财务帐务子系统.doc

会计信息化4-2账务处理子系统的分析设计与开发【授课题目】：账务处理子系统的分析设计与开发【教学内容】： 1、了解账务处理系统概述与系统目标 2、理解账务处理系统业务流程 3、理解账务处理系统功能结构 4、掌握账务处理系统数据处理流程 5、掌握账务处理系统数据库设计【教学目的与要求】： 1、账务处理系统需求分析 2、账务处理系统业务流程 3、账务处理系统功能结构 4、账务处理系统数据流程 5、计算机处理与手工处理比较【教学难点与重点】：【重点】 1、账务处理系统的功能结构及基本的业务流程 2、运用账务处理系统处理各项会计业务【难点】账务处理系统的需求分析方法、概要设计【教学方式与时间分配】：本章以教师课堂讲授为主，结合PPT教学。预计占用11学时。【基本约定】： ：多媒体演示：强调教学内容授 课 内 容备注1 账务处理系统需求分析1.1 账务处理系统的基本概念 账务处理系统主要是用来处理企事业单位的账务核算业务，从功能上看，账务处理系统的主要任务就是“制单和记账”。只要能够完成凭证处理和记账功能的系统都可以称为账务处理系统。 账务处理系统中的“制单”是指会计凭证的 制作，包括凭证的 输入、修改及审核；“记账”是指将审核的会计凭证记相应的明细账、日记账和总账。 即账务处理系统必须能实现以上三种账的制单和登记，这也是会计制度所要求的。国外所称的总账系统基本相当于我们国家的账务处理系统。国外的总账系统一般不产生数量金额式明细账，也不包括银行对账和往来账辅助管理等功能。 1.2 账务处理系统的主要内容 账务处理系统的主要内容有“账套建立及账套基本信息设置”、“会计科目设置”、“期初余额设置”、“凭证制作 ( 含凭证的录入、审核、查询 ) ”、“凭证记账 ( 过账 ) ”；“账薄查询及打印 ( 包含各种样式的明细账、日记账、往来账 ) ”、“期末结账”等内容。 有的账务处理系统还有“出纳现金及支票管理”、“银行对账”及“应收应付往来账管理”及“数量、外币、部门、项目及预算等各种辅助核算”等功能。 教学内容授 课 内 容备注1.3 账务处理系统的主要特征 账务处理系统具有规范性强、一致性好、易于通用化、综合性强及严密性的特征。 （ 1 ）规范性强，一致性好，易于通用化。 账务处理系统的基本原理是复式记账法，这是世界通用的会计记账方法，它包括“有借必有贷，借贷必相等”；资产负债所有者权益；总账余额发生额必须等于下属明细账余额发生额之和等一系列基本处理方法。故此在信息化软件实现上易于商品化和通用化，目前国内外市场已有的大量商品化账务处理系统软件。 （ 2 ）综合性强，在整个会计软件系统中起核心作用。 账务处理系统是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面，账务处理系统除直接采集部分原始数据进行加工处理外，还要把其它子系统处理后的综合性数据转入并进一步处理，以得到全面反映经济活动的总括性信息。因此，账务处理子系统所产生的信息具有很强的综合性和概括性，能准确地反映企业全部的财务状况和经营成果。 （ 3 ）严密性 账务处理系统处理的内容除包括各个子系统转来的综合数据外，还包括现金、银存收支等易发生贪污舞弊业务的数据处理，在设计中必须安排严密的内部控制制度和安全保密措施，报表要提供给政府部门，保证账务处理子统的正确性，结果的真实性。 教学内容授 课 内 容备注1.4 账务核算处理的业务流程 手工条件下，考虑到账务处理数据量的不同及在不同人员之间分工，不同企业可能采用不同种类账务处理流程，比如有记账凭证账务处理流程、科目汇总表账务处理流程、汇总记账凭证账务处理流程等。 其中记账凭证核算形式是最基本的核算形式，其余都是由它变换而来的，它的主要特点是直接根据各种记账凭证逐笔登记总账及明细账。而科目汇总表核算形式是最常用的核算形式，它的特点是根据各种记账凭证定期 ( 三、五、十天 ) 编制科目汇总表（按科目分类发生额），再根据科目汇总表登记总账。科目汇总表核算形式可以减少手工工作量，还可通过其科目汇总表试算平衡，但它反应不出账户的对应关系，不便于查账。 一般说来，这些处理流程之间有一定的共性，我们总结出如下的手工处理流程作为信息化账务系统需求分析参考。 ( 一 ) 设置账户； ( 二 ) 整理加工原始凭证； ( 三 ) 根据原始单据 ( 凭证 ) 编制的原始凭证汇总表编制记账凭证或直接根据原始凭证编制记账凭证； ( 四 ) 复核记账凭证； ( 五 ) 根据收款、付款凭证登记现金、银行存款日记账； ( 六 ) 根据记账凭证和参考原始凭证 ( 汇总表 ) 登记各种明细账； ( 七 ) 根据记账凭证逐笔登记总账； ( 八 ) 会计期间期末，将现金、银行日记账与总账和明细账进行核对； ( 九 ) 会计期间期末，根据总账、明细账及其他相关资料编制会计报表。 手工条件下，记账指记明细账、日记账、总账，是由不同人员按照不同的科目，分别在不同的账册上加以记录。在信息化会计信息系统中记账仅是一个数据处理过程，通过记账这一数据处理步骤，使被审核的输入凭证成为正式会计档案，记账后的凭证不允许被修改。 教学内容授 课 内 容备注1.5 账务处理系统的目标账务处理系统是利用计算机完成账务处理工作的系统，无论是企业内部管理所需要的会计信息，还是企业外部有关决策者所需要的会计信息，都必须由账务处理系统对发生的经济业务进行加工处理后才能取得。账务处理系统的目标主要有以下几方面： 及时、准确、全面的采集和输入会计凭证； 对输入系统的记账凭证进行审核、正确、有效地登记日记账、明细账和总账； 正确完成结账工作； 及时、准确地输出各种账、证、表； 建立与其它子系统的数据接口，实现会计数据及时传递与共享。 在实际应用中，有些单位的账务处理系统还要进行往来业务管理。对于往来业务较少的单位可以由账务处理系统实现，对于往来业务比较多的单位，则需要通过单独的往来管理系统进行往来业务的核算与管理。教学内容授 课 内 容备注2 账务处理系统业务流程2.1 手工业务流程图 账务处理流程主要有 5 种形式：记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记总账核算形式、和多栏式日记账核算形式。不同的账务处理流程其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同，其中科目汇总表核算形式最为常见，这里手工系统的业务流程图以科目汇总表核算形式为依据。账务处理手工业务流程图如图 1 所示： 图 1 教学内容授 课 内 容备注2.2 手工处理业务流程分析 （ 1 ）日常经济业务发生时，业务人员将原始凭证提交给财会部门。由凭证录入人员在企业基础会计信息的支持下，直接根据原始单据编制凭证，并保存在凭证文件中。 （ 2 ）对凭证文件中的凭证进行审核。如果审核通过，则对记账凭证作审核标记，否则，将审核未通过的凭证提交给录入人员。 （ 3 ）登记日记账，出纳人员根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。 （ 4 ）登记各种明细账，一般单位根据业务量的大小设置各个会计岗位，即分别由多个财会人员登记多本明细账，如一个会计专门登记应收账款明细账；一个会计专门登记材料明细账 等。 （ 5 ）根据科目汇总表登记总账，总账会计根据记账凭证定期汇总编制科目汇总表，根据科目汇总表登记总分类账。 （ 6 ）月末处理，由于总账、日记账、明细账分别由多个财会人员登记，不可避免地存在着这样或那样的错误。因此，每月月末，财会人员要进行对账，将日记账与总账核对，明细账与总账核对，做到账账相符。此外，财会人员月末还要进行结账，即计算会计账户的本期发生额和余额，结束账簿记录。 （ 7 ）跟据企业银行账和银行对账单中的银行业务进行自动对账，并生成余额调节表。 （ 8 ）查询与生成报表，根据日记账、明细账和总账编制管理者所需的会计报表和内部分析表。 教学内容授 课 内 容备注2.3 计算机处理业务流程图。如图 2 示： 图 2 教学内容授 课 内 容备注2.4 计算机处理业务流程分析 （ 1 ） 首先，在系统启用时由凭证录入人员将本单位的基础会计信息（如企业基本信息档案、科目编码和名称、期初余额、客户档案、供应商档案、财务人员档案、仓库档案等）通过初始模块送入计算机，并保存在企业基础信息文件中。 与手工处理流程相比，新增了初始设置模块，该模块在整个系统中的作用举足轻重。比如科目表的编码设置，直接关系到记账凭证的录入、存储、查询效率；科目余额表金额的准确性，直接关系到计算机与手工账的接口问题；往来单位信息表和余额表直接关系到对往来单位辅助信息的核算和管理。 （ 2 ）新增了录入员岗位，负责录入记账凭证，虽然增加了工作量，确是必不可少而且十分重要的，直接关系到整个账务系统数据处理的准确性。 （ 3 ）新增了临时凭证文件，用于保存当期审核后的临时凭证。相对于历史凭证文件而言，其主要作用是便于集中审核当期的记账凭证，不用查询前期已经审核结账的凭证，节省了系统查询时间。 （ 4 ） 记账与手工处理不同，即记账人员发指令，计算机自动将凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新汇总文件、已记账文件、企业银行账等，并将凭证文件中已记账的凭证删除。结账，即会计期末结账人员发指令，计算机自动根据凭证模板生成机制凭证，保存在凭证文件中，共记账使用；当所有凭证都记账后，计算机自动计算出本月合计、本年累计数据。教学内容授 课 内 容备注3 账务处理系统主要功能结构由于目前商品化账务处理较多，也很成熟，它们均适合现行的会计制度，故账务处理系统的功能相对来说比较清楚。虽然不同软件公司的软件产品在账务处理系统中各功能模块的称呼不同，但从功能上看是大致相同的。主要功能如图 3 所示： 图 3 教学内容授 课 内 容备注3.1 初始设置 初始设置主要有“设置凭证类型”、“设置会计科目”、“期初余额的录入”、 “设置原币及汇率”、 “设置辅助核算项目 ( 往来单位、部门、项目、计划、人员、现金流量类型、非法对应科目、个人类编码等 ) ”等模块。如图 4 所示： 图 4 1. 建立账套 利用计算机进行账务处理工作，必须建立账套文件，以存放有关会计及业务资料。账套中存放的内容包括：会计科目、记账凭证、各种账簿、会计报表以及固定资产、工资信息等。一个账套只能保存一个公司或一个独立核算单位的会计资料。在实际工作中可以根据需要建立多个账套，通过合理组织账套文件，及时掌握各子公司或下属独立核算单位的财务状况，为加强企业管理和经济核算提供必要的信息。建立账套通常是在建账向导指引下进行的，主要确定：账套文件名、账套名称、记账本位币，会计科目级次及每级科目代码的长度、会计期间和账套起用期间。 教学内容授 课 内 容备注2. 设置操作员及其权限 设置操作员及其权限是按照会计信息化的要求，设置操作人员，并规定其操作权限。会计信息化必须建立岗位责任制、操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、会计档案管理制度。凡是允许操作计算机系统的会计人员应该首先设置为操作员，成为系统的合法用户，然后按照内部控制制度对岗位分工的要求，赋予不同操作员相应的权限。每个操作员进入系统时，系统将根据其姓名、密码及操作权限限制其操作内容，从而避免无权操作、越权操作情况的发生，保证系统的安全性、保密性。 3. 设置会计科目 设置会计科目功能 用于输入账务处理系统所有科目编码及其编码属性内容。该功能的运行时序应是在“设置凭证类型”功能前进行。 设置会计科目 必须按照账套设置中会计科目编码方案设定的级次和位长进行。科目体系一旦开始使用，就不能在末级科目下再增加下级科目，只能增加末级科目的同级科目。 设置会计科目编码。科目编码必须唯一，科目编码必须按照其级次的先后次序建立科目编码用数字、英文字母等表示，并且一级科目编码应当按照会计制度的规定统一编制。 设置会计科目名称。科目名称不能为空。与科目编码据有一一对应的关系。 设置科目类型。根据会计制度中规定的科目类型（如工业企业科目类型包括资产、负债、所有者权益、成本、损益），定义每个科目的类型。 设置科目性质。根据核算和管理的需要设置科目的性质。如单位往来、部门、外币等。这样在今后的处理中就可以根据性质完成对账、外币业务处理、辅助核算等功能。 设置会计科目的余额方向。根据会计科目的性质确定该科目的余额是“借”或“贷”。 设置辅助核算科目。教学内容授 课 内 容备注设置外币核算科目。 设置数量核算科目。 会计科目正确性的控制 设置会计科目中的控制。科目编码、科目名称、科目类型不能为空，且科目编码与科目名称要一一对应。 科目增加的控制。 A) 当新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在。应首先设置上级科目，再输入下级科目，否则会导致明细科目没有总账科目。 B) 如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额，不能为其增加下级科目，只能在年初进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。 C) 科目类型必须上下级一致。 科目修改的控制。 A) 科目已经使用，科目编码不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明已有业务发生，并且已经记账，如果科目在未记账凭证已经使用，也表示该科目已使用。 B) 如果一个科目有下级科目，科目编码不能修改。否则，会造成其下级没有上级科目。 C) 若科目设有辅助账，辅助账使用后科目编码不能修改，如果修改，会造成其辅助账信息不完整。 科目删除的控制。 A) 科目已经使用，不能删除。 B) 科目有下级科目，不能删除。如果删除，会造成其下级科目没有上级科目。为便于科目调整，在科目没有使用的情况下，当科目有下级科目时，也可以同时删除其下级科目，但必须给出提示，确认后方可删除。 C) 若科目设有辅助账，辅助账启用后科目不能删除。 教学内容授 课 内 容备注4. 设置辅助核算项目 设置辅助核算项目功能是 输入账务处理系统所有的辅助编码数据。为了便于管理和控制，辅助核算项目一般都归类设置。许多会计软件都预设了核算类别，如往来单位、部门、职员等。 5. 期初余额的录入 期初余额的录入 功能用于输入所有明细科目的年初余额和启用会计期间月份前各月的发生额和按照会计制度的要求进行余额试算平衡。该功能的运行时序应是在“输入凭证”功能前 “设置会计科目”后 进行，并且只能在建账会计期间使用一次。 期初数据录入的控制 平衡检查控制。在所有起初数据转入后，计算机应自动进行平衡检查，内容主要包括： a) 上、下级科目数据要一致，即“总账数据 = 下属明细科目数据之和”； b) 满足“资产 = 负债 + 所有者权益”； c) 余额要与科目类型相符，如银行存款科目必须有余额，月初费用类科目无余额等。 退出该模块时的控制。每次退出该模块时，应自动进行平衡检查。由于科目较多，其余额不可能一次转入完毕，因而平衡检查出现问题时，应提示并允许退出。 第一次记账时的控制。只有平衡检查通过后才能记账，同时应封锁该模块，不允许再使用。教学内容授 课 内 容备注6. 设置凭证类型 设置凭证类型功能用于定义账务处理系统软件所用的各种凭证类型及其编码。即定义制单时允许使用的记账凭证类型。如收款、付款、转账凭证三类凭证；现收、现付、银收、银付、转账五类等等。凡是在“凭证处理”功能中所涉及到的凭证类型，都应在该功能中定义相应的凭证类型编码。该功能的运行时序应是在“输入凭证”功能前进行。 7. 设置原币及汇率 设置原币及汇率是专为外币核算服务的，该功能用于对本账套所使用的外币进行定义。 8. 其他设置 系统初始需要进行的其他设置。例如，“自动转账分录定义”，该功能用于定义在会计业务中每月重复地有规律出现的凭证。这一类凭证多为转账类凭证，例如：每月提取折旧费、按月上交税金、按月发放工资、月底结转管理费到损益账户等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源或计算方法也基本不变。 教学内容授 课 内 容备注3.2 凭证处理 凭证处理有关模块有“录入修改会计凭证”、“审核 ( 复核 ) 会计凭证”、“会计凭证记账 ( 过账 ) ”、“查询打印会计凭证”及“汇总会计凭证”等。如图 5 所示： 图 5 录入修改会计凭证 录入修改会计凭证 是账务处理系统中使用最频繁的功能，应该通过全屏幕凭证编辑功能输入和修改未审核的凭证数据。会计人员通过键盘录入记账凭证，与手工方式不同之处是：在录入过程中，系统会对会计科目及辅助项目进行正确性检查，凭证录入完毕存盘时系统自动对借贷方金额是否相等进行检查 ，如果借贷不平衡，拒绝保存，等待会计人员修改后再进行保存。 教学内容授 课 内 容备注凭证录入是账务处理系统的数据入口，因此，必须保证凭证的正确性。一般来讲，凭证录入时的控制措施主要包括以下几方面。 凭证类型和编号。按照会计制度的要求，凭证应按月分类连续编号。在计算机环境下，一般通过系统自动分类编号来避免重号、漏号和串号发生。 制单日期。制单日期一般用于表示经济业务发生的时间，随凭证号增加而递增。一般只允许输入未结账月份的记账凭证。 会计科目。系统会检查输入的会计科目是否在科目数据文件中存在；检查输入的会计科目与当前凭证类型是否相符，如收款凭证借方科目是否为“银行存款”或“现金”，如果相符，则接受；检查输入金额的科目是否是最末级。在计算机处理中，只有最末级科目才能输入发生额，其他各级科目的发生额由系统自动汇总得到。 金额。系统要求科目金额不能为零。保存凭证时，系统按照“有借必有贷，借贷必相等”检查数据是否可接受。 凭证修改可分为两种。记账前修改，记账后修改。 记账前修改。如果凭证没有审核，制证人员可直接在凭证上作出修改。如果凭证已审核，就不能修改，只有取消审核签字后才可以进行修改，取消审核签字只能由审核人自己进行。 记账后修改。凭证记账后就不能进行修改，如果发现有错，只能用补充凭证法和冲销凭证法进行修改。 2. 审核 ( 复核 ) 会计凭证 审核 ( 复核 ) 会计凭证是实现对输入的 会计凭证在计算机中确认审核和取消审核功能。实际上“ 审核 ”也就是对凭证数据表记上 审核 标志。审核人员应该按照会计制度的要求，对制单人填制的记账凭证进行审核，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确、记账凭证内容是否完整无缺等。审核人员和录入人员不能为同一个人，审核人员不能直接修改会计凭证，如发现有错，应先取消审核，然后交由制证人员修改。只有经过审核无误的记账凭证，才能作为记账的依据。教学内容授 课 内 容备注3. 记账 ( 过账 ) 记账 ( 过账 ) 实现对已审核过的 会计凭证进行批量或单张记账的功能。实际上“记账”也就是对凭证数据表打上记账标志，同时计算这些凭证所有分录所对应会计科目的余额表的相应数据。 记账，即记账人员发指令，计算机自动将凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新汇总文件、已记账文件、企业银行账等，并将凭证文件中已记账的凭证删除。当所有凭证都记账后，计算机自动计算出本月合计、本年累计数据。 记账设计中应具备的主要控制措施。 过账前，应首先进行数据备份。 上月没有结账，本月不能过账。 未审核的凭证不能过账。 借贷不平或内容不完整的凭证不能过账。 系统启用第一次过账时，应检查起初余额设置是否合法，否则会导致借贷不平衡等问题。 经过过账的凭证以后将不再允许修改，只能采取补充登记或红字冲销凭证的方式进行更正。 4. 查询打印会计凭证 查询打印会计凭证 功能是实现以某种查询条件为基础的查询任何年月的任何类型凭证的查询。 5. 汇总会计凭证 汇总会计凭证 实现在某种条件范围内的凭证的汇总。汇总其科目的借贷方发生额，生成凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是为记账凭证，汇总条件包括凭证日期、凭证类型、凭证范围等。 教学内容授 课 内 容备注3.3 出纳管理 出纳管理的有关模块有：“现金日记账”、“银行日记账”、“银行对账”等。如图 6 所示： 图 6 现金日记账 现金是流动性最强的一种货币性资产，加强现金的管理和控制是至关重要的。企业通过设置现金日记账，随时掌握现金收付的动态和库存余额，保证现金的安全。每日终了现金日记账的结余数应与实际库存数进行核对，做到账实相符。月份终了，现金日记账的余额必须与现金总账的余额核对相符 。 银行日记账 银行存款日记账是用来反映银行存款增减变化和结余情况的账簿。银行日记账由出纳人员进行登记。其依据是银行存款收付款凭证。 银行对账 银行对账是货币资金管理的主要内容，也是出纳人员的基本工作之一。是指将企业的银行日记账与银行出具的对账单进行核对，银行与企业间由于记账时间不同或其他原因会形成一方已记录的账另一方未记录，这种一方已入账而另一方尚未入账的项称之为未达账项。可能有四种类型的未达账项：银行已收企业未收、银行已付企业未付、企业已收银行未收、企业已付银行未付。产生银行未达账项的根源是多方面的，主要有两类：一类是时间上的延误，如银行收到款项后未及时通知单位，形成银行已收企业未收未达账项；第二类是记录上的错误，如企业错把银行收款业务记到了现金日记账上，形成银行已收企业未收未达账项。 教学内容授 课 内 容备注银行对账的目的就是将企业银行账与对账单进行核对，不仅要找出经济业务相同的进行核销，而且还要找出未达账项和造成未达账项的根源，防止有意无意的错误。对于长期未对上账的未达账项，更应引起警惕。 一般来说，银行对账又分为自动对账和手工辅助对账。 自动对账 自动对账模块功能是由计算机自动在“企业银行对账文件”和“银行对账单文件”中寻找完全相同的经济业务进行和对或勾销。所谓完全相同的经济业务是指经济业务发生的时间、内容、摘要、结算方式、结算号、金额等都相同的经济业务。由于同一笔经济业务在银行和单位分别由不同的人记载，经济业务发生的时间、摘要等不可能完全一样，因此，比较经济业务是否相同的依据是： 支票号 + 金额，即“企业银行账文件”和“银行对账单文件”中支票号和金额完全相同的记录。 结算方式 + 结算号 + 金额，即“企业银行账文件”和“银行对账单文件”中结算方式、结算号和金额都相同的记录。 由于自动对账是以“企业银行账文件”和“银行对账单文件”双方对账依据完全相同为条件，所以为了保证自动对账的正确和彻底，要求单位和银行必须保证对账数据处理的规范化和合理化，如“企业银行账文件”和“银行对账单文件”的结算方式，结算号要统一口径，如果对账双方不能统一规范，各自为政，系统则无法识别。 手工辅助对账 手工辅助对账模块是对“自动对账”模块的补充，对于使用完全自动对账后不符合自动对账依据而没有勾销的已达账（被视为未达账项），由财会人员从“企业银行账文件”或“银行对账单文件”中挑选出来一笔，计算机自动从对应的文件中挑选出金额相同的多笔，财会人员根据其自身的判断在对账屏幕上进行手工勾销，即输入两清标记。为了保证对账更彻底正确，我们可用手工辅助对账模块进行调整。 对账结果是通过屏幕和打印机上输出“单位未达账项”、“银行未达账项”、“余额调节表”等。输出“余额调节表”就是把“企业银行账 ”和“银行对账单 ”中没有核销的经济业务整理出来，形成“银行存款余额调节表”。 教学内容授 课 内 容备注3.4 账表管理 账表管理主要包括“总账 ( 余额表 ) 查询及输出”、“明细账簿 ( 三栏式 / 多栏式 ) 查询及输出”、“各种辅助账 ( 数量 / 外币 / 费用 ) 查询及输出”、“各种日记账 ( 银行 / 现金 ) 查询及输出”等功能模块。如图 7 所示： 图 7 这些功能不仅要实现相应账簿的显示和标准打印，还应提供相应的查询条件供用户筛选账簿数据和账簿、账簿与凭证之间的 关联查询 。 1. 总账和科目发生额余额表 在计算机环境下，总账和科目发生额余额表数据是根据会计人员指定的会计科目、日期等查询条件由系统自动生成的。输入查询条件就可显示查询结果。 2. 明细账 明细账一般有三栏式、数量金额式、复币式、数量外币式等形式，其格式与手工明细账基本一致。此外还可输出多栏式明细账。 教学内容授 课 内 容备注3. 日记账 日记账输出格式与手工会计一样，现金日记账包括金额式日记账和外币日记账两种。现金日记账既可以输出某一天的现金数据也可以输出任一个会计月份的现金数据；银行存款日记账可以输出银行存款科目某一天的或任一个会计月份的发生额、余额情况 。 4. 辅助核算账表 账务处理系统除了提供基本会计核算功能外，一般还具有辅助核算功能。辅助核算通过核算项目可以全方位、多角度地反映企业的会计信息，并且核算项目可以在多个会计科目中存在。利用系统提供的核算项目账表输出功能，可以输出核算项目总账、明细表等。 综上所述，账务处理系统的账表管理模块，支持多种会计信息输出功能，可以方便快速地输出各种账表。 综上所述，账务处理系统的账表管理模块，支持多种会计信息输出功能，可以方便快速地输出各种账表。 教学内容授 课 内 容备注3.5 期末处理 期末处理即期末会计业务处理时会计人员所完成的一些特定的会计工作。主要包括期末转账业务、结账等功能模块。如图 8 所示： 图 8 自动转账 账务处理系统中的自动转账包括两个方面，一是其他子系统处理后的需要入总账进一步处理的综合性数据，这些数据已存在各自的接口文件里，通过计算机网络或软盘传送到账务处理系统。账务处理系统访问、汇集有关数据，自动编制机制转账凭证。 二是系统内部数据的自动结转，例如月末费用分配、将管理费用和财务费用转入本年利润等。 由于不同会计期间结转凭证的编制方法都是相同的，其借贷方科目、金额的来源和计算方法各月基本相同，因而可以通过自动转账功能模块，由计算机自动根据借贷金额取数公式提取有关数据，生成结转凭证。 教学内容授 课 内 容备注可以完成的自动转账分录定义的业务主要有： “费用分配”的结转，如工资分配等。 “费用分摊”的结转，如固定资产折旧等。 “税金计算”的结转，如所得税等。 “提取各项费用”的结转，如提取福利费。 “成本费用”的分配结转，如生产成本在产成品和在产品之间的分配。 “期间损益”的结转，如收入、费用转利润。 “汇兑损益”的结转。 自动转账处理首先要定义自动转账分录，将每月要处理的凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法以记录的方式预先存入计算机，并用不同的“转账序号”标记命名。并将定义的自动转账分录存放在自动转账分录文件中。自动转账凭证与一般凭证的区别是：自动转账凭证只需要输入摘要、借贷方科目和每一个科目发生额的来源或取数公式，不需要人工输入科目发生额。 定义完转账凭证后，每月月末只需执行生成转账凭证功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证文件中去，与会计人员输入的其他凭证一起进行凭证审核、记账处理，最终反映到会计账簿和报表上。 需要注意：自动转账应在结账前进行。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，要将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。 61教学内容授 课 内 容备注 对账 在传统手工会计中，对账主要包括账证核对、账账核对、账实核对 3 个方面。在计算机环境下，对账处理发生了一些变化，主要有以下几方面的不同： 在计算机环境下，由于实行计算机记账，平行登记已经失去意义，因此账账核对、账证核对失去了原来的意义，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的。但是由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会出现某些数据被破坏的情况，引起账账不符，同时不同系统业务处理时间可能不一致，难免出现不符的情况，因此为了保证账证相符、账账相符，可以使用对账功能由系统自动核对 。 进行对账处理时，若发现错误，系统将自动记录错误信息并可输出这些错误信息。对账至少应 1 个月 1 次，一般可在月末结账前进行。 3. 结账 期末结账是账务处理系统中相当重要的一项功能，该功能主要实现 将本月各会计科目的余额及余额方向转入下个月会计期间，作为其期初余额和期初余额方向，以便开始下一个月会计期间的账务处理工作。“期末结账”功能有相当严格的时序限制，只能每月进行一次，结账后本月不能再作凭证的处理工作。月末结账时会产生一些结账凭证，并且计算机控制系统会改变某些状态，如做月结标志等。 需要注意： 上月未结账，本月不能结账。 本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 已结账月份不能再填制凭证。 若总账与明细账对账不符，则不能结账教学内容授 课 内 容备注4 账务处理系统数据流程4. 1 账务处理系统数据流程图，如图 9 所示： 图 9 教学内容授 课 内 容备注4.2 主要数据字典 1. 外部实体描述 外部实体编号 外部实体名称 简述 有关的数据流 E1 初始人 负责对系统进行初始化工作，准备系统所必需的基础数据和会计科目结构体系的人员 会计账户基础信息 E2 业务人员 负责传递各种原始数据的工作人员 各种原始凭证 E3 银行 指本单位银行账户所在的银行 给单位提供的银行对账单 E4 信息需求者 指使用各类明细账、报表的人员和部门 各类明细账、 会计 报表 2. 处理的描述 教学内容授 课 内 容备注处理逻辑编号 处理逻辑名称 输入的数据流 处理逻辑的描述 输出的数据流 处理频率 P1 初始化 会计账户基础信息 是会计信息系统初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。主要包括 设置“凭证类型”、“设置会计科目”、“期初余额的输入及平衡校验”、 “设置原币及汇率”、 “设置辅助核算项目 ( 往来单位、部门、项目、计划、人员、现金流量类型、非法对应科目、个人类编码等 ) ”等。 会计科目 1 次 / 年 P2 制单 会计人员依据原始票据制作记账凭证 依次输入凭证中的各项内容 制作好的临时凭证，并妥善保管起来用于审核 200 次 / 月 P3 凭证复核 为保证会计信息的真实、准确、完整，对会计凭证进行合规性、完整性和正确性审核 对临时凭证进行合规性、完整性和正确性审核 审核后的记账凭证，合格的保存起来用于记账，有问题的返回到制单员 10 次 / 月 P4 登记总账 总账会计人员根据审核后的明确无误的记账凭证来登记总分类账 根据记账凭证的科目关系及借贷金额数据，每十天一次记入总细账数据存储，同时汇总计算各科目当期累计发生额及期末余额等 各种总账文件，用于编制会计报表或备查 1 次 / 月 P5 登记明细账 会计人员根据审核后的明确无误的记账凭证登记明细账 根据记账凭证的科目关系及借贷金额数据，记入明细账数据存储，同时计算各科目当期累计发生额期末余额等 各种明细账文件，用于账账核对及备查 1 次 / 月 教学内容授 课 内 容备注P6 登记现金日记账 收款及付款凭证 根据记账凭证的科目及借贷金额数据，记入现金日记账数据存储，同时汇总计算各科目当期累计发生额、期末余额等 现金日记账，用于备查 1 次 / 月 P7 登记银行存款日记账 记账凭证中的各项内容 根据记账凭证的科目关系及借贷金额数据，记入银行存款日记账数据存储，同时计算各分录的科目余额表中发生额、累计发生额、期末余额等。 银行存款日记账，用于备查及编制余额调节表 1 次 / 月 P8 银行对账 银行对账单和银行存款日记账中的各项内容 根据银行存款日记账账面余额与银行对账单余额相互核对，必要时编制余额调节表 余额调节表 1 次 / 月 P9 对账 核对前的总账数据和明细账数据 根据总账数据和明细账数据余额相互核对 核对后准确无误的总账数据和明细账数据 1 次 / 月 P10 编制会计报表 会计账簿中的各项内容 根据会计账簿中科目关系以及借贷金额数据编制各种会计报表 报表文件，根据不同的需要将其提供给不同信息需求者 1 次 / 月 教学内容授 课 内 容备注3. 数据存储的描述 数据存储编号 数据存储名称 简述 数据存储组成 相关联的处理 S1 会计科目 指填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的科目文件 科目编码 + 科目名称 + 底层明细标志 + 科目性质 + 账户类别 + 是否分部门核算 + 是否外币户 + 账簿格式 科目性质 =1. 资产类 |2. 负债类 |3. 权益类 |4. 成本类 |5. 损益类 账户类别 =1. 普通类 |2. 银行类 |3. 往来类 |4. 数量金额 账簿格式 =1. 三栏式 |2. 多栏式 |3. 数量金额式 P1 初始化 、 P2 制单 S2 总账 指单位会计核算的总账账簿 科目编码日期 + 凭证类型 + 凭证号 + 附单据数 + 摘要 + 借方金额 + 贷方金额 + 余额 + 票据号 + 付款方式 P4 登记总账、 P9 对账、 P10 编制各种报表 S3 明细账 指单位会计核算的明细账簿 科目编码 + 日期 + 凭证类型 + 凭证号 + 附单据数 + 摘要 + 借方金额 + 贷方金额 + 余额 + 票据号 + 付款方式 P5 登记明细账、 P9 对账、 P10 编制各种报表 教学内容授 课 内 容备注S4 现金日记账 指单位会计核算的现金日记账簿 科目编码 + 日期 + 凭证类型 + 凭证号 + 附单据数 + 摘要 + 借方金额 + 贷方金额 + 余额 + 票据号 + 付款方式 P6 登记现金日记账、 P10 编制各种报表 S5 银行存款日记账 指单位会计核算的银行存款日记账簿 科目编码 + 日期 + 凭证类型 + 凭证号 + 附单据数 + 摘要 + 借方金额 + 贷方金额 + 余额 + 票据号 + 付款方式 P8 登记银行存款日记账、 P8 对账、 P10 编制各种报表 S6 对账单 指企业银行账户所在银行提供的对账单 日期 + 摘要 + 借方金额 + 贷方金额 + 编号等 P8 对账 S7 余额调节表 指单位会计核算中对账产生的余额调节表 日期 + 单位 + 项目 + 金额 + 币别 P8 对账、 P10 编制各种报表 S8 记账凭证 经济业务发生时，对会计核算分录的一种表现形式 凭证类别 + 凭证号 + 凭证日期 + 附件张数 + 会计科目 + 制单 + 审核及记账 P2 制单、 P3 核证、 P10 编制各种报表 教学内容授 课 内 容备注4.3 利用 PowerDesigner 软件，建立总账系统的 PDM （ 1 ）码表 图 10 教学内容授 课 内 容备注（ 2 ）基本表 图 11 教学内容授 课 内 容备注图 12 教学内容授 课 内 容备注5 账务系统的计算机处理与手工处理比较比较手工处理与计算机环境下的账务处理流程，可看出计算机处理流程并没有改变手工账务处理程序，而是将许多原手工操作的业务，由账务处理系统设定，在后台自动处理了，从而提高了账务核算的效率与准确度。 与手工账务处理系统相比，计算机账务处理流程有如下特点： （ 1 ）数据处理的起点发生了变化 手工与计算机处理流程比