出差管理办法.docx

XXXX -行政规章制度 出差管理办法版 次：编 号：页 数：第 11 页，共 11 页改版日期：制定者：核 准 人：1.0 目的 为使本公司员工出差管理有序，特制定本办法。2.0 适用范围 本办法适用公司全体员工及各驻厂人员。3.0 权限与责任 3.1人力资源部负责本办法的制定，由权限主管审批，经批准后实施修改，废止亦同。 3.2 人力资源部负责本办法的解释及相关报销费用的合规性审批。4.0 定义4.1短期出差：员工因公务需要必须外出，超过一天且无法当日往返，经权责主管核准者视为出差，出差主要有国内、国外出差两种；4.2 国内出差：因公务需要，公司指派至中国境内的各省城市处理公务；4.3 国外出差：公司委派赴国外（含香港、澳门、台湾）处理公务的；4.4 公出：员工因公务需要必须外出，并于当日往返者称之为公出；4.5长期驻外：被公司派往深圳市以外的地点工作，连续25天/每月以上的。累计3个月以上的人员，在当地招聘人员及员工因个人原因提出调动不属于此范围。5.0 作业内容5.1 公出申请5.1.1 员工因公务需要，由申请人公出当日填报员工外出申请表由权限主管签核同意后外出5.1.2 公出人员如有需要使用公司车辆时应提前半天填报派车申请单向人力资源部申请，经人力资源部审批后于公出当天同员工外出申请表一并提交前台，前台应对公出人员实际出发、回来时间、车辆进出里程数进行登记签名。 5.1.3 公出人员交通工具原则以公交或其他大众运输工具为主，课级以下员工一般情况不得乘坐出租车，特殊情况下或公交等公共交通不便地区、须经部门主管同意方可，可预知的必要搭乘出租车者应事先备注于员工外出申请上，经得部门主管同意，总经办批准后方可报销。5.1.4 员工公出时超过用餐时间，午餐超过12:45，晚餐超过18:00经核实可申请误餐补助，标准如下：职务中餐补晚餐补出差员工1515 5.1.5 员工公出发生交通费时，应于公出后填写出差费用报销申请，申报公出/出差费用，如符合误餐补助时需附员工外出申请经部门主管、总经办、财务审批后报支；5.1.6 交通/误餐费报销按财务报销原则执行，一同外出的尽量由职级较高者或其中一人统一申请报销。5.1.7 公出时前往所在公司或单位提供就餐的，不得申报误餐费，乘坐公司交通工具时，不得申报交通费用。5.2 出差申请5.2.1 公司员工因公务需要出差的，应提前至少二天填报出差申请表，预先安排行程与费用预算及工作代理人，经部门主管审批，权责主管核准后方可出差。5.2.2 出差需要暂支的，凭出差申请填报暂支单报经部门主管、总经办、财务审批后领取费用。5.2.3 出差途中因生病或意外灾害、或工作需要，需取消、延时或改变行程等，应电话请示上级主管，核准后方可，否则产生费用自理，不享受公司出差的相关补助。5.2.4 未经核准或因私借故延长出差时间的，不予报销差旅费，视情节轻重予以惩处，严重者开除。5.3 出差报销原则 5.3.1 短程出差交通工具原则上以公交或其他大众运输工具为主； 5.3.2 一般情况下不得乘坐出租车，特殊情况或公交车不便地区经部门主管同意方可。 5.3.3 员工陪同高层主管出差时的交通工具与随行高层主管一样，越级乘飞机和因紧急公务必须改乘飞机者，须事前征得总经办同意方可。 5.3.4 如出差地区的公司、办事处或维修点备有宿舍，应优先在宿舍住宿，如出差地公司免费安排住宿及伙食的，不得另外申报相关补助。 5.3.5 出差人员应于出差返程后三个工作日内填报出差费用报销申请报销结算，并附有效签核之出差申请经部门主管、总经办、财务审批后方可。 5.3.6 一同出差几人的原则由其中一人申请报销，尽量由职级高者申请。 5.3.7 出差人员所提供的住宿发票必须与前台所订酒店名称相同并保证票据真实有效，如因个人原因遗失原始发票的或提供假发票者不予报销； 5.3.8 员工出差报销，应据实提供相关凭证，如发现有虚报不实者，除将所有虚报款项追回外，视情节轻重予以惩处，严重者开除； 5.3.9 出差人员出差返程当日15:00之前到达深圳者，应到公司报道，接洽相关工作，出差人员出差回公司后应在4小时之内到前台处登记，如有晚上返回人员，应于第二日上班4小时之内到前台处登记。 5.3.10 出差人员出差返程后根据公司需要视情况而定写出差报告，报部门主管和总经办。 5.3.11 出差人员在出差期间的膳食费将由人力资源部每月考勤表上备注出差天数，此膳食费将在发工资时一起发放。因出差在外考勤的不可控因素，出差在外期间产生的加班时间不可调休。5.4 国内出差费用标准5.4.1 国内出差人员交通标准：交通工具总经理/副总经理/总监/特助高级工程师、经理、副经理课长、组长、工程师其他火车/船动车/高铁飞机备注：1.原则上依以上职级使用交通工具，部门经理与副总可视出差事务的具体情况，结合人员出行的时间成本及各种交通工具的票价、餐费成本综合比较，决定性价比高的交通工具。 2.机票由人力资源部统一购买，申请者至少提前三天申请；其他票由个人自行购买，凭票报 3.因特殊情况需乘飞机者，部门负责人须注明原因并经副总经理核准后方可实施。5.4.2出差人员住宿及伙食补助标准：职务住宿标准膳食标准交通费用员工、班长、组装、助理工程师、职员、客服、工程师、高级工程师、商务/PM、课长、部门主管、副理、统一由前台订酒店50报备、按实际报销经理、总监及以上统一由前台订酒店80报备、按实际报销A.出差膳食补助：按以上标准进行核算，超标的部分自行承担；B.员工出差膳食就近节约原则，以达到节省高效的目的，餐费在当月考勤表内注明，并与当月工资一起发放。任何人不得超标，严格按照相膳食标准执行；C.出差膳食补助不足一天（13:00后回公司）的按半天执行；D.确因出差地区差异，远超补贴标准须补贴的，须书面呈总经办批准后，可适当补助；E.出差人员行程有变，当日返回的，膳食补贴按误餐标准执行；F.长期外驻人员补助根据实际情况标准可另立，在没有另立标准时按本办法标准实施；G.两人以上出差，副理级（含）以下人员，要求同住一间，经理级可住单间，同住以一人报销为准；H.住宿标准上述规定为上限标准，低于标准的按实际发生额报销；5.5 国外出差费用标准： 5.5.1 国外出差出境飞机以经济舱为主，如有同行客户，可根据实际需要报权责主管批准后实际安排，境外交通费以实际发生费用报销； 5.5.2 考虑国外出差存在消费差距大等因素，国外出差人员出差补助标准如下：职务住宿标准（元/天）出差膳食标准（元/天交通费台湾日本课长、组长、工程师级（含）以下按实报销240按实报销高级工程师、经理、副经理按时报销260按实报销总经理/副总经理/总监/特助按时报销280按实报销5.6长期驻外人员费用补贴5.6.1驻外与人员补贴标准职务级别外派补贴（含市内交通、通讯等杂费）餐费补贴（元/天）住房标准公司全体成员50020不超过当地租房平均水平20% 5.6.2相关说明 1）交通补贴：因公需要产生的各类交通费用凭发票（国税局监制）按实际报销，外派补贴后驻厂地区所产生的交通费用不可报销； 2）住房补贴： A、员工被派驻在外3个月以上，在同地点工作25天/每月以上的，应按本规定在当地租房，特殊情况须经总经办批准；B、公司可给予派驻在外的工作人员15天的找房期，项目负责人可以根据本规定并视具体情况，确定最高期限。15天内住宿费按差旅费住宿标准，凭票给予报销，超过找房期期限的自行解决住宿问题不可报销；C、初次外派人员可享有实际生活用品费用的60%(最高500/月）作为一次性安置补贴购买生活必备品，并凭发票报销；D、外派人员的租房费用凭票报销，原则上租房标准不可高于当地平均租房标准的20%，特殊情况由总经办批准。如员工个人原因造成租金超标，超额部分由员工个人承担。 E、外派人员租房产生的水、电、气等费用由个人承担；3）外派补贴（含市内交通、通讯及杂费等）：按照驻外人员补贴标准执行，补贴与当月工资一起发放。4）餐费补贴：外派人员餐费按20元/天的伙食标准补助，按实际出差工作天数补助，不再另行补贴误餐费等，此补贴与当月工资一起发放。5.7. 手机补助 公司特定人员配有公司手机号码，如发现没有使用指定号码，则将取消当事人使用权，不享受相应的手机费用补助。5.8 应酬费报销准则5.8.1 应客户/供应商要求来公司参观的，由经办部门邮件向总经办申请并抄送人办资源部，如需公司招待的应注明，并经权责主管核准后方可；5.8.2 公司为宣传企业形象，回馈客户需要赠送纪念品的需要由业务部门申请，写明申请原因/客户名称/数量等信息，经权责主管核准后方可。6.其它 6.1 以上至2016年9月5日起生效，如有不适用可向人力资源共享部提出，