文本格式整理标准.doc

文本格式整理标准本标准是根据国务院办公厅国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999）和高校文档管理的有关规定，结合我院实际情况而制定。本标准中的文本资料包括行政公文和各部门应归档的一般文字材料（简称一般文档）。本标准适用于学院各行政部门和教学部门。1 文档用纸幅面及版面尺寸 1.1 文档用纸幅面尺寸 文档用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm。 1.2 文档页边距尺寸 公文用纸的天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸的地头（下白边）为：25mm1mm 公文用纸的左订口（左白边）为：28mm1mm 公文用纸的右口（右白边）为：25mm1mm 红头公文首页眉首和尾页版记部分按国家标准设置。一般文档用纸订口（左右白边）为：30mm1mm 一般文档天、地头（上下白边）分别为：30mm、25mm一般文档页脚为：15mm1.3 表格页边距尺寸表格的天头（上白边）为：25mm5mm表格左右及地头（左、右、下白边）为：20mm5mm 2 文档格式2.1 文字采用Word文档格式，A4型纸竖向打印。2.2 选左侧装订，（可先用回形针固定，汇总移交后统一装订）。汇编材料首页要加封面,次页为目录。2.3 文档标题2.3.1 文档标题用2号(或小2)标准宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称。 2.3.2 如有副标题，用3号标准宋体字加粗。2.3.3 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.3.4 Excel电子表格的标题一般用18号20号宋体字加粗。2.4 正文2.4.1 正规公文的正文用3号或4号宋体字；一般文档用4号或小4号宋体字；长篇汇编材料及科研论文等可用小4号或5号宋体字。2.4.2 正文在标题下空一行，每自然段落前缩进2个字符，回行顶格。数字、年份回行时不能分拆。2.4.3 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”, 第五层为“”。2.4.4 正文中如有多级标题，第一级标题用黑体（加粗）字，第二级标题用仿宋（加粗）字，第三级标题用仿宋字。（也可不变字体只做字体小半号或加粗显示）所有标题独立成行，不加标点。2.4.5 正文是表格时，Excel电子表格的表头用12号14号宋体或仿宋体（加粗）字，表内字用10号12号宋体或仿宋体字；Word表格的表头用小四或五号字（加粗），表内用小五号字。2.5 页码2.5.1 一般页码在正文下方居中。2.5.2 单页单面文件可不编页码。2.5.3 汇编材料也可单号靠右边，双号靠左边编页码。2.6 附件2.6.1 文本资料如有附件，在正文下空一行左空二字用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。2.6.2 有多个附件时，使用阿拉伯数字加序号给以分辨，附件名称后不加标点符号（如“附件1：” ）。2.7 成文日期2.7.1 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。2.7.2 成文时间的标识位置在右下方右空4字符。2.8 附注公文如有附注，用小4号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。3 公文生效标识3.1 单一发文印章3.1.1 单一部门制发的公文在落款处可不署发文部门的名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文一行之内（可视页面稍有出入），端正、居中、下压成文时间，印章用红色。3.1.2 各部门制发的一般文档应在正文右下方落款处署上成文单位全称，在下一行标识成文日期(中文年月日)，下压成文时间加盖部门印章。3.1.3 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。3.2 联合行文印章3.2.1 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开并居中，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。3.2.2 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并加盖印章其上。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。3.2.3 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”加盖印章在成文日期上的方法解决。3.2.4 会议纪要应注明会议名称，会议纪要不需加盖公章。4 排版规格与打印装订要求 4.1 排版规格 4.1.1 文档正文用3号、4号（或小4号）宋体字，（长篇汇编材料及科研论文可用小4号或5号宋体字）。行距为单倍行距（或固定值22-28磅）。 4.1.2 Excel电子表格的表头用12号-14号宋体或仿宋体（加粗）字，表内字用10号-12号宋体或仿宋体字，行高掌握在324（用于每格单行字时，多行字时适当加宽）；Word表格的表头用小四或五号字（加粗）表内用小五号字，使用单倍行距。4.2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 4.3 印制要求 双面打印；页码套正，两面误差不得超过2mm。字面不花、不白、无断划。 4.4 装订要求 公文及一般文档应左侧装订，做到不掉页。保证