租船部作业指导书.doc

LYGZY/CD/W01 2008年4月8日第二次修改租船部作业指导书1、 目的制定租船部作业指导书旨在规范本部门各岗位人员的作业行为，使之满足顾客需求及所适用法律、法规的要求。2、 使用范围本作业指导书适用于公司对租船部所有人员的管理。3、 质量目标见各年度质量目标分解各部门质量目标见市场营销部指导书以及操作部指导书4、 结构组成本作业指导书由两部分组成，分别为市场营销部指导书，操作部指导书。第一部分 市场营销部指导书1、 目的制定市场营销部作业指导书旨在规范本部门各岗位人员的作业行为，使之满足顾客需求及所适用法律、法规的要求。2、 使用范围本作业指导书适用于公司对市场营销部所有人员的管理。3、 质量目标顾客有效投诉少于6次每年合同履行率不低于97%每年每年损失金额达到$10，000.00的商务事故不高于1次，杜绝重大商务事故。4、 市场部工作职责4.1、 部门职责4.1.1、负责进出口散杂货的租船、订舱,协助操作部催收运费，在授权范围内代表公司对外签订货物承运合同，并根据合同条款规定的权利和义务，要求其他部门共同配合履行合同。4.1.2、负责对货主单位及船公司进行正常的业务走访，建立密切的业务关系，促进公司租船、订舱业务的巩固和发展。4.1.3、根据收集和了解到的货主、船公司及竞争者的相关市场信息，根据海运市场的变化，相应调整运价策略。授权范围外应及时向部门领导汇报并给出个人意见和建议。4.1.4、负责建立健全和管理好租船合同和单船业务档案4.1.5、负责保管业务往来的函电和各种原始资料4.1.6、根据公司的安排，进行相关的业务学习与培训及新员工的培养。4.2、 部门经理职责4.2.1、在总经理及分管副总经理的领导下，负责公司质量体系在本部门的建立、实施和保持。4.2.2、严格遵守国家法律法规，领导本部门人员完成公司下达的各项计划指标，对本部门员工的绩效进行考核、对本部门的工作全面负责。4.2.3、参加公司的各种会议，及时传达公司的决议和决定。4.2.4、负责本部门人员的思想政治工作及与外部门的沟通与协调。4.2.5、负责复核部门人员起草的货物承运合同，在授权范围内鉴定货物承运合同，对授权范围外重大合同的签定需给出部门的意见和建议，由公司的分管领导签发。4.2.6、督促部门员工按照所签定合同的要求履行合同，合同涉及到其他部门的，需协调好和其他部门的业务交接，保证合同的全面履行。4.2.7、负责部门财务收入和费用支出的审查工作。4.2.8、对公司下达的业务指标需做出完成方案并进行分解，并根据公司的要求，对部门业务指标的完成情况进行统计，因为市场的变化导致业务指标达不到完成进度的要及时总结出原因，并在年中提出指标修改申请并说明理由/原因。4.2.9、对部门的人员编制及安排给出参考意见和要求，对部门人员的业务学习和培训做出计划和安排，并负责对新员工进行培养和储备。4.2.10、完成公司领导交办的其他各项临时性工作。4.3、航线主管工作职责4.3.1、严格遵守国家法律法规以及公司的规章制度、质量体系的要求及部门内部的规定。4.3.2、主动配合部门经理的工作及与外部门的协调工作。4.3.3、负责与所管辖的航线的船东保持联系，洽谈价格，并及时反馈市场信息。4.3.4、负责与各货主单位的业务联系，根据航线船期承揽货物，在授权范围内签订货物承运合同。4.3.5、负责将班轮航线的船舶安排信息及时通知给各货主单位，将货源情况及时反馈给船东。4.3.6、负责与货主运费结算，催收运费。4.3.7、负责对货主及船东的走访，听取意见和建议，并将收集到的市场信息，及时报告部门经理。4.3.8、航次结束后对航次档案及时整理归档。4.3.9、完成领导交办的其他各项临时性工作。4.4、 揽货员工作职责4.4.1、严格遵守国家法律法规及公司的规章制度和质量体系的要求及部门内部的规定。4.4.2、积极配合航线主管工作。4.4.3、按要求与客户联系，根据公司的合同格式样本制订货物承运合同。4.4.4、根据货物承运合同，协助操作部督促货主根据合同规定的受载期及时将货物集港。4.4.5、协助催收海运费。4.4.6、完成部门经理及航线经理交办的其他各项临时性工作。5、操作要求 5.1、与航线船东及其他对航线货物有派船意向的船东保持密切联系，了解航线船舶的安排情况，对各航线的船期及挂靠港口进行汇总，制作中源船代船期表（附件1），以书面方式发送给相关货主及货运代理； 5.2、对已经安排并已经确定的船舶，及时通知船代部和操作部有关信息，如果航次有变化或取消，应及时书面通知有关方。 5.3、负责与货主、货代的业务联系，了解航线货物的货源情况，并及时反馈给航线船东和其他有意向的船东； 5.4、注意收集其他竞争船公司的船期安排及运价水平，货主、货代反馈的有用信息和要求，以及对该航线将来市场货源情况的分析及竞争船东的航次安排，及时报给班轮航线的船东参考，并说服与我司合作的船东根据市场的变化及竞争船东所报的运价，及时调整运价水平。5.5、对航线运价的变化，负责对货主/船东及时进行必要的解释，以保持航线的稳定；5.6、对来访的客户，根据公司的接待制度，负责安排接待；对一些长期客户，在部门经理的安排下进行回访；对新的货主，要注意收集相关信息，主动开发；5.7、根据航线船舶预计抵港时间和挂靠港，按照和船东商定的运价水平和受载期限承揽货物，并参照公司货物承运合同样本，签订货物承运合同；如果部分条款有变动，在填写“合同章使用登记” （附件2）的备注栏时需做备注；如果运费支付及涉及提单签发的主要条款有变动，需部门经理授权同意。对有特殊要求或者不熟悉的货物，需报部门经理审核后报船东，洽谈运价，按照船东的指示/要求和货主签定货物承运合同；5.8、货物承运合同的所有条款均参照公司的货物承运合同样本（附件3），合同签发盖章时需填写“合同章使用登记”。合同签发后复印两份，正本交由部门经理保存，一份副本交操作部，一份副本留底存档。对合同运费金额在15万美金（包括15万美金）以下的，在部门经理授权下签字盖章，合同金额在15万美金以上的，需部门的分管领导签字或者在分管领导的授权下由部门经理签字。5.9、货物承运合同签定后，如果因为租家原因导致合同的主要条款有变动，或者是合同未执行，但未造成我司损失的，租家须有书面说明，航线主管给出处理意见/建议，报市场部经理，由市场部经理给出最终处理意见后存合同档案；造成了我司损失的，航线主管按照合同相关条款和对方商谈损失补偿，在商谈过程中与部门经理保持紧密沟通，确认最终补偿数额前需报公司的分管领导同意；达不成一致的，按照合同纠纷处理。对未执行的合同需要有详细记录和统计，报部门经理留存。5.10、对于合同纠纷且双方无法达成一致的，航线主管需整理好全部资料，交由商务部门处理。5.11、因为船东原因造成船舶延误超过受载期的，航线主管应及时向船东/代理/操作部了解船舶的最新动态，并及时书面通知租家/发货人，并要求租家/发货人书面确认展期。5.12、与货主签订的承运合同，需及时了解其在港口的货运代理联系方式，以便即时了解到货及通关情况。5.13、船舶预抵港7天应及时填写与操作部的业务联系单（附件4）及其他交接清单，联系单要求以电子邮件或者其他书面形式传递，并协助操作部/船代部向货主/货代报告准确船期或船期变化。如果合同货量有变化，要及时填写与操作部的补充联系单，将货物变化的具体信息及时传递给操作部。5.14、对单航次未执行的合同进行统计，交部门经理考核合同履行率。5.15、船舶在港装货期间，随时与操作部和现场人员沟通，协助调配货物，如因货主原因导致货物或单证不能及时备妥，要及时和货主沟通，给出处理意见并及时反馈给操作部，如果因为舱容原因产生溢短装情况，要及时报部门经理并给出个人建议，由部门经理给出处理意见后，通知操作部，同时对货主做好解释工作。5.16、在船舶离港1个工作日内，根据实际装船货量，核算海运费，与货主进行运费结算。在船舶离港2个工作日内，根据与货主运费结算、绑扎费用及操作部提供的船东运费结算单进行航次总结算。5.17、统计航线货量及运费差，报部门经理审核后留存。5.18、根据协议收取海运费及合同规定的及装货过程中发生的其他所有费用，并书面通知开票人员及时开具海运费发票寄送货主；如合同中有延期付款的规定，应及时向客户提供运费支付保函格式（附件5），收到客户的付款保函后，就提单签发给出部门意见。5.19、若保函逾期，客户尚未支付海运费，航线主管应配合操作部及时催收；如果客户连续两次或两次以上未按期支付的，在之后的货物承运合同中运费支付条款改为“付款交单”。 如果客户单位资金运作有问题或者客户单位有重大变故，我司的运费回收有困难，应及时书面报告部门经理，由部门经理上报公司的主管领导。5.20、对离港船舶及时与船代部及操作部保持沟通，了解船舶动态，以便及时回复客户的查询。5.21、保持与客户的沟通，听取意见和建议，努力提高服务水平。5.22、按编号归档航次档案。归档时填写航次合同号登记表（附件6），同时核对并补充填写合同章使用登记。第二部分 操作部指导书1、目的 制定操作部工作指导书旨在规范本部门各岗位人员的作业行为，使之满足顾客需求及所适用法律、法规的要求。2、使用范围 本作业指导书适用于公司对操作部人员的管理。3、质量目标 顾客有效投诉不高于6次每年。 业务差错少于/等于4个每年。 超过一个月未回收的运费低于20万美金，2个月以上未回收运费为零。 损失金额达到USD10，000.00的商务事故不高于一次，杜绝重大商务事故。4 操作部工作职责4.1.1在授权范围内代表公司对外与船东签定班轮航线的航次租船合同（附件7），执行市场部所签定货物的承运合同，包括对货物单证、到货情况、订舱情况以及通关情况的跟踪，负责对航次过程的控制，负责催收运费、租金等。4.1.2负责和各船公司经常进行业务走访，建立密切的业务关系，促进公司班轮航线的巩固和发展。4.1.3配合船东协调好港、航、货三方的关系，力争为船东压缩滞期，以减少船期损失。4.1.4负责对期租船舶的动态跟踪管理，抓好船期，抓好船货衔接。4.1.5负责对期租船舶在港装、卸过程的控制，配合船长/大副做好配载，处理航次过程中的所有商务工作。4.1.6负责收集和了解国内外主要港口情况，在签定航次租船合同前必须掌握船舶所挂靠的装卸港口的详细资料，避免发生船损和货损。4.1.7负责建立健全和管理好航次租船合同，货物承运合同，船舶规范和单船业务档案等项资料。4.1.8负责保管好从事租船业务所来往的函电和各种原始资料。4.1.9负责航次执行过程中发生的货损货差的保险与理赔.4.2部门经理工作职责4.2.1在总经理及分管副总经理的领导下，负责公司质量体系在本部门的建立，实施和保持。4.2.2严格遵守国家法律、法规及公司有关规定，领导本部门人员完成公司下达的各项指标计划，对本部门员工的绩效进行考核，对本部门的工作全面负责。4.2.3按时参加公司的各种会议，及时传达并执行公司会议的决议和决定。4.2.4负责本部门全体工作人员的思想政治工作及与外部门的沟通与协调。4.2.5 负责复核部门人员起草的租船合同，在授权范围内签定航次租船合同。4.2.6 负责部门财务收入和支出的审查工作。4.2.7 向总经理、副总经理及船代部、市场部相关人员通告所有正在执行航次船舶的最新动态。4.2.8 协调航线调度与港口船长的配合。4.2.9.负责相关业务数据的统计。4.2.10完成公司领导交办的各项临时性工作。4.3航线调度工作职责4.3.1 严格遵守国家法律法规、公司的规章制度、质量体系的要求及部门内部的规定。4.3.2 主动配合部门经理的工作，积极的做好与公司其他部门的沟通与协调工作，包括市场部针对一些特殊货物就装卸港的有关资料的了解，对于货物积载因数及装卸效率的了解；关于运费的支付，配合船代部针对提单签发给出部门书面意见。4.3.3 负责与班轮航线船东保持紧密联系，在授权范围内代表公司起草与船东的航次租船协议，跟踪所管辖航线船舶的动态。4.3.4 本航线执行船舶确定以后，和船东/船代保持密切联系，将船舶的最新动态及时向市场部航线主管、分管副总经理/总经理以及各货主、货代通报，及时掌握已定船舶的备货、发货、集港、订舱、通关情况。在工作日内将备货情况、通关情况及时向船东汇报.4.3.5 在船舶到港前，应及时向各货主、货代了解货物的详细资料，包括货物装箱单、不规则机械设备及大件货物的图片等。根据各货代提供的装箱单、反馈的备货情况及船代部提供的完整的预装清单，召集货监经理并与货监经理一起协助船方进行预配载，在船舶抵港前将相关绑扎、装船注意事项以书面方式在预装清单上注明并及时向货监经理转达。4.3.6 配合船代及时向船东索要货主结汇需要的有关船舶证书及装、卸货港代理资料，对货主/货代咨询的关于信用证要求的跟单船证给出建议，并及时回复船东及卸港代理的邮件信息。4.3.7 船舶在港装、卸货期间，协助船东处理过程中的所有问题，包括协助监装，督促备货，协调货主、港口与船方的联系,尽力速遣船舶.4.3.8 要求货监经理在船舶离港后24小时内提供绑扎用料清单及绑扎用料结算单（附件8），如有船代部代扣港使费项目，则要求船代部调度在船舶离港后24小时内提供代扣港使费数额及船东对此数额的确认邮件，根据实际装船的货量、航次租船合同、以及相关代扣代付项目在船舶离港后48小时内缮制好与船东运费结算单（附件9），与船东运费结算单及相关支持文件经航线租船主管、分管副总经理或者总经理确认后以邮件方式发送给船东确认。4.3.9 根据市场部提供的货物承运合同及时催收运费，需要市场部配合的，及时通知市场部。4.3.10 跟踪本航线离港船舶动态并以邮件方式报告给部门经理及相关人员。4.3.11 航次结束后对航次档案及时整理归档。4.3.12 及时向部门经理提供相关的业务信息。4.3.13 及时收集供方及客户反馈信息。4.3.14 根据公司接待制度负责做好来访客人的招待工作。4.3.15 完成公司领导交办的各项临时性工作。4.4 货监经理工作职责4.4.1严格遵守国家法律，法规及公司有关规定，领导现场人员完成公司下达的各项指标计划，对货监现场人员的绩效进行考核，对货监现场的工作全面负责。4.4.2按时参加公司的各种会议，及时传达并执行公司会议的决议和决定。4.4.3 负责货监现场人员的思想政治工作及与外部门的沟通与协调。4.4.4 主动配合部门经理的工作、积极的做好与外部门的协调工作。4.4.5根据授权在船舶预计抵港三天前指定好绑扎公司并提前安排好绑扎的相关事宜，落实需供船的绑扎物料是否已经备好，并将绑扎公司及所供物料的价格报航线调度、部门经理、分管总经理/副总经理审定。4.4.6 在船舶抵港前与航线调度一起协助船方/港口船长进行预配载。4.4.7 船舶在港装货期间，协助船方或港口船长监装，以便尽力速遣船舶。根据航线经理提供的装船、绑扎注意事项及承运合同的规定，最大限度满足货主的要求。4.4.8 船舶在港装货期间，在早晚班换班时将前一班工班情况、装货情况以电话或短信方式向航线调度通报，对于在装船过程中遇到的问题及时向航线调度联系。4.4.9及时反馈装船的进度及舱容情况，以便决定最终可以装船的货量，如果爆舱，需提前2天预先告之航线调度，并且需提前1天告知航线调度大概能装船货物的数量。4.4.10 在船舶离港后24小时内将绑扎用料清单及绑扎用料结算单提供给航线调度。4.4.11 负责货监现场相关费用支出的审查工作。4.4.12 航次结束后对航次档案及时整理归档。4.4.13 做好港口船长的招待工作。4.4.14 完成公司领导交办的各项临时性工作。4.5 货监员工作职责4.5.1严格遵守国家法律法规、公司的规章制度、质量体系的要求及部门内部的规定。4.5.2 到装船现场配合货监经理协助船方装船。4.5.3做好港口船长的招待工作。4.5.4完成公司领导交办的各项临时性工作。5. 航线调度操作要求5.1船舶抵港前：5.1.1.根据市场部提供的业务联系单或船东提供的航次计划，跟踪船舶动态。在船舶抵港前7天，和船东联系船舶动态；在船舶到港前7天内，按7/5/3/2/1的顺序，向船代部索取最新的船舶动态并以书面形式传递给分管总经理/副总经理及市场部航线主管。5.1.2及时和船东联系FOB货物的详细资料，包括发货人/卸货港/货量及绑扎费用由谁承担，航线调度将此信息及时提供给市场部航线主管，并联系相关货代让其通知发货人按时传递单证、及时发货。5.1.3根据船东所定的全部货量，及时向船东报告备货情况，报告对象包括船东的租船主管及调度，市场部主管及船代部，同时抄报分管总经理/副总经理。5.1.4 配合船代及时向船东索要货主结汇需要的有关证书及卸货港代理资料，及时反馈/回复船东及卸港代理的邮件信息。5.1.5 跟踪货物到港及单证准备情况,以电子邮件形式向船东及相关方报告。 (需与船代部和各货代协调).5.1.6 在船舶抵港前根据市场部提供的业务联系单及货物承运合同副本，及时制作“操作部和船代部信息交流表（附件10）”以供内部工作交流使用，要求船代部单证应严格根据信息交流表货量接受订舱，如果货量有变化，超出信息交流表中所述货量，船代部单证应及时通过书面方式反馈给航线调度，航线调度在与市场部航线主管协商后，以书面方式给船代部单证确认是否可以接受其多出交流表货量的订舱，并及时将货量的变化汇报船东及有关方。5.1.7接到市场部航线主管关于货量变化的补充联系单后，要及时通知货监经理及货监现场人员，同时汇总后将准确信息报告船东及港口船长。5.1.8 和各货代保持密切联系,了解需装船货物的到港及通关情况，发现货物不能及时备妥的或单证不能及时递交的要及时通知部门经理、市场部航线主管、货监经理及分管总经理/副总经理，根据市场部反馈的书面意见相应安排.5.1.9 根据船代部提供的“订舱清单”,确认合同货物是否均已订舱，如未订舱或仍有部分货未订舱，需催促货主及货代订舱，需市场部航线主管协调时应及时通告。5.1.10 和港口有关方面联系，了解已经清关货物装船单证是否已经备妥。5.1.11向非板材类货货代索要货物的装箱单，根据船代的订舱清单、货代提供的装箱单及各港口货物的备货情况，与货监经理一起协助船方做“配载图”，和货监现场要及时保持联系，根据到货情况、通关情况调整配载方案， 如果货量有变动，及时通知货监现场。对货物的尺码有疑问的，及时通知市场部航线主管、货主及货代，安排第三方进行尺码检验。班轮条款需要购买装货保险的 ，根据合同条款确认费用，协助船代部办理手续。5.2船舶抵港后：5.2.1 开始装货前，上船了解船舶的舱型情况，根据配载图对装货工班的安排给予建议，配载不是很合理的，和现场一起就配载图的修改和港口船长及大副进行协商。5.2.2 每天上船1-2次，了解装船的进度和装货的质量，并和现场人员沟通，对后续的装船工作提前安排，对现场人员装货过程中存在的问题和面临的困难进行记录并予以协调、解决。需要和船东沟通的，及时和船东联系。5.2.3就工班的安排和船代部保持协商，不能解决需要公司协调的报公司船舶主管及有关领导。5.3 对离港后船舶：5.3.1 在装船结束后，将实际上船货物明细向市场部航线主管通告。5.3.2 负责船东港口船长的接待工作，需其他部门配合的，报部门经理、分管副总经理/总经理安排。5.3.3 与船东运费结算：在船舶离港后24小时内要求货监经理提供绑扎用料清单、要求船代书面提供代扣港使费清单及船东对其的确认邮件，在船舶离港48小时内，按照实际上船的货量、与船东所订的协议费率及相关的代扣代付项目制作船东运费结算单，经分管总经理/副总经理审核后，发给船东，根据财务规则安排支付海运费。5.3.4 航次总结算：确认船东运费后，将船东运费结算单提交市场部，协助市场部进行航次总结算。5.3.5 凭货主支付的运费或提供的运费支付保函，就提单签发给出部门意见。5.3.6 跟踪船舶动态，定期和船东及船舶卸港代理保持联系，每个星期二、五将已离