合同管理系统方案.doc

合同管理系统方案 xxxx合同管理系统 需求分析说明书 合同管理系统项目组 xx年12月 版本控制 0.1文档信息 0.2版本历史 目录 第1章 1.1 1.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3概述.5文档目的.5项目背景.5目标与范围.5目标5范围6建设原则.6 1.4 1.5术语解释.6参考资料.7第2章 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6整体业务分析.8组织机构.8业务职责.8工作内容.9管理流程.9用户描述.9合同经办人.9合同管理员.9合同会签部门.10法律审核人员.10各级领导.10系统管理员.10第3章 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4合同管理系统.11业务组成.11起草合同模板.11会签合同模板.11审批合同模板.11发布合同模板.11 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9 3.1.10 3.1.11 3.1.12 3.1.13 3.1.14 3.1.15 3.1.16 3.1.17 3.1.18 3.1.19 3.1.20 3.1.21 3.1.22 3.1.23 3.1.24 3.1.25 3.1.26 3.1.27 3.1.28 3.1.29会签合同.11审批合同.12合同归档.13合同授权管理.13合同台账管理.13框架协议管理.13律师函申请管理.14合同翻译申请管理.14合同签署、执行情况统计.14*合同付款申请.14合同进度跟踪.错误！未定义书签。合同变更申请.错误！未定义书签。合同中止申请.错误！未定义书签。合同终止申请.错误！未定义书签。合同解除申请.错误！未定义书签。合同违约申请.错误！未定义书签。合同纠纷管理.15合同查询统计管理.15效能分析管理.15统计报表.15信息发布功能.15流程管理.16基础数据管理.16系统管理.16 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4业务流程.17合同模板审批和发布流程.17二级部门经办合同审批流程.19三级部门经办合同审批流程.21合同翻译申请流程.23 3.2.6授权委托流程.25 3.3 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.5.7 3.5.8 3.5.9 3.5.10人员岗位.26业务需求.26用户场景.27UC001.合同起草.34UC002三级部门领导审批.35UC003三级部门会签.36UC004二级部门领导审批.37UC005二级部门会签.38UC006法律人员审核.38UC007分管副总审核.39UC008合同翻译申请.40UC009授权书申请.41UC010律师函申请.42 3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5 3.6.6 3.6.7系统功能.56合同管理.56合同执行跟踪管理.59统计分析.60应用管理.63系统管理.64工作流管理.65与其它系统接口.65 合同管理系统建设方案 北京思奈尔科技有限公司 二一一年十一月 目录 1 系统架构设计.21.11.21.31.4概述.2应用架构设计.2软件架构设计.3产品特点.3 2 软件功能设计方案.42.1系统功能概述.42.2系统功能设计.51.1基础数据维护.61.2系统基础功能.71.3 业务合同管理.8 3系统接口.114 系统软硬件配置需求.124.1系统软硬件配置需求.124.2 系统部署方案.12 1系统架构设计 1.1概述 本系统基于开放的开发平台，B/S架构，具备无限扩展能力。不需要安装任何客户端，可以联网也可以单机使用，利用它您可以把繁多的合同管理的井井有条;同时系统具有较强的安全管理能力，从根本上保证了客户资料和合同信息等数据的安全。 系统采用了国际化的操作平台，符合现代企业员工的使用习惯。轻松全面的合同管理，功能强大的管理模块、简单易用的用户界面、完善周到的服务保障为众多企业用户提供人性化、智能化、网络化、规范化的软件服务。 1.2应用架构设计 合同管理系统提供基于WEB方式的应用界面，应用界面通过技术与WEB服务器通信。系统的业务逻辑通过应用服务实现，包括基础数据管理、基础功能操作、业务合同管理、业务报表呈现等。 系统通过专业的数据库技术，实现所有数据的统一管理。 系统通过将数据、功能和界面封装为服务，并统一发布到系统集成平台，供其他系统调用和访问，实现系统服务的共享。 1.3软件架构设计 系统在整体上采用J2EE面向服务的技术架构，系统在设计时注重对服务的提取和封装,对界面和业务进行了服务封装。大唐软件在整体架构上应采用J2EE的多层模型。多层模型中的每一层都可以被想象成一个虚拟机，它是一个抽象的功能模块集合，提供一组特定的功能和服务。各层通常只和相邻层发生交互行为，一般不会越层访问其它层的服务。 1.数据访问层 提供与业务逻辑无关的数据访问，包括数据的持久化、发布、查询、订阅等。2.业务组件层 业务组件辑层实现系统业务逻辑相关的处理功能，将业务能力封装成细粒度业务组件。 3.业务服务层 服务层对系统业务层组件进行服务能力封装，通过BPEL和业务规则引擎组合成简单和复合的服务。 4.界面组件层 界面组件层由用户的界面独立组件组成，包括swing和web界面。5.用户界面服务层 界面服务层对外系统和其它构件调用的界面进行服务封装。 1.4产品特点 1.系统可扩展性强 J2EE架构是多层次体系架构，各层之间相互独立，采用松耦合方式结合，能够保证资源管理系统业务扩展需要。两层结构的系统由于层间耦合性较强，对业务扩展支持较弱。 2.良好的开放性 符合J2EE规范的企业级应用平台除了为构建应用系统提供了强大的功能外，更为系统今后的扩展奠定了基础。基于标准的应用平台技术可以在不改变应用程序的情况下，依赖于平台技术的更新和应用平台的扩展来提升应用的能力。同时 基于标准技术意味着与其他系统的平滑互联成为可能，互联双方只需要考虑针对业务逻辑提供接口，而不需要考虑诸如异构系统互联等技术问题。 3.开发效率高 2EE体系结构各层次之间在逻辑上保持相对独立，在系统开发期间，各层的开发可以并行进行，又由于J2EE采用了组件技术，许多模块可以被重用，资源服务平台提供的IDE开发插件大大提高应用开发效率和产品质量，节约了开发时间，缩短了系统的开发周期。当其中某一层因需要作出修改时，其他各层不受影响，这种软件独立性使得系统的改进、升级变得极为灵活。 4.操作简单 具有分布性、灵活性特点，完全脱离了客户端程序，全面基于浏览器运行，用户能够随时随地登录并进行业务处理，使用极其方便。 5.界面友好 特有的缓存机制和漂亮友善的交互界面，颠覆性的用户体验，彻底突破了同类软件的瓶颈。 6.易学易用 完善全面的帮助文档、在线帮助和即时提示，配合视频讲解教程，使得用户可以快速上手，流畅操作。 7.功能强大 强大的查询、分类、排序功能，使用户可以立即找到自己需要的内容，分析自己需要的数据，真正做到了随时随地、随心所欲，支持excel、图形等信息的导出，支持定制打印，充分满足使用者的需求。 8.维护便捷 采取服务器端统一升级机制，用户使用从此无需考虑版本问题。 2软件功能设计方案 2.1系统功能概述 本系统提供合同基础数据维护、业务合同审核制作管理、业务报表统计等功能。 合同管理系统解决方案 1、合同管理系统介绍 合同管理是企业经营管理基础工作上的重要内容，通过加强管理，规范企业合同的签订和履行，能够有效防范风险、优化管理、降低成本、提高效益。 合同管理系统采用一体化建设模式。通过我们对各领域合同情况的综合了解，抽象出不同领域合同信息所共有的核心要素，形成了一个强大的合同管理系统，其中包括合同拟定、合同审批、合同生效、合同存档、合同变更、合同履约、合同结算、合同信息的统计分析、集成短息平台等功能。由于我们的系统提供了大量的扩展性和灵活性，对于新领域的加入，我们可在现有的核心功能基础上，针对新领域合同信息的特点进行系统维护，即可实现对新领域合同信息及业务流程的支持。 2、合同管理系统的功能 合同管理系统的开发，极大地方便合同管理人员进行业务操作，其主要功能结构如下图所示： （1）拟定合同草稿阶段：为了能够通过无纸化办公的管理方式，达到提升工作效率、降低管理成本，本系统设计两种模式的合同文档录入，辅助用户快速完成合同文档生成。 一是标准合同：用户只需填写合同关键性要素即可自动生成合同文档，如：甲、乙方公司名称等； 二是框架合同：将合同文档按照通用框架列出，提供备选内容，用户通过选择框架模板可快速完成自定义合同的生成，如：付款条件、违约条款等。 （2）初审合同草稿阶段：拟定合同草稿的过程中，为了预防漏掉合同内容或者合同内容填写不规范，系统可以通过预审提示辅助起草人完成合同的拟定，避免提交审核后被打回，从而节约时间成本。系统维护同类合同的公共信息，做为电子预审的标准化模板。合同录入内容与标准化模板进行比对，对于存在未填写 或者填写错误的，系统给出友好性提示。 （3）确定合同内容阶段：合同实现逐级审核功能减少可能产生的法律纠纷，结合公司对合同管理实际流程实现如下环节的审批，例如：合同拟定、合同生效、合同变更和合同结算等。另外，系统存在审批流程，就会有操作人员的待办事项，该处增加系统工作平台，显示待办事项功能。 （4）合同存档和合同履约过程中，可能出现合同变更。合同变更需要走审批流程。 （5）合同统计分析：合同文本中涵盖大量的信息，可以从不同的维度获取到各类统计数据。如：合同执行情况统计、付款计划情况统计和合同状态与金额分布统计等。 （6）合同履约阶段：该阶段即为合同执行阶段，对合同中说明的责任完成情况进行监控。如合同成本、合同时间、合同范围、可能存在的风险等。 （7）合同结算：合同付款和发票管理可以与财务系统对接。 （8）短信平台集成：主要实现两方面功能。一方面将业务过程中的待办事项、收付款和审批等信息，通过短信及时提醒给操作人员。另一方面可实现移动办公，接到信息的工作人员可即时回复信息实现待办处理或者通过短信中的地址链接直接进入办公页面进行相关业务处理。 （9）合同对方的基本信息、评级信息、相关项目、相关合同和资金统计等内容维护，对合同对方的资质、信誉和能力进行综合评估，规范了合同对方的管理，也可预测合同对方当前竞争力和未来近几年的发展潜力，为采购或签订合同前提供数据参考，避免风险。 3、合同管理系统的特点 （1)以客户为中心，以合同拟定为线索，提供全方位的合同管理功能； （2)系统提供了集成短信平台功能，帮助各岗位人员及时了解合同进展情况及待办事项处理情况； （3)系统提供合同拟定、审批、生效、履行和归档等环节的管理，加强企业经济活动的监控力度，避免不必要的经营风险； （4)业务、法务、财务一体化，降低了各个部门对接的巨大成本开销； （5)系统在合同类型、合同模版、付款情况、合同变更、流程变化、参数配置、管理人员岗位、各岗位权限等方面提供了大量的扩展性