第二章-会展服务业管理.ppt

1 第2章会展服务业管理 教学目的与要求 了解会展服务业的起源与发展 认识我国会展业的发展现状 掌握会展企业的组织结构与运营管理 会展项目管理与现场管理 熟悉会展服务业管理研究的内容 重点 会展企业的组织结构与运营管理 会展项目管理与现场管理 会展服务业管理研究的内容 2 本章内容2 1会展服务业管理概述2 1 1会展服务业的起源与发展2 1 2我国的会展业2 1 3会展服务业管理研究的内容2 2会展服务业的组织结构与运营管理2 2 1会展企业的组织结构模型2 2 2会展企业的组织部门设计2 2 3会展企业的运营管理2 3会展服务业的项目与现场管理2 3 1会展项目管理2 3 2会展现场管理 3 思考 会展服务业是什么 包含什么 可否举出例子 第2章会展服务业管理 4 2 1会展服务业管理概述2 1 1会展服务业的起源与发展 展览的产生发展过程可分为 原始 古代 近代和现代4个阶段 1851年万国工业大会在英国伦敦举办 是世界上第一个真正具有国际规模的展览会 西方世界把它看做是第一个世界博览会 5 2 1 2我国的会展业我国的会展业正式发展始于改革开放 1993年5月3日中国成为国际展览局第46个正式成员国后 飞速发展 1 我国会展业的发展现状 1 举办展会的数量 收入持续增加 2 会展的国际化 专业化程度不断深入 3 会展场馆大规模增长 统计显示 目前中国经济贸易展览会总量和专业展馆数量均居世界第二 亚洲第一 每年经贸类展会约3000个 展览面积达8000万平方米左右 截至2012年底全国已拥有5000平方米以上会展场馆316个 可供展览面积1237万平方米 4 会展业竞争加剧 6 知名会展了解世博会 世界博览会 又称国际博览会及万国博览会 广交会 中国进出口商品交易会 创办于1957年春季 每年春秋两季在广州举办 是中国目前历史最长 层次最高 规模最大 商品种类最全 到会客商最多 成交效果最好的综合性国际贸易盛会 京交会 中国 北京 国际服务贸易交易会 2012年起每年5月28日在北京举行 由商务部和北京市人民政府共同主办的 全球唯一一个国家级 国际性 综合型的服务贸易平台 中国夏季达沃斯 大连 天津为指定承办城市 7 2 布局背景 三大产业带 1 北产业带 北产业带是以北京为中心 以天津 青岛 大连 沈阳 长春为重点的会展产业带 2 东产业带 东产业带是以上海为中心 以南京 杭州 宁波 义乌 常州 绍兴等城市为依托的新兴会展产业带 3 南产业带 南产业带是以广州 香港地区为中心 以广交会为助推器 以深圳 珠海 厦门 汕头 东莞 顺德等城市群的兴起而形成的国际化和现代化程度较高的珠江三角洲会展产业带 3 管理体制背景 多层次 多渠道的会展审批制度对会展业的管理 我国政府沿用的是会展审批制度和程序 涉及的审批与管理机构包括中国国际贸易促进会 商务部 科技部以及会展举办地的政府部门 这样 就形成了从中央政府 地方政府到行业主管部门的多层次 多渠道的审批管理格局 8 2 1 3会展服务业管理研究的内容1 会展的概念和分类 1 会展的概念 会展英文简作MICE 国际上所讲的会展业 MICEindustry 包含 会议 meeting 奖励旅游 IncentiveTourism 协会 团体组织会议 convention 展览 exhibition 另外一种定义是 会展包括会议和展览两个方面 会议侧重在信息交换 可以是经济行为 也可以是政治行为 科技行为 而展览侧重在产品展示和技术交流 主要是一种经济行为 9 2 会展分类 按照MICE的定义 会展由会议 展览 奖励旅游三个部分构成 会展从字面上可以分成两大类 一是会议 一是展览 会议的种类 会议大致可以分成企业界会议和非企业界会议 企业界会议包括产品发布会 奖励性质的会议 展览中的会议 业务会议 教育训练及营销会议 非企业界的会议包括政府组织的会议和非政府组织的会议 展览的类型 从性质上分 展览有贸易和消费两种 从内容上分 展览有综合展览和专业展览两类 从规模上分 展会有国际 国家 地区 地方展 以及单个公司的独家展 从时间上划分 有定期和不定期展 按照场地位置分 展览分室内展和室外展 10 常见的会议类型大会 一个协会 俱乐部 组织或公司的正式全体集会 通常是定期举行 也有一定的程序 定期性会议 在某种专业 文化 宗教或其它领域的定期会议 规模大 通常会有特定主题 此类会议为每年 两年或多年举办一次 会期为数天 并有分组讨论 工商界会议 工商界的大型全国会议甚至是国际集会 包括研讨 甚至有展览活动 报告会 通常有一位专家来演讲或作报告 座谈会 针对专门问题的讨论和座谈 有一位主持人来主持 进修会 有训练学习的目的 与会者要注册 有时要付费 论坛 为了对共同有兴趣的某一主题公开讨论的讨论会 与会者身份首先均要被认可 专题研讨会 某一领域的一些专家集会 就某一特定主题请专家发表论文 并共同讨论 11 2 会展管理研究的内容 1 会展场馆管理 会展场馆管理的重要内容包括会展服务设施管理 展区管理和会展现场管理工作 展会组织者 参展商 2 会展项目管理 会展项目管理是指以会议和展览为中心 进行项目管理和执行 3 会展营销管理 吸引参展商 吸引专业观众 4 会展财务管理 会展财务管理包括财务预算 财务支出 财务结算和经济效益评估等几个环节 5 会展物流管理 6 会展人力资源管理 7 会展客户关系管理 收集客户信息 发现市场机遇 制定客户方案 实施定制服务 实现互动反馈 追踪需求变化 评估活动绩效 改善客户关系等 8 会展电子商务管理 12 2 2会展服务业的组织结构与运营管理2 2 1会展企业的组织结构模型 P 41常见三种模型 图 组织结构模型是指组织中相对稳定和规范的工作关系模式 如工作任务如何分工 配合等 梅江会展中心为例2 2 2会展企业的组织部门设计1 策划部 企业策划和展出策划 P 44图 展览策划规划程序 2 业务部 宣传 招徕参展商 创造业绩3 市场部 新闻宣传 广告策划实施 协调各社会团体或政府关系等4 信息部 通讯 网络数据 信息系统 应用软件及办公电脑等5 会务部 展台准备工作 展中 展台后续工作等6 工程部 财务部 人力资源部 保安部 项目合作部 13 14 2 2 3会展企业的运营管理1 会展企业运营管理的特点 1 市场化程度高 各个环节完全按照市场化调节来运作 2 专业化程度高 3 经营开放性强 4 注重协同发展 会展企业的主要经营业务 展会实现的是资源在短期内的集聚效应 同时 据数据分析 会展业对经济发展的拉动效应约为1 92 会展企业的经营管理可分为日常经营管理和会展现场管理 1 硬件设施管理 2 信息资源管理 3 市场管理等 会展业直接收益场租费 搭建费等 间接带动商业购物 餐饮 住宿 娱乐 交通 通讯 广告 旅游 印刷等数10个行业的发展 15 3 会展企业运营管理的业务流程 1 展前阶段 调研 创意 策划 实施它主要包括下列服务 国内外合作单位 代表处 代理公司的服务工作 摊位搭建 摊位设计 技术规定和技术指南 道具 家具出租 其他摊位服务 2 展中阶段 协调参展商和观展者的接待 开闭幕式和宴会的安排等 3 展后阶段 会议流程图相关链接会议接待服务表会议 展览 合同 P 49 16 2 3会展服务业的项目与现场管理2 3 1会展项目管理1 项目管理及特征项目管理 就是在特定的组织环境中 为有效实现项目的特定目标而制订的一整套原则 方法 辅助手段和技巧 项目管理主要具有以下几个特征 1 复杂性 2 创造性 3 专业性2 会展项目管理过程 17 1 会展项目启动 会展项目调研 会展项目构思 会展项目立项 UFI了解 2 会展项目规划 制定会展项目计划 实施项目分解设计 3 会展项目执行 会展项目控制 会展项目调整 4 会展项目结束 展会结束总结 展会效益评估 展会信息反馈 18 UFI 全球展览业协会 是国际展览业内最重要的国际性组织 截至目前 UFI共有来自全球83个国家和地区的约650名会员 亚洲地区会员数达224个 其中包括中国大陆的87个 对国际性展会进行权威认证是国际展览联盟的核心任务 经UFI认可的展会是高品质贸易展览会的标志 展览会举办公司只有在其举办的展会至少有一个被国际展览联盟认可后才有可能被接受为正式会员 一个展会要想获得其认证 其服务 质量 知名度皆要求达到一定的标准 国际展览联盟对申请加入的展览会的规模 办展历史 国外参展商比例 国外观众的比例等都有极严格的要求 国际展览联盟规定的注册标准为 作为国际性展会至少已连续举办3次以上 至少要有2万平方米的展出面积 20 的国外参展商 4 的海外观众 19 2 3 2会展现场管理1 会展现场管理的主要内容 1 观众登记和入场管理 2 展览会现场广告管理 3 参展商行为管理 4 安全管理 5 交通 物流管理 6 餐饮管理 7 证件管理 8 参展商和观众投诉处理 9 新闻管理 20 2 3 2会展现场管理2 布展和撤展管理概括而言 完整的展览会现场工作包括布展 开展和撤展3个阶段 1 布展管理 布展工作一般在展览会开幕前几天举行 时间长短依展览会的不同规模和主题而定 2 撤展管理 展览会闭幕标志着一届展览会正式结束 3 配套服务管理 在布展和撤展期间 展览会主办单位应该为参展商 往往还包括一些媒体记者 提供相关配套服务 如出门证管理 餐饮服务 保安服务和消防管理等 21 2 3 2会展现场管理3 运输代理商管理 1 展品运输代理的工作内容 2 对运输商的现场管理4 专业观众管理与现场服务 1 专业观众入场的