中小企业货币资金内部控制探析论文.doc

题 目 中小企业货币资金内部控制探析 论文摘要内部控制对于维护企业资产完整，保证会计信息和财务活动合理合法，实现企业经营目标有着重要的作用。货币资金是流动性最强、控制风险最高的一种资产，是中小企业生存和发展的基础，因而货币资金的内部控制显得尤为重要。货币资金的内部控制是指企业为了保证货币资金的安全、完整，保证货币资金收付业务的合理、合法和有效，保证货币资金收、付、存信息的真实、合法、完整而建立的各项控制政策与程序。当前, 我国不少中小企业货币资金内部控制存在财务人员职责划分不清、人员素质参差不齐、货币资金内部控制制度缺乏等一系列问题, 究其成因主要是企业对内控制度认识不到位、约束机制不完善、人员素质偏低等等。建立货币资金内部控制制度、加强监督制度是解决企业货币资金内部控制的有效措施。关键词：货币资金，内部控制，内部控制制度，监督制度目 录一、中小企业货币资金内部控制的内容及特点.4（一）中小企业货币资金内部控制的内容.4（二）中小企业货币资金内部控制的特点.4二、中小企业货币资金内部控制的目标.5三、中小企业货币资金内部控制存在的问题.5（一）内部控制制度不完善.5（二）企业管理层资金管理意识薄弱.6（三）会计人员素质不高.6（四）库存现金和银行存款的管理不规范.6四、中小企业加强货币资金内部控制的对策.6（一）建立健全企业货币资金内部控制制度并严格执行.6（二）加强企业管理决策者的资金管理意识，引进职业经理人.8（三）提高中小企业会计人员及其它相关人员的素质.8（四）加强对货币资金业务的监督检查力度.8五、结束语.9六、参考文献10中小企业货币资金内部控制探析企业的货币资金是单位流动性最强、控制风险最高的资产，是单位生存和发展的基础。货币资金的内部控制是指企业为了保证货币资金的安全、完整，保证货币资金收付业务的合理、合法和有效，保证货币资金收、付、存信息的真实、合法、完整而建立的各项控制政策与程序。完善的货币资金内部控制制度对实现企业货币资金开支的合理、合法和货币资金回收的安全可靠；防止贪污舞弊行为；保证资产的安全；保证会计资料的正确；满足生产和经营的需要等具有积极的促进作用。货币资金内部控制是企业最基本的和最重要的内部控制。所以，做好中小企业货币资金的管理，提高中小企业货币资金内部控制的效果，对中小企业的正常运转、经济效益的获得，以及其发展壮大可以说是至关重要的。一、中小企业货币资金内部控制的内容及特点（一）货币资金的定义及特点企业的货币资金是指资金循环周转中停留在货币形态的资金，是资产的重要组成部分，是流动性较强的一种资产，按货币资金的用途和存放地点的不同，分为库存现金、银行存款和其他货币资金。由于货币资金具有高度的流动性和较高的控制风险，单位在组织会计核算的过程中，加强货币资金的控制和核算，对于保障单位资产安全完整、提高资金周转速度和使用效益都具有重要意义。（二）货币资金内部控制制度的内容1、职责分工和职权分离制度货币资金收支应由出纳人员和会计人员分工负责、分别办理，职责分明、职权分离。应设置专职出纳员，负责货币资金的收支和保管、收支原始凭证的保管和签发、日记账的登记。会计不得兼任出纳；出纳不得兼任稽核、会计档案保管，不得兼管收入、费用、债权债务的账目登记工作。并且所有现金和银行存款的收付都必须通过经办会计在审核原始凭证无误后填制记账凭证，然后由出纳员检查所附原始凭证是否完整后办理收付款，并在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记。2、授权和批准制度所有货币资金的经济活动必须按权限进行调查批准。单位各级工作人员，必须经过授权和批准，才能对有关的经济业务进行处理，未经授权和批准，不允许接触这些业务，这一控制方式使某些事件在发生时久得到了控制。要规定各级管理人员的职责范围和业务处理权限，同时也要明确各级管理人员所承担的责任，使他们对自己的业务行为负责。3、内部记录和核对制度所有货币资金的经济业务必须按会计制度规定进行记录，并且各种收付款业务应集中到会计部门办理，任何部门不得擅自出具收款或付款凭证。经济业务进行记录时，必须采取一系列措施和方法，按照规定的程序办理货币资金支付业务，把好支付申请、支付审批、支付符合三道关，以保证会计记录的真实、及时和正确。出纳员要自觉进行经常性的对账工作，包括每日货币资金的账存数和实存数核对；每月银行日记账和银行对账单之间的核对，调节未达账项。如调节不符，应查明原因，及时处理。内审人员应负责收支凭证和账目的定期审计和现金的突击盘点及银行账的定期核对。4、严密的收支凭证和传递手续货币资金的收支事项，均应有一定的收支凭证和传递手续，使各项业务按正常渠道运行。每笔收款都要开票；每笔支出都应有单位负责人审批、会计主管审核、会计人员复核；尽可能使用转账结算，现金结算的款项应及时送存银行。二、中小企业货币资金内部控制的目标内部控制目标是企业管理当局建立健全内部控制的根本出发点。货币资金内部控制目标有四个：一是货币资金的安全性。通过良好的内部控制，确保企业库存现金安全，预防其被盗窃、诈骗和挪用。二是货币资金的完整性。即检查企业收到的货币资金在当期是否全部入账，预防私设“小金库”等侵占企业收入的违法行为的出现。三是货币资金的合法性。即检查货币资金取得、使用是否符合中国人民银行所颁布的现金管理条例的规定范围，办理各项收付手续是否完备。四是货币资金的效益性。即合理调度货币资金，使其发挥最大效益。三、中小企业货币资金内部控制存在的问题中小企业货币资金的管理出现混乱，除了自身的经营特点之外，更重要的是缺乏健全的内部控制制度。在实际工作中主要表现在以下几个方面：（一）内部控制制度不完善 1、会计出纳岗位职责不清在很多中小企业里，出纳除了现金收付、银行存款的存取等本职工作外，同时保管会计印章，有时会计也收取现金，一个人办理资金业务的全过程。甚至有的单位出于管理成本的考虑，一人身兼会计、出纳、保管员等数职。会计岗位职责不清，缺乏相互牵制机制，容易出现漏洞，资金安全得不到保障。2、企业内部报销审批制度不完善中小企业在实际工作中不按照授权审核程序、不在授权范围内审批、超越审批权限办理业务的现象比较普遍，使企业在管理方面形成了很多漏洞。这主要是由于中小企业机构小，往往是领导一个人说了算，“一支笔”审核主观随意性大，有的滥批人情款，使一些不合理、不合法的开支得到报销，使得企业的资金为个人买账。领导权力过于集中，其他人员的审核形同虚设，民主理财没能真正从制度上得到体现。3、有关会计人员做账时间不一致，导致登记入账不及时由于中小企业会计人员少，货币资金的业务流程没有按严格的程序办理。出纳人员与会计人员之间凭证的传递不及时，从而造成登记入账的时间不同，使得出纳与会计的现金和银行账核对不一致。（二）企业管理层资金管理意识薄弱中小企业的管理人员普遍存在着整体素质不高、对财务管理了解甚少、不清楚货币资金管理重要性的现象。尤其是小企业，企业的所有者总觉得钱是他们自己的，怎么管、怎么用都是自己的事，与国家的财经法纪无关。因此他们在对资金的筹集、使用和分配上都缺少了科学与合理性，从而使企业缺乏健全的货币资金管理制度，即使有也不能很好的执行，这样就使得企业的货币资金管理存在多漏洞。（三）会计人员素质不高中小企业的领导出于管理成本和自身利益的考虑，都会尽可能的选择自己的亲属来管理，特别是与资金相关的会计岗位，这样就造成了绝大多数会计人员是“半路出家”，没有经过系统的会计专业学习，有的甚至没有取得会计从业资格，从而导致所做的账糊里糊涂，别人根本无法看懂，会计资料乱、缺、脏现象严重。有的会计法规观念不强。违反财经纪律时有发生。（四）库存现金和银行存款的管理不规范中小企业普遍存在着不执行规定库存现金限额的现象，超限额留存现金，不及时送存银行的现象更是时有发生。例如，有些企业1000元以上乃至上万元的开支都用现金结算的现象比较常见；有的企业私设“小金库”，坐支现象普遍，而且现金内部盘点制度不能很好执行，这就给“白条”抵库、公款私存或挪用公款等违法行为的发生提供了机会。另外银行存款方面，企业不能严格遵守银行结算办法，对于应使用转账方式支付的款项，企业往往使用现金支付，违反相关规定。由于以上因素的影响，造成大部分中小企业货币资金的流动情况不实，会计人员从中舞弊、贪污、挪用资金现象严重，损害了企业的利益。所以只有搞好资金管理这个中心环节，采取科学合理的管理和控制措施，才能提高中小企业的经济效益，使其在市场经济中稳步发展。四、中小企业加强货币资金内部控制的对策（一）建立健全企业货币资金内部控制制度并严格执行1、建立不相容职务岗位分离制度不相容职务是指企业里某些相互关联的职务, 如果集中于一个人身上, 就会增加发生差错和舞弊的可能性, 或者增加了发生和舞弊以后进行掩饰的可能性。这是中小企业建立相互约束机制的基础。就会计部门来讲, 出纳和会计这两个职务, 不能由同一人担任, 即: 出纳只负责货币资金的收付、保管各种空白收据、支票、发票等, 不能兼任会计审核、会计档案保管和登记债权、债务、收支、费用等分类帐、总账的工作, 应该根据分工原则, 尽量地将涉及到现金的业务由不同的人员来完成, 避免只由一个人去办理货币资金业务的全过程。如果企业的确人手有限, 也应保证实行钱帐分管, 即管钱的不管帐, 管账的不管钱。此外, 中小企业还应该注意以下几种职务之间的分离: 授权批准职务与执行业务职务; 业务经办职务与财产保管职务; 财产保管职务与会计记录职务。2、建立授权审批制度, 各司其职, 杜绝一条龙作假的现象货币资金支出审批手续的规范化、制度化, 既可减少某些不必要的支出, 也可以防止侵吞和挪用行为发生。具体可以包括: 授权权限, 即审批人应当根据批准制度的规定,在授权范围内进行审批; 授权批准程序, 企业的有关部门或个人在用款时, 应当向审核人(会计主管) 提交支款申请书, 注明款项的金额、用途、支付方式等, 并应附有关的合同或送货清单、签验货证明等。审核人应对该申请的真实性、合法性进行审核, 并核实该笔业务的手续及相关单证是否齐备, 金额计算是否准确, 支付方式、支付单位是否妥当等,对不符合规定的支付申请, 审核人应当不予办理; 接下来,审批人(企业负责人) 应当对审核后的支付申请进行批复,最后交给出纳人员办理支付手续。当然, 在这一整个过程中, 必须要具备一个主要的前提, 那就是除了要建立不相容职务岗位分离制度以外, 还应当加强企业的内外部监控。3、合法地办理现金收支业务中小企业应该针对企业自身的特点和会计人员的设置情况, 对经济业务采取一系列措施和方法, 建立一套符合实际情况的资金收支业务流程, 以保证会计记录的真实性、完整性和正确性, 同时, 也使货币资金业务的会计处理更为程序化和规范化。收入货币资金的途径, 一是通过银行, 二是直接收取现金。由于通过银行收款的业务受到银行的直接监督, 起到了外部控制的作用, 客观上能够减少和堵住货币资金收入业务中的漏洞, 企业只需把重点放在银行票证的管理与银行的及时核对上, 就能有效地保护货币资金的安全。因此, 货币资金收入业务的内部控制制度设计, 主要是现金收入业务。一般情况下, 企业的现金收入主要靠销售货物取得现金和回收欠款取得现金。由销售货物取得现金, 多数是那些零星销售行为, 凡发生这类收现金的业务应该先由出纳开具收款凭证(收据或发票) , 再传递到会计那里加盖财务专用章, 出纳再根据收款凭证的顾客联收取现金。业务发生后, 收取的现金应于当日存入本企业的银行账户, 存单回执应由会计人员复核签字, 并附上收款凭证的入账联, 尽量在当天进行帐务处理。回收欠款业务也可以参照这个程序来办理, 总之, 就是要使开票和收款工作分离, 且不论采用什么方式收取现金, 在强调原始凭证作用的同时, 都必须充分利用账簿的功能, 按规定及时登记现金日记账和现金总分类账, 并加强两者之间的核对工作。目前, 许多企业办理财务开支大都先由企业负责人审批后, 再由会计审核记账, 我认为, 企业开支的原始凭证不合法、不规范、白条入帐、贪污挪用等违法会计行为屡禁不止, 一个很重要的原因就是这种“自上而下”的票据审批程序造成的。如果将这个程序的顺序调整一下, 先由会计人员对原始凭证的真实性、完整性、合法性进行审核, 再经企业负责人审查该笔开支是否与经营业务有关, 是否同意开支,变“事后监督”为“事前监督”, 这样才有利于发挥会计的监督职能, 及时有效地打击违法行为。4、 建立票据与印章的管理制度票据和印章的管理对一个企业来讲是货币资金业务得以正常进行的保证, 有了票据和印章, 就可以支配企业的货币资金运动。所以, 企业应当明确各种票据的购买、保管、领用、注销等环节的职责权限和程序, 并设置专门的登记簿进行记录: 购入票证时及时登记, 妥善保管; 详细登记用途; 领用时必须按编号顺序使用; 防止空白票据的遗失和被盗用。同时, 还要加强对银行预留印鉴的管理, 在实际操作中, 一般是由出纳保管空白支票和个人私章, 财务专用章由会计或其他授权人员保管。严禁只由一个人保管全套银行印鉴和空白票据。（二）加强企业管理决策者的资金管理意识，引进职业经理人企业的管理决策者是货币资金内部控制环境中的决定因素。管理决策者的领导风格、管理方式、知识水平等都直接影响货币资金内部控制执行的效果。因此，管理决策者本人应加强自身约束，提高自身素质。同时，由于中小企业发展的不成熟，职业经理人制度的不完善，两者的缺陷使得中小企业在与职业经理人“联姻”时存在着一定的困难，彼此合作缺乏信任，进一步造成了民主理财的实现困难。企业领导人应加强对企业的科学管理，建立并完善公司法规体系，完善会计岗位牵制与授权批准控制制度，为职业经理人的引进创设良好的环境。做到让职业经理人真正参与到企业管理中来，履行其实现资产保值增值的职责，使得货币资金得到有效管理。（三）提高中小企业会计人员及其它相关人员的素质企业的经营活动离不开人这个主体, 要保证货币资金的安全和运作畅顺,就必须保证货币资金业务岗位人员的素质。企业的会计人员必须要有会计从业资格证, 这是对从事会计工作人员的最起码的要求。对货币资金岗位的人员进行定期换岗。并应当鼓励会计人员多学习相关知识, 定期参加继续教育, 不断提高业务水平。另外，企业员工是货币资金内部控制的执行者，又是被控制的对象。因此，加强企业员工职业道德教育，提高企业员工职业道德水平，无疑是优化货币资金内部控制环境的一个重要方面。企业应以加强企业员工职业道德建设为契机，进一步培养企业员工职业道德，引导企业员工加强自我修养，提高专业胜任能力，促进企业员工整体素质的不断提高。（四）加强对货币资金业务的监督检查力度建立相应的内部审计制度, 是检查监督企业货币资金内部控制制度的一种特殊形式。它是企业内部经营活动和管理制度是否合理、合法和有效的独立评价机构, 在某种意义上讲也可以称为是对其他内部控制的再控制。中小企业出于管理成本的考虑, 一般不设置专门的内部审计部门, 所以中小企业的内部审计控制, 可以定期聘请注册会计师对企业的账目进行审核, 看是否存在错误和营私舞弊的现象。在日常的工作中, 应该加强以下两点的控制:1、对现金实行突击盘点据了解, 许多中小型企业只在年末(每年的12 月31 日)进行一次现金的定期盘点, 由出纳盘出现金的实存数额, 会计复核, 并与总帐的现金数额进行比较, 看二者是否一致,然后填制现金盘点表。中小企业的老板应该重视对现金的内部控制, 采取经常性的突击盘点, 并且增强会计人员的责任感, 把这件事情落实到位, 及时发现和处理现金收支保管中存在的问题。这样, 现金的安全才能得以保障。2、加强对银行日记账与银行对账单的核对, 同时对未达帐项的真实性进行核查在银行存款业务方面, 主要是由会计人员每月末对银行日记账和银行对账单进行核对, 并且应该在与银行对过账的前提下, 才出会计报表。如发现日记账与银行对账单的余额不相符, 应尽快查找不符原因, 并编制银行存款余额调节表。有的会计为了赶报表, 不认真核对日记账和银行对账单, 以为两者金额一致就没错了, 殊不知那些“有心的”出纳正利用了这点, 故意少记两笔金额相同的收支业务, 来达到贪污资金的目的。所以, 会计人员应对银行存款每一笔的收支都仔细审核, 弄清楚未达帐项的真实性, 避免银行存款长期未达, 防止循环入账,“拆东墙, 补西墙”的情况出现。除了以上谈到的两点以外, 在日常内部控制中, 中小企业的老板必须为货币资金的安全和完整提供一个良好