第五章-文书资料管理.ppt

第五章文书资料管理 第一节印信管理第二节文书管理第三节档案管理 学习目标与任务 掌握 印信的启用和停用 熟悉 开具介绍信的手续 熟悉 使用介绍信须知 掌握 收文和发文的处理程序 掌握 归档文件的整理方法 第一节印信管理 印信是指企事业单位的印章和介绍信等行使职权的凭证和对外联系的标志 印章小知识 印章是 印 和 章 的合称 都是信物 古代官印依品级高低分别用金 银 铜等金属铸成 现代印章则多用橡胶和塑料刻制 国务院的公章 直径为6厘米 省 部级政府机关的公章 直径为5厘米 县市一级政府机关的公章 直径为4 5厘米 其他企事业单位公章 直径一律为4 2厘米 现代机关 单位印章具有3个特性 法定性 权威性 效用性 情景案例 汪华是科庆公司经理秘书 某日他高中时的一位老同学林某找到他 告诉汪华说自己有一笔好买卖 但他是个人身分 不如公司签合同方便 想借用科庆公司的名义 让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信 等合同签完后就还给科庆公司 并给汪华数目可观的报酬 汪华应允后 林某利用从科庆公司借用的业务介绍信 以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同 骗取了东信公司价值一百万元的钢材 林某将钢材卖掉后 携款潜逃 这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失 一 印章管理1 印章类型 2 印章的刻制 正式行文通告公司全体员工或有关客户 机构 部门 准备刻章申请等相关材料 到注册所在地公安局办理手续 到其指定或授权的刻字社刻制 将印模交原审批的公安部门备案 2 印章的启用颁发机关和使用机关 单位都要把启用日期的材料和印模立卷归案 永久保存 在启用印章通知规定的启用日期之前 该印章是无效的 只有在规定日期开始后 印章才能使用 3 印章的保管 1 选择好印章放置的地方 2 选择好保管印章的人员 3 印章的保管应建立起严密的制度 备注 要建立印章保管登记册 载明印章名 印文 印模和保管人姓名 对印章保管人员应明确责任 保证印章的正常使用和绝对安全 防止印章被滥用或盗用 按保密要求 印章保管人员不得委托他人代取代用 保管印章要牢固加锁 防止被盗 一旦发现保管的印章有异常情况或丢失 应该保护现场 报告领导 查明情况 及时处理 必要时 应该报告公安机关协助查找 4 用印 1 检查批准用印的签字 2 审阅 了解用印内容 3 用印登记 用印日期 内容摘要 批准人 用印单位 承办人 监印人 用印数以及留存材料等 4 盖印 盖章时精神要集中 用力要均匀 使盖出的印章端正 清晰 美观 便于识别 以企业名义发出的公文 函件必须加盖企业的印章 凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方 并做到上不压正文 下压成文日期年 月 日中三个字 视印章大小而定 俗称 骑年盖月 带有存根的公函 介绍信等用印时 除在规定处用印外 还应加盖 骑缝章 5 整理留存材料 6 正式印章使用的地点 5 印章的停用6 废印章的存档和销毁 二 介绍信管理 介绍信是用来介绍被派遣人的姓名 年龄 身份等情况的专用书信 1 介绍信的种类 1 书信式 例文1介绍信 公司 今介绍我公司 两位同志前往贵公司洽谈有关 产品销售的具体事宜 请予接洽为盼 此致敬礼 印章 年 月 日 有效期 天 2 印刷式 No 公司介绍信 存根 介字第 号 兹介绍我公司等位同志前往你处联系事宜 有效期 天 No 年 月 日 公司 介绍信 兹介绍我公司等位同志前往你处联系事宜 请予接洽 此致敬礼 印章 年 月 日 2 开具介绍信的手续 应填写企业介绍信签批单 经所属主管批准后 文秘人员根据此单填写介绍信 盖章后发给需用人 一可防止个人乱用介绍信 二可使企业领导掌握情况 3 使用介绍信须知 第一 负责管理介绍信的文秘人员 应严格执行使用介绍信签批手续 否则出现问题无处查对 第二 介绍信存根应妥善保管 按保密要求归档 保管期五年 第三 因情况变化 介绍信领用人没有使用介绍信 应立即退还 未及时退还的 行政部人员要去收回 收回后 将它贴在原存根处 并写明情况 以免丢失 第四 若发现介绍信丢失 领用人应立即反映情况 及时采取相应措施 第五 行政部在接待外单位介绍来人时 应认真查对来人姓名 商办事项和介绍信所开列的是否相符 第六 一项工作需要多次联系的 未结束前 其介绍信可继续使用 结束后 行政部一定要将来人的介绍信收下备查 第七 对前来借物 借款以及商洽重大事件的人员 当事情已经办妥 在留下介绍信时 行政部人员应要求该人员在介绍信反面签注办理情况 以便日后查对 4 使用介绍信注意事项 使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核 企业名称要用全称或规范化的简称 签署 用印时间要写明 介绍信要有编号和骑缝章 存根和发出的信要一致 公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信 证明 介绍信发放登记表 第二节文书管理 一 文书的概念文书是国家机关 企 事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称 是传达 贯彻党和国家的方针 政策 发布法规和规章 实施行政措施 指导 商洽工作 汇报情况 交流经验的重要工具 文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制 办理 管理所进行的系列工作 二 文书的种类 1 通用文书2 专用文书3 常用事务文书 指通行于国家机关 社会团体 企业事业单位的公文 具有明法 传令 陈述 办事 宣传 通讯 记事等作用 指在一定部门或一定范围内使用的专门文种 指常用的应用文 如计划 总结 调查报告 典型材料 改进工作方案 规章制度 公示 启事 海报 申请书 读书笔记等 三 行文关系 1 上行文指下级机关向所属上级机关的发文 如请示 报告 1 逐级行文 2 多级行文 3 越级行文 向具有隶属关系的上一级机关行文 向具有隶属关系的上一级机关和更高一级的上级机关行文 越过有隶属关系的上一级机关 仅向更高级的上级机关行文 由于发生特殊紧急情况 逐级上报会延误时机 造成更大损失的问题 向具有隶属关系的上一级机关请示多次 长期未能得到解决的问题 隶属下级机关与上级机关之间有争议而无法解决的问题 上级机关交办的 并指定越级上报的事项 对上一级机关进行检举 揭发的问题 询问与请示极个别的 必要的具体问题等 2 平行文 3 下行文 指平行机关或不相隶属的机关之间的发文 如通知 函 指上级机关对所属下级机关的发文 如命令 指令 决定 决议 布告 公告 通告 通知 通报 批复等 四 收文处理程序 收文 是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料 收文办理 是指文书部门收到文件材料后 在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程 组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序 过程包括 签收 拆封与登记 分发与传阅 拟办 批办与承办 催办 查办与注办 一 签收 拆封和登记 1 签收 是指收到文件材料后 收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字 以明确交接双方的责任 保证公文运转的安全可靠 做到四查清 1 查清信封或封筒上的收文机关名称 是否确属本机关的收文 2 查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致 3 查清文件封口是否破损 包装是否牢固 如发现有散包 破封 密封条被拆等情况 应及时追查原因 4 查清文件的登记件数与实有件数是否相符 2 拆封 秘书人员只是对写明由本单位或本部门收启的封件进行拆分 对于写明某某领导 亲收 亲启 的封件 则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆 密件则应交机要文书或机要室拆封 注意 不要拆毁封内文件 取净封内的文件 检查文件是否齐全 有无错发 缺页 缺乏份数的现象 错发的文件应及时退回或转出 缺页 缺少份数的也要及时查询 手续不完整的文件 应拒收退回 封内文件的发文单位 发文日期不详的应根据皮上的发文单位名称和邮戳日期予以注明 或将封皮一并保存 以备日后查考 3 登记便于管理和保护文件 防止积压和丢失 便于检查和检索文件 便于文件的统计和催办工作 作为核对与交接文件的凭据 公文登记的具体范围 上下级机关文件 下级机关文件 重要的带有密级的刊物 资料 其他机关商洽问题和需要答复的文件 上级机关召开会议印发的会议文件材料 不必登记的材料和文件 各种公开的和内部不保密的出版物 一般的公开信和不应拆的私人信件 行政事务性的通知 便函 介绍信和请柬等 领导 亲收 亲启 件 这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后 认为须交机关存查或处理的 再行登记 并交有关部门处理 收文登记是一项很细致的工作 要注意一下几点 1 字迹清晰工整 不要潦草 不要滥用简称 2 平件与密件要分别登记 便于管理 3 要分清缓急 急件要随到登记并及时分发 4 收文薄上的序号应该按年度编排 5 收文登记的同时 应在文件的右上角加盖收文专用章 二 分发和传阅 1 分发 亦称分办 是指文书人员在文件拆封登记以后 按照文件的内容 性质和办理要求 及时 准确地将收来文件分送给有关领导 有关部门和承办人员阅办 原则 主要的 重要的 紧急的 需要直接办理的收文应该优先处理 分办环节的具体要求 a 亲启件 径送负责人本人 b 责任分工明确的业务性公文径送各业务部门 c 综合性公文径送综合办公部门 d 回复性公文径送原承办部门或主办人员 e 已注明具体阅知对象和要求的阅件直接组织传阅 f 不能或不便直接确定分送对象的 重要的 非常规性的以及综合性强 内容涉及多部门的业务公文 应直接呈上司或综合办公部门负责人批办或拟办 再据此分送 2 传阅 是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件 需要经机关各们领导人和许多部门阅知时 由文书人员组织在他们中间传递和阅读 属于传阅件之列的主要包括 上级机关的指导性文件或重要会议文件 需要几位领导共同批办的文件 机关领导在文件上有重要批示 需其他领导同志和部门阅知阅办的文件 三 拟办 批办与承办 1 拟办 是指对来文的处理提出初步的意见 供领导人批办时参考 2 批办 是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示 3 承办 是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文 四 催办 查办与注办 1 催办 指那些必须办理答复的文件 根据承办时限的要求 及时地对文件承办的情况进行督促和检查 目的 避免办理拖沓 文件积压 加速文件运转 提高机关办事效率 催办工作分为对内催办和对外催办 其形式主要有 口头催办 电话催办 书面催办 2 查办 是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针 政策 决议 指示的执行和落实 以及对某些问题进行查处 解决的一项承办性工作 查办与催办的异同 相同 区别 都是对公文的承办情况进行督促检查或催询 查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查 而催办则是文书部门的一项例行性工作 查办的实质是督促检查 限期落实 其重点在于查证落实 而催办作为收文处的一道程序 3 注办 是指对公文承办结束后 由经办人在公文处理单上所作的简要说明 一般的传阅文件 在有关人员传阅完毕后 文书人员应注明阅毕的日期 需要办理复文的文件 办理后要注明 已复文 并注上复日的日期和文号 用口头或电话答复的要注明时间 地点 接谈或接电话有 主要内容等 并由承办人签字 不需复文的文件要注明 已阅 已办 已摘记 等字样 五 发文处理程序 指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料 包括本机关制发 转发 翻印 复印的文件材料等 发文办理 就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程 由拟稿 审核与签发 核发 缮印与校对 用印 登记与分发等环节组成 一 拟稿 审核与签发 1 拟稿 公文拟稿是公文承办人员根据领导交待或批办的意见草拟文稿的过程 2 审核 是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前 对公文的内容 体式进行的全面审核和检查 3 签发 是指机关领导人对文稿的最后审批 二 核发 缮印与校对 1 核发 指在公文正式印发之前 对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号 分送单位和印制份数的一项工作 2 缮印 是指对已签发的公文定稿进行印制 3 校对 指将公文的誊写稿 打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正 以修改和稍除书写 排字上的错误 校对公文必须注意以下几点 1 要注意有无政治性错误 2 要注意有无常识性错误 3 要注意数字使用上的规范化 4 越是认为不易出错的地方越要给予足够的重视 5 要注意标点符号是否使用正确 三 用印 登记与封发 1 用印 是指在印好的文件上加盖机关印章 2 发文登记 一切发出的文件 均应进行登记 3 封发 是指对准备发出的文件进行分装和发送 第三节档案管理 一 归档文件的整理含义归档文件的整理 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 加盖归档章 编目 装盒 使之有序化的过程 归档是文件向档案转化的标志 是文书处理的终点 档案管理的起点 二 归档文件的整理方法 一 收集 主要针对本单位的收文 发文 内部文件 二 归档判断 不归档的文件材料 重份文件 普发性文件 未生效文件 三 装订 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来复在后 有文件处理的 文件处理单在前 正文在后 四 分类 1 区分年度 1 年度以落款日期为准 2 跨年度的文件放入办结的年度 3 几分文件作为一件 件 的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准 4 会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准 5 文件没有标注日期时 需要考证和推断文件的准确日期或近似日期 2 区分保管期限 上级机关文件 针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存 本机关文件 反映本机关主要职能活动的永久保存 一般的保存30年或