通知格式最后加上此通知.doc

通知格式最后加上此通知 “特此通知”、“特此报告等_后面要不要加上“句号” 一些秘书写作教材提供的公文例文的结束语如特此通知,特此通告,此复等,有的加了标点符号,有的没有加标点符号.笔者还特意到安徽师范大学档案馆查阅了一些公文,结果也是这样.公文中的结束语是否使用标点符号,问题虽小但总应有一个明确的结论.关于这个问题的两种观点第一种观点:不加标点符号.持这种观点的人认为,像特此通知等公文中的结束语,不加标点符号是一种习惯,加上标点符号反而不美观,如公文标题和落款之后都是不加标点符号的.第二种观点:加标点符号或不加标点符号都可以.为了弄清这个问题,笔者专门请教了安徽师范大学文学院现代汉语教研室的蒋先生.蒋先生认为,从语言学的角度看,公文中的结束语大都另起一行,由于不会产生歧义,因而使用或不使用标点符号都可以.那么,公文中的结束语到底要不要加标点符号呢?笔者以为,公文的结束语之后应当使用标点符号.=.为何要加标点符号根据笔者掌握的资料,目前还没有论着或论文对公文中的结束语是否使用标点符号给出语言学习明确的结论.的确,这是一个容易被忽视的小问题,也是一个看似简单却又难以说清楚的问题.笔者认为,僻决这个问题可以借助现代汉语语法单位中的短语和句子这两个概念来加以说明.黄伯荣,廖序东主编的现代汉语指出:短语是语义上和语法上都能搭配而没有句调的一组词,是造句的备用单位.大多数短语可以加上句调成为句子.句子是具有一个句调,能够表达出一个相对完整的意思的语言单位.句子与短语的主要区别在于是否有句调:句子有句调,短语没有句调.那么,公文中的结束语如特此通知等究竟是短语还是句子呢?也许有人会说,结束语就是结束的短语.这并不能说明问题.若此.结束语不也可以理解为结束秘书之友&;27年第3期的语句吗?吴新元先生将结束语明确地称为结语句:公文中常用特此某某一类结语句.这样就好理解了,既然是句子,自然要加上标点符号.对特此请示,请予批复之类的结束语来说,由于是由两个分句构成的,请予批复之后自然要加标点符号.而对特此通知这类结束语来说,作为公文正文的组成部分,它理应是一个单句,也应当使用标点符号.很显然,如果公文正文中出现一个短语,反而与整个正文不相协调,给人以不伦不类的感觉.这与公文标题和落款不使用标点符号不是一回事.因此,对公文结束语之后的标点符号,既不能认为加了不美观就不加,也不能认为只要不产生歧义加或不加都无所谓.笔者还注意到,有些公文,尤其是户外张贴的通告,其结束语常使用黑体字,以示醒目,且不标注标点符号.这一做法也是欠妥的.因为公文的结束语属于公文正文的内容,整个正文的字体应该保持一致.&;国家行政机关公文格式&;对此有明确的规定.公文中的结柬语应当使用什么标点符号公文中的结束语作为一个句子应当使用哪一种句调呢?拿语气为标准,句子可以分做四种.带有陈述语气句调的是陈述句,带有疑问语气句调的是疑问句,带有祈使语气句调的是祈使旬,带有感叹语气句调的的是感叹句.现代汉语词典在解释句子这一词条时有这样的说明:每个句子都有一定的语调(语调,有的表述为句调,笔者注),表示陈述,疑问,祈使或感叹的语气.?6?7?6?7在书面上每个句子的末尾用句号,问号或叹号.对公文的结束语而言,在选择句调时首先可以排除的是问号,因为公文的结束语不可能是提出问题的疑问句;其次可以排除叹号,因为公文结束语也不应当是带有浓厚感情色彩的感叹句.公文的结束语一般不是陈述句就是祈使句.是陈述句的,如特此通知之后应当使用句号.是祈使句的,如请函复,笔者认为其后还是应该使用句号.尽管现代汉语词典认为祈使句在书面上,句末用句号或感叹号,但对行文机关来说,无论是平行 文的结束语如请函复,还是上行文的结束语如特此请示,请予批复,在句末使用句号都比使用叹号好.这里用的请字是礼貌用语,表达的是对主送机关的尊重,并没有也不能带有强烈的感情色彩.如果使用叹号,那就是强烈要求主送机关复文,那样表达的就是请马上回复,特此请示,请尽快予以批复等语气.这种带有催促甚至命令的语气显然是不适当的.即使公文的结束语是祈使句,也要避免使用立即,马上,即刻,尽快等感情色彩浓厚的词汇,所以结束语之后使用句号比较恰当.总之,公文中的结束语必须使用标点符号.当然,并不是所有的公文都一定要有结束语,如中共中央,国务院的通知,由于正文中有现将有关事项通知如下之类的过渡语,为了避免通知的重复使用,正文后就不再使用特此通知之类的结束语了.许多基层机关在公文写作中往往习惯于使用结束语,以起到强调作用并作为正文结束的标志.这样做是可行的,但千万别省略了句号. “特此通知”、“特此报告等_后面要不要加上“句号” 一些秘书写作教材提供的公文例文的结束语如特此通知,特此通告,此复等,有的加了标点符号,有的没有加标点符号.笔者还特意到安徽师范大学档案馆查阅了一些公文,结果也是这样.公文中的结束语是否使用标点符号,问题虽小但总应有一个明确的结论.关于这个问题的两种观点第一种观点:不加标点符号.持这种观点的人认为,像特此通知等公文中的结束语,不加标点符号是一种习惯,加上标点符号反而不美观,如公文标题和落款之后都是不加标点符号的.第二种观点:加标点符号或不加标点符号都可以.为了弄清这个问题,笔者专门请教了安徽师范大学文学院现代汉语教研室的蒋先生.蒋先生认为,从语言学的角度看,公文中的结束语大都另起一行,由于不会产生歧义,因而使用或不使用标点符号都可以.那么,公文中的结束语到底要不要加标点符号呢?笔者以为,公文的结束语之后应当使用标点符号.=.为何要加标点符号根据笔者掌握的资料,目前还没有论着或论文对公文中的结束语是否使用标点符号给出语言学习明确的结论.的确,这是一个容易被忽视的小问题,也是一个看似简单却又难以说清楚的问题.笔者认为,僻决这个问题可以借助现代汉语语法单位中的短语和句子这两个概念来加以说明.黄伯荣,廖序东主编的现代汉语指出:短语是语义上和语法上都能搭配而没有句调的一组词,是造句的备用单位.大多数短语可以加上句调成为句子.句子是具有一个句调,能够表达出一个相对完整的意思的语言单位.句子与短语的主要区别在于是否有句调:句子有句调,短语没有句调.那么,公文中的结束语如特此通知等究竟是短语还是句子呢?也许有人会说,结束语就是结束的短语.这并不能说明问题.若此.结束语不也可以理解为结束秘书之友&;27年第3期的语句吗?吴新元先生将结束语明确地称为结语句:公文中常用特此某某一类结语句.这样就好理解了,既然是句子,自然要加上标点符号.对特此请示,请予批复之类的结束语来说,由于是由两个分句构成的,请予批复之后自然要加标点符号.而对特此通知这类结束语来说,作为公文正文的组成部分,它理应是一个单句,也应当使用标点符号.很显然,如果公文正文中出现一个短语,反而与整个正文不相协调,给人以不伦不类的感觉.这与公文标题和落款不使用标点符号不是一回事.因此,对公文结束语之后的标点符号,既不能认为加了不美观就不加,也不能认为只要不产生歧义加或不加都无所谓.笔者还注意到,有些公文,尤其是户外张贴的通告,其结束语常使用黑体字,以示醒目,且不标注标点符号.这一做法也是欠妥的.因为公文的结束语属于公文正文的内容,整个正文的字体应该保持一致.&;国家行政机关公文格式&;对此有明确的规定.公文中的结柬语应当使用什么标点符号公文中的结束语作为一个句子应当使用哪一种句调呢?拿语气为标准,句子可以分做四种.带有陈述语气句调的是陈述句,带有疑问语气句调的是疑问句,带有祈使语气句调的是祈使旬,带有感叹语气句调的的是感叹句.现代汉语词典在解释句子这一词条时有这样的说明:每个句子都有一定的语调(语调,有的表述为句调,笔者注),表示陈述,疑问,祈使或感叹的语气.?6?7?6?7在书面上每个句子的末尾用句号,问号或叹号.对公文的结束语而言,在选择句调时首先可以排除的是问号,因为公文的结束语不可能是提出问题的疑问句;其次可以排除叹号,因为公文结束语也不应当是带有浓厚感情色彩的感叹句.公文的结束语一般不是陈述句就是祈使句.是陈述句的,如特此通知之后应当使用句号.是祈使句的,如请函复,笔者认为其后还是应该使用句号.尽管现代汉语词典认为祈使句在书面上,句末用句号或感叹号,但对行文机关来说,无论是平行 文的结束语如请函复,还是上行文的结束语如特此请示,请予批复,在句末使用句号都比使用叹号好.这里用的请字是礼貌用语,表达的是对主送机关的尊重,并没有也不能带有强烈的感情色彩.如果使用叹号,那就是强烈要求主送机关复文,那样表达的就是请马上回复,特此请示,请尽快予以批复等语气.这种带有催促甚至命令的语气显然是不适当的.即使公文的结束语是祈使句,也要避免使用立即,马上,即刻,尽快等感情色彩浓厚的词汇,所以结束语之后使用句号比较恰当.总之,公文中的结束语必须使用标点符号.当然,并不是所有的公文都一定要有结束语,如中共中央,国务院的通知,由于正文中有现将有关事项通知如下之类的过渡语,为了避免通知的重复使用,正文后就不再使用特此通知之类的结束语了.许多基层机关在公文写作中往往习惯于使用结束语,以起到强调作用并作为正文结束的标志.这样做是可行的,但千万别省略了句号. 通知 一、综论 （一）定义及特点 通知是机关单位向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文。它具有下列三个特点:一是适用范围的广泛性。在所有的公文中,通知的适用范围最为广泛,上至高层机关,下至基层单位;大到全国范围内的重大安排,小到一个单位内部告知一般事项,都可以用通知行文。二是文体功用的晓谕性。通知总是有所告晓,有所要求,即包括“晓”和“谕”两重功用,或告诉人们有关事项,或要求办理,遵守执行。三是知照事项的时间性。在所有的公文中,通知的时间性最强,告知事项或要求办理的事情,往往都有很强的时间要求,即使是规定性通知,也不像其他规范性文件具有较长期的时效。 通知是一种使用范围较广的公文。从内容性质上看,可分为批示性通知、指示性通知、一般事务性通知和会议通知四种。 1.批示性通知: （1）用于发布行政法规和规章,即领导机关将业经批准或通过的行政法规和规章如条例、规定、办法等,用“发布”、“颁发”或“印发”通知的形式发给有关单位; （2）转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,即将上级机关、同级机关和不相隶属机关发来的公文,而又对本地区、本系统的工作有关联,或有重要指导意义的,用“转发”通知的形式,转发给所属下级机关; （3）批转下级机关的公文,即将下级机关报送来的文件,如“报告”、“请示”、“会议纪要”等,加上本机关的批示用“批转”通知的形式,转发给所属单位。 无论是“颁发”还是“转发”、“批转”都应把法规文件或上级、同级、不相隶属机关的来文连同通知一起发出去。这类通知的正文内容都具有批语的性质,故通称批示性通知。“发布”(包括“颁发”、“印发”)、“转发”、“批转”三种形式,它们的职能、作用不同,行文关系不同,运用时要严加区别,不得相混。 2.指示性通知: 用于上级机关对下级机关某一项工作有所指示和安排,而其内容不适宜用“命令”、“指令”发布时,用指示性通知。 3.一般事务性通知: 用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性事宜,如庆祝节日活动,机构变动,启用印章,催报材料,任免调动等。 4.会议通知: 用于准备召开会议时,告诉收文机关会议的时间、地点、内容、 参加人员、会议材料、注意事项等。 （二）写法及要求 通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。 1.标题 通知标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。有的还要根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。非正式文件处理的一般性通知,标题可直接标 2.主送机关 在标题下、正文前顶格写受文的单位或个人。 3.正文 通知正文包括通知的缘由、通知事项、通知要求三部分。不同种类的通知其正文的写法有所不同,下面分别说明。 （1）发布性通知的正文一般很简短,写明发布的意义和目的,提出执行的要求。如果在题目和正文中已指明所发布的文件名称,也可在正文后不再注“附件”的字样,直接将所发布的文件附在通知后即可。 （2）指示性通知的正文包括两个部分。开头部分写明通知的缘由,可以写当前存在的问题,发本通知的意义,也可以写发本通知的依据和任务。这一部分文字简短概括。然后由“特作如下通知”出文种。 或“特通知如下”转入通知的内容。通知的内容大多采用分条列项法,具体地提出要求和措施、办法。指示性通知一般不单独结尾,以正文的完结而收束。 （3）批示性通知的正文一般包括发文的缘由,对批转、转发文件的评价,执行要求等部分。有的批转、转发文件的通知,不仅要表明本机关的态度,还要结合本地区、本单位、本部门的实际情况作出具体的指示性意见。对下级机关要求的通常用语,有“参照执行”、“遵照执行”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等等不同提法。要根据所批转、转发文件的情况,仔细推敲,明确措词,提出恰当的要求。 （4）会议通知的正文要具体全面。一般包括,召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料、其它要求事项(如提前上报会议人员名单,要求预先告知乘坐的交通工具及车次、航班等)等内容。 会议通知要适当地提前发文,以便出席人员作好准备。如果事情重大,时间紧迫,可发“紧急通知”,并在封套上注明,引起受文机关注意。 （5）任免通知的正文比较简单,只要写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件,以及任免人员的具体职务就可以了。 （6）一般性通知所涉及的事项比较具体,正文主要交代要办什么事,什么时间完成和要求等,有的告诉受文单位