会计档案归档与整理

会计档案归档与整理（ 2009年 2 月 ）一、会计档案的概念什么是会计档案？会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算是对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。一个年度会计核算工作结束，它所产生的材料凭证、账簿和财务报告即是会计档案。需要注意的是：会计部门形成的材料很多，只有会计专业 核算材料才是会计档案。财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、预算指标、计划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计档案的归档范围，应按照文书档案管理办法执行。二、会计档案的收集范围：1、会计凭证： 用来记录经济业务，明确经济责任，作为经济依据的书面证明文书。包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭 证、其他会计凭证。2、会计账簿：由固定格式账页所组成，以会计凭证为依据，全面系统科学地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。包括：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、各种辅助账簿、精品资料其他会计账簿。3 、财务会计报告：用统一的货币计量单位，以账簿记录为主要依据，按规定的表格形式，定期总括地反映核算单位在一定时期经济活动和财务状况的报告文件。包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报告、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4、其他： 会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。三、会计档案的整理：会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序的过程。依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。归档文件材料的收集要完整齐全，有头有尾。对打印输出的会计档案，财务主管要签字、盖章。（一）会计档案的分类行政事业单位的会计档案一般分为会计凭证、会计账簿、会计报表及其它类。（ 二）会计档案的整理、编号（以历下区档案局为例）1、会计凭证的整理、编号首先将散装凭证按月份或会计科目装订成册，并加封角、封面填写齐全。一册凭证作为一个保管单位，按时间顺序排列，用4 位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签（双格口取纸一半）贴在每册凭证脊背底边处，并在每册凭证封面右上角加盖数码章。保管期限为短期档号编制： 以每册为单位编制，全宗号 -目录号 -册号，如： 0020-005-0048。0020为全宗号， 005为目录号， 0048为册号。（档号为目录检索使用）装盒：按时间顺序装盒。凭证盒封面填写要求：名称济南市历下区档案局时间200801-200805册数5保管期限短期编号0048-0052（名称部分盖单位名称章，时间、册数、保管期限、编号全部盖章，编号为盒内起止册号。）以盒为单位编制大流水盒号，在盒脊下方贴兰色三格口取纸。第一行：全宗号?目录号；第二行：册号（起止号）；第三行：盒号（四位数），填写居中：0020 ?0050072-00780020建立检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。2、会计账簿的整理、编号账簿的整理：会计账簿原则上保持原有基础，一本账作为一个保管单位。账簿在启用时，要在第一页前面填写“经管人员一览表”和“账户目录。”账簿分固定式和活页式归档整理。固定式账簿保留空白页，但空白页不编页码；活页式账簿拆去空白页，编写页码，加备考表，装订成册。编写页数：以每册为单位，用铅笔对有效的页面编写；正面编在右上角，反面编在左上角。账簿保管期限为长期。账簿排列、编号：按账簿的自然形成规律，依时间顺序排列，用4 位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签（口取纸一半）贴在每册正面右上角。档号编制： 以每册为单位编制，全宗号 -目录号 -案卷号（册号）（例如：0020-004-0072）装盒：时间顺序装盒并编写卷内目录、备考表。以盒为单位编制大流水盒号，并将盒号用数码章盖在盒脊的最下方。会计档案盒的盒面盖单位名称章； 盒脊填写：年度： 2008全宗号：0020目录号：004案卷号：0072 -0078保管期限：长期0012 （盒号）（填写内容全部盖章，案卷号为盒内账簿起止册号。）编制检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。3、财务会计报告的组卷、编号会计报表分类组卷：以案卷为保管单位，年报为永久、四季度报表在没有年报的情况下为永久（有单独年报时，为短期），其他季、月报表为短期。年报要单独整理立卷，季报和月报可根据张数的多少，立成一卷或数卷。编制页号：以卷为单位，用铅笔对有效页面编写，正面编在右上角，反面编在左上角。编写卷内目录、备考表。案卷的装订：装订前拆除金属物，对破损的材料进行修补；没有装订线的归档材料加边条；装订时材料底边要齐，用双股蜡线，三孔一线装订。编制案卷号：按时间顺序排列，采用四位数阿拉伯数字编大流水卷号。档号编制：全宗号+目录号 + 案卷号。案卷皮的填写。济南市历下区档案局（全宗名称）会计（二级类目）济南市历下区档案局关于2007年度部门决算报表（案卷题名：责任者 +问题或内容+文种或名称）自 2007 年 12 月 至 2007 年 12保管期限永久月本 卷 共 7 件 50 页归档号（不填）案卷封面填写：除案卷题名，其它栏目均为盖章。全宗号目录号案卷号00200030024卷脊填写：全宗号、目录号、年度、卷号，全部项目盖章或碳素墨水填写。编制检索工具：按卷编制案卷目录，并编制全引目录，输入档案管理软件。卷内文件材料的折叠：需要折叠的文件，应整体折叠， 以不损伤文件原件为宜，并尽量齐整、美观。4、其他类： 会计档案移交清册保管期限为长期；会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。四、会计档案的管理：1、归档： 各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保 管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单 位档案机构统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交时间 按照会计档案归档制度的规定执行，即三月底前向档案部门移交前一个年度的档案（例如：2009年应移交2007年度的档案）。各单位应按照规定，由档案部门对会计档案实行集中统一管理，妥善保管。2、交接 ：会计部门整理的会计档案，经档案部门检查验收合格后，双方办理交接手续：会计档案案卷目录一式两份、全 引目录一份，经交接双方清点核实；交接文据一式两份，交接 双方签字盖章，各执一份（后附：交接文据格式）。3、排架 ：按会计档案形式时间顺序排列：即全部会计档案，按报表、账簿、凭证、其他四大类分别以时间顺序进行排 列。4、利用： 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要， 经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽页。档案部门以及档案管理人员应按照有关规定，严格履行自己的职责。五、会计档案的销毁：会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。会计档案管理办法规定，保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：一、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。三、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。四、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。移 出接收 局 处 局档案室单位名称单位名称交接性质移交档案所属年度2007 年数量 ( 卷本)检索档案交接文据档案类别永久长期短期长度参考工具种类数量会计档案（报表）会计档案（账簿）2910.03m0.0