学校、企业商务接待手册.doc

商 务 接 待 手 册一、总则1、为规范学校商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制订本手册。2、商务接待工作是学校重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立学校的良好形象。3、本手册规定了学校商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于学校的全部商务接待活动的管理。二、管理职能行政部是学校接待工作的管理部门，学校商务接待以及宴请用餐等均由行政部统一安排。三、商务接待工作原则1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照学校商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由财务资产中心另行审批。四、接待职责分工1、接待工作是学校窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现学校经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：行政部：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。行政部：负责来客引入及会议室的环境保持。行政部：提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。商务接口部门：负责接待洽谈并陪同始终。3、行政部对接待工作负有全面责任。五、商务接待标准学校商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为4个级别：普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。1、 普通接待项目名称说 明适合人群普通考察人员、一般业务关系单位、中层管理者以下人员等； 交通标准按对方人员要求协助订购，学校不负担费用；住宿标准按对方人员要求，学校不负担住宿费用；餐饮标准简餐消费控制在20 元/人以下，宴请消费控制在50 元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管；接待车辆商务车；其他接待1、学校会议室布置投影机、白板、饮品（饮用水、茶、咖啡）；2、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在50 元/人以下。备注2、中级接待项目名称说 明适合人员合作单位领导、业务主管部门等； 交通标准按对方人员要求协助订购，学校不负担费用；住宿标准参照出差人员管理办法；餐饮标准简餐消费控制在50 元/人以下，宴请消费控制在100 元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门负责人、分管领导；接待车辆学校轿车、商务车；其他接待1、必要时制作来宾接待手册；2、学校会议室布置学校介绍PPT、 宣传资料、文件袋（信笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）、香烟、烟具；3、可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；4、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在500 元/人以下。备注3、高级接待项目名称说 明适合人员合作单位主要负责人、省市级领导、学校特邀人员等；交通标准按对方人员要求订购，学校不负担费用；住宿标准实报实销；餐饮标准简餐便消费控制在100 元/人以下，宴请消费控制在200 元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门负责人、分管领导；必要时安排总校长；接待车辆学校轿车或租用专车；其他接待1、制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2、学校显著位置布置迎宾条幅等；3、学校会议室布置学校介绍PPT、 宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、鲜花、水果、香烟、烟具等；4、安排学校领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像；5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；6、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在500 元/人以下。备注4、特殊接待项目名称说 明适合人员主要行业主管领导、地方行政领导、学校特邀领导、其他特殊人员等；交通标准按对方人员要求订购，学校可负担费用；住宿标准实报实销；餐饮标准不设定具体标准；接待陪同人员接口业务人员、部门负责人、分管领导；必要时安排总校长；接待车辆学校轿车或租用高级专车；其他接待1、制作来宾接待手册，酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2、学校显著位置布置迎宾条幅等；3、学校会议室布置学校介绍PPT、 宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（根据来宾喜好安排）、鲜花、水果、香烟、烟具等；4、安排学校领导与来宾合影并制作相框，全程安排会谈记录、录音、摄影、摄像；5、学校安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；6、于来宾临行时赠送纪念品，不设定具体标准。备注六、商务接待流程 1、商务接待的申请与审批各部门实施商务接待前，应填写商务接待申请表，经部门负责人审核，分管领导审批后，报行政部申请安排接待；申请部门在商务接待申请表内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；学校高层领导的商务接待活动，由行政部填写商务接待申请，并作为接待负责人；行政部接到商务接待申请表后，应根据学校商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写接待行程安排表，反馈至接待申请部门确认；经申请部门确认后的接待行程安排表，按接待标准进行审批，审批层级如下：如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，接待行程安排表应按照相应接待标准进行审批；行政部将获批后的接待行程安排表报学校财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。2、商务接待的实施行政部依据获批的接待行程安排表，落实各项接待安排的责任人及物品置办；行政部将接待行程安排表副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间；行政部依据接待行程安排，协调接待负责人和学校车辆或租用车辆的时间安排；行政部依据接待行程安排，制作来宾接待手册，交由接待负责人，送至来宾；接待负责人或学校，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；如接待负责人无法陪同，可由行政部或司机代为行使接待负责人职责；接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接；学校领导与来宾合影后，由行政部将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对学校各方面的意见，以及对学校接待安排的满意度，并及时填写商务接待总结报告，以便学校进行改进。3、商务接待行程的变更 商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行政部；行政部收到行程调整意见后，应立即对接待行程安排表进行调整；如行程调整仅限时间安排调整，行政部应将调整后的接待行程安排表报财务资产中心审批后执行，并将接待行程安排表副本发至相关人员；如行程调整导致预算增加，行政部应将调整后的接待行程安排表按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换原接待行程安排表正、副本；行政部应根据调整后的行程安排，重新制作来宾接待手册，并送至来宾。七、费用报销 1、商务接待结束后，参与接待人员应在2天内将相关票据全部交至行政部，统一办理报销手续，无故超过7天未提供票据的，不再予以报销，由财务部由责任人的工资中扣回预支费用； 2、实际发生费用在已获批预算额度内的，由行政部持发票至财务部报销；3、实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写费用超额审批表说明超额原因，按照商务接待审批权限进行审批，获批后方可报销；八、商务接待过程要求 1、接待人员须严格遵守学校相关规定，不准有任何越格行为发生；2、行政部于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。4、接待环境标准物品摆放整齐，且表面无灰尘；地面干净无脏物，空气流通清新；室温适度，灯光合适，电视调好；备品齐全。5、学校参观规定安排来宾参观学校，须报行政部主任批准；参观介绍以行政部为主，接待部门配合；参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后；参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。 6、接待礼仪要求 参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前1020分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李；