一个承包方，与项目施工方一样都同属乙方。因此施工方最有效的沟通方法就是要让监理方明白这样一个道理：在项目管理行为上我们两家属于监督与被监督方，但在共同利益上（经济、社会、政治等三个方面的利益）我们是休戚相关的利益共同体，损荣与共，最终会与监理方在沟通上找到某种程度平衡点。这样一来就为妥善解决签证、进度、质量等问题打下了基础，从而实现项目的既定目标。另外平时我们加大与现场总监的交流沟通力度，积极主动参与到一切由现场监理编制的各种有关施工管理的会议纪要等文件的修订、审核工作中去，尽量避免在会议纪要等文件中出现对我方后期结算审计不利的条款，而明确对后期结算审计有利的条款。2.3 项目与设计的沟通目前长输管道的施工在相当长的时期内依然是我公司的核心主业，管道施工项目在投标框架内要想实现利润最大化，如果严格按图纸施工，就很难实现这一目的，而是要结合现场实际情况，在征得设计变更认可的前提下，尽可能地优化施工线路和施工方案。当然，要想说服设计方以利润最大化为前提去做设计变更，良好的沟通是必不可少的。一般情况下，设计单位从成本概算、信誉等方面考虑是轻易不修改、变更其设计意图的。针对这种情况，我们通常有几个做法：（1）遇到怕麻烦的设计时 , 我们主动出击 ,把现场变更的数据代替设计进行采集、测量，转化为设计的成果；（ 2）遇到较大的变更 ,有可能影响到设计方的利益时,我们把变更内容承担下来，把利益转变成各种地下障碍、工农关系的影响出具技术联络单，虽然结果是一样，但是使设计方也不受损失；（3）碰到确实施工难度大、工农关系处理非常困难的地段，设计也拿不下来的，我们就越过设计积极地与业主、监理沟通，尽量把劣势转化成对项目部的优势，增加投资，以完成预期目标。2.4 项目与政府职能部门的沟通基础设施建设通常是离不开项目所属地域政府职能部门的支持的，虽然在项目的规划初设、 青赔征地等阶段由业主全权负责与项目所属地域政府职能部门衔接。但到了项目的实施阶段，与地方职能部门的大部分沟通都实质上是由施工方在负责。在确保与政府常规职能部门沟通的基础上，还要做好以下几个职能部门的沟通：（1） 与当地的新闻媒体的沟通要提前与当地的宣传职能部门保持良好的沟通，一个项目开工伊始，要充分借用当地的各种平面媒体、电视网络等舆论工具加大该项工程在当地的宣传力度，让当地政府的各个阶层明白此工程的重要性和对当地所产生的正面功效，以取得当地舆论的理解和支持，降低施工过程中工农关系处理的难度。（2） 加大与工程所在地的地方电力、水利、交通（路政）等职能部门的沟通上述政府职能部门均是在项目办理“三穿”手续时由业主与之沟通联系，原则上与施工方关系不大，但在遇到一些对施工方有利的变更而业主和监理又不同意时，通过与上述职能部门的良好沟通一般都能破解这一难题。2.5 项目与公司职能部门之间的沟通-可编辑修改 -公司分管领导及相关职能科室永远是项目过程管理中最佳的指导者和帮助者，也是外部项目最坚强的后盾。 当项目在运行过程中遇到资金、技术、施工力量等困难时，如果能够超前、及时、真实的与之保持沟通汇报，就一定能够得到最快捷、最满意的支持。即使是出现安全、质量等意外事件后，也一定要在第一时间报公司相关部门和领导知晓，以防在事故善后中出现失控状态，从而错失处理事故的最佳时机。年初公司出现的几起安全、质量事故扩大化就是因沟通不善而导致的。目前与公司的沟通方式概括起来有以下四种：公司层面较大型会议； oa 系统办公平台；公司各有关部门、各三级单位、各项目部为方便工作联系而建立的qq 群；月、季度例会和检查评比。2.6 项目内部的沟通项目经理所领导的项目部是项目组织的领导核心，在项目部内部的沟通中项目经理起着核心作用，如何协调各职能工作，激励项目经理部成员，是项目经理的重要课题。（1） 项目经理应注意与项目其他管理人员的沟通，防止家长制。（2） 建立完备的项目管理系统, 明确划分各自的工作职责，设计比较完备的管理工作流程，明确规定项目中正式沟通的方式、渠道和时间，使大家按程序、按规则办事。但是也不能过于依赖程序。（3） 由于项目的特点 ,项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性：采用民主的作风，不独断专行；改进工作关系，关心各个成员，礼貌待人；公开、公平、公正地处理事务；在向上级和职能部门提交报告中应包括对项目组成员好的评价和鉴定意见，项目结束时应对成绩显着的成员进行表彰，使他们有成就感。（4） 定期召开会议，交流信息，安排、部署、检查工作进展，及时修正。（5） 应形成比较稳定的项目管理队伍，这样尽管项目是一次性的、常新的，但项目小组确是相对稳定的，可大大减少组织摩擦。（6） 建立公平、公正的考评工作业绩的方法、标准，并定期客观地、慎重地对成员进行业绩考评，奖励激励员工。2.7 项目与分包商的沟通工程不分包是不可能的。重视与分包商的沟通，严考核，勤服务，重激励，贯彻“互利双赢，共同发展”,“善为先，和为贵”的理念；让各承包商理解总目标、阶段目标以及各自的目标、项目的实施方案、各自的工作任务及职责等，应向他们解释清楚，做详细说明，增加项目的透明度。建设单位现场管理在工程建设中最难的是如何与施工单位处理好关系，施工单位有总包、分包。有乙分包还有甲分包。建设单位会因进度、质量、工程款、工程量的确认、设计错漏、设计变更等，材料交付的时间、验收、交付地点等，施工工作面移交、施工配合、验收、成品保护等方方面面与施工方发生争议。1、如何处理好与施工方的关系处理与施工方的关系，最有效的办法是订立详细的、明确的、与建设建筑惯例相符的合同条款。合同订好了，在施工过程中就是依据。在施工过程中，严格按合同、规范来执行就容易为施工中的各方所接受。处理与施工方的关系的一个重要的问题就是更可能少地在合同执行过程中去更改合同要件，比较突出的问题是设计变更。有些甲方比较习惯在施工过程中改来改去，因此纠纷不断，将工期拖得长长的，最后无法进行结算，扯皮扯十年八年的。如何才能做到这一点， 首先是要订立详细的合同。合同内容要详实，要不厌其繁，一些经常做开发的公司甚至将规范条文都列为合同条款，这是一件好事，有利于在施工过程中查阅，也可以降低因引用不同的规范发生争议。合同要尊从惯例，不能过分特殊化。在施工分割、工期进度上不能不遵从行业习惯。遵从行业习惯有利于发挥工人的专业特长和技能，同时可以减少由于不合乎工程建设的自然技术约束而引起的质量、安全事故的发生。再次是在施工过程中少变更，少变更一方面利于维护甲方重合同守信用的形像，还可以减少施工过程中的返工。为达到最大限度地降低变更的频率，在开工前要加强设计组织和审图，将图纸问题在开工前就解决好。处理好与施工方的关系，不光是要约束施工方按合同施工，而且还要约束甲方自身按合同处理好自己的责任。包括甲供材料的进场、验收、交付使用，甲分包单位的组织与管理、甲指定品牌厂家的指定，甲方按合同需为施工方提供的服务如解决临时用水、用电、道路等，甲方需按合同支付工程款项，还有一点是甲方应按合同办理必要的签证手续。2、与监理的关系按国家规定，监理在施工过程中有完全代表甲方行事的权力。因此，在施工过程中监督监理和约束好监理的权力是处理监理关系的重点所在。如果不能很好地约束好监理的行为，将使甲方处理十分不利的地位。与监理协作与配合，共同监管好施工，是所有甲方的良好愿望。一是要支持监理的工作，二是要监督监理的工作，三是要控制监理的行为。处理好与监理的关系，首先是要尊重监理的劳动。监理是一个低薪水高劳动强度的职业。加上生活艰苦。如果甲方还蔑视他们的工作，他们的工程积极性就没了。其次是要帮助解决工作、生活上的困难。现场监理项目组由于规模小不可能单独自行解决好生活、工作条件，因此甲方就应当给与支援。如解决伙食问题、提供规范、标准文本和各种施工手册和图集，便于监理人员查阅。其次是要配合监理的工作。在施工过程中监理难免会与施工方发生争执，这时甲方的支持十分必要而且也很重要。最后是监督与控制监理的不良行为。现在的社会现实是各行各业腐败现象普遍，监理也不例外。与施工方联手来忽悠甲方的事是经常发生的事，因此甲方要监督与控制好监理的行为，比妨在监理签署各种文件前要先得到甲方的认可。3、与设计、勘察的关系甲方现场工作人员要经常与设计、 勘察单位保持必要的联系。 对于任何与设计单位的联系函， 都必须经过甲方现场工作人员传递。对于任何设计变更都必须以甲方现场人员提出书面的要求为前提,否则就会乱套。4、与质监、安监等监督部门的关系甲方要按照他们的要求去执行和约束施工方，以免产生不必要的麻烦。同时要认真研究各种质监、安监方面的条文规定，做法合乎规定的要求。另外要认真对待质监、安监的监督方案，把它作为一个重要的事情来办理。处理好质监、安监的关系不仅可以减少不必要的麻烦，而且还可以借助他们的力量，促进施工质量和施工进度。5、处理好与公司内部各部门的关系一些甲方有自己的的设计、合约、预算部门，甲方工程