采购员必知术语

1、商品（merchandise，product，article）：卖场销售的产品，经过商品化（merchandising）的陈列过程成为顾客可以选购的形式，称之为“商品”，亦可称为“存货管理单位”（sku，stock keeping unit），每个商品应有一个相对应的“店内码”或“国际码”，以便于管理。 2、商品结构（assortment mix）：是指符合公司市场定位及商圈顾客需要的“商品组合”。商品结构应明确定义各采购部门的大组描述、小组描述、商品群、品项数、品牌数、最小规格包装、畅销价格带、直线陈列米数、及陈列层板数等。 3、商品大组（article group）： 这是商品结构第一阶（first level）的分类方式，亦可称为大类，通常生鲜为1059大组号，食品干货为6099大组号，非食品（含家电）为100199大组号，中间可以断号。商品大组是商品属性或功能相同或类似的分类。例如：文具业种里的“书写用品”，饮料业种里的“碳酸饮料”，食品业种里的“国产水果”、家电业种里的“视听家电”，或服饰业种里的“男装”或“女装”等。 4、商品小组（article sub-group）：这是商品结构第二阶（second level）的分类方式，亦可称为“中分类”，通常每个大组可再细分为49个商品小组，电脑系统里的商品小组与采购部门别是对应的。原则上同一商品大组里的商品小组都归属同一个采购部门，但偶尔也有例外。商品小组当然也是属性或功能相同或类似的分类，但比商品大组更细化一点，例如：“书写用具”的大组可再细分为“铅笔、原子笔”、“麦克笔、签字笔”等商品小组。同一个商品小组的商品应陈列在一起，因为它们是有互相关联或可互相替代的一群商品。 5、商品群（category）：或称为品类，这是商品结构第三阶（third level）的分类方式，亦可称为“小分类”，它比商品小组分得更为细致。为了简化管理，商品群在电脑系统是不存在的，但在商品结构表它是采购人员在构建商品结构时，非常重要的依据。每个商品小组里的商品群都是完全可以互相替代的商品，例如：个人清洁用品里的“洗面乳”、“洗面皂”、“香皂”、“沐浴露”等。门店陈列时应集合同一商品群集中陈列，方便顾客选购。 6、 商品描述（article description）：或称为“品名”，它应具备“品牌”、“商品名称”、“规格及包装方式”、及“销售的包装数量”，例如： “飘柔洗发水（中性）400ML/瓶，12瓶/箱”是以整箱销售，若以单个来销售，则商品描述改为“飘柔洗发水（中性）400ML/瓶”。商品描述应与实际销售的包装上所印刷的品名一致为原则，避免按供应商报价单所注明的内部习惯名称，毕竟商品描述主要是给顾客及公司员工看的。 7、货号（article number）：每一个商品都应有一个货号，电脑可辨认的货号包括：“采购方货号”及“国际码货号”，可以扫描或手工输入的方式让电脑辨识。采购方货号是以“13”的倍数渐增的，最多可至六位数，即总共76,923个货号，最先建档且为电脑接受的货号为“000013”，其次为“000026”，依此类推。任何货号若处于状态“9”（注：没有存货、订货、及应付帐款的状态）时，即被删除，此时该货号会自动变成一个新的货号。原商品的历史资料不复存在。此种做法是要避免电脑档案无限制地膨胀，便于管理，并降低硬件上的投资。国际码货号是在每一个国家设有“条码管理委员会”按国际惯例对每一个广为流通的商品注册一个国际通用的条码，通常为13码，国际码主要有美国的“UPC码”及欧盟的“EAN码”。 8、 供应商（supplier, vendor）：或称为“厂商”，即供应商品的个人或法人。一个门店的供应商以500700家为宜。供应商过少则供应链受垄断，容易产生弊端，不利于采购方；但供应商过多则采购量分散，采购价格没有优势，且订单处理程序复杂，流通费用过高，同样不利于采购方。供应商可以是农民、生产基地、制造商、代理商、批发商（限一级）、进口商等，应避免太多中间环节的供应商，例如：二级批发商、经销商、皮包公司（倒爷）、或亲友所开的公司。 9、制造商（manufacturer）：或称为“生产厂商”，它是主要包装食品及轻工制品的供应商。它以原料或零组件（自制或外购），经过较为自动化的机器设备及生产工序，制成一系列的日常消费用品（consumer goods）。较有规模或品牌信誉的供应商除了制造的功能外，通常还从事营销（marketing）及商品流通（physical distribution）或进出口的功能。 10、代理商（agent）：即代理销售某一或某些品牌的法人组织，可分为全国性、区域性、省别、或市别的代理商。一般而言，代理商通常代理互不冲突的品牌（即不用品类的商品），但在市场规模较小的都市有所例外。代理商通常也是一级批发商。一个制造商或进口商不需要很多代理商。但在国内规模较大的制造商（例如：雀巢公司）可能会有多达500700家的代理商。 11、经销商（distributor）：经销商可代理销售单一品牌或同时销售多种同类的品牌，一个制造商或进口商可能需要数百个或数千个经销商。经销商通常是二级批发商，负责将经销的商品销售给最终的渠道网点或专业客户。 12、分销商（dealer）：“分销商”这一名词通常与“经销商”混用。分销商通常也是二级或三级批发商，销售给较小的零售网点。对制造商而言，零售商也是它们的分销商。 13、批发商（wholesaler）：是指专门将其代理或非代理的商品转卖给零售商、次级批发商或专业客户的法人组织。在国内，按资本别可分为国营与私营两大类别。一般而言，国营批发商资金较充足，但经营机制及效益较差；私营则相反。批发商一般追求短期的利益，寻求商品的快速回转，在买方市场逐渐形成的市场里，其利润日趋微薄。 14、商品目录（catalog）：或称为“商品型录”，即制造商或代理商将其制造或代理的商品图片及说明印在一张或一本印刷较精美的印刷品上，供其顾客购买的参考，有些商品目录尚印有市场的建议零售价或批发价。只有规模很小的零售网点是按照供应商的建议零售价销售，一般较大规模的零售商是以打折的价格明码标价，下浮幅度为525不等，行业别不同下浮的差别较大。 15、采购方单位（hualian selling unit）：即采购方综合超市的销售单位，此一单位并不恒等于最小单位，要看采购方综合超市的采购人员如何去订定，例如：1支、1个、1组、3瓶、6个、或10公斤等。 16、报价单（quotation）：是指供应商在销售时，提供给买方的报价文件，应至少包括：“销售单位、含税售价、折扣、包装方式、交货所需天数、交货工具及地点、最低订购量、退换货条件、报价有效期、进货奖励及其他事项”，此一文件应盖有供应商的公章原件及授权报价者的签字。 17、交易条件（trading terms）：是指采购方与供应商的年度合同里的交易条款，包括：“价格、价格调整机制、质量标准、折扣、各种赞助金、退换货、促销、订货条件、品项数、新品导入、帐期、付款日、交易方式（购销、代销或联营）、商誉损失赔偿”等。 18、报价单有效期限（validity）：是指报价单的最终有效期限。超过此一期限，供应商可以不负任何法律责任。 19、销售量（sales quantity）：或简称“销量”，即销售的数量，真正意义的“销售量”应扣除“顾客退货”的数量。 20、日均销量（dms, daily mean sales）：依字义而言，就是平均每日的销售数量，采购方综超的日均销量定义有三： （a）新品进货前三十天：依数学平均数，例如：前十天卖30个，则DMS=3.0。 （b） 三十天之后：DMS=前一天的DMSX0.9当日销量X0.1。 （c） 始终未卖出的商品：DMS=0.05（注：理论值为0，但DMS值在许多报表的运算中常为分母值，若为0则无法运算）。 （a）已进货商品：最后一批的到货价。 （b） 未进货商品：商品第一次销售时所对应电脑建档时的进价，实务上要让成本更正确，应办理“空进空退”手续，例如：白条猪进价有变动时，部位肉的进价应同步更动，并办理空进空退手续，系统的成本随之更改。但此种做法未免太费事，信息技术部应研究开发联结（LINK）的系统，即相对应的商品成本变动时，与其相关联的其他商品的成本应同时变动。换名话说“联结商品”互相存在着一定的成本比例关系。 25、毛利（profit）：单品的毛利是指收银台的售价减去成本的数值的总和，部门的毛利则是该部门单品的毛利总和，公司的毛利则为所有部门毛利的总和。“净毛利额”则为“总毛利”减去“顾客退货商品的毛利”。 26、毛利率（margin）：“净毛利额”除以“净营业额”的数值就是“毛利率”。采购方的毛利率不宜太高（例如：超过2530以上），否则容易被竞争对手跟价，影响价格形象。但对于切货或一次性买断的商品，毛利率可以大幅提升，以提高利润。 27、综合毛利率（margin mix）：是指各部门的“净毛利额”总和除以“净销售额”总和的数值。另一方法是以“营业额占比”乘以“部门毛利率”的“毛利率贡献率”数值的总和， 28、帐期（credit terms）：是指货款到期的天数，亦即供应商愿意对采购方放帐的天数。电脑系统是以“货到后”开始启算，到了帐期后，在采购方最近的付款日（通常一个月一次）付款。一般而言，生鲜供应商由于财力薄弱，且利润较低，帐期相对较短，约530天；食品干货供应商约为3060天；非食品供应商（除家电商品外）由于商品回转慢，且其利润较高，帐期约为4590天。 29、帐额（credit line）：是指供应商愿意对采购方放帐的额度，若“采购方订单总额应付帐款帐额”，供应商将停止出货，反之则可以继续发货。 30、经营方式（business mode）：是指采购方销售的商品的采购方式或经营模式，采购方的经营方式主要有三种： （a） 购销（direct purchase）：也称为“经销”，即由采购方正式下订单采购，货款到帐期时，由采购方支付给供应商。采购方的大部分商品是以购销形式进货，库存损耗由采购方全额负担，但在某些情况下，可要求供应商补一些损耗，或做一些退换货的安排，以降低风险。 （b）代销（consignment）：即由采购方正式下订单采购，但采取实销实结的方式付款，采购方的风险较少，退换货容易，但进售价可能相对提高，利润较少，适用销量小、风险较大，或采购人员较难把握的商品。库存损耗可与供应商协商负担比例。 （c） 联营（concession）：或称为“提成销售”，即采购方提供一定的销售空间，在一定的提成扣率的协议下，实施“联营销售”。采购方对商品不拥有所有权，所以没有库存损耗风险。但采购方相对而言，失去购销或代销的价格主控权，因此联营只适用在需要较多人力销售、或产品市场变化太快、品种繁多、风险极大的品种、或采购人员完全没把握的商品。采取联营经营应对供应商有“保底提成”、“营业额占比”、“销售成长率”及“服务规范”的要求，否则极易失控。 31、 联合采购（joint buying）：是指一家以上或全部的采购方综合超市对某一个品牌或规格实施的联合采购行为，北京的“采购本部”、“商品本部”或“生鲜本部”对其职责范围内的商品实施联合采购。联合采购并非完全指“统一价格、统一下单、统一配送、及统一付款”，在许多情况下，联合采购仅指交易条件的局部或全部的统一，许多具体的日常采购作业仍由地区公司的采购部执行。 32、库存量（stock）：或称为“存货量”，是指“电脑的库存量”或“实际盘点的库存量”，两者的差额（“后者”减去“前者”）即为损耗。例如：电脑帐上有10个采购方单位，而实际盘点仅有7个，损耗为7-10=-3个。楼面对于高单价或损耗率较高的商品应经常盘点，并作库存更正，以确保电脑库存量电脑OPL的正确。低效率的人工订单耗费大量的人力及物力，供应商亦需对频繁的小量订单疲于奔命，对彼此都没有效率。 33、 库存天数（no. Of stock days）：其定义为： （a）单品：电脑库存量DMS。 （b）其他：库存成本日均销售成本。（指商品小组、大组、部门、门店等。） 门店或采购实际运作时，应事先订定各商品大组的库存天数指标，公司以此为考核依据，实施奖罚。商品由门店下单较多的组别，库存应由门店负责；采购部下单较多的组别，则库存应由采购人员负责；平分下单的商品，则双方共同负责。无论如何，营运、采购双方均应体认合理的库存天数是公司永续经营的基础。库存天数太高所产生的资金、损耗、过期、滞销、仓储空间、搬运等费用与风险不可等闲视之；库存太低则丧失销售机会，顾客对采购方的信心也会降低，更需要全面高度地重视。 34、可应用天数（suppliers net credit）：是指“帐期”减去“库存天数”的净额。可应用天数若为“正数”，代表公司可由供应商获得一定的流动资金，做为展店或其他金融用途；反之则公司资金需由金融机构或第三者取得，不利公司运营。在例行的付款匹配审核时，可运用天数是最重要的指标之一。 35、 订单（purchase order）：是指采购方的门店或采购部向供应商订货的文件，此文件不显示进货价格，以确保购销双方对价格的机密性。采购方的门店订单有三种形式： （a）OPL订单：按一定的订货频率，由电脑计算公式建议订货量，经门店楼面主管按季节或实际需求更正后的订单。门店运作应以OPL订单为主，否则耗费太多人力与时间在人工订单上，效率低落。 （b）紧急订单：门店或地区公司采购部为促销或缺货时所下的订单，通常先以电话通知，随后传真的订货方式。 （c）永续订单：交货频率高、存货较少的商品，如生鲜商品等适用此种订货方式。对此种商品而言，OPL订单及紧急订单都无法应付。永续订单的商品在收货时应优先处理。 采购方地区总部采购部的订单只有一种形式，即总部订单，通常前一天订货，隔日才可生效，因为总部的订货数据必需在当天晚上电脑日结（night run）后，才可传到门店的电脑及收货部。 36、最低订购量（minimum order quantity）：采购方地区公司采购部向供应商订货之前，应在电脑里设定最低订购量，此订购量可以“金额”或“采购方单位”的数值来表示，通常“金额”较为实用。采购部应在每一个“供应商档”定义一个“最低订购金额”，以利电脑建议订单的OPL作业，否则订货量极小的订单会自动生成，令人啼笑皆非。 37、交货天数（delivery leadtime）：是指供应商接到订单后，所需要的“交货准备天数”，包含运输时间。实务上本埠的供应商设定在23天即已足够，除非供应商还另需加工。外埠的供应商宜在710天，视其所使用的运输工具的效率而定。 38、交货（delivery）：是指供应商接到订单后的运送行为。针对较大型的供应商，采购方的门店收货部可依经验设定专门的收货日期及时间，以错开尖峰的收货时间，如此对所有的采购方收货作业人员及供应商均可提高效益。 39、缺货（out-of-stock）：是指“货架上”或“存货区”无货可卖的情况，造成缺货的原因不外乎： （a）销售超过预期，补货不及时； （b）存货区的货暂时找不到； （c）供应商暂时或长期缺货； （d）供应商送货延迟。 采购人员应与供应商建立起一个较为畅通的沟通渠道，当供应商能预知或已知库存不足的情况，主动通知采购方的采购人员，让采购方能采取补救措施，例如：向楼面发出警讯，并紧急寻找替代商品。 40、 短交（short-shipped）：是指一张订单的其中一个或若干单品的订货数量无法全部交货。采购方系统不允许供应商分批交货，所以短交的商品数量若有需要时，应另下一张订单。41、分批交货（partial shipment）：是指一张订单的数量分成两次以上送货。采购方系统不允许供应商分批交货，若下单部门已知供应商无法一次交足订货数量时，应事先分开多张订单。 42、退货（sales return）：是指采购方将商品退回给原供应商的情况。退货的原因有：（a）商品质量或包装有问题，顾客退回后，门店收货部再转退给供应商；（b）存货量太大或商品滞销，门店消化不了，退还给供应商；（c）商品未到保质期，即已变质，门店退还给供应商。 43、涨价（price increase）：是指供应商要求提高供货价格。涨价的原因有：（a）市场需求大于供给；（b）供应商成本上升内部无法承受；（c）供应商改变经营策略，例如：追求短期的赢利，暂时放弃对市场份额的追求。 44、加价（mark up）：是指在进货价格上加上利润的行为。例如：进价100元，加价10元，售价110元，则加价率为1010010（以进价为分母），但毛利率则为10110=9.09，因为毛利率的计算是以售价为分母。 45、降价（price reduction）：是指供应商降低供货价格，降价原因有：（a）市场供给大于需求；（b）供应商成本降低；（c）供应商打算抢占市场份额；（d）供应商库存太多或停产。 46、减价（mark down）：是指在销售价格上减少利润的行为。例如：售价100，成本80，售价减价10元为90元，则减价率为10，毛利率则由原来的（10080）10020。减为（9080）9011.1。 47、促销（promotion）：是现代商业营销的重要手段之一。顾名思义，促销是促进销售的意思，是一种推（push）的行为，有如足球的临门一脚，促进完成销售的任务。促销的方式五花八门，主要可分为“价格促销”与“非价格促销”。价格促销最终可能会引发价格大战，受益者是消费者，零售商与供应商可能最终两败俱伤；非价格促销则会使三方面都受惠，此种作法较能持久。 48、惊爆商品（crazy item）：这是采购方综合超市“价格促销”的特有名词，是指顾客“非买不可”的商品。一般而言，针对性较广的商品较为适合，售价尽量定在一批商的“进价”之下，目的有二：（a）创造一个超低价的形象；（b）增加客流与单品的销售。策划良好的惊爆商品组合（不超过30个品种）应能占当期门店营业额的1520，并增加来客数，提高客单价。惊爆商品由于采购方销量大（促销弹性可达101,000倍），并可酌情缩短帐期，供应商的支持力度较大，价格下浮可达1030，故采购方的毛利率不致下降太多。惊爆商品不可批发给二级批发商或零售商，应尽量满足较多的消费者，以吸引客流为主要目的，而非为少数的批发或团购顾客服务。 49、超平价商品（promotion item）：这是采购方综合超市价格促销的另一个特有名词。是指顾客“不买可惜”的商品。一般而言，它的针对性可以较窄，可以涵盖所有的“营业额占比较大”的商品小组或品类（商品群），其售价应定在二批商或零售商的“进价”以下，其目的有二：（a）创造一个品种齐全的形象，吸引客流；（b）可以批发给二批商或零售商，增加销售。好的超平价商品组合（不超过150个品种）可占当期门店营业额的1520。由于超平价商品的促销弹性可达550倍，销量比平常大许多，供应商的供价可以下浮515，采购方可以用超平价吸引一些专业顾客（含机关企事业单位）来采购。 50、 店内促销商品（in-store promotion item）：是指不在采购方快讯上做广告，仅在门店内做广告与促销的商品。店内促销的原因有：（a）门店库存太高，而供应商不愿接受退货；（b）门店要冲业绩时；（c）供应商未来得及上快讯；（d）供应商怕价格曝光后，引起其他顾客的反弹，而不愿上快讯等。 51、一批价（first-tier wholesale price）：是指制造商或进口商卖给一级批发商或代理商的价格，这是采购方采购人员应设法了解的价格，通常品牌供应商较不可能以一批价供货给采购方，因为一级批发商或代理商大都大批量以现款进货，且供应商的促销支持也相对较少。 52、二批价（second-tier wholesale price）：是指制造商、进口商、一级批发商或代理商直接卖给零售商的供货价格，或一级批发商/代理商卖给二级批发商的供货价格。二级批发商在乡镇市场再转卖给小卖铺。 53、促销弹性（promotion elasticity）：是指在“促销时的日均销量”除以“平常的日均销量”的倍数。例如：促销时日均销量100个采购方单位，而平时日均销量仅有5个采购方单位，则促销弹性为100520倍。 54、抽奖（lucky draw）：这是一种很受欢迎的非价格促销活动，即顾客购买一定金额后，可获得一张抽奖券，可以是当场兑奖，或一定期间后由公证单位公证统一抽奖，按国家规定奖额不得超过￥5,000元，超过￥1,000元以上的奖品还要由采购方代国家扣缴20的税金。抽奖的经费一般可由供应商在年节时提供赞助金来支付，赞助金可以是定额的或按一定期间进货金额的比例计算的。 55、集印花换购（stamp redemption）：这是一种发达国家零售业常用的促销活动，又称为“顾客忠诚度促销”（CUSTOMER LOYALTY PROGRAM），其机制