办公设备管理规定.docx

办公设备管理规定 华置湖南规字2007第005号 1 目的 为实现公司办公设备的及时保障，保证公司各部门（项目部）的必要办公条件，提高公司办公自动化水平，合理配置办公设备，保证办公效率，并有利于节约开支、减少浪费、管理成本，特制定本管理规定。 2 适用范围 适用于公司办公设备的购置、维护、维修、更新及处置。工程物资和专项物资由专业部门制订相关管理制度,不适用本制度。 3 管理职责 人事行政部是公司办公设备的主控管理部门，负责公司各种办公设备的采购、仓储、建账、调配、维修、报废、日常管理、更新，负责各类办公耗材的采购和发放，负责办理设备领用借用手续，负责指导、检查各部门员工办公设备的使用情况。人事行政部应设专人（专职或兼职）负责上述工作，并对公司办公设备的正确使用、日常维护与保养负有直接责任。 公司各部门负责人对调拨给本部门使用和临时借用的办公设备负有管理责任，公司员工对调拨给本人使用或本人临时借用的办公设备负有保管责任。 4 办公设备分类 4.1 电子办公设备 4.1.1公用电子办公设备（空调、程控交换机、复印机、打印机、传真机、数码相机、碎纸机等）； 4.1.2专用电子办公设备（计算机、服务器、保险柜、专用仪器、工具等）； 4.2 非电子办公设备（家具、家电、物料用品等）； 5 工作程序 5.1 采购 5.1.1 人事行政部根据公司整体需求或部门需求，有计划地进行统一购置及配备，并根据各部门的人员变动情况和库存情况及时提出采购计划及预算,经总经理审批后执行。 5.1.2 对因各部门自行使用需添加的办公设备,由各部门提出采购申请,报部门经理、人事行政部经理及总经理审批后交人事行政部采购。 5.2 入库、验收 5.2.1 采购回来的办公设备须办理入库与验收手续。采购经手人、设备保管人及使用人根据采购计划核对设备的数量、品种、规格、型号等，人事行政部应分别按固定资产或低易品（低值易耗品）登记造册， 并对属固定资产的办公设备制作固定资产卡片。财务部根据会计核算原则入帐，电子办公设备应在外观允许的范围内尽量贴示设备标签，注明编号、购买日期、使用部门等基本情况。 5.3 领用 公司办公设备按部门和人员管理，公用办公设备由人事行政部或指定人员（专职或兼职）监督并管理，专用办公设备由部门经理或实际使用人员领用，领用该设备的人员作为设备责任人对所使用的设备负责；除特殊情况外，设备责任人在本部内发生工作调动时，电子办公设备不进行重新调配，责任人领用办公设备需填写办公设备领用登记表，写明详细配置，并签字确认。如设备发生损坏或丢失，由设备责任人承担相应责任。 5.4 维护、维修 公司办公区域内使用的各类设备，由人事行政部负责联系定期维护和维修事宜,使用者应做好日常维护，出现故障时不得擅自处理。 5.5 盘点 人事行政部应对所有的办公设备登记造册, 建立公司办公设备管理台帐，并于每年年底定期组织设备盘点工作,并与财务部、使用人三方核对，核查在册数据是否真实准确。 5.6 处置 经检查确认已无法使用的各类设备，可进行报废处理。由人事行政部提出处置书面申请，列出明细清单，报上级主管领导审批，处置结果由财务部备案。 6 办公设备的日常管理 6.1 空调 6.1.1空调的使用应本着节约能源、合理使用为原则。 6.1.2独立办公区室的空调器由使用人自行管理，外出办事时须关闭空调。 6.1.3各会议的空调器由开会或使用的人员负责开放，会议结束时务必及时关闭空调。 6.1.4前台文员在每天下班前需定期检查各区间的空调使用情况，有人员在使用时需及时提醒，下班最后一个离开公司的人员也需对各场所的电器及空调使用情况进行检查。 6.2 传真机 6.2.1置于公司前台接待区，由前台负责监管。 6.2.2外来的传真件，由前台负责做传真登记，有指定收件人的直接请收件人签收；没有收件人的，由前台交人事行政部负责人确定收件部门或人员，再通知签收并处理。 6.2.3员工发传真时，需做传真登记，填写传真号码、收件单位、收件人、主要内容、页数等内容，并由部门负责人审批，发送传真需使用公司统一的传真封面。 6.2.4员工不得利用公司传真机收发私人文件，违反此规定者，一次罚款20元；若实有需求可向人事行政部和部门经理提出个人申请,并获批准后方可发送。如发送传真页数或次数较多，公司会参考市场价收取相应的费用，收取费用进入员工活动经费。 6.3 打印机 6.3.1各部门专用打印机置于各部门办公区域使用。 6.3.2打印纸的存放应分为新纸和已用纸两类，除对外正式文件外，公司内部文件的纸张一律采用双面使用，原则上打印非正式文件先用已单面使用的旧纸。 6.3.3员工不得利用公司打印机打印私人文件，违反此规定者一次罚款20元；若实有需求可向人事行政部和部门经理提出个人申请，并获批准后方可打印。如打印页数或次数较多，公司会参考市场价收取相应的费用，收取费用进入员工活动经费。 6.4 复印机 6.4.1 复印纸的存放应分为新纸和已用纸两类，除对外正式文件外，公司内部文件使用双面复印（或废纸再次利用）。 6.4.2员工不得利用公司复印机复印私人文件，违反此规定者一次罚款20元；若实有需求可向人事行政部提出个人申请，并获批准后方可复印。如发送复印页数或次数较多，公司会参考市场价收取相应的费用，收取费用进入员工活动经费。 6.5 计算机 6.5.1硬件管理 a)公司个人电脑的资产管理由人事行政部负责安排，所有电脑软硬件的采购及使用需经公司人事行政部的审核，由人事行政部联系特约维修单位负责日常维护及修理。 b)为便于对公司固定资产的管理, 公司员工在电脑分配上需服从人事行政部分配，在整机或配件需要更换时需向人事行政部提交申请，变更电脑配置。 c)除人事行政部IT工程师外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机及相关设备。 6.5.2软件管理 a)任何计算机需要安装专业软件时，由使用人提出安装专业软件申请，经部门负责人及人事行政部同意后，由人事行政部指定专人负责安装； b)所有计算机不得安装游戏软件； c)计算机关键数据由人事行政部定期安排备份，备份光盘或其他存储设备，数据根据级别进行保管；个人级别数据由个人负责数据保管，部门级别数据由部门资料员进行保管，公司级别数据由人事行政部档案专员进行保管； d)公司员工在公司工作期间的所有业务电子文档所有权及知识产权归公司，任何人在离开公司时，在本部门工作交接中应提交这部分文档。 6.5.3互联网使用 a)公司互联网是用来为公司的利益服务的，用于从事与公司经营有关的活动:包括传送信息给客户、关联单位、个人以及搜集各种与公司业务相关的信息资料等。 b)员工在互联网上交流的时候，使用公司指定的网址，员工所有的交流代表了公司的企业形象，因此，员工必须遵守公司的行为准则以及公司的商业机密保护规定。 c)利用公司的网络来发送电子邮件、传送文件和其他任何活动都不具有个人保密性,员工不想公开的信息都不应通过互联网传送。 6.5.4 计算机安全 a)对于联网的计算机，任何人在未经人事行政部同意的情况下，不得向计算机网络服务器拷入软件或文档. b)公司员工使用外来软件或其它电脑配套设备需经人事行政部指定专人检测许可后才能使用； c)计算机使用人在每日下班离开前应退出系统并关机，任何人未经保管人同意，不得使用他人电脑。 d)员工的个人电脑的密码应定期更换；e)由人事行政部指定专人负责公司范围内所有计算机的病毒防护措施工作。 f)由人事行政部IT工程师起草防病毒作业计划（含检测周期、时间、方式、工具、责任人），报部门经理审批后执行。 g)由人事行政部行政主管负责对防病毒措施的落实情况进行监督。 6.5.5计算机硬件保护及保养 a)IT工程师在拆卸计算机时，必须采取必要的技术与安全措施，在作业完成后或准备离开时，必须将所拆卸的复原。 b)各部门负责人认真落实所辖计算机及配套设备的使用和保养责任，各部门负责人须采取必要措施，确保所用计算机的外设始终处于整洁和良好的状态。 c)对于关键的计算机设备应配备继电保护电源。 d)员工对计算机的使用、清洁、保养负直接责任，部门负责人负责协助人事行政部进行检查，人事行政部定期检查，及时发现和解决问题。 6.5.6罚则 a)由于电脑设备已成为办公中必不可少的工具，因此，公司将电脑的管理纳入对个人及部门经理的考核范围。 b)凡违反以下规定的员工，人事行政部将对当事人及直接领导人给予行政及经济处罚（最低为50元，不设上限）： 私自安装、拆卸及更换电脑配件； 私自安装和使用与工作无关的软件或游戏； 长时间离开却未退出系统或关机； 计算机设备使用人移交信息没有及时通知人事行政部登记；擅自使用他人电脑或外设造成不良影响。 c)由于违章作业、保管不当、擅自安装、使用硬件和电气装置，造成硬件的损失或丢失的，由当事人按原价或加倍赔偿。 d)人事行政部IT工程师对公司电脑系统的保密工作未能尽到职责的，将根据给公司造成的损失与情节轻重追究有关人员的各项责任。 6.6 其他专用设备 6.6.1其他专用设备由使用部门委派专人负责使用。 6.6.2使用部门制定标准的操作规程，使用人员必须按操作规程使用。 6.6.3为设备提供规定专业环境，并保持设备外观及环境的清洁。 6.6.4随时监测设备的各项性能指标，保证安全正常使用。 6.6.5及时反映设备故障，由使用部门协助人事行政部安排维