物流采购、财务管理、物资保管管理流程.doc

物流采购、物资保管、物资结算流程公司所有物资采购均归口于物流部门集中统一完成一、主要物资采购计划的编制流程：l、产品物资采购计划（包括：主要材料、外协、外购、标准件等）产品物资采购计划由生产计划部负责制定，编制计划应依据生产计划任务的具体内容、产品供销合同和技术协议、产品图纸及相应的产品材料定额预算各规格产品材料表进行编制。2、备品备件物资采购计划的编制流程： 备品备件物资采购计划则由内务部负责编制，编制计划应依据销售备品备件合同和产品图纸及相应的产品材料定额进行编制。备品备件物资采购计划应明确标注的内容同一产品物资采购计划内容。3、特急特批的生产物资采购计划编制流程： 应急特批的生产物资采购计划应由需要部门编制，物流划价编制计划应标明特急特批的原因进行说明,经总经理批准。4、计划的审批流程： 产品物资采购计划、特急特批的生产物资采购计划由物流部计划员编制、技术部长、生产计划部长、物资部长、物流部长汇签，财务部审核人员、财务经理审核。董事长批准生效后，投产前下发给物流部、财务部、物资部执行。 备品备件采购计划由生产计划部长、技术部长、内务部长、物资部长、物流部长审核汇签。总经理或董事长批准生效后投产前下发给物流部、财务部费用审核一份、财务经理一份）。二、物资采购价格的形成l、钢材类价格 每批采购由物流部组织2人以上人员对市场进行查询价，形成三至五家比价单，由物流部长再次与商家洽谈。2、机电类等 外购件、标准件、电器类、超声波、客服备件、对正常执行前期采购的物资，物流经理依上批合同确定当批计划进行标价。 如价格出现浮动，物流部、电子商务应对通过市场调查、电话、网上查询等方式掌握市场行情；由物流经理再次组织相关人员与商家洽谈3、低值易耗品、工装卡具物资及生产设备检修所需物资采购，如焊条、砂轮片、车刀、钻头、割枪等、由物流部、生产计划部根据采购计划进行市场询价或电话询价，按同一品牌低价、择优选择。 4、氧气、氢气、混合气，一次性定价，签订常年供应合同，每月结算一次。液化气每月有物流部、生产计划部与供应商进行沟通当月价格。 5、对滤板、铸钢采购计划的编制应由各自的车间主任依据生产任务定额标准制定物资需求计划进行。对棕刚玉、黄糊精、燃料煤、铸钢用废钢，按计划不能一次采购到厂的，每批采购由生产部、物流部、共同查询确认当批价格确认单。 以上物资价格由生产计划部、物流部与商家洽谈形成价格并签字，财务部审核人员、财务经理审核签字，董事长批准后生效，财务部存档作为核销依据。 三、物资采购合同形成与审核流程： l、物流部长对合同的采购数量、规格型号、价格、计划到货时间、材质（或技术要求及质量标准）合同条款审核签字。 2、生产计划部对合同的计划数量、规格型号、材质（或技术要求及质量标准）、价格进行审查签字。 3、技术部门对合同的计划数量、规格型号、材质（或技术要求及质量标准）、价格进行审查签字。4、财务部审核人员、财务经理对合同的条款、价格、计划数量进行审核签字5、总经理批准后生效 四、物资采购资金使用计划、货款支付、报销流程 l、资金使用计划 物流部每周六根据生产进度编制下周物资采购的资金使用计划，生产计划部长、物流部长对生产进度、所需进厂材料、货款支付额度进行审核，财务部审核人员及财务经理对价格、挂账金额、合同、付款方式进行审核，董事长批准后，方可按计划付款。 2、借款流程 每次借款采购经办入填写借款单，物流部长进行付款额度审批财务部审核人员、财务经理对付款方式、挂账金额、付款金额审批一董事长批准。 3、报销流程 发票签字附入库单采购经办人-物流部长一保管员生产计划部长一财务部审核人员一财务经理董事长批准后方可入账。4、物流部要建立采购台帐，对每批材料采购的事项登记入帐，包括供应商信息、执行合同号、货款结算情况等。五、物资入、出库管理l、物流部依据采购计划进行物资采购，物资部依据计划对物资进行入库验收、合格材料出库。对超出采购计划的入库、出库,保管员有权拒绝。2、入库管理 物流部经办人填制入库单，物资部门应详细核对发票所载名称、规格型号、数量、质量与实物是否相符，必须标明生产设备的设备号，确认无误后可验收入库需提供材料质量证明的必须提供质量证明。入库单一式三联，物流经办人一物流部部长质检（生产部、经营部）-保管员-物资部主管与采购计划确认后签字确认。 对于货已到而发票未到的材料，须办理估价入库，待发票到达时用红字冲回估价入账，并办理正式入库单3、出库管理 材料发出时，由生产车间根据生产计划填制领料单，填制内容要全面、真实、准确，领料单用途要根据生产计划标注产品批号，作为归集成本费用的依据。 领料单一式二联，车间领料人一车间主任保管员。物资部主管与设备材料定额表核对后签字确认，超出预算或计划的用料物资部有权拒绝领料。六、产成品入、出库管理l、入库管理 车间成品生产完毕后，生产部门填制产成品入库单到仓库办理入库，产成品入库单一式三联，经办人生产部主管或车间主任一一保管员签字确认。2、出库管理 内务部、生产部需要出库产成品的，填制产成品领料单，内务部经办人一内务部门主管一一保管员一物资部主管签字确认。 产成品出厂经办人须提供有各部门签字、并财务盖章的出门证出厂。保卫人员只有见到盖有财务专用章并且有相关人员签字的出门证方可对车辆等运输货车检查放行。七、仓库管理 1、物资部要设立材料、产成品收、发、存明细账及暂收货台账，及时登记有关账簿。 要做到依据物资采购计划办理入出库手续，对于超计划入库、出库情况的保管员有权拒绝，并上报主管领导。做到见单入库，见单付货。严禁白条顶库现象，出入库手续不全有权拒绝付货。 2、企业应加强对已销产成品退货、返修制度的管理，建立完善的退货、返修审批制度，如有退货内务部应及时办理退货手续，以免出现账实不符现象。 3、因特殊原因，临时借用工具或材料，属生产用由生产部主管签批，不得带出公司大门以外，需带出或外单位借用时，按规定办理手续（注明用途、单位、经办入） 4、每月25日为财务部结账时间， 26前仓库将编制材料出库汇总表、送达财务。每月财务部门要与仓库核对帐项,要做到帐帐相符,帐物相符,查找出未达帐项。5、铸钢件、磁性衬板产品入库：铸钢件产品经公司质检人员检查合格后，由铸钢车间核算员办理入库。要写明名称、规格、型号、材质、重量，由铸钢车间核算员、公司质检人员、铸钢车间主任、库房主管签字确认后办理入库。入库的成品，存放在铸钢车间指定地点，由库房登记入账。磁性衬板产品经公司质检人员检查合格后，由铸钢车间核算员办理入库，要写明名称、规格、型号、材质、熏量，由铸钢车间核算员公司质检人员、；铸钢车间主任、库房主管签字确认后办理入库。入库的成品，存放在铸钢车间，由库房登记入账6、滤板、滤机产品入库：由滤板车间、滤机车间核算员办理入库。写明名称、型号、规格、数量、滤机的设备号，由相关车间主任、库房主管签字后，办理入库。入库手续办理完毕后，库房保管员当天将入库的备件、材料及成品输入金蝶财务软件账务的供应链，在账务软件系统中录入入库单，并在第二天上午将单据传递给财务部的成本会计。八、物资领料程序：领料环节是成本控制的关键点，特别是设备制作过程1、设备制作过程中的领料：设备制作过程中的领料按部件进行领料。在生产的前一天，由车间核算员根据每台设备的材料表填制领料单，领料单上标明领料日期、设备号、部件名称，领用数量、经办人，并经生产车间主任签字后，到库房办理领料。领料单后附部件明细，部件明细表上也要标明领料日期、设备号、材料名称，领用数量、材质、经办人、生产车伺主任签字。保管员根据设备材料表核对领用数量、设备号，在领料单上签字确认，并发放材料。对于滤机车间领用的滤板，也采用上述的领料方式进行，直接填写领料单，写明设备号，按成本对象归集录入供应链。滤板、铸钢车间的领料：根据生产计划，按定额办理领料。领料程序同设备领料。 2、备件领料：内务部人员存办理领料时，提供合同号到财务确认是否收到款项、是否为合同的标的物，财务确认相关事项后，在领料单上签字（往来会计确认是否收到款项、财务经理确认是否为合同的标的物）。仓库保管人员方可发货。领料单填写领料日期、合同号、备件名称、规格、数量、客户名称，由经办人、内务部部长、财务往来会计、财务经理、库房主管签字方可领出，杜绝不通过库房车间直接领出。 3、铸钢件的领料：由机加车间核算员填写领料单、机加主任签字后，到仓库办理领料手续。库管签字后，机加车间人员到铸钢产品存放处领料。4、整机出厂的库存商品出库：整机出厂环节至关重要。在出厂前要由安调部门出出具检查运行报告，签发合格证，合格后准予出厂。整机出厂时，在办理领料前，营销部门将原版的生产任务单复印件传给财务经理。整机领料单上写明合同号、设备号、规格、型号、数量、客户名称，随机赠送的备件名称、规格、型号、数量（成套赠送的注明套数）。由经办人、营销经理、财务经理、库房主管签字后，办理领料。备件发货不全，在装箱单上要注明，并将发货情况反馈给财务经理，财务经理在原版的生产任务单复印件明细上做好记录、存档。5、售后服务的领料办理A、对于整机发货时，未给客户发货的备件，领料时提供最初发货时的装箱单，按装箱单未领出的备件明细，由安调经理提出领料申请，客服经理在领料单上签字确认，办理领料。B、质保期内的备件领料：安调经理确认备件损坏原因，写出书面材料，说明损坏原因，经客服部核实确认，如需供方赔偿，由安调经理提出领料申请，由客服经理在领料单上签字，办理领料。C、质保期过后的领料，按备件销售程序办理。领料办理完毕后，库房保管员当天将出库的备件、材料、成品输入金蝶财务软件账务的供应链，在账务系统中录入领料单，按成本核算对象归集领料，并在第二天上午将单据传递给财务部的成本会计。成本会计在金蝶财务软件中导出领料情况，并与设备材料表比较，及时发现领料的不符点，并且与相关人员落实领料差异原因，实时监控每台设备的领料明细。九、特殊业务的处理（外协件）1、由铸钢车间直接发出的外协铸钢件，车间核算员要立即办理产品入库手续，库房主管及时将单据传至财务部成本会计处，由财务部开具销售发票（圣诺对耐磨销售），然后圣诺办理销售出库手续，耐磨办理铸钢件入库手续。然后由物流部经办人，在耐磨帐上办理外协件出库。财务帐内设置委托加工物资、委托加工费科目。2委托外单位加工的铸钢件，按原材料采购方式办理入库。从库房领用铸钢件进行委外加工时，由物流部经办人办理外协件出库，财务部按委托加工物资处理。 十、期末结算成本会计会同仓库主管每月对库存物资进行抽点，实时对库存进行监控，对盘亏、盘盈找出原因，对积压物质提出处理意见。 成本核算：财务结账时间为每月的25日，各部门要保证单据的及时传递 l、仓库主管在每月的26日的1