使用word outlook快速群发工资条详细图文教程.doc

使用word、outlook快速群发工资条详细图文教程工资条这种每个人不一样，为了保密，不能群发。下面就介绍一下用word、outlook给每个员工单独发放工资邮件的方法。当然，这种方法不只是用于群发工资条，用于通知等的邮件群发，都非常实用。软件要求：word、excel、outlook（foxmail目前不具备此功能，但是最新7.1版新增“分别发送”功能，即选择多个收件人但一对一发送，适合发送相同内容）本人使用office2010编写此教程，可能因为版本不同显示的界面及功能位置不一致。详细步骤：1、建立excel版工资表明细，工资表中要增加每个员工的email地址2、建立一个word文件，文件内容就是你发送给每个员工的工资条内容（请根据公司自身情况设计，word表中所有字段必须在excel工资明细表中能找到数据来源，并不一定包括excel中所有字段），注意：由于人的不同，所以详细的数据也不同，这些不同的地方请全部空出来，接下来的步骤就要解决这个问题。3、保持excel工资表明细和word工资条表格是打开状态a. 在word文件上点击邮件-开始邮件合并-邮件合并分步向导（注意，可能由于word的版本不同，请大家参考执行）；b.在右侧上部“邮件合并”窗口中，选择“电子邮件”,然后在右侧下部选择“下一步：正在启动文档”；c.在右侧上部“想要如何设置电子邮件”中选择“使用当前文档”，在右侧下部选择“下一步：选取收件人”；d.在右侧上部“选择收件人”中选择“使用现有列表”, 在右侧中部选择“浏览”，在弹出的“选取数据源”窗口中，找到你第1步建的excel文件，在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“表”e.弹出的 邮件合并收件人窗口，是所有员工的数据，应该与你的工资表一致。每行前边的“”代表你选择给他发邮件,如果不给他发邮件，请点击取消“”，然后点击确定；f. 在右侧下部选择“下一步：撰写电子邮件”,用鼠标光标，点击（或放在）WORD文件内容你需要插入信息的位置，比如，你需要在“姓名”后边插入每个人的姓名，请把光标点击放在放“姓名”后边的单元格，然后在右侧上部“撰写电子邮件”栏选择“其他项目”，弹出的窗口“插入合并域”选择“姓名”-“插入”（这一步是在excel文档和word文档间建立“链接”关系）；然后选择“关闭”。其它字段类似操作，你就可以把word文档中所有需要链接的字段全部“插入”了具体内容。（记住了，每次都要先把光标放在需要插入的位置上再进行）；g.全部链接完成后如图所示,检查链接无误后，点击右侧下部选择“下一步：预览电子邮件”,可在右侧上不选择不同员工预览，预览无误后点击右侧下部“下一步：完成合并”，然后点击右侧上部“电子邮件”h.弹出邮件选项窗口，收件人选择excel中员工邮件地址，主题行就是邮件主题，邮件格式建议选择html（发送时在文件正文且保留word所有格式）或者附件，发送记录可选择全部发送或部分发送。点击确定即自动启动outlook并开始后台自动发送。发件箱如图，双击邮件标题可查看具体发送内容注意：请确保每人的邮件地址准确。第一次发工资条时，请先小范围测试一下，把工资信息全部替换成测试数据，并在邮件中告知员工，这是测