商务合同档案管理办法概论

ISO9001：2008质量管理体系文件（合同档案管理办法） 文件编号：FSL-QWI/I-KF-01ISO9001:2008质量管理体系文件三级文件文件名称: 商务合同档案管理办法 文件编号： FSL-QWI/I-KF-01 版 本 号： 1.0 生效日期： 2012.02.21 受控状态： 受控 更 改 记 录更改页码、条款更改内容描述更改人更改日期第2页、4.1本公司合同规口管理部门为市场发展部孟祥薇2010-6-11第2页、4.1本公司合同规口管理部门为客户服务中心孟祥薇2011-4-20第7页增加商务合同清单明细表孟祥薇2011-4-20第2页、4.1本公司合同规口管理部门为客服总务科孟祥薇2012-2-21此份文件未经管理者代表的特别授权，不得转借、复印或应用于其它目的。批 准审 核莫艳琳编 制孟祥薇合同档案管理办法一、主题内容及适用范围1.1本办法制定了合同档案管理原则、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理办法。1.2本管理办法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。二、术语及释义为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。三、管理原则 3.1合同档案实行网络管理体系，由归口管理部门集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名人员负责合同文档管理。四、职责 4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户服务中心, 归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有商务合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 4.2财务部负责合同档案的费用结算及监督工作。五、具体内容51合同审批合同在正式签订前，必须按本办法经审核会签批准后方可正式签订，具体程序如下：5.1.1合同责任部门填写“合同会签单”一份，随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。5.1.2经部门领导审查确认的合同，需要公司专业部门审核会签的，由责任部门将确认后的合同及相关资料送专业部门会签。专业部门会签后再送公司职能部门会签。5.1.3责任部门依据上述会签部门的建议修正合同文本后，报公司领导审核批准。5.1.4经审核批准的合同，除公司合资合作、涉外合同等必须使用公司行政印章外，均由办公室加盖公司合同专用章。5.1.5办公室递交给各部门的会签合同,各部门在接到合同一日内反馈意见,如遇紧急合同会签时,各部门须在2小时内给予回复，特殊情况(出差或请假)在返回当日内回复。52合同档案存档5.2.1合同签订后，合同原件交归口管理部门归档。5.2.2凡涉及采购、基建、劳务、广告、法律援助、咨询、诉讼、仲裁、赔偿、和解等行政事务及后勤管理方面的合同，由办公室综合管理员负责存档。合同正本及会签单原件留办公室存档，复印件一份交财务部作财务备查。5.2.3凡涉及招标、投标、运输、承包、投资、技术引进、技术开发等有关公司业务方面的合同，由客服总务科综合管理员负责存档。合同正本及会签单原件留客服总务科存档，复印件两份，一份交财务部作财务备查，一份交业务部门监督执行。5.2.4新建立关系的供应商或客户，应索取对方签约人的授权委托代理书，并对照第五条5.2.2及5.2.3相应归口管理部门存档。5.2.5归口部门在合同存档时，需将合同(除报价外)的售后服务条款交由业务部门自行存档。53合同文档的管理5.3.1合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。5.3.2保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。5.3.3归口管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，并根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。5.3.4合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。5.3.5借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。5.3.6各部门借阅合同文档时，需办理合同借阅申请手续，经客服总务科长批准即可借阅；借阅涉及公司经营项目的合同，需总经理审批后方可借阅。5.3.7合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者依据公司保密管理制度进行处罚。六：流程6.1合同会签流程见附件。七、附则7.1本法则由办公室负责起草及修订。7.2本法则最终解释权归办公室所有。 7.3本法则自公布之日起实施。 襄阳风神物流有限公司XianYang Fengshen Logistics Co., Ltd. 合同会签单 Contract joint-check sheet合同名称Contract Name签约方Name of the other party合同编号Contract Number合同性质Nature of Contract摘要Summary主办单位ResponsibleUnit经办人Project Proposed By审核人ProjectApproved By区分Division同意Agree否决Disagree意见 Comment签名&日期Signature& Date 总经理General Manager副总经理ViceGeneral manager总经理助理Assistant ToManaging Director法律顾问Legal Adviser会办单位Bargaining Unit 部门Department同意Agree否决Disagree意见Comment签名&日期Signature& Date修改说明Modify explain合同会签流程图责任单位或人员工作流程说明记录责任部门本部门长 其他相关部门办公室/客服总务科财务部分管领导总经理办公室客服总务科 审核盖章存档确认确认确认合同文本确认责任部门执行落实实确认确认否是合同文本及相关资料 职能部门审核公司领导审批办公室加盖公司合同印章落实执行合同文本合同会签合同执行第 7 页 共 9 页襄阳风神物流有限公司合同清单注：合同编号最后一个字母（S）为收款合同、（F）为付款合同；红色字样