办公室6s管理20大要求.ppt

办公室 6S 整理 整顿 的二十大要求 一 OA机的定位二 公私区分三 柜架管理四 资料归位五 电脑文件六 表单管理七 桌面状态八 桌底状态九 抽屉状态十 物品定位 十一 线束整理十二 开关标识十三 空调状态十四 张贴管理十五 看板管理十六 会议管理十七 安全消防十八 消耗品管理十九 垃圾分类二十 禁烟管理 一 OA 办公自动化 设备管理 1 清理不要的物品 2 公用的工具 打印机 传真机 复印机等 应统一定位在各部门都方便使用的位置 3 明确管理责任人 1 清理不要的物品 2 私人用品和办公用品分开放置 3 私人物品不宜过多 原则上不超过一个抽屉 4 私人用品置于抽屉的下层 5 标识明确 办公用品 常用资料 私人用品 6 不可出现 杂物 标识 二 私分区 三 框架管理1 清理不要的物品 2 各文件 物品必须分层 分类管理标准类 记录类 通知类 日常管理类 规定规范 参考资料 事务管理类 品质管理类 生产计划类 报告类 人事管理 档案类 工艺文件 国家标准 空白表格 3 各文件柜 架内物品都必须按轻重决定置于哪层 一般轻的物品 文件放在上层 重的放下层 4 各文件柜 架内物品都必须按使用频率决定置于哪层 一般为使用频率高的置于中间拿取方便的位置 5 标识明确 6 定期清扫 保证干净无尘 文件柜分类标识四 资料 物品归类1 清理过期的资料 2 每册资料都要有明确的标识 资料名称 定位标识 管理者标识 3 每次使用过的资料都必须按指定位置回归原处 4 保持资料干净整齐 五 电脑文件 6S 你愿意这样的电脑桌面吗 这样的情况你愿意出现吗 以前统计的数据报表怎么也找不到了 审核的人来了 收集的资料在茫茫的文件中分不清 要将一份重要的资料发送给领导 可是怎么也找不到 电脑文件 6S 盘符固定化 C D E F 四个盘符标准规划为 电脑文件 6S 结构科学化 适合的文件夹 科学地分类 适中的层级数 结构的深度 骨架 层级 数量 控制文件夹与文件的数目 50 100个 项目管理 01 MyFiles RS 02 MyFiles YW 提交文件 03 MyFiles LA 10 MyFiles BB 调研文件 工作安排 终端支持 会议管理 人事管理 财务管理 商品管理 培训管理 控制在三层级 电脑文件 6S 存放目视化 文件的命名与排序是有关联的 常用的命名方法是 文件夹名 2位数字 文件夹名如 01 常用软件 02 系统软件 文件名 2位数字 文件名 来源如 01 培训课件 沈旭 一般命名的方法 还会用上日期 这样用的时候就可以以日期排序 像存储照片的文件夹就可以这样命名 20150301消防演习 20150530五泄游 规范化地命名文件夹和文件 电脑文件 6S 定期清除和归档将电脑保持在无垃圾文件 桌面整洁的状态 清扫 2 定期清扫垃圾 1 定期归档文件 安装目录 programfiles tencent QQ ad这里面是QQ广告安装目录 programfiles tencent QQ flashshow这是你的QQ好友的QQ秀文件夹 可以放心删除装目录 programfiles tencent QQ flashshow2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹 可以放心删除安装目录 programfiles tencent QQ QQMusic MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹这里面的文件会占很大的空间 所以尽快删除掉吧 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 六 表单管理1 部门内有多种表单时 需要分类管理 2 为了方便查找 建议用不同颜色分开 3 为了防止急用时没有的现象 建议有复印提示 4 定期清理过期 不用的表格 案例练习抽屉里放着 生产日报表 空白表格一叠 每天各班来这里取空表格做生产日报表 有一天小李取走最后一张表格 心里暗自庆幸自己运气好 第二天 小王象往常一样来取空表格 拉开抽屉 发现表格没有了 于是开始四处寻找 思考 你会怎么解决这种问题 七 桌面状态1 清理不要的物品 2 可定置于桌面的物品为 电脑 文件框 电话机 笔筒 台历 茶杯 并要求定位 3 工作时有需要处理的文件可置于桌面上 但人长时间 0 5h 离开时 资料 文件必须归位 4 桌面文件状态可按 待处理 已处理 处理中 分类摆放 5 时时保持桌面清洁 八 桌底状态1 清理不要的物品 包括私人鞋物 2 文件资料 产品等不可置于桌底 3 离开座位时 椅子推近桌子 4 保持地面干净 九 抽屉状态1 清理不要的物品 2 办公用品 文件资料 私人用品必须按类别分抽屉放置 3 一个抽屉有几种物品时 想办法将物品固定 避免来回开关抽屉时物品乱动 4 标识清楚 5 定期清理 保持干净无尘 十 物品定位说明 需要定位的地面物品 碎纸机 衣架 书架 茶几 地面复印机 柜式空调等易移动物品 定位线宽2cm左右 两边长12cm 隔实物1cm贴附 以免磨损 当物品靠墙时 只需定外侧 目的 提醒归位 定位线 隐形定位 活泼定位 十一 线束整理1 电源线不可以直接拖在地上 2 绕成大概15 20cm长 用扎带或套纽固定两端 3 或将线束嵌入套管 露出部分用扎带固定 不可给其他操作 动作造成障碍 4 插头标识清楚 电源排插应固定 十二 开关标识1 保持干净 2 功能完好 3 控制区域 功能明确 十三 空调状态1 明确管理责任人 2 运转状态目视管理 3 确保功能完好 十四 张贴管理1 清理过期的张贴物 2 所有的张贴物都在定位 墙上张贴物要明确区域 3 公司通知 公告需要统一贴附在看板中的规定位置上 为可以有随处张贴的现象 4 工作台上需要的张贴物 备忘录 等不可以随意贴 要求规定位置 规定数量贴附不能超过2个 玻璃窗上不准张贴任何物品 5 明示岗位 职责 6 保持张贴物的清洁 十五 看板管理内容通告 公告栏学习园地 人员去向管理 轮值管理 6S 责任区分布图 十六 会议室1 不要物清理 2 会议室标识 3 使用状态标识 4 预约管理 5 会议要求 十七 消防设备管理1 定位标识明确 2 明确责任人 3 日常检点 十八 消耗品管理1 清理不要的物品 2 采用目视管理 使得物品安全在库 最小在库 一目了然 十九 垃圾分类 环境管理 二十 禁烟管理1 全面积极开展控烟禁烟宣传教育活动 2 划定 禁烟区域 开展无烟单位创建活动 3 严格限定控制吸烟区域 4 建立健全控烟禁烟全员监督机制 确保控烟禁烟工作落到实处 附一 成立6S管理小组组长 徐新燕执行组长 王俊婕组员 时礼允张中英李凤云齐艳 附三 阶段性目标 6月13日 7月15日 第一周 13 17日 清理不要的物品 第二周 20 24日 文件资料分类 区域摆放 第三周 27 1日 文件 物品等标识清晰 第四周 4 8日 配备相应的辅助设施 第五周 11 15日 排查 改进 评选优秀团队 办公桌目视化管理样板 附三 查检周期和工具检查周期 每周一上午十点 平时 查检人员 该周区域负责人检查工具 附四