接待流程清单及注意事项1.docx

福开莱接待日程及安排检查表本次接待总负责人接待名目：接待规格：接待单位名称： 接待时段：总人数：宾客信息宾客类型姓名性别职位到达日期离开日期交通航班/车次日期时间接送人主宾XXX男XX公司总经理1月1日1月3日抵：CZ1280离：G828副主宾随行序事项完成时限负责人状态（完成、待跟进）接待前准备工作1与接待宾客做好接洽，了解接待单位、具体接待人数、时间、班机或班车等信息，并告知宾客我方对接人及联系方式。如重要VIP，需主动提前与客人取得联系，并告知会安排人员接待。2制定接待日程交领导审批，如涉及请款请提前与财务沟通后交领导审批。接待日程模板请见附件。3制定活动费用预算清单，交财务及领导审批。（用于请款）4通过邮件或短信发送接待日程给宾客，让宾客提前了解。5团队分工。（如：安排请款、接机车辆、司机及陪同人员、各接待流程的负责人及接待内容等）。主负责人培训讲解本次接待内容。如有大型接待需提前演练。6确定会议室地点及布置内容，如涉及美工制作需提前沟通内容（如接站牌、PPT背景板、展架、背景音乐等），预留制作时间。7安排好专人准备好接待所需文件、所需电脑及其使用配件、会议涉及用品（如VGA、转换器、相机、录音笔等）。 8采购鲜花/零食/酒水等其他物品（视情况而定，至少提前一天准备）。9宾客用餐安排（需提前了解宾客喜好，或根据宴请的规格而定）10宾客入住安排。如有大型接待总负责人需列表，清楚宾客入住人数、房号、入住时段。11重要VIP，需提前替客人准备好房卡，并交于客人，省去客人办理入住的手续。12负责人发送短信或邮件再次提醒相关人员注意事项，如接待流程、接待时间、着装、准备物品等。接待当天13接机、接车人员提前等候。 接送客人过程中服务人员需保证服务及态度，注意微笑及礼貌用语，提醒客人检查随行行李是否遗漏。14会议室准备（视会议重要性提前安排）：1） IT技术人员确保会议室网络连接正常，特殊会议需随时待命。2） 影音设备准备.2）负责播放文档的人员检查电脑连接，将所需文档提前放在电脑桌面并将文档打开，避免在会议进行中寻找文档耽误宾客时间。3）特殊重要会议中避免电脑临时出问题导致会议中断，需准备两台电脑以备不测。4）会议室桌面布置。如录音笔、纸、笔、精致零食等摆放整齐。桌面要求保证清洁。5）专人拍照及记录会议纪要人员到位。15花艺布置。确保花瓶洗净及花卉摆放到指定位置。16工作环境布置。如个人工作桌面需整理妥当，桌面严禁摆放与工作无关的私人物品。 各部门负责人负责检查并承担责任。17接待茶水茶点安排。 18安排人员提前到达餐厅点好菜单，并与餐厅工作人员做好沟通。19重要客人的房间布置需在入住前安排人员检查。（包括欢迎品）20各接待程序负责人按预先接待流程各就各位。总负责人按接待流程依次检查确认。21客人抵达前5-10分钟再次通知相关领导欢送环节22安排送机司机及人员。提前了解班机或班车信息。23按预算附送广东特产等伴手礼，以加深宾客对本次接待的好感。24随后给宾客发送感谢邮件。福开莱接待标准操作流程一、 接待确认1. 确定被接待宾客的信息二、 接待前准备三、 接待过程四、 接待完成1. 所需接待人员，都是福开莱重视的贵宾，对待贵宾时请保持心情愉快，气氛融洽，为贵宾营造舒适自在的环境。2. 守时，按考勤处理。3. 对所安排的工作负责，不得擅离岗位。特殊情况出现同事间应相互协助保持团队精神。4. 总负责人需细化每一个时间节点的接待工作，指定每一个接待环节专人负责。大型接待可分为若干接待小组，实行组长负责制。总负责人只与组长沟通保证任务的上传下达，方便总统筹的统一调动及安排。总负责人需尽量考虑周全，确保每一环节出现特殊情况有第二解决方案。5. 如有用车，司机需至少提前一天确保第二天接待用车的清洁，确保车辆的安全性及油量充足。6. 所需物料提前准备好，并由各组长或总负责人一一确认。7. 采购、用餐、及其他消费时，请提前与财务沟通，严格按财务程序进行。务必保留好发票，如遇无法开具发票的地方，请提前与财务沟通按财务要求处理。8. 接待过程中，请时刻注意宾客所需，做好服务工作，如有特殊情况无法解决需及时汇报给相应负责人。9. 注意商务礼仪，如备好名片及商务名片盒，接待着装需着正装，有特殊情况则需留意通知。女士需化淡妆。男士整理好发型。用餐时注意座次安排，重要接待可提前打好名牌放置桌面。座次最终按领导授意的为准。10. 宾客走后，需安排人员做后期清场。附件：接待日程模板日期 / 时间议程准备事项负责人备 注12月11日之前媒体邀请函发送贺盛武场地勘察、预定并付定金菜单确认、酒品确认并付定金新闻稿撰写贺盛武12月12日9:00 12:00准备花瓶租借、鲜花预定黄懿灵茶点采购为13日会议室使用、从餐饮费用支出13:00 18:00准备媒体RSVP再次电话确认，发地址短信给对方黄懿灵媒体资料包准备童恒旭含手提袋、红包、宣传册、新闻稿、圣诞礼物媒体PPT播放资料准备黄懿灵为13日会议室播放资料，含福开莱介绍和星群介绍12月13日9:00-12:00准备请全部着商务正装上班、办公桌清洁全体人员黄懿灵负责检查，各部门负责人牵头监督鲜花到位，办公室、大会议室装饰完成黄懿灵接待人员站点分工和培训黄晓莹根据13日公司接待和晚宴地点接待需要进行14:00晚宴现场装饰王亚铭16:00会议室PPT准备黄懿灵16:20办公室接待欢迎人员到位、演练黄晓莹16:40客人开始到达欢迎、服务茶点发放媒体资料包童恒旭17:10开始PPT介绍播放PPT黄懿灵17:30媒体问答时间欢迎人员移步酒店准备晚宴欢迎黄晓莹