集团公司会议管理制度.doc

会议管理制度会议管理制度 拟制 日期 审核 日期 批准 日期 东莞城市佳人实业有限公司东莞城市佳人实业有限公司 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 修订记录 日期修订版本修改描述作者 2011 9 15V1 0初版发行王越霞 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 0 目录 1目的目的 2 2范围范围 2 3定义定义 2 3 1经理会议 2 3 2总监会议 2 3 3董事会会议 2 3 4部门会议 2 3 5临时会议 2 4职责职责 2 4 1会议召集人 3 4 2参会人员 3 4 3秘书 3 4 4会议主持人 4 5会议管理会议管理 4 5 1会前准备 5 5 2会议召开 5 5 3会后管理 5 6会议纪律管理会议纪律管理 6 7会议室管理会议室管理 6 8备注备注 6 9附件附件 7 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 1 1目的目的 为了规范会议管理 实现公司信息资源在各部门之间有效的传递 确保议定内容 和事项得到有效落实 以提高公司的管理水平 特制定本制度 2范围范围 本制度适用于东莞城市佳人实业有限公司及各子公司的会议管理 3定义定义 3 1 经理会议经理会议 指由各部门经理每月召开的会议 主要为总结工作和相互沟通 3 2 总监会议总监会议 指各总监每月召开的会议 主要对本月的市场业务情况进行总结并发布下月的工作 安排 3 3 董事会会议董事会会议 指董事会在职责范围内研究决策公司重大事项和紧急事项而召开的会议 由董事 长主持召开 根据议题可请有关部门及相关人员列席 3 4 部门会议部门会议 指部门内部召开的会议 具体由各部门负责人负责召集和安排 主要为发现和解决 问题 3 5 临时或专题会议临时或专题会议 指为提高工作效率或处理突发事件而临时召集和安排的会议 主要为处理临时性 突发性问题 4职责职责 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 2 4 1 会议召集人会议召集人 明确会议议题 会议召集人在发布会议通知前明确会议议题 议题不能过于宽泛 过于宽泛的议 题无法得到应有的效果 确定参会人员 根据会议议题需要 确定相关的参会人员 4 2 参会人员参会人员 按时出席 参会人员在接到通知后 根据会议通知的内容进行会议前准备并准时出席会议 如有不能出席的事项 应提前请假 及时反馈 对会议主持人所提出的议题进行积极的思考 列出与议题相关的问题 积极讨 论并给予相应的反馈 发言应该言简意赅 紧扣议题 准备资料 根据议题所需准备好与议题相关的资料 并对资料进行认真分析 得出与议题 的建议 跟进追踪事项 会议结束后要及时对追踪事项进行跟进 确保后续事项的进行 落实各项事项 的具体发展进程 4 3 秘书秘书 会议通知 根据会议组织人员的会议要求 及时向参会人员寄发参会通知 并采取短信息 进行提醒 对参会人员的信息进行跟进 确认参会的人数 会议前准备 协助会议组织人员做好会议前准备工作 确保会议的顺利举行 会议记录 对会议进行真实 完整 准确的会议记录 并在结束后整理会议记录 根据会 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 3 议记录完成会议纪要 并将审核合格后的会议纪要进行发布 会议安排 根据行政部提供的会议室使用情况对会议进行安排 对出现相同时间段相同人 员参加不同会议的情况 进行相应的协调 跟进跟踪事项 会议结束后及时对追踪事项进行跟进 确定相关事项负责人的工作进程 并 根据工作进程督促其推进相关跟踪事项的进程 4 4 会议主持人会议主持人 营造会议的气氛 会议主持人应当按照会议的性质 传达的内容来定位会议的风格 会议主持人 需要适时地区分参会者的不同风格 控制会议的气氛 会议主持人应给参会人员 提供一个讨论某项问题的环境 控制会议时间 推动会议的进程 会议主持人应有效地控制会议的时间 会议过程中 尽量不要拖延 发现会议 脱离主题或有一些拖延时 会议主持者应立即以最快的速度调整到正常的议程中 推动会议的进程 协调发言 协调参会者的发言是会议主持者的另一项非常重要的工作 协调好各参会者的 发言 将整个会议引向一个良好的进程 包括充分调动参会者的积极性 让其 主动 自觉地发言 或在参会者积极性太高时 适当地把握会议的进程 观察参会者的反应并给予及时的反馈 观察参会者的反应并给予一些及时的反馈有助于整个会议的顺利进行 同时还 能很有成效地和参会者进行有效的沟通 从而达到高效率的会议的要求 做讨论的总结 剔除小的 次要的问题 进行讨论的总结是会议主持者的职责 保证会议的 成果 引导会议的良性进展 而不至于使会议最终没有任何效果 低效率 5会议管理会议管理 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 4 5 1 会前准备会前准备 在会议召开之前 必须确定参加会议的人员名单或者人员范围 申请部门提前一天向行政部提出会议室使用申请 并填写 会议室使用申请表 明确会议时间 参会人数 需使用的仪器 物品及其他需注意的事项 由行政 部进行布置 安排 根据会议内容和参加者的人数 确定会议地址 并向行政部提出会议室使用申 请 寄发会议通知 会议通知的内容要全 包括会议主题 时间 地点 参会人员 等信息 会议组织者事先根据参会人员信息制定 参会人员签到表 并印制相关的会 议资料 会议组织者提前对会议室内的设备进行调试 包括音响设备 电脑设备等 会议召开前 会议相关组织人员应至少提前两天 除紧急情况 通知秘书处使 用 OA 系统通知相关参会人员 并采用短信息进行提醒 5 2会议召开会议召开 参会人员在准备好的 参会人员签到表 上进行签到 会议结束后 组织者可 对各单位的出勤情况进行检查或抽查 组织者负责分发相关的会议文件和维持会议现场的秩序 会议记录人员做好会议记录 会议记录应完整 准确 字迹应清晰可辨 参会人员在主持人的组织下围绕会议议题展开讨论 避免抛开议题进行无关议 题内容的讨论 5 3会后管理会后管理 会议结束后 会议记录人员须在一个工作日内 整理会议记录 完成会议纪要 会议记录应于会议当日 会议纪要不迟于次日呈报会议主持人审核签名 会 议纪要经会议召集领导审批后 方能进行公布执行或者发放到相关的部门 所有的会议追踪事项都需跟进完成 并填写会议事项跟踪表 最后将追踪结果 反馈到给相关的领导 部门 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 5 会议纪要应进行编号和规范 按分级管理要求进行分放 对会议纪要进行存档 和上报 6会议纪律管理会议纪律管理 会议实行签到制度 凡不能参加会议或不能准时参加会议者 应及时作出请假 并说明原因 不请假又不按时到场者 进行通报并责令写出检讨 参会人员应提前入场 不得无故迟到 早退 不得中途退会 会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置 不准在会场接打手机 如有需要可离开会议室接听 会议期间不准大声喧哗 交头接耳或打瞌睡 会议内不得随地吐痰 不得乱扔废弃物 参会人员不准做与会议无关的杂事 不得在会场上随意走动 不准泄露会议机密 妥善保管会议材料 不得向无关人员泄露会议内容 7会议室管理会议室管理 会议室由行政部指定专人负责管理 统一安排使用 各部门若需使用大型会议室 需提前向行政部提交申请 由行政部统一安排 会议室的环境卫生由行政部派专人负责 在每次会议召开前后均要认真打扫 并做好日常清洁工作 会议组织者在使用会议室的过程中 要注意保持卫生 禁止吸烟 爱护室内设 备 每次会议之前 管理人员应进行电源检查 配备饮用水 水果 必要时 等工 作 用后应及时清洗水杯和烟灰缸 打扫卫生 检查安全 锁好门 关好窗 关闭照明 空调设备 并通知会议室管理员验收锁门 会议室使用完毕后 应随时关闭门 窗和全部设施设备电源 切实做好防火 防盗及其他安全工作 每周六行政部应该根据会议室使用申请 整理会议室使用情况 并提供给各部 门秘书 8备注备注 本制度自发布之日起实行 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 6 9附件附件 附表 1 会议通知模板 会会 议议 通通 知知 会议主题 会议召集人 会议地点 会议纪录 会议时间 参会人员 会议议题 1 2 3 会议资料 注意事项 会议实行签到制度 凡不能参加会议或不能准时参加会议者 应及时作出请假说明原因 不 请假又不按时到场者 进行通报并责令写出检讨 参会人员应提前入场 不得无故迟到 早退 不得中途退会 会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置 不准在会场接打手机 如有需要可离开会议室接听 会议期间不准大声喧哗 交头接耳或打瞌睡 会议内不得随地吐痰 不得乱扔废弃物 参会人员不准做与会议无关的杂事 不得在会场上随意走动 不准泄露会议机密 妥善保管会议材料 不得向无关人员泄露会议内容 附表 2 会议签到模板 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 7 会会议签议签到表到表 会会议议主主题题 会会议时间议时间 序号序号部部门门姓名姓名备备注注 附件 3 会议纪要模板 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 8 会议纪要 会议名称会议名称 编号 DSLR M 2011000 提 议 人 开会时间 主 持 人 会议地点 记 录 人 会议议题 与会人员 会议内容摘要会议内容摘要 执行事项 行动方案 执行事项 行动方案 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 9 执 行 内 容执行者 计划完 成日期 备 注 会议决议事项会议决议事项 决 议 事 项决议人 与会人员签字 附件 4 会议事项跟踪表 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 10 会议事项跟踪表 序 号 会议 时间 追 踪 事 项交付件责任人 完成 时间 状态备注 会议管理制度 第 I 版 仅限公司内部使用 11 附表 5 会议室使用申请表 会议室使用申请表会议室使用申请表 编号 申请部门申请人申请日期 出席人数负责人联系电话 拟定申请会 议室 会议室一 培训室 会议室二 会议室四 贵宾室 使用时间 月 日 时 分 月 日 时 分 会议性质 一般会谈 部门会晤 专业会议 座谈会议 培训会议 其它 出席对象 需要提供设 备及物品 空调 投影仪 音响 饮用水 其它 会议室使用部门请严格遵守以下规定 1 为避免时间冲突 申请部门需至少提前一天填写本表申请 若情况特殊情况来不急填写单 据的必须在用后一个工作日内补填单据 2 使用时间