公文写作 第一章 公文概述

公 文 写 作,人文学院二一一年九月,第一章 公文概述,第一节 公文的定义第二节 公文的起源和发展演变第三节 公文的类别第四节 公文的特点 第五节 公文的作用第六节 公文的文种,第一节 公文的定义,一、行政机关的公文定义 1993年11月23日国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法第一次对公文的定义问题做出明确的界定。,2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法再次沿用原有的表述，在第二条中明确规定： “行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书。”,二、党的机关的公文定义,1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例的第二条，对党的机关的公文定义问题做出界定： “党的机关的公文，是党的机关领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。”,上述定义可以归纳为三点：,一、指明了公文的形成性质。即公文产生于党政机关进行公务管理的过程之中；二、公文具有法定的权威性和特定效力；三、公文具有规范的体式（格式）。,四、公文的定义有广义、狭义之分,狭义的公文定义：我国现行的党政机关公文。广义的公文定义：“公文是各种法定的社会组织在处理公务的过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书。”,第二节 公文的起源与发展演变,一、先秦时期 1. 甲骨文：是最早的公务文书，记载殷代 王室的档案。其内容简要单一，一文一事。 2. 钟鼎文：记载商周时代的制度法令、文德武功 及贵族之间的商务活动。,河南安阳出土的甲骨文,钟鼎文（金文）,3.尚书：是我国最早出现的公文总 集（现仅存28篇）。把文章分为六种体式：典、谟、训、诰、誓、命。,“典”：用于记述典章制度。“谟”：是议政的策论。“训”：是进行教诲开导的论说文。“诰”：是进行训诫的文告。“誓”：是军队出征的誓词。“命”：是君主的命令和诏书。 这些文体，跟现代的命令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通报、报告等，都有一些近似之处。,二、秦朝时期,“抬头”、“用印”制度：李斯等人为了提高公文的办事效率和可靠程度，制定了“抬头”、“用印”等现在仍在沿用的制度，这标志着公文在当时已经相当成熟。 李斯的谏逐客书,三、汉朝时期,汉代的公文体式主要有书、议、策、论、疏、诏、制、敕、章、奏、表等等。,2.已有了大致固定的下行文和上行文的区分。皇帝对臣下使用的文体主要是诏、制、策、敕，臣下对皇上则主要用章、奏、表、议等。3.在表达和结构上，也有了一些相对固定的格式。,当时的公文还产生了一些流传后世的名篇，如贾谊的陈政事疏、论积贮疏，晁错的论贵粟疏，司马相如的上书谏猎等。,四、魏晋南北朝时期,（一）主要代表人物首推曹操、曹丕父子。曹操亲自动手写过不少公文，代表作有让县自明本志令、求贤令、慎行令、修学令等。,（二）曹丕的典论论文,“盖文章，经国之大业，不朽之盛事” 。 把文章体式分为“四科八体”，并指出它们各自的特点：“奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽”。其中的奏、议、书、论、铭、诔都是应用文，多数都可作为公文体式。只有后两种是文学作品的体裁。,五、唐宋时期,唐宋时代更是中国古代公文走向成熟的时期。 公文的名篇有魏徵的谏太宗十思疏、韩愈的论佛骨表、柳宗元的上枢密韩太尉书、欧阳修的朋党论，王安石的上仁宗皇帝言事书，苏轼的为政之宽严、乞校正陆贽奏议进御札子等，不胜枚举。,六、元明清时期,在应用文研究方面渐趋深入。 1.明代：吴纳的文章辨体、 徐师曾的文体明辨 2.清代：姚鼐的古文辞类纂、 刘熙载的艺概等。 这些论著对公文的各种体式论之甚详。,七、辛亥革命至解放前,（一）南京临时政府于1912年颁布了第一个现代公文程 式条例公文程式命令。（二）中国共产党成立后，也很快有了自己的公文体式。 1. 瞿秋白还于1931年起草了文件处理办法。 2. 1942年陕甘宁边区政府发布了新公文程式。,八、新中国成立以后,（一）党的机关公文： 1. 1950年4月至1954年8月，中央办公厅先后下发了关于统一文件纸形与格式的规定、关于规定党内文件的纸形与格式等问题的通知，规定凡各级党委的各种文件及印行的文件汇集、党内刊物，均一律使用16开纸，文字竖排，右侧装订，并写明出文机关的全衔及出文的年、月、日。,2. 1956年1月，中央办公厅颁发了关于党内文书改为横写、横排的通知。自此，党内文件由竖排改为横排，公文格式进一步规范和完善。,3. 1989年4月，依据国家技术监督局颁布的国家机关公文格式等三项国家标准，中央办公厅首次颁布了有关党内公文的规章中国共产党各级领导机关文件处理条例 (试行)，结合党的机关公文的特点，对文件种类和格式作了具体规定，明确党的文件主要种类为13种。,4. 1996年5月3日，中央办公厅正式颁布了中国共产党机关公文处理条例，文种确定为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。,（二）行政机关公文,1. 1951年9月，政务院首次颁布了公文处理暂行 办法，规定我国行政机关公文为7类12种。2. 1957年10月，国务院秘书厅又发布了关于对公文名称和体式的几点意见，对部分文种作了调整，但仍是7类12种。3. 1981年2月，国务院办公厅颁布了国家行政机关公文处理暂行办法，将行政机关公文的文种重新规定为9类15种。,4. 1987年2月，国务院办公厅颁发了国家行政机 关公文处理办法，正式规定行政机关公文的种 类为10类15种。5. 1993年11月，国务院办公厅又对这一办法进行 了修订，规定行政机关公文的种类为12类13种。,6. 年8月，国务院颁发了国家行 政机关公文处理办法，规定行政机关公 文的文种为13种：命令（令）、决定、公 告、通告、通知、通报、议案、报告、请 示、批复、意见、函、会议纪要等。这个 办法从2001年1月1日起施行。,第三节 公文的类别,一、按公文来源划分：1. 对外文件: 是指本机关拟制的向外单位发出的文件。,2.收来文件: 指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。 3. 内部文件 党政机关事业单位内部发行的文件。,二、按行文方向分,1. 上行文： 下级机关向所属上级机关报送 的公文。 如请示、报告等。,2. 下行文：,上级机关向下级机关下达的 公文。如命令、决定、意见、通知、通报、批复、会议纪要等。,3. 平行文： 同级（平级）或不相隶属的机关送交 的公文。如函、议案等。4. 广行文： 向社会或国内外公众发布公文。 如公告、通告等。,三、按公文送达和办理的时间要求分：,特急公文：内容特别紧急的公文，其办理 时限一般不超过24小时。紧急公文：指内容比较紧急的公文，其办 理时限一般不超过3日。一般公文：其办理时限不宜超过15日。,四、按公文秘密程度和阅读范围来 划分 ：,（一）秘密文件： 指内容涉及党和国家的秘密，需要 控制知密范围和知密对象的文件。分为： 绝 密、机密、秘密三种。,1. 绝密文件：,指涉及党和国家最核心的机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全利益遭受最为严重的损害。,2. 机密文件：,指涉及党和国家比较重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全利益遭受比较严重的损害。,3. 秘密文件：,指涉及党和国家重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全利益遭受损害。,（二)普通文件：,指无密可保，可供任何人阅看的文件 。,五、按公文的制发机关性质划分,（一）法律、法规文件： 指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章。 分为三种：法律文件、法令文件、行政法规与规章文件。,（二）行政文件：,指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件，如请示、报告、通知、意见等。,（三）党的文件：,指中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、工作和建设等活动。,六、按公文内容性质与作用来划分：,（一）指挥性公文： 指上级领导机关对下级机关 或群众发出的用以领导与指导工作的公文，如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。,（二）规范性公文：,指由机关、组织、社会团体依据法律、行政法规和及组织章程制定的，要求其成员在工作活动等方面严格遵守的行为规范，如各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等。,（三）报请性公文：,是下级机关向上级机关汇报工 作、反映情况、请示问题所使的陈述性、请求性公文，如报告、请示等。,（四）知照性公文：,指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文，如公报、公告、知照性通知、通报、函等。,（五）记录性公文：,指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文，如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。,第四节 公文的特点,一、制发主体的法定性 公文只能由党政机关和其他法定的机关制成和发布。其他任何非官方组织和个人都不得制作和向社会发布公文。 刑法第280条明确规定，对于伪造国家行政机关公文的，要依法追究刑事责任。,二、公文内容的权威性,公文是法定的国家机关协调运转的工具，是推动国家、集体公共事务的中介。一经制作发布，即具有法定的权威性和效力，与之有关的组织和个人必须必须认真遵照执行，任何组织和个人都不得违反。,三、结构模式的程式性,公文是“文有定体”，有明确规范的格式。公文的制作者必须在规范格式的范围内进行写作。公文不仅在结构上必须按规范的格式，在行款规格、内容项目的排列乃至用纸规格、印刷装订、字体选择、字号大小等方面都有固定的格式规范。,四、语言表达的特定性,（一）准确 “文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性和生动性。 ” （毛泽东工作方法六十条） “一字入公文，九牛拔不出”。,（二）明白,公文写作时要做到观点鲜明，叙述清晰，逻辑分明，结构严谨，论述周密；贵用直笔，忌用曲笔；要直接显露，不要拐弯抹角。,“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么。” 叶圣陶公文写得含糊草率的现象应当改变,（三）简洁,要用最简练的文字，表达尽可能丰富的内容。要做到以下几点： 1. 要在语言表达上认真推敲，反复锤炼，竭力删掉那些可有可无的字词句段，达到“句中无余字，篇内无赘语”的境界。,2. 在允许的情况下，适当运用简称。3. 适当运用一些文言词语和文言句式， 也可使公文的语言表达更简洁。,（四）庄重,公文用语必须庄重、郑重。在行文中要做到：必须注意运用规范的书面语言，少用或不用口头语和习惯用语；,2. 要使用现代汉语通用的标准语言，不用方言土语以及表意模糊的社会流行语。,3. 要做到避“虚”就“实”，多用陈述性、叙述性语言，忌用抒情性语言，尽量不用描述性语言。,4. 适当运用一些文言词语和文言句式， 使语言在趋于简练的同时，还可使 之庄重。,（五）生动,在写作公文时，要注意公文用语的时代感和节奏感，要做到声韵和谐、抑扬顿挫、节奏分明，多用双音节词。句式要富于变化、长句和短句、整句和散句要交替使用。努力增强语言的声律美和节奏美。,第五节 公文的作用,一、指挥管理作用 下级机关在工作中遇到问题，自己无法解决或无权解决时，需要向上级机关请求指示或请求批准，还必须定期或不定期地向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议。上级机关的意图则通过下行文下达。,二、沟通协调作用,公文中的公告、通告、通知、公报、通报、报告、请示和函等，都有交流信息的基本功能。交流信息一方面是上情下达或下情上达，另一方面是友邻单位互通情报。,很多工作，仅靠一个单位很难顺利完成，往往需要地区与地区、单位与单位、团体与团体之间，互相协商，互相帮助，这些都可以通过公文运行而起到沟通协调作用。,三、宣传教育作用,传达贯彻党和国家的方针政策是公文所负的重要任务。公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。这无疑就产生了宣传教育作用。,四、依据凭证作用,公文作为反映制发机关意图的文字凭证，具有行政效力。下行文，是下级机关开展工作的依据；上行文，是上级决策的依据；一个机关制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。,第六节 公文的文种,一、1996年5月3日，中央办公厅正式颁 布了 中国共产党机关公文处理条例，文 种确定为14种：决议、决定、指示、 意见、通知、通报、公报、报告、请示、 批复、条例、规定、函、会议纪要等。,年8月24日，国务院颁发了 国家行政机关公文处理办法，规定行 政机关公文的文种为13种：命令（令）、 决定、公告、通告、通知、通报、议案、 报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 综述之，名称相同的和不相同的均有 9 个，叠加后共 18个法定文种。,二、各类公文文种,（一）命令 发布法规、强制措施、任免嘉奖。 1. “公布令”：如中华人民共和国主席 令（第号）等。,2. “行政令”：用于发布某些重 大的行政措施和活动。如 国务院 关于在我国统一实行法定计量单位的 命令。,3. 用于任免、奖惩、特赦、戒严、部队宣布功过等事宜的“任免令”、“嘉奖令”、“戒严令”、和 “通令”等。,（二）决定,党政机关使用的下行文中的一种。用于对重大事项、重要问题或重大行动做出安排及决策。如中共中央、国务院、中央军委关于授予杨利伟同志“航天英雄”荣誉称号并颁发“航天功勋”奖章的决定。,（三）决议,党政机关使用的下行文的一种。用于经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。如中共中央关于建国以来党的若干历史问题的决议。,（四）指示,党政机关使用的下行文的一种。用于对于下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 如中共中央关于关心人民群众文化生活的指示。,（五）公告,党和国家高级机关使用的一种公布性的文件。用于向国内外