公文写作与处理规范(讲座) PPT课件

1 文件管理 四川大学公共管理学院杨戎教授rongyang68 公文写作与处理规范 2 主要讲授内容 现行公文规范与国家标准公文特点公文分类常用公文写作公文格式行文规则公文处理 3 一 现行公文规范与国家标准简介 4 1 中国共产党机关公文处理条例 中办1996年 2 国家行政机关公文处理办法 国务院2001年 3 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 4 国务院公文主题词表 国办1997年12月 发 5 标点符号用法 GB T15834 1995 6 出版物上数字用法的规定 GB T15835 1995 5 二 公文特点 6 一 具有法定作者依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的社会组织及其法定代表人可制发正式公文 7 1 包括三种形式 机关名义 对外行具有法律效力的正式文件 独立民事行为能力主体 四川省石油管理局文件 发往政府相关部门的文件向系统内上级单位的行文需要下级单位责任领导认定 体现了隶属关系和对上级的尊重影响重大 涉及全面工作的文件规范 制度 提升权威性便于基层单位执行 8 机关某组织单位名义 某厅所属的二级单位中国科学院直属的各事业单位 集团公司所辖22个子公司 7个分公司 3个托管单位的名义行文 按有关规定行不同性质的公文 公司法定代表人名义 以局长 校长 公司董事长 总经理的名义签署行文 9 1 正式行文 非正式行文 案例 市人民政府关于 的通知 案例 教育部发展规划司关于 大学申办二级学院的复函按照有关规定 政策性 规范性公文以及审批性公文应正式行文 2 作者的多元化产生不同主要行文方式 10 2 对内行文 对外行文 案例 集团公司WTO规则学习培训计划 案例 集团公司关于印发WTO规则学习培训计划的通知当前关于 对外行文 的两种理解 向本部门机关以外的其他机关 包括本系统 行文以及审批下达事项 案例 市工商局向下级某县工商局行文 向公民 法人和其他组织等行政管理相对人行文 案例 市工商局向本市某特大型工商企业行文 11 3 直接行文 间接行文 案例 关于拨款修建 中心的请示 案例 集团公司转发四川省建设银行关于 的通知的通知 12 4 单独行文 联合行文 案例 公司关于表彰现场工程师 的通报 案例 锦城区城市规划局锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告 13 5 职权行文与授权行文授权其办公室行文 授权其部门行文 多为答复下级机关的请示 例 国务院 经国务院同意 批准 谁授权 谁签发 上海市人民政府卫生部关于XX问题的请示关于XX问题的复函 14 二 具有法定的权威和效用 1 公文的现实执行效用 现行效用 时效 体现执行性 凭证性 2 现行效用的空间 地域 职权 效力范围 15 超越职权范围行文的几种情况 一是制发者超出职权范围行文 工商局行公安局职权范围的文件 内设机构对外正式行文二是公文内容超出职权范围 下级机关越权制定实施细则 16 3 现行效用的时间效力范围 1 公文生效时间即时生效 一般公文 内容敏感的规范性文件 案例 文到之日起执行 自发布之日起执行 定时生效 一般规范性文件 案例 行政法规按规定一个月以后生效 17 2 公文终止生效时间及条件 变为历史文件 内容已经执行 有效期届满 明示废止 内容过时 新文件代替旧文件 默示废止 被调整的社会关系或制发机关不复存在 且无新机关接替其职能 废止文件案例 18 3 公文的溯及力一般公文可以规定溯及力规范性文件比照 法律不溯及既往 原则不应该规定溯及力 我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力 19 4 公文的效力等级发文机关地位越高 公文效力等级也越高 在同一主体制发的公文中 按照特定的 更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文 同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照 新法优于旧法 原则 同一发文机关制发的公文 通常特殊性公文的效力优于一般性公文 即 特殊优于一般 授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力 20 三 具备特定体式体式文体 文件的表达形式格式约定俗成的格式法定的标准格式 21 四 经过特定的处理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续 会签公布法定会议或机构批准等 22 三 公文分类 从不同角度了解公文常识 23 一 按形成 使用领域 分为通用公文 正式 内部 和专用公文 1 正式通用公文各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种 具有法定性 规范性和通用性 1 办法 规定正式行政公文文种13种 如通知 请示 报告等 2 条例 党的各级机关正式通用文种14种 3 有的正式通用文种在企业不能使用 如命令 公告等 24 2 内部通用公文机关内部通行使用 具有复杂性 内部性和灵活性 包括 1 规章制度类文件 规范性文件 办法 规定 章程 制度 规则 须知 规程 守则 准则 标准等 2 会议类文件 会议报告 讲话 致辞 提案 会议记录 会议指南 日程议程等 25 3 计划与信息反馈类文件 计划类 调查报告 签报信息 简报 总结等 4 其他事务类文件 各类书信 条据 礼仪文书等 26 3 专用公文专业部门在专门业务工作范围内 或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文 具有专门性和限制性 如外交文件 国书 照会 外事文件 外事函件 外事专用批文 纪检监察文件 财务文件 发票 帐簿 报表 保险文件 税收文件 计划文件 司法文件 行政处罚文件 处罚决定书 人事工作文件 各类登记表 27 二 从物质载体的角度分类分为四种 1 纸质文书 2 感光介质文件 以感光胶片 相纸等感光材料为载体的文件 如照片 影片 缩微胶片等文件 3 磁介质文件 以磁带 磁盘等磁性材料为物质载体的文件 如录音录象文件 磁盘文件等 4 电子文件 借助计算机生成 传输和处理的文件 28 三 按涉密程度GB T7156 2003 文献保密等级代码与标识 分为六种 国家秘密与商业秘密 组织秘密 个人隐私相区分 绝密级涉及国家核心秘密的公文 机密级涉及重要国家秘密的公文 秘密级涉及一般国家秘密的公文 内部级限国内某行业 系统或社会组织内使用 国内级限国内公开的公文 公开级可对国内国外公布的公文 29 四 按行文 传递 方向分为上行文 平行文和下行文 机关之间工作关系的划分 同一系统的机关 同级机关 下级机关 业务上指导与被指导 上级业务主管部门 下级业务部门 领导与被领导 上级机关 同级机关 平行关系 1 2 3 30 非同一系统的机关 此机关 彼机关 不相隶属关系 4 31 根据工作关系产生的行文关系1 2是上行文或下行文关系 3 4是平行文关系 除此之外 还有综合管理与被管理 统管与被统管 监督与被监督 行政法律关系等 32 五 按来源分类分为收文 发文 内部 对外 六 按办理要求分类分为阅知件 阅件 阅办件 办件 33 七 按公文稿本分类 分为 草稿 定稿 正本 存本 副本等 试行本 暂行本 草案 不同文字文本 复制件 草稿定稿正本副本副本 复本 34 公文主要文稿和文本 1 草稿 非正式 无效力 征求意见稿 讨论稿 修改稿 送审稿 代拟稿 2 定稿 履行法定生效程序的最后完成稿 具有正式公文的法定效用 具有签发或会议批准标志 原稿 底稿 35 3 正本 具有法定效用的正式文本 主送件 格式规范 具有生效标志 试行本 暂行本 修订本 不同文字文本 4 副本 正本的复份或复制本 抄送件 传阅件 存本 36 八 按性质和作用分为规范性公文 领导指导性公文 呈报性公文 知照性公文 商洽性公文 契约性公文 会议文件等 按制发机关的性质 分为人大公文 军队机关公文 政府公文 党的公文 企事业公文 群团行业组织公文 法院机关公文 检察院机关公文等 各有规范 趋向统一 37 主要法规规章和其他规范性文件 宪法 基本法律 一般法律 行政法规 条例 规定和办法 地方性法规 省级人大及其常委会制定发布 规章 含国务院部门 地方政府规章 使用规定和办法 细则 行政措施 行政规范性文件 其他公文文种 其他规章制度 38 规范性文件的效力等级 基本法律 一般法律 行政法规 规章 国务院部门规章 地方政府规章 地方性法规 行政措施 其他规章制度 宪法 民族自治条例 单行条例 39 重点提示 1 制发公文不能违反国家法律法规规章以及其他规范性文件的有关规定 一些 红头文件 在制定过程中存在着制定主体 制定程序和规范事项上的 三乱 现象 权力机关和上级机关对之采取的监督手段又是 事后备案 制 缺乏应有的硬度 很容易造成与法律 撞车 的现象 同时也不可避免地产生 政府权力部门化 部门权力利益化 的倾向 40 2 注意法规 规章与其他行政规范性文件的区别 效力大小不同制发主体不同制发程序不同使用的文种不同 条例 只能用于法规 党内的条例例外 41 3 何谓行政规范性文件 亦称行政机关规范性文件 俗称红头文件 是各类行政机关为实施国家法律 法规 规章 贯彻执行国家政策和履行行政管理职能 在法定权限内制定 不与法律法规规章相抵触 具有普遍约束力的决定 制度 规定 办法等行政文件 是行政机关实施法律法规 履行行政管理职能的一种重要载体和方式 具有以下特点 1 制发主体的广泛性 2 效力的多层级性与从属性 3 具有相应的规范性和强制性 行政责任追究 4 具有普遍约束力 5 可以反复适用 42 相关法律法规和规章 中华人民共和国立法法中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法行政法规制定程序条例规章制定程序条例 43 当前各级政府在出台公文处理实施办法的同时 也出台关于行政规范性文件的规定 广州市行政规范性文件管理规定 政府令 2003 第11号2004年4月1日起施行 上海市行政规范性文件制定和备案规定 政府令第18号2004年5月1日起施行 44 四 常用用公文写作 文种适用范围 基本结构 正误点评 案例分析补充 规范性文件的写作 45 一 决定对重要事项做出决策和安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤消下级机关不适当的决定事项 46 决定与决议的区别 47 二 通知 适用范围发布党内法规任免干部传达上级机关的指示批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项 行政学院关于举办 培训班的通知 事务性通知 临时沟通 会议通知 启事性通知 48 通知写作模式 决定 公告 通告 请示 报告 函 49 三 通报 1 适用范围表彰先进批评错误传达重要精神或交流情况 一般不具备指挥性 通报 往往用于印发会议文件 调研材料 领导重要讲话等内部文件 50 通报类公文写作模式 51 四 报告 适用范围向上级机关汇报工作 例行专此报告 反映情况 偶发专此报告 答复上级机关的询问提出建议 行政公文一般用意见 52 报告写作模式 决定 公告 通告 通知 请示 函 53 五 请示 适用范围向上级机关请求指示 当否 请指示 向上级机关请求批准 请审核批准 妥否 请批复 54 请示写作模式 决定 公告 通告 通知 报告 函 55 例文 卷烟厂关于生产销售 高档黄金叶 及其定价的请示 省烟草专卖局 公司 根据省局 公司 要求我厂尽快开发 高档黄金叶 的指示 我厂经过积极研制 该产品现已开发完成 并已具备批量生产能力 特向省局 公司 请示 高档黄金叶 上市销售及其定价事宜 请示缘由 一 产品名称及规格1 产品名称 高档黄金叶 2 规格 84mm翻盖硬条二 销售价格 请示事项 以上请示当否 请批复 请示结语 卷烟厂 章 二 三年五月三日 56 写作 请示 的注意事项 行文规则 不与报告混用 不相隶属不行请示 不越级 不多头主送 不得以机关名义向上级负责人报送 报告 意见 一文一事 不同时抄送下级 57 请示与报告的区别 58 六 批复 适用范围答复下级机关的请示事项 批复的特点针对性强 体现在主送机关 请示机关 少数可以抄送有关机关 标题 可以写出收文者开头 写出答复对象 文件标题和发文字号 用语 不用 似属可行 酌情办理 最好去做 59 答复性公文写作模式 批复 复函 答复性报告 60 适用范围于机关之间商洽工作 询问和答复问题 不相隶属 请求批准和答复审批 分类 1 商洽函社会组织之间使用最多 特别是有关商洽人事调转 清偿债务 商品买卖 产权交易等方面的函还要受法律的严格保护 可视作合同 协议的补充 一经双方承诺或认可 即产生权利 义务关系 必须遵照执行 七 函 61 2 问复函 询答函 一般用于不相隶属机关 上级对下级可以用 但下级答复上级要用报告 3 请批函 审批函 向不相隶属机关要求增加经费 调整人员编制 减免税收 申办营业执照等 62 3 请示与请批函的区别 63 4 请示与函的标题 公司关于增拨消防器材经费的请示 局关于请求批准录用 等五人为国家公务员的函 局关于批准录用 等五人为国家公务员的复函 学院关于申请在 河 段开挖人工河道的函 64 5 答复性公文文种的异同 65 八 会议纪要 适用范围记载 传达会议精神和议定事项 特点行文方向不固定可上行 下行 平行 法定效力受到一定限制 具有提要性和指导性 66 会议决定 会议纪要类公文结构 67 补充内容 规范性文件的写作 一 规范性文件结构单位概念从外部表现形式看 标题 序言 正文 结尾复杂的规范性文件卷 编 章 节 条 款 项 目最小篇幅的规范性文件可不设节以上单位 条 是最基本 最常用的结构单位 68 二 规范性文件的基本体式 一 标题公文式标题 有介词型 发文机关 关于 事由 的 文种如 关于 的规定 规范性文件标题 无介词型 适用 对象 时间和空间 事项 范围 文种如 国家行政机关公文处理办法 大学生守则 中国银行章程 69 二 发布标志 题注 多在在标题下题注域中标注 包括 批准机关 会议 名称 批准 通过 日期 发布机关名称 发布日期 生效日期 少数规范性文件也同一般公文在文尾注明发布机关名称和发布日期 70 三 正文 从总体结构看 每一份规范性文件均是一个具有内在联系 层次分明的整体 一般采用总分条文式和条文式 由章 节 条 款 项 目六层构成 条是构成一份规范性文件最基本的单位 条文少的文件不设章节 以条贯穿 71 正文内容层次规范 总则 分则 附则 总则 说明制定依据 目的 意义 背景 总的原则与要求 适用范围和对象等 分则 正文主体 即具体规定和要求 严密详尽地说明支持 保护 发展什么 限制 禁止 取缔什么 以及具体实施和奖惩办法等等 附则 主体的补充 主要说明解释权 修订权 实施要求 生效时间 本文与其他相关文件的关系以及其他未尽事项等 72 四 写作方式规范 三种方式 1 分条式 逐条贯通式 一个问题分一条 全文从头到尾逐条排列 序号相连 不设章节 款 项 目只在各条下列出 条用 一 或 第一条 款在条下提行分段不加序号 项用 一 目用 1 适用于内容简单 层次也不复杂的规范性文件 73 2 章条式 章断条连式 全文分章 章下设条 条的序号全文相连 章断条连 各章可加小标题 通常第一章为 总则 最后一章为 附则 其余各章为 分则 的内容 排列有序 不包含 不交叉 不抵触 层次较多的文件章下可分节 适用于内容复杂 层次较多的规范性文件 74 3 序条式 总序分条式 是分条式的一种稳定的异化形态 全文开头一段序言或导语写总则性内容 再依次分条 写出分则性内容 最后一条写附则性内容 补充材料完 75 五 公文格式 76 一 公文格式的涵义及分类公文格式涵义2 公文文面格式分类公文式文面格式 按国家标准分为 1 一般公文格式 2 特定公文格式专业规范文本式文面格式 一般文章文面格式 77 二 公文格式组成部分 包括眉首 主体 版记的格式和项目公文格式技术标准公文用纸主要技术指标公文用纸幅面及版面尺寸公文中图文的颜色排版规格与印制装订要求公文中各要素标识规则公文中的表格公文的特定格式 78 0000001 机密 一年 特急 XXXX公司文件 川X发 2001 3号 关于 问题的通知 标题 文头 示意 下行文 平行文格式 79 附件 1 2 二 一年一月八日 注释 主题词 抄送 办公室2001年1月8日印发 共印 份 主题词 示意 80 编号 1000000 秘密 一年 XXXX公司文件 川X发 2001 3号 关于 问题的请示 签发人 李大为 签发人 批示域 上行文格式 81 附件 1 2 二 一年一月八日 联系人 联系电话 主题词 抄送 办公室2001年1月8日印发 共印 份 82 党群组织公文下行文 平行文眉首格式 No 0003001中共XX省委文件X委发 2004 10号 中共XX省委关于 的意见 83 密级中共XX市XX区委政法委员会 请示 X政委发 2005 20号 关于追加政法 综治 维稳 防邪 信访工作会议专项经费的请示 84 公文的特定格式之一 信函式格式 即函件 用于处理日常事务的平行文或下行文 如函 一般事项的通知 批复等 而且使用频率很高 85 函件眉首格式 XX省人民政府办公厅 X府办函 2002 10号关于在上海建立驻沪联络处的函上海市人民政府协作办公室 86 公文的特定格式之二 办公会议纪要眉首格式 市 局办公会议纪要第10号 市 局办公室2002年11月10日 87 北海市档案局局长办公会议纪要2004 6 会议议题一 汇报政府信息公开工作 二 审定预算外收入分配方案 三 审定非常设机构组成人员调整名单 4月20日 局长支持召开局长办公会议 局领导 出席会议 在审议相关议题时列席了会议 一会议听取了 分送 各位局领导 抄送 局各处室负责人 北海市档案局办公室 2004年4月25日印发 1 88 眉首部分1 份数序号 份号 6位阿拉伯数码 000015 党的机关公文要求标有密级的公文和印发量大的普发性公文应该标明份号 国家行政机关公文呢只要求绝密 机密级公文标明份号 2 密级 秘密等级和保密期限 党的机关公文密级顶格标注在公文首页左上角 份号下方 行政公文涉及国家秘密的标注绝密 机密 秘密及保密期限 公司内部一律标注商业机密 商业秘密 3 紧急程度紧急公文标注特急 急件 加急 紧急电报分别标明特提 特急 加急 平急 党的机关公文紧急程度顶格标注于公文首页左上角 密级下方 89 4 发文机关标识 大版头 机关全称或规范性简称文件中版头 机关 文种 小版头函件版头联合行文 主办单位排列在前 党政联合行文版头 首页必须显示正文 90 5 发文字号 包括发文机关代字 年份 序号发文机关代字 含地域代字 单位代字 职能代字 文类代字等 联合行文 应标主办机关发文字号 标注位置 上行文 下行文平行文 函件 91 发文字号案例 1 绵府发 2004 10号 2 2004 绵工商广字第005号 3 苏农发 2004 人字第3号 4 师大函 2004 18号 5 川投办 2004 12号 92 6 签发人上行文须标明签发人或会签人姓名 并在附注处标明联系人和电话 党的机关上报公文的发文字号一般居中 右侧标注签发人 作用 1 强化公文质量 2 便于上下级机关领导直接联系工作 93 主体部分 7 标题 1 公文式标题发文机关 事由 文种除法规规章名称加书名号外 一般不用标点符号 党的机关公文标题中可以有标点符号 关于 四川省人民政府办公厅按时足额发放行政事业单位职工工资的通知 94 转发性文件标题案例 国家经委印发 关于贯彻 中华人民共和国优质产品奖励条例 的补充规定 的通知 县司法局批转 司法部关于报送信访工作统计表的通知 县司法局转发司法部 发 2004 12号文的通知 95 2 新闻式标题 单标题 药品销售中回扣现象严重 双标题 艰苦的拼搏丰硕的成果 XX公司2001年工作总结 3 四项式标题 发文机关 时限 事由 文种 XX保险公司2002年宣传工作要点 XX市财政局2001年干训工作总结 96 4 规范性文件标题 适用范围 对象 事由 文种 国家行政机关公文处理办法 某大学网络学院2003年秋季招生简章 上海XX股份有限公司董事会章程 某省工业企业劳动卫生管理条例 97 8 主送机关 公文主要受理单位 对收文负主要办理和答复责任用全称或规范化简称 同类型机关统称 名称应该规范而稳定分普发文件和专发文件上行文一般不多头主送公布性文件不标主送机关主送机关过多使首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至主题词之下 抄送机关之上 98 9 正文10 附件主体式附件和补充说明式附件由附件和附件说明组成标注位置 99 11 成文日期 以负责人签发日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准会议批准文件以批准通过日期为准电报以发出日期为准行政公文用小写汉字将年 月 日数字标全 零 写为 党的机关公文用阿拉伯数码标注 100 12 公文生效标识 印章 签署 生效章 校正章 鉴证章 密封章 骑边 缝 章 钢印除会议纪要 电报 党内普发性文件外须加盖印章 联合上报公文 由主办单位盖章 联合下行文 发文机关都应盖章 印章必须与正文同在一页 签署人为公文制发文主体正职领导人的职衔和姓名 101 13 附注 成文日期的下一行加括号标注阅读范围请示文件的联系人姓名和电话其他需要注明的内容 102 版记部分 14 主题词用于公文的计算机检索 根据 公文主题词表 选词由类别词 类属词 文种组成除类别词外标2 5个受控标印和自由标引谁撰制 谁标引 103 15 抄送机关除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关 不抄送本单位 不标 存档 一般不指名道姓抄送领导人个人遵守行文规则规定的抄送条件使用全称或规范化简称 统称多个抄送机关 按党 政 军 群发顺序排列 地方在前 部门在后 地方部门分别按行政区划的序列和机构序列的顺序排列 104 16 印发机关和印发时间一般不标打印者 校对者姓名印发日期的数字用阿拉伯数码 105 六 行文规则 106 1 行文必须坚持公文处理的 精简 原则 控制发文总量 注重实效 坚持少而精 可发可不发的不发 可长可短的要短 为了达到这一要求 各地均作了有益的尝试 具体规定为 案例 审计署精简纸质文件实施方案 107 2 按隶属关系和职权范围行文 正确选择行文方式 一般不准越级行请示和报告 逐级行文 多级行文 越级行文 直达行文 直接行文等方式 108 3 联合行文应为同级或级别相近机关 联合行文的条件和规范 1 同级机关 2 需要协商一致并会签 3 联合行文的文头将主办机关排在前面 只标主办机关的发文字号 上行文由主办机关盖印 109 4 分清主送与抄送机关抄送机关的条件 1 向下级机关或本系统的重要行文应同时抄送直接上级机关 2 越级行文一般应抄送越过的机关 3 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应抄送其另一上级机关 4 涉及相关机关的职权范围应该抄送 5 其他应该抄送的机关 110 5 行文应该协商一致 1 要符合党的路线方针和法律法规 符合上级有关规定 与有关部门现行规定相吻合 2 涉及相关部门职权范围 主办单位应主动协商会签 3 未经协商一致应将各方意见或方案报上级请求裁决 4 未经协商一致或未经上级批准 裁决的不得各自向下行文 5 如擅自行文 上级机关有权责令纠正或撤消 111 6 规范 简化行文程序和手续 增强文件透明度 公文公开的形式和种类经批准公开发布的公文具有正式文件的同等效力 112 7 对不符合行文规则的上报公文实行退文制度 1 文件内容违反法律法规和方针政策 2 涉及相关部门职权范围未协商一致 3 违反请示文种的行文规则 4 其他规定的情况 113 七 公文处理 发文办理 收文办理 办毕公文处置 公文管理 114 一 发文办理 拟稿 会稿会商 审核 会审 签发 会签 复核 注发 缮印与校对 用印或签署 发送或公布 登记 催办 办结处置 115 写作准备撰拟文稿修改定稿交拟安排结构审核确立主旨草拟文稿签发确立文种 会议批准 拟制标题 复核选择材料公文语言缮印确定表达方式盖印 签署发出 公文写作步骤 116 1 拟稿 公文内容拟写规范 1 内容要求符合国家法律 法规及其他有关规定 如提出新的政策 规定要加以说明 如对原有政策 规定进行调整或修订 应在颁布时对原有政策 规定予以废止 2 文字表达情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 字词规范 标点正确 篇幅适宜并力求简短 117 3 文种使用根据行文目的 职权范围 行文关系确定 4 称谓使用人物 机构 事物名称在书写上不要出现错误 对同一人物 机构 事物的称谓要统一 前后一致 称谓要规范 人物称谓一般应姓名在前 职务在后 应使用权威部门公布的规范简称 118 5 引文 日期引用公文先引标题 后引发文字号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写明具体年 月 日 一般不用 今年 上月 昨天 等词来表达 6 使用国家法定计量单位 119 7 结构层次的序数符号原则上不超过四层 其符号为 第一层 一 作为小标题时句尾无标点 第二层 一 作为小标题时句尾标点可有可无 第三层 1 无论是否作为小标题 要有标点 第四层 1 必须有标点 120 在规范性公文中 章节 条款序号应用汉字书写 如第二章 第十一条 以下再分层次 使用上述序号 或者分为 条 款 项 目 直接使用 一 表示条 款不加序号 一 表示项 1 表示目 121 8 非规范化简称应先用全称并注明简称 下文不再出现不必注明 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应在第一次出现时注明准确的中文译名 注意 简称应该准确概括原称的含义 122 9 数字使用除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 10 拟制公文 首页应使用规范的发文稿纸 123 2 审核 分为签发前和签发后两种审核 1 审批签发前由公文处理部门审核审核重点 是否需要行文是否符合行文关系 行文方式是否妥当需要会签的是否已经会签是否符合拟制公文的有关要求 格式是否规范对不符合要求的公文 必要时应呈报主管领导同意后退回报文单位或部门 并说明退文理由 124 2 签发后的审核 复核 签发后的发文清样印刷