国电长源电力股份有限公司.doc

国电长源电力股份有限公司保障监督与综合管理文件Q/CYDL306.052006档案管理办法2006年3月31日发布 2006年1月1日实施国电长源电力股份有限公司 发布前 言本办法的编制原则和要求符合企业标准体系的DL/T8002001电力企业标准编制规则、DL/T6002001电力行业标准编写基本规定。本办法的起草部门：总经理工作部本办法的归口管理及解释部门：总经理工作部本办法起草人：段军本办法审核人：罗烈和本办法批准人：刘兴华Q/CYDL306.052006 修改状态：0 页码：8/8国电长源电力股份有限公司文件档案管理办法Q/CYDL306.052006 修改状态：0 页码：1/81 范围本办法规定了公司纸质档案的分类、立卷、归档、保管、借阅、检查与考核。本办法适用于公司本部、全资、控股及内部核算单位档案的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是注明日期的引用文件，其随后的修改单（不包括勘误内容）或修订版均不适用于本标准；凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。电力工业企业档案分类表3 职责3.1 总经理工作部是公司档案的归口管理部门，负责公司档案管理的日常工作。3.2 各部门根据档案管理要求，负责做好平时的文件使用与管理，在每一年度完结后，根据公司年度档案归档安排，配合总经理工作部做好本部门责任内的文件归档工作。 4 管理内容与要求4.1 文书档案管理4.1.1 文书档案是公司在日常工作中，所形成的、具有重要保存、利用价值的文书资料、图表资料等。4.1.2 凡是按公司规范的公文处理程序，已办结的各种收、发文件，以主办部门为责任单位，应及时、完整地将已办完的文件交总经经理工作部文书，由文书负责做好平时的立卷工作，并按年度进行分类整理、组卷、归档。4.1.3 文书档案的分类依据电力工业企业档案分类表，按问题并兼顾职能部门进行分类，分类序列设置见附录A文书档案分类序列设置表。4.2 档案保管期限与确定原则4.2.1 档案保管期限4.2.1.1 文书、科技档案的保管期限分为永久、长期和短期三类。长期为十六年至五十年左右；短期为十五年及以下。4.2.1.2 会计档案分为永久、定期两类（具体见4.3）。4.2.2 文书档案保管期限确定原则4.2.2.1 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管，主要包括：公司制定的属于内部法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，机构演变，公司领导及部门负责人任免文件，公司所属单位领导人任免文件；公司董事会、监事会、股东大会资料、文件；公司控股股东和有关主管部门颁发的属于本公司要贯彻执行的重要文件材料。4.2.2.2 凡是反映公司一般性工作活动、在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。主权包括：公司一般性工作问题文件材料，一般性会议的主要文件材料，人事等管理工作中形成的一般性文件材料，主管单位和部门颁发的属于本公司业务范围、并需要贯彻执行的一般性文件，公司所属单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。4.2.2.3 凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：公司一般事务性的文件材料，主管单位和部门、平级单位颁发的非本公司业务范围但要贯彻执行的文件材料，公司所属单位报送的一般性工作总结、报告和统计报表等文件材料。4.2.2.4 档案保管期满，需要销毁时，必须严格掌握、慎重从事。销毁前要造具清册并提出销毁报告，经主管领导审批。销毁时要严格执行保密规定，销毁的档案应由档案部门、保卫部门派人送造纸厂监销，不得采用烧毁的办法。4.2.3 文件材料的归档与档案库房设置。4.2.3.1 纸质文件材料的归档 在各部门平时办文并及时完整移交的基础上，总经理工作部文书应在年度工作终结后，全面清理核对各种收、发文和资料是否齐全、完整，在收集齐全完整后，按照公司纸质文书档案分类要求，进行规范组卷，并向档案室移交，由档案室装盒入柜，完成归档工作。4.2.3.2 关于控股、参股企业资料的归档问题a) 控股、参股企业的拟建、在建资料，工程未完工之前，有关工程建设、工程投资等方面文件、资料，由规划发展部管理，工程完工投产并实施工程决算后，其全套文件、资料按文书档案和技术档案归档要求，由规划发展部分别进行整理后，交公司档案室归档。总经理工作部负责做好相关督办工作。b) 已建并投产的控股、参股企业，其生产经营过程中所产生的各种文件、资料（生产经营计划、技术改造、大修更改、生产经营指标情况等），由安全生产部负责管理，要求按年度整理好后，及时交公司档案室归档。总经理工作部做好有关督办工作。c) 控股、参股企业的“三会”（股东会、董事会、监事会）资料，由证券策划部负责做好平时的收集整理和保管工作，在年度工作结束后，及时交总经理工作部文书进行立卷归档。4.2.3.3档案库房的设置与经费开支 保存档案必须有专门库房，且应俱备良好的卫生环境和防火、防盗、防虫、防潮措施，严禁存放易燃物、食物和种养花卉。档案库房建设应纳入基建计划。档案室购置设备所需费用，按照财政部、国家档案局（80）财企字第629号文件规定，由企业更新改造资金解决。档案管理的日常工作经费分别从生产经费和科研经费中开支。4.2.3.4档案的借阅与利用 为充分发挥档案信息服务公司生产经营、改革发展、工作查证和资料编研的重要作用，同时确保公司档案的安全与完整，在需要借阅和利用档案时，必须按照档案借阅手续和审批制度规定，实行档案出入房的规范管理，做好档案借阅和利用效果的登记。4.3 会计档案管理4.3.1 会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务帐簿和财务报告等会计核算专业材料，以及会计预算、核算、分析、信贷、基建、税收和价格等方面的文件、分析材料、合同、协议、对帐单据等会计文书材料。它是记录和反映经济活动的重要史料和证据。具体包括：a) 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。b) 会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。c) 会计报告类：月度、季度及年度 财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告。d) 会计文书类：与财务有关的收发文件,各种合同、协议、承诺，财务核算相关资料，财务管理相关资料，基建财务相关资料，税收文件，价格文件等。e) 其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案清册、会计档案保管清册及会计档案销毁清册。4.3.2 财务部对每年形成的会计档案，应当由财务人员按照归档要求，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，文书类档案和报表由财务部门自行保管三年；帐簿和会计凭证由财务部门自行保管一年。期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交公司档案室统一保管。财务部门内部应当指定专人负责会计档案管理工作，并落实到岗位责任中。4.3.3 各种会计档案的保管期限根据工作需要，分为永久、定期两类。定期保管期限分为5年、15年、25年三种。各种档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。一般保管期限是：a) 涉及外事的会计凭证和年度报告为永久保管。b) 月份、季度会计报表的保管期限为5年。c) 各种原始凭证和记帐凭证，总帐、明细帐的保管期限为15年；现金、银行存款帐的保管期限为25年。4.3.4 会计档案要有符合防潮、防虫、安全等要求的库房废话和与档案数量相适应的柜、架等装具。做到存放有序，查找方便，安全保管。不得封包存放，随意堆放。严防毁损、散失、泄密。4.3.5 档案室接收保管的会计档案，应当保持原卷册的封装。在需要拆封整理时，档案室应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。4.3.6 查阅会计档案，除执行本办法第十条规定外，增加以下内容：查阅会计档案必须经财务部负责人签字同意，履行会计档案查阅登记手续，注明利用目的，且只供在档案室内查阅。4.3.7 保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部门负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。4.3.8 会计档案保管期满，需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报经公司负责人批准后方可销毁。对其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案室保管到债权债务时为止。4.4 技术档案4.4.1 技术档案目前主要为公司投资建设的电力工程、非电项目、自身基建工程（包括办公楼、宿舍）所形成的文件、图纸和有关材料。4.4.2 技术档案的立卷归档，一般在工程峻工后，由投资部组织有关人员，对工程所形成的文件、图纸和有关材料在收集齐全基础上进行整理、立卷，按照规定时间移交公司档案室集中保管。4.4.3 技术档案分类，根据公司目前实际，从便于整理、保管和查阅出发，暂按工程项目文件和工程项目图纸两部分分类立卷。4.4.4 工程项目档案归档按工程项目的阶段进行编排，再以时间为顺序编号。归档类目及范围见附录B工程项目档案分类表4.4.5 技术档案归档原则：公司的全资项目应对其所形成的全部文件、工程图纸进行全部归档；公司的控股项目只进行文件归档管理，工程图纸由项目业主单位归档管理。技术档案的借阅按本办法4.2.4款实施。4.5 检查与考核4.5.1 总经理工作部每年要组织进行一次档案管理情况的检查,对档案管理基础工作扎实、利用效果明显、管理工作规范的部门或单位提出表彰奖励建议，报公司领导审批后实施总结表彰。4.5.2 为保证档案管理的规范实施，公司档案管理责任部门要加强日常督办与检查工作，对于工作不力，造成档案遗失、损坏和利用工作不当并严重影响公司工作的部门、单位和有关责任人要给予批评，并纳入工作目标责任进行考核。附录A文书档案分类序列设置表分类号 分 类 名 称保管期限00政治工作部（2005年及以前为党委办公室）0001党委综合性会议文件（含国电集团公司党组、国电湖北直属党委、华中分公司党委、省委及有关部门、中国监证会党组等会议文件）永久0002党委综合性报告、汇报及重要专题报告材料等永久0003党委会、党政联系会通知、文件、会议纪要等永久0004党委综合性工作的各类文件、资料等永久0005纪检、监察工作方面的文件、资料永久0006重要表彰奖励文件永久0007党务工作资源长期0008机要、保密、印章、党组织机构设立撤销等文件长期0009信息、简讯等短期0010工会工作方面的各种文件、资料（2005年及以后）长期01总经理工作部0101公司综合性会议文件（含国电集团公司、国电华中分公司、省电力公司、省政府及部门、中国监会等会议文件）、上级领导视察、调研时形成的讲话、指示材料永久0102公司综合性报告、汇报及重要专题报告材料等永久0103总经理办公会通知、文件、会议纪要等永久0104公司综合性工作的各类文件、资料等永久0105信访工作及人大、政协提案的答复等永久0106工会工作(2004年及以前)永久0107公司重要表彰奖励文件永久0108行政事务长期0109档案、文秘、机要、保密、启用印章、临时机构撤、并等长期0110信息、简讯等短期0111史志工作、大事记永久0112法律工作永久0113重要合同永久0114公司章程、简介、工商注册及年审资料等永久0115控股、参股企业资料（董事会、监事会、股东大会资料）（2005年及以前）永久02人力资源部0201人事管理永久0202干部任免永久0203劳动用工管理永久0204机构编制永久0205工资管理永久0206社会、医疗保险管理、房屋公积金管理、职工福利管理等永久0207政工工作(2005年及以前)永久0208人力资源专题会议资料永久0209统计、报表永久0210分配制度及责任制考核等永久03财务部（含审计-2003年前）0301财务法规、管理规章制度等永久0302合同、协议、承诺函等文件永久0303财务核算、管理及基建财务相关资料永久0304税收管理及价格管理相关资料永久0305财务专题会议资料及其他资料永久0306资产经营永久04安全生产部0401安全生产管理规章制度永久0402电力生产管理永久0403电力设备管理永久0404技术、技改工作永久0405安全监督工作永久0406经营管理工作（2005年及以前）永久0407信息自动化工作永久0408统计、报表永久05规划发展部0501公司发展规划永久0502建设、投资重要规章制度永久0503电力项目投资资料永久0504非电力项目投资资料永久0505统计、报表永久06证券策划部0601证券法规、制度永久0602法人治理结构资料永久0603上市公司监管部门资料永久0604董事会、监事会、股东大会资料永久0605“三会”决议汇编永久0606日常信息披露资料长期0607统计、报表永久0608控股、参股企业资料（董事会、监事会、股东大会资料）（2006年及以后）长期07审计部0701审计工作法规性文件、资料永久0702审计工作文件、资料永久0703内部审计资料永久0704统计、报表长期08市场营销部0801电力市场与相关方面的政策、法规、规定等永久0802电力销售方面的政策、规定永久0803电力销售计划、方案、措施长期0804电力营销情况的统计、信息长期0805经营管理的工作总结、请示、报告、分析材料等长期0806市场营销、经营管理方面的会议资料等长期0911长源富水电厂1101请示文件及批复文件永久1102工作报告资料长期1103其他资料长期12长源沙市电厂1201请示及批复文件永久1202工作报告资料长期1203其他资料长期13长源第一发电公司1301请示及批复文件永久1302工作报告资料长期1303其他资料长期14陡岭子水电公司1401请示及批复文件永久1402工作报告资料长期1403其他资料长期15长源荆门分公司1501请示及批复文件永久1502工作报告资料长期1503其他资料长期16汉新公司1601请示及批复文件永久1602工作报告资料长期1603其他资