第七章-秘书与组织管理PPT课件

第七章 秘书与组织管理 1 引言 本章以组织管理职能为基础 探讨了秘书与组织管理的关系 强调了秘书管理理念更新的重要性及其主要内涵 特别对秘书与领导决策的关系 秘书工作对领导决策的价值进行了描述 目标在于帮助组织提高管理效率 2 组织管理的职能 1 秘书与组织管理 2 秘书与组织管理效率 3 秘书与领导决策 4 目 录 CONTENTS 3 PART 1 组织管理的职能 4 一 组织管理 管理是人类活动的特殊形式 是社会系统中联系各层次子系统的纽带 是协调各层次子系统的活动和关系以实现一定目标的一种社会职能 管理也就是人们为使系统功效不断提高所从事的一系列活动 凡管理都是对一个组织系统的管理 我们这里所说的组织管理 就是社会组织的管理活动 组织管理能对社会组织活动的功效起放大和创新作用 组织管理的本质就在于放大所管理的系统的功效 并产生各单一子系统所不具备的新功效 5 二 组织管理的职能 一 计划职能计划是设定组织的目标 研究拟达到目标的策略 并建立机制以协调达成组织目标的活动 计划是指社会组织设定目标和为实现目标制订具体的行动计划 具体来说就是指为适应社会需要和组织发展 通过对外部环境 内部条件的调研 预测 系统分析 对组织的目标 方针和战略作出决策 制订长期和短期计划 确定实现计划的措施和方法 6 二 组织职能 组织是决定达成组织目标必须执行的任务由谁来执行 这些任务如何加以群组 谁必须向谁报告 由谁来作决策 具体而言 组织就是指为实现组织的目标和制订的具体行动计划 把组织活动的各个要素 各个环节和各个方面 从劳动的分工和协作上 从纵横交错的相互关系上 从时间和空间的相互衔接上 合理地组织起来 形成一个有机整体系统 有效地进行实现组织目标和计划的各项活动 7 三 领导职能 领导是激励员工 指挥他人 选择有效的沟通管道来解决冲突的活动 领导最主要的功能就是影响 是通过带领和指导组织成员去实现共同目标的各种活动的整个过程 领导职能主要具体表现在三个方面 即传递信息 提供动力 排除故障 8 四 控制职能 控制是监督组织的绩效 并与原先设定的目标相比较 修正偏离标准的地方 以使组织向既定目标迈进 控制功能的目标是通过检查 督促 确定组织活动按计划 标准和方法进行 一旦发现偏差 即分析原因 纠正偏差 以确保组织计划及目标的实现 实现控制职能的前提是有一个明确完整的计划并制定衡量的标准 9 五 协调职能 协调是为了有效地实现组织目标和计划 将组织中的各种要素和各种活动结合和统一起来 协调包括对内和对外两个方面 对内协调的核心是沟通 正确解决冲突 形成组织核心竞争力 建立良好的内部人际关系 对外协调的核心是公关 恰当处理组织与各社会公众的关系 树立组织形象 10 六 激励职能 激励就是创造满足职工各种需要的条件 激发职工工作的动力 使之产生实现组织目标和计划的特定行为的过程 激励能使人的潜力得到最大限度的发挥 能调动员工的工作积极性 使其主动而自发地把个人的潜能发挥出来 奉献给组织 11 PART 2 秘书与组织管理 12 一 秘书与组织管理 秘书管理 指的是在履行秘书职责 实现秘书职能的活动中 秘书的管理理念及其管理的方法与手段 秘书管理属于组织管理系统不可分割的构成部分 属于管理决策层的辅助层次 由于秘书处于组织管理体系中的枢纽位置 属于管理决策层的辅助层次 因此 秘书管理必须与组织管理运行机制协调一致 秘书工作方法必须与领导工作方法相契合 与秘书工作职能相匹配 13 一 组织目标为秘书选用工作方法指明方向 组织目标为全体组织成员的行动指明方向 也引导着秘书的工作行为 秘书选用工作方法 必须为实现组织目标服务 必须坚持组织功利目标 从组织功利出发来选用 必须与组织发展目标相一致 14 二 组织规范为秘书选用工作方法提供依据 组织规范是统一和制约组织成员行为的准则 以此维系组织的有序运转 秘书选用工作方法 必须以组织规范为重要依据 一是要遵从组织的权责分配规范 二是要遵从国家法律规范 三是要遵从组织纪律规范 四是要遵从组织运行规范 五是要遵从组织内岗位职能规范 15 三 组织需要是秘书选择工作方法的基础 在实际工作中 秘书选择工作方法 必须符合组织管理的需要 只有采用符合组织管理需要的工作方法 才能取得有价值的成效 反之 则很难产生积极的实际价值 甚至可能产生负面影响 16 四 组织管理方法要应用于秘书工作 虽然秘书工作有着自身的特殊性 但组织管理的方法同样适用于秘书工作 而且也应当应用于秘书工作 一是组织管理的方法同样要用于对秘书工作的管理 二是秘书工作实务中要运用组织管理方法 三是秘书要适应和配合有关组织管理方法的实施 服务于组织管理 17 二 秘书管理理念的更新 随着世界多极化和经济全球化的发展 国与国之间的联系更为密切 综合国力竞争日趋激烈 加入世贸组织后 我国将在更大范围 更深程度上参与国际合作与竞争 在这种情况下 如何学会用开阔的视野和世界的眼光 敏锐观察国际上发生的各种变化 正确把握世界大势 如何进一步增强政治敏锐性和政治鉴别力 深刻理解中央为应对复杂的国际局势所采取的战略决策和部署 如何在发挥好我们的政治优势的同时 不断提高按国际通行规则办事的能力 这些都对各级各类秘书机构提出了新的更高要求 18 一 领导的秘书观与秘书的秘书观 秘书文化与官文化 官文化在中国传统文化结构中占有重要地位 并有深远的影响 用现代眼光来看 秘书应当是一种职业 并非官职 但是 从历史事实和历史的惯性来看 秘书文化向来就是官文化的构成部分 由于落后的用人机制所造就的秘书与服务对象间微妙的人身依附关系 以及在人身依附条件下主辅互动的原因 传统秘书文化的消极面对官文化的扩张起着推波助澜的作用 19 一 领导的秘书观与秘书的秘书观 领导的秘书观 所谓领导的秘书观 就是从领导角度对秘书的职能 价值 工作方式以及秘书与自身关系的认识和评价 领导的秘书观 对自身与秘书的关系状态具有主导作用 也深刻地影响着秘书自身的角色定位 领导正确的秘书观 是建立在健康的官文化与秘书文化基础之上的 20 一 领导的秘书观与秘书的秘书观 秘书的秘书观 秘书的秘书观 就是秘书对自己的职能 价值 工作方式以及秘书自身与领导关系的认识和评价 秘书的秘书观尽管会受到领导秘书观的深刻影响 但归根结底 它是秘书自身的角色意识 具有相对的独立性 秘书个人修养的高下 对其秘书观有着决定性的作用 21 二 秘书管理理念的更新 传统的秘书工作理念是建立在对秘书工作本质属性片面理解的基础之上的 是相对保守和不够科学的 1985年1月 全国秘书长和办公厅主任座谈会明确提出了新时期秘书工作必须实现的 四个转变 即要从偏重于办文办事 转变为既办文办事 又出谋献策 从单纯收发传递信息 转变为综合处理信息 从单凭老经验办事 转变为科学化管理 从被动服务 转变为主动服务 22 PART 3 秘书与组织管理效率 23 一 组织效率 组织效率是各级各类社会组织及其管理人员从事管理活动的产出同所消耗的人力 物力 财力等要素间的比例关系 是管理职能的具体体现 组织效率原则 是指社会组织要以提高综合管理效率为宗旨 即组织管理要以最小的投入获取最大的效益 24 二 提高组织效率的管理方法 管理方法同人类的一切知识一样 来源于人类的实践活动 是随着人类社会实践的发展和科学技术的进步而不断发展起来的 人们在协调群体的活动以实现一定目的的过程中 根据管理任务和管理对象的情况 制定出达到既定目标的活动方式 按照这种方式 如果达到了既定的目标 就说明它是有效的 这种行动方式在人们的活动中经过不断地重复 就逐渐在人们头脑中固定下来 成为了正确的管理方法 25 一 任务管理方法 任务管理法的基本内容可以概括为 通过时间动作研究确定标准作业任务 组织中的员工都有明确的责任 按职责要求完成了任务则付给一定的报酬 任务管理法规定组织中的每个人在一定时限内完成任务的数额 但任务管理法并不只是规定每个人的工作量 否则就把任务管理法简单化了 规定工作量本身并不能说就是科学管理 这里的关键在于所规定的工作量的定额是怎样确定的 26 二 人本管理方法 在人际关系理论的推动下 对于组织的管理和研究便从原来的以 事 为中心发展到以 人 为中心 由原来对 纪律 的研究发展到对行为的分析 由原来的 监督 管理发展到 自主 管理 由原来的 独裁式 管理发展到 民主参与式 管理 管理者在管理中采取以工作人员为中心的领导方式 即实行民主领导 让员工参加决策会议 领导者经常考虑下属的处境 想法 要求和希望 与下属采取合作态度 管理中的问题通过集体讨论 由集体来作出决定 监督也采取员工互相监督的方式等等 这样 员工在情感上容易和组织融为一体 对上司不是恐惧疏远而是亲切信任 他们的工作情绪也就可以保持较高的状态 从而使组织活动取得更大的成果 27 二 人本管理方法 人本管理法是作为对任务管理法的革新而提出的一种新的管理方法 这种管理法和任务管理法的重大区别在于 任务管理法要求工作人员的活动标准化 工作人员在工作中的自由度是很小的 但对完成组织规定的任务较有保证 而人本管理法则有较大的灵活性 工作人员在组织中有相当的自由度 较能发挥其自主性和创造性 但这样一来 组织内的变动也较大 组织规定的任务有时无法完成 28 三 目标管理方法 目标管理是以相信人的积极性及其能力为基础的 社会组织各级领导者对下属人员的领导 不是简单地依靠行政命令强迫他们去干 而是运用激励理论 引导员工自己制定工作目标 自主进行自我控制 自觉采取措施达到目标 自动进行自我评价 目标管理通过诱导启发员工自觉地去干 通过激发员工的生产潜能 提高员工的效率 来促进社会组织总体目标的实现 29 四 系统管理方法 系统方法属于一般科学方法论 它为认识 研究和探讨结构复杂的客体确立必要的方法论原则 所谓系统方法 就是按照事物本身的系统性 把研究对象放在系统的形式中认识和考察的一种方法 具体地说 就是从系统的观点出发 始终着重从整体与部分 要素 之间 整体与外部环境之间 部分 要素 与部分 要素 之间的相互作用和相互制约的关系中考察对象 从而实现最佳地处理问题的一种方法 30 四 系统管理方法 第一 确定问题 收集资料 第二 系统分析 第三 方案选优 第四 实施计划 31 三 秘书与组织管理效率 作为社会组织管理系统中的辅助子系统 秘书及秘书机构通过主辅配合和综合辅助发挥参谋助手作用 分担领导者的工作压力 强化 拓展 伸延领导的影响力 从而为提高组织的整体管理效率发挥重要的作用 32 一 工作制度的建立 为了提高组织管理效率 必须制定有关工作制度和科学可行的工作要求 这是实现秘书工作规范化 程序化 科学化 为领导管理工作提供优质服务的重要保障 秘书工作的综合性决定了其涉及的制度很多 最常见的有办文制度 值班制度 办会制度 接待工作制度 来信来访工作制度 会议决定事项督查制度 中心工作督查制度 领导批示件办理制度 调研制度 信息工作制度 秘书业绩考核制度等 33 二 程序化与规范化的实现 一般来说 在纷繁的秘书业务中 大部分是反复出现的 经常性的工作 如文件处理 会务工作 信访工作 接待工作 机要工作 督促检查工作等 虽然在不同社会组织内 秘书工作中的常规性工作存在差异 但在特定社会组织内 这些反复出现的 经常性的工作是有特定规律可循的 自然性程序 指令性程序 法定性程序 技术性程序 经验性程序 34 三 现代化手段的采用 现代化手段的采用是提高组织管理效率的技术保障 办公自动化将现代技术装备 科学管理思想和行为科学有机结合在一起 应用于办公室工作以提高办公质量和效率 办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设备结合起来构成人机信息处理系统 使人的办公活动逐步由各种设备和人机信息系统来协助完成 实现办公人员智力劳动的自动化 电子化 专业化 最大限度地减轻劳动强度 达到充分利用信息 提高工作效率和质量的目的 35 四 学习型组织的培养 在一个复杂多变的社会里 学习能力至关重要 秘书及秘书机构只有提高学习能力 将自身培养成学习型的人或学习型组织 才能求得长期的进步与发展 学习型组织是一个具有持续创新能力 能不断创造未来的组织 它就像具有生命的有机体一样 能在内部建立起完善的学习机制 将员工与工作持续地结合起来 使组织在个人 工作团队及整个系统三个层次上得到共同发展 形成 学习 持续改进 建立竞争优势 这一良性循环 36 PART 4 秘书与领导决策 37 一 秘书工作对领导工作的价值体现 领导活动是率领和引导被领导者实现一定目标和任务的一种社会行为过程 是一种对社会组织及其活动进行管理的职能 领导活动是管理活动的核心组成部分 领导工作对秘书工作的总体要求 是要其当好近身综合辅助和服务的参谋助手 38 一 为领导工作做铺垫 秘书的铺垫性工作 是指为领导开展具体工作所做的前期准备工作 比如会前的筹备工作 领导决策前的信息收集和处理工作 文件呈送领导前的拟办工作 等等 秘书的铺垫性工作方法 是以领导的工作目标为指导 按领导工作进程和将要采取的措施的要求操作 并与领导密切沟通 以保证铺垫工作的有效性 39 二 为领导工作代劳 秘书为领导代劳 是指在领导授权的前提下 承担某些本该领导亲自办理的事务 为领导代劳 务必忠实地反映领导意图 严格遵守授权范围 扮演好领导与秘书的