明源软件系统操作手册.doc

第 1 页 共 35 页 系统操作手册 第 2 页 共 35 页 目录 一 文档说明 4 二 操作清单 4 三 操作说明 5 1 目标成本 系统登录路径 成本管理 目标成本 目标成本 5 1 1目标成本编制 5 1 2目标成本调整 8 1 3目标成本结转 9 2 合约规划 系统登录路径 成本管理 目标成本 合约规划 11 3 合同登记 系统登录路径 成本管理 合同订立 合同登记 13 4 设计变更 系统登录路径 成本管理 合同执行 设计变更 16 4 1变更申报 16 4 2完工确认 19 5 现场签证 系统登录路径 成本管理 合同执行 合同变更 19 5 1签证申报 19 5 2完工确认 21 6 应付进度款 系统登录路径 成本管理 合同付款 应付进度款 22 7 月度资金计划 系统登录路径 成本管理 月度资金计划 资金计划审核 23 8 付款计划 付款申请 系统登录路径 成本管理 合同付款 付款计划 付款申请 24 9 付款登记 系统登录路径 成本管理 合同付款 付款登记 26 10 合同结算 系统登录路径 成本管理 合同执行 合同结算 30 11 动态成本监控 系统登录路径 成本管理 动态成本 动态成本监控 成本简报 32 第 3 页 共 35 页 12 库存结转 系统登录路径 成本管理 动态成本 库存结转 34 第 4 页 共 35 页 一 文档说明 本指引基于集团成本业务模型及各项目实际业务开展流程编写 目的在于统一规范 各项目上的系统业务操作 明确各岗位人员操作流程及所涉及模块 提升应用熟练度和 工作效率 二 操作清单 序号模块及功能点涉及部门及岗位 1 目标成本编制 调整 结转成本管理部 2 合约规划成本管理部 3 合同登记集团各业务部门 各项目工程部 项目公司 4 设计变更项目工程部 5 现场签证项目工程部 6 应付进度款 季度产值 成本管理部 7 月度资金计划资金管理部 8 付款申请集团各业务部门 各项目工程部 项目公司 9 付款登记财务管理部 10 合同结算成本管理部 采购管理部 11 动态成本监控成本管理部 12 库存结转成本管理部 第 5 页 共 35 页 三 操作说明 系统中红色项目为必填项 蓝色项目为选填项 普通字体项目允许为空 下文同 不再赘述 1 目标成本 系统登录路径 成本管理 目标成本 目标成本 1 1 目标成本编制 系统中进行方案版 施工图版的管理 目标成本 方案版 应在 总规划方 案设计 通过评审后后两周内完成编制 目标成本 施工图版 应在施工图通过评 审后 50 个工作日内完成编制 要求目标成本通过审批后 及时去分解合约规划 详见图解 1 目标成本 模块单 击 目标成本 2 选择项目 3 选择需要编辑的版本 4 点击编辑 第 6 页 共 35 页 5 在最末级科目上输入目 标成本金额 7 点击保存 6 上传合约规划分解方案 按照集团统一模板 一并 进行审核 注意 支持上传多个文档 8 发起审批 第 7 页 共 35 页 更多操作详解 注意 流程标题是自 动生成 请勿修改 9 录入发起说明 可备注审 批注意事项 10 选择发起人所在的岗位 注意 如果发起人有兼职岗 请选择所操作业务数据归属 的岗位 11 发起审批 审批通过 之后 该目标成本即生效 Excel 批量编制 可以先导出 Excel 然后在 office 中按照 导出文档中的说明规范批量 编辑目标成本 然后再导入 进系统 引入其他阶段版本 如果有 编辑 基准版 之前版本的 目标成本 可通过快速引入 其他阶段目标成本的基础上 进行二次编辑 提高编辑效 率 注意 其他版本的目标成本 需处于 已审核 状态 第 8 页 共 35 页 1 2 目标成本调整 依据动态成本月度分析会决议 组织编制目标成本 合约规划调整方案并审 核 调整的依据如下 产品配置变化 市场价格变动对目标成本影响 未来 1 个月合同预估对合约预算的影响 目标成本调整详见图解 2 选择项目 3 基准版 目标成本首次审批通过 之后 调整版会同步数据 后期涉 及到目标成本的调整 均在 调整 版 页签下进行操作 4 选择 目标调整 下 的 目标调整 1 点击 目标成本 第 9 页 共 35 页 1 3 目标成本结转 何时进行目标成本结转 该科目下已经签订合同 经过成本部分析和判断后 认为该科目下将有规划余 量 此时多出的规划余量即可以结转到其他科目使用的情况 详见图解 5 编写本次目标成本调整的 主题及调整原因说明 9 上传相关支撑性文档 允许上传多个文档 6 点击 新增 7 在弹出的页面勾 选本次需要调整的 科目 8 输入本次调整的金额 系 统会自动计算调整后规划余 量 注明调整原因 10 全部操作完成之后 点击保存 关闭退出 第 10 页 共 35 页 2 合约规划 系统登录路径 成本管理 目标成本 合约规划 何时进行合约规划编制 2 选择项目 3 目标成本结转 需在 调整版 页签下完成 5 点击 目标调整 下 的 目标结转 1 点击 目标成本 4 选择需要进行目标结 转的最末级科目 6 输入主题 选择转入科目 录 入调整金额 注明调整原因 保 存之后 发起审批 注意 可以重新选择 转出科目 如果调整金额为负数 则表 示转出科目实际为转入 可以通过 查看调整记录 进行历史记录查询 第 11 页 共 35 页 系统中进行方案版 施工图版的管理 合约规划 方案版 应在 目标成本 方案版 通过审核后两周内完成编制 合约规划 施工图版 应在 目标成本 施工 图版 通过审核后两周内完成编制 详见图解 1 目标成本 点 击 合约规划 菜 单 2 选择项目 3 点击最末级数字展开合 约规划 一般是 5 4 单击需要进行编辑的合 约规划 5 点击 规划调整 第 12 页 共 35 页 更多操作详解 注 销售费用 报建费用 设计费用合约规划时需细分子目 不漏项 因存在不可预测费 用 合约规划时咨询相关部分可增减一项不可预测费用 6 点击 编辑 之后进入可编辑状态 可以进行如下操作 修改合约规划名称 输入规划金额 在合约规划基础上新增子级合约规划 后 续操作同 调整合约规划顺序 调整合约规划父子级关系 百分之百分解付款计划 编辑完成之后 点击 保存 退出编辑 这一步做完之后 本科目下的合约规划即编辑 完成 同理可编辑其他科目下的合约规划 如果 公司科目设置 下已 经维护了合约规划模板 可通过 引入合约规划模板 快速编辑 可通过 批量编制合约规划 导出 excel 表进行批量编制 编 辑完成之后再进行导入覆盖 注意 excel 批量编制请注意导出 的 Excel 中的规范要求说明 第 13 页 共 35 页 3 合同登记 系统登录路径 成本管理 合同订立 合同登记 合同分类应用场景 预计合同 对于将签订 盖章的待审批合同 合同意向已确定 合同条款已洽谈 的合同 在系统中以 预计合同 进行登记并发起审批 已定合同 系统使用前已审批通过并签订的合同 需要补录到系统中 则以 已 定合同 进行登记 预计非合同 在项目过程中未通过合同签订所发生的项目成本费用 如营销费 报建报批费 税费等 为了体现项目的全成本 该类成本费用也需要在系统进行 管理 以非合同形式来登记 非合同分为预计与已定两种状态 处理流程与合同 相同 已定非合同 预计非合同审批通过后 直接转成已定非合同 详见图解 1 点击 合同订立 合同登记 菜 单 第 14 页 共 35 页 2 新增合同 预计合同 有合同文本 待审批的合同 多 数合同选该项 已定合同 有合同文本 且在线下已审批过 的合同 一般做补录数据使用 预计非合同 一般指无合同文本的开发费用 类 且缴费项待审批 已定非合同 一般指无合同文本的开发费用 类 且缴费项已审批 一般做补录数据使用 3 填写合同 非合同 基本信息 4 选择合同 非合同 对应的合约规划 5 选择经办人 6 点击 保存 第 15 页 共 35 页 7 点击 保存 后 在左侧选择页 签 付款条件 将合同的付款条 件进行分解 8 在左侧选择页签 相关文档 上传合同文档用于支撑合同审批 第 16 页 共 35 页 注 1 工程类合同 合同登记选择合同对应的合约规划时 同时须填写预估变更金额工程类合同 合同登记选择合同对应的合约规划时 同时须填写预估变更金额 预估变更金额 预估变更金额 合同额合同额 2 以便后期发生的工程变更 签证使用 以便后期发生的工程变更 签证使用 2 零星协议申请在软件外挂流程中执行申请审批 零星协议确认则在系统中选择合同登 零星协议申请在软件外挂流程中执行申请审批 零星协议确认则在系统中选择合同登 记新增预计合同 合同类型选择记新增预计合同 合同类型选择 零星协议类确认零星协议类确认 4 设计变更 系统登录路径 成本管理 合同执行 设计变更 4 1 变更申报 发起部门 项目工程部 设计变更原因 设计管理部 图纸错漏及优化 朗润营销 产品定位调整 开发报建部 政府要求 工程管理部 施工困难 其他设计变更申请 9 合同 非合同相关内容维护完成后 点击发起审批进入合同审批流程 第 17 页 共 35 页 详见图解 1 点击 合同执行 设计变更 菜 单 2 选择设计变更对应的项目 3 点击 新增 按钮 第 18 页 共 35 页 4 填写设计变更基本 信息 5 选择设计变更会涉及的 合同 具体操作见下图 6 选择项目 8 点击 加入到已选择合同列表 注意 此处可添加多条合同 9 选择 是否使用预估变更 如 果该合同有预估变更余额 默认使 用预估变更 10 点击 确定 7 找到相关合同 第 19 页 共 35 页 4 2 完工确认 工程设计变更明源软件上暂不执行完工金额确认 变更金额放后期一 并结算 5 现场签证 系统登录路径 成本管理 合同执行 合同变更 5 1 签证申报 发起部门 项目工程部 如何进行签证申报 详见图解 12 填写设计变更的其他信息 上传 设计变更申报文档 注意 信息尽量完善 1 选择 合同执行 合同变更 菜 单 2 选择项目 3 点击 新增 按钮 11 如果选择了多条合同 可以将设 计变更申报的金额拆分到相关合同上 13 信息确认无误后点击 发起审批 按钮进入 设计变更审批流程 第 20 页 共 35 页 5 2 签证完工金额确认 如何进行完工确认 详见图解 4 选择签证对应的合同 5 填写签证详细信息 6 选择 提出单位 并上传签证申报资料 7 选择 合约规划 8 选择 是否使用预估变更 并填写 变更申报对应金额 9 信息审核无误且上传签证附件后 点击 发起审批 进入签证申报流 程 第 21 页 共 35 页 第一种 单条变更完工确认 第二种 多条变更批量完工确认 5 填写 完工申报金额 1 点击 合同执行 合同变更 菜 单 7 信息填写无误后点击 发起审 批 按钮进入完工确认流程 2 选择 完工确认 页签 3 选择需要确认的变更记录 注意 可同时选择多条变更批量确认 4 点击 完工确认 按钮 6 填写 完工申报对应金 额 第 22 页 共 35 页 6 进度产值 系统登录路径 成本管理 合同付款 应付进度款 何时进行进度产值申报 成本管理部按季度录入进度产值 合同类别为 总包类 的合同需要进行进度 产值申报 详见图解 1 选择 合同付款 应付进度款 菜 单 2 选择对应合同 3 引入合同的付款条件 或直接新增应付进度款 6 信息填写无误后点击 发起审 批 按钮进入完工确认流程 5 逐条填写 完工申报对应金额 第 23 页 共 35 页 7 月度资金计划 系统登录路径 成本管理 月度资金计划 资金计划审核 本项由资金管理部操作 何时进行月度资金计划拍照 平衡合同付款计划需在资金管理部 25 日拍照前完成 包含土地类 设计类 报 批报建类 施工类合同 销售费用里有合同主体的 否则不纳入下月付款计划 财务费用 管理费用 销售费用里除去有合同主体的部分采用线下 按照 原有模板提报给财务管理部 如何进行月度资金计划拍照 平衡 审核 4 填写进度款支付比例 7 系统根据填写的上报金额 支付比例及扣款 情况自动计算本次应付进度参考金额 上报金额 进度款支付比例 扣款 5 填写上报金额 8 信息填写无误后点击 发起审批 按钮进入应付进度款审批流程 6 完善应付进度款信息 第 24 页 共 35 页 详见图解 8 付款计划 付款申请 系统登录路径 成本管理 合同付款 付款计划 付 款申请 何时进行付款计划平衡 平衡合同付款计划需在资金管理部 25 日拍照前完成 包含土地类 设计类 报 1 点击 月度资金计 划 资金计划审 核 2 选择组织机构和需要拍照付款计划的月份 注意 组织机构选择公司 不要到部门 选择的月份为需要付款的月份 比如付款 计划为 12 月 5 日 则月份选择 12 月份 3 点击 手动拍照 注意 手动拍照之后 可以在 更多操作 中导出 Excel 表 作为上会材料 在月度资金计 划平衡会进行资金平衡 注意 可以通过输入拍照时间 以及付款计划金额范围进行条 件查询 4 点击 编辑 注意 点击编辑之后 资金计划列表中 审核金额 一列处于可编辑状态 可以 输入审核金额 编辑完成之后点击右上角 的 保存 退出编辑 5 发起审批 第 25 页 共 35 页 批报建类 施工类合同 销售费用里有合同主体的 否则不纳入下月付款计划详见 图解 1 选择 合同付款 付款计 划 付款申请菜单 2 选择相关合同 3 如图 合同的付款条件已经 自动传递到付款计划列表中 4 点击 编辑 可修改付款计划 5 可以对付款计划进行修改 引入变更或者应付进度款 修改 已有付款计划信息 删除付款计划 编辑完成后点击保存 注意 要求百分百分解付款计划 第 26 页 共 35 页 9 付款登记 系统登录路径 成本管理 合同付款 付款登记 本项由财务 管理部操作 岗位职责 6 点击付款申请 7 申请类型根据资金计划审核情况系统自动判定 计划内 资金计划审核通过 计划外 资金计划审核未通过 选择对应的付款申请类型 8 填写其他付款信息 9 上传付款申请资料 10 点击 发起审批 按钮进入付款申请流程 第 27 页 共 35 页 付款登记时 出纳进行 付款 操作 会计进行 审核 操作 如何进行付款登记 详见图解 2 选择 合同付款 页签 1 点击 合同付款 付 款登记 3 点选需要进行付款登记的付款申请 4 点击 付款 5 选择票据类型 是否需要导凭证 否 还可维护票据编码 发票金额 入 账日期等信息 注意 如果想维护 收款银行 银 行帐号 需要到 供应商管理 模 块维护收款单位的供应商信息 6 根据付款申请新增一笔实付款明细 根据出纳实际付款金额可修改 金额 7 录入完信息后 点击保存 关 闭 第 28 页 共 35 页 特殊业务场景 1 取消付款登记 说明 实付款的单据已经审核完成 如果想取消付款登记 步骤如下 8 财务会计登录到 合同付 款 付款登记 下 9 切换到 实付款 查询 页签 10 选择 未审核实付款 视 图 注意 如想查询 已审核实付 款 可切换到 已审核 或 所有 视图 11 点选需要进行审核的单据 12 点击 审核 1 切换到 实付款 查询 页签 3 点选需要取消审核的单据 4 点击 取消审核 2 切换到 所有实付款 或者 已审核实付款 视图 5 切换到 合同付 款 页签 7 双击需要进行取 消操作的付款登记 8 在弹出的页面 实付 款单据列表 点击 更 多操作 删除 然后点击 确定 6 切换到 所有付款 申请 视图 第 29 页 共 35 页 特殊业务场景 2 支付驳回 财务不同意付款 则可进行支付驳回操作 步骤如下 10 合同结算 系统登录路径 成本管理 合同执行 合同结算 如何进行合同结算 详见图解 1 切换到 合同付 款 页签 3 点选需要进行支 付驳回的付款申请 4 点击 支付驳回 注意 支付驳回之后 该付款申请会在 付款登记模块消失 需要在 合同付款 付款申请 模块重新发起付款申请 2 切换到 所有付款申请 视 图 1 选择 合同执行 合同结算 菜 单 2 选择需要结算的合同 3 点击 新增 按钮 第 30 页 共 35 页 注意 目前系统支持三种结算方式 分别是 结算 指竣工后 对整个工程涉及的合同进行工程量清算 确定工程量 最终造价及合同 的应扣款 保修款的过程 工程类合同执行完成后 预结算工程师填写结算申请 发起结 算审批申请 进行最终的结算处理 准结算 为了尽可能准确地确定合同的工程造价 地产公司会委托第三方公司进行一次或 多次的预审 也叫外委审定 由于还不是最终的结算 所以称为 准结算 合同结算后 合同的动态成本就应当等于结算金额 这就可能导致结算前后合同的动态成本发生变化 系统在合同结算操作后 会自动为合同生成一笔变更 类型为 结算调整 用以记录这 个变化 阶段性结算 对于总包工程 由于工程内容较多 跨越时间段较长 地产公司为了管理方 便 往往是做完一个分项工程后马上对完成的内容进行结算 例如先结算土建部分 再结 算安装工程 之后结算园林工程 最终进行总结算 阶段结算主要是起记录作用 不会对 8 结算信息填写完成后 点击 保 存 按钮会出现 相关文档 页签 4 填写 合同总造价 5 选择 结算方式 6 点击 新增 增加扣款 7 选择合约规划 9 点击 上传 按钮上传结算资料 10 信息填写无误并上传结算资料后点击 发起审批 按钮进入合同结算审批流程 第 31 页 共 35 页 其它业务数据有任何影响 11 动态成本监控 系统登录路径 成本管理 动态成本 动态成本监控 成 本简报 何时进行动态成本月度分析 成本管理部每月 7 日进行月度动态成本汇报 是月度运营会组成部分 分析 成