联谊会操作指引.doc

前言会议营销是很多公司正在操作的营销模式，从十几人的小型座谈会，到上千人的大型联谊会，经过多年的摸索和总结，不断推陈出新，有很多可借鉴的经验。如果在会议营销的模式下，每个月销售工作都是以联谊会为节点来开展的，可以说联谊会是各项工作最后的验证，是体现公司实力，建立顾客信心的重要环节。如果在销售人员销售能力欠缺、管理人员独立操作能力不足的情况下，抓好联谊会会是抓好销售工作的一个重要的快速途径，也是以活动带管理的关键。1月16日，公司组织了第一场真正意义上的联谊会，取得一定程度的成功。为了今后更好地开展类似活动，现将会前、会中和会后需准备的各事项做个简要总结。目录第一部分 概述1一、联谊会的定义1二、举办联谊会的目的1三、组织联谊会的时机1四、组织联谊会的原则1第二部分 关键要素2一、会议组织的各阶段重要性划分2二、管理会议的最重要手段2三、会议成功的几个关键要素2四、会议执行的几个关键要素2第三部分 专题3一、调度专题31、各种顾客的定义32、会前调度33、会后调度4二、发言顾客专题41、发言顾客筛选42、发言顾客培养53、顾客发言稿54、主持人现场推介55、注意事项5第四部分 会前准备6一、方案制定61、方案制定时间62、方案内容6二、场地选择61、选择标准62、选择原则7三、费用预算71、尽量细致，每笔清晰72、考量投入产出比7四、会前培训71、培训时间72、培训内容7五、会前动员会81、明确每个人职责82、提前2天与专家沟通83、店员清楚如何配合84、参会人员明确会议议程85、场地方是否清楚如何配合8六、顾客邀请81、选择好的由头82、不宜邀请参加联谊会的新顾客83、邀请新顾客参加联谊会应注意的问题94、老顾客的邀请9七、现场布置：91、现场布置的要求92、现场布置区域划分9八、各功能区布置注意事项101、签到区域102、订购区域103、产品展示区104、专家咨询区105、舞台区域106、投影工作区107、座位区域108、兑奖区域119、投影及音响11九、主持人的准备111、主持人的基本要求112、主持应注意的问题12十、专家的准备121、专家落实122、专家沟通123、专家讲稿124、专家演练125、专家仪表12十一、礼仪的准备131、衣着准备132、职责明确133、行为要求13十二、抽奖准备131、抽奖的目的132、抽奖注意要点13十三、物品展示注意事项141、物品检查142、注意事项14第五部分 会中控制14一、入场注意事项14二、接待注意事项14三、会中配合141、掌声配合152、专家讲课时的引导和配合153、员工要仔细观察顾客的现场反映154、宣布优惠的配合155、专家咨询时的配合15四、其他会中注意事项15五、顾客退场注意事项16第六部分 会后跟踪161、会后收款162、回访顾客163、会后总结164、与顾客建立感情165、联谊会纪律执行1617第一部分 概述一、联谊会的定义是指由公司统一组织，参与顾客人数不少于30人的产品推介会。此种会议新老顾客按一定比例邀请。注：根据XXX目前的现状，联谊会可划分为小型联谊会（30人以内）、中型联谊会（30-100人）、大型联谊会（100-500人）、特大型联谊会（500人以上）二、举办联谊会的目的通过集中的推介，让顾客更充分地熟悉产品特点，为新老顾客提供交流平台，增强顾客对产品的信心，提升公司品牌，促进产品销售。三、组织联谊会的时机一般根据销售节奏，在每月月尾举办一次小型联谊会，具体开展联谊会的时间不是一定要固定，如市场日常销售平稳，则联谊会可以不开展。中型联谊会可以季度为单位开展1次，对每季度收集和培育的顾客进行再次邀约销售，有一定的促销优惠。大型联谊会1年开展1次，也根据情况半年开展1次（8月为集团公司成立，可以此为由头举办大型联谊会）。大型联谊会主要以感恩回馈为由头，优惠政策为全年最低。四、组织联谊会的原则联谊会操作基本原则：流程标准化，操作灵活化。第二部分 关键要素一、会议组织的各阶段重要性划分联谊会的组织分会前、会中、会后三个部分，重要性分别占60%、30%、10%，因此我们的工作精力要按此比例分配。二、管理会议的最重要手段调度（日常、会前、会后）三、会议成功的几个关键要素 意向顾客培养的数量、质量 老顾客发言质量（暂缓工作） 专家讲座质量 好的邀约由头 会议现场氛围调动 会议纪律执行四、会议执行的几个关键要素 事事反复提醒 时时紧翻备忘 单单落实走场 决策二选一法则第三部分 专题在联谊会的管理中，调度是一项非常重要的工作，没有调度就没有管控，没有预测，没有推动，没有压力，可以说失去调度就失去了联谊会成功的基础。另一个非常重要的工作是发言顾客的安排，顾客说一句胜过销售人员说100句，顾客的发言质量直接影响新的购买者的信心，必须高度重视。（顾客分享是今后XXX联谊会必须操作的重要环节）一、调度专题1、 各种顾客的定义 新客源定义：派单、社区推广等收集的有真实资料的顾客。 试用顾客定义：持续三天上门店体验的顾客。 老顾客定义：高买过公司产品的顾客。 贴心顾客定义：1个月参加3次店内活动（养生沙龙、社区推广等），每个月送出一张体验卡，每个月带一个顾客参加活动。 意向顾客定义：是否有健康需求、是否有保健意识、是否有经济决定权、是否来店体验过高电位或理疗等、子女及配偶是否知情等。2、 会前调度 专人调度联谊会前的调度工作非常重要，一定要专人调度，一般为店长。 调度时间： 在联谊会前7天调度顾客邀约、培育等情况。 在联谊会的前1天调度活动准备工作，及确认最后的参会顾客名单。 调度内容： 各店员意向顾客的人数，意向顾客病种（提前1天提供给主讲专家）； 各店员新老顾客的人数； 接送顾客的安排； 活动组织准备（按分工表、物料表）； 其它需要注意的事项。3、 会后调度 意义会后会的意义在于通过对联谊会结果的分析，检查各店员对市场的判断能力和把握能力，同时分析出每个店员之前工作的不足，发现增长点，为制定下一步工作计划做参考。 会后的调度内容包括： 预计邀请的新、老顾客人数，实际邀请的新老顾客人数； 意向顾客的到位情况； 预计定购产品和实际定购产品； 定购率、收款情况（联谊会当天至第三天）。 分析 没有邀请到的意向顾客可以转为下一步的销售对象； 没有产生销售的意向顾客可以总结经验，吸取教训，继续跟踪； 邀请顾客数量少、不到位的店员，需检讨顾客培育（服务）的工作； 邀请了较多顾客并且意向顾客也报的多但是定购不多的店员，要检讨自己对意向顾客的判断和顾客的培养方面是否做得不够； 定购比较理想但收款不理想的店员要考虑是否做到了对意向顾客的多次服务和深入了解，感情培养是否到位。二、发言顾客专题（暂缓工作）1、 发言顾客筛选 发言老顾客病症与意向顾客病症相似； 产品效果明显、有一定背景和良好表达能力； 使用产品年限比较长的； 最近购买产品有效果的。2、 发言顾客培养 店员要对自己跟进的顾客详细了解，并进行感情投资，让他认同店员、认同公司；3、 顾客发言稿 可做成PPT等形式； 前期安排专人亲自采访顾客，提炼内容； 使用产品前病情如何,吃了多少药,住了多少医院,看了多少医生,花了多少钱,效果如何； 使用产品后的效果(最好是有病例本,或者是去有名的医院或医生检查的结果)； 描述购买心理,例如:人活着不但要生活的质量（有钱）,更要生命的质量（健康）；现在花一分钱预防疾病，胜于将来花100元来治疗疾病；如果平时不关心，透支健康，不提前预防，一定会付出代价的。 保健产品一般没有明显效果，可以从公司服务着手切入。4、 主持人现场推介 主持人请出发言顾客前可以讲解顾客的故事； 顾客讲解的之后，主持人可以现场重复重要的内容提醒听众；5、 注意事项 每场大型联谊会选择1-3名典型病例的顾客发言为宜（不含其他的现场随机请出的发言顾客）。（小型、中型联谊会不要安排） 发言时间应控制在5-8分钟。 合理掌握老顾客上台时机。 发言时过于激动或出现负面宣传时主持人或专家巧妙制止。 平时定期发现及培养发言顾客。第四部分 会前准备一、方案制定1、 方案制定时间 活动前1个月确定联谊会的地点、形式、预计参会人数。 活动前20天确定具体活动方案，召开会议研讨确定。2、 方案内容 时间、地点、销售目标、活动主题、活动内容、邀约口径、促销内容、礼品、活动注意事项、活动纪律 各店员邀约顾客人数要求（顾客数量、新老顾客比例，意向顾客数量） 人员分工表及时间推进 物品准备清单 座位图 议程 主持稿 费用预算表二、场地选择1、 选择标准 时间宽松：没有很强的时间限制，允许拖堂； 就近：活动场地应尽量选择在离店面较近的地方举行，以节省往返途中交通费及时间； 座位与人数匹配：场地容纳人数要与参加联谊会的实际人数接近。多余空位不宜超过20个为好； 设备精良：能提供良好的音响系统、空调、灯光、话筒（至少2个）等设施（如专家需要最好提供有投影仪）； 适合顾客：地面不能太滑，最好铺有地毯，能提供卫生条件良好的洗手间； 少柱子：场地要利于顾客观看，尽量避开有柱子等遮挡顾客视线的物体；2、 选择原则 场比三家：在选择场地时应选择两至三家场地进行实地的考察，选择更适宜举办联谊会，租用费用低的会场； 优先著名场地：在同等租用费的条件下，选择干净、整洁、更有名气的较新场地；三、费用预算联谊会预算即举办活动所需的经费。它通常包含场地租用费、专家讲课费、用餐费（或茶点费）、奖品费及其它费用等。根据调度的参加联谊会实际人数核实活动经费。1、 尽量细致，每笔清晰2、 考量投入产出比四、会前培训1、 培训时间 提前15天讲解活动方案（周例会上活动总指挥负责讲解方案）2、 培训内容 近期顾客分析 顾客的邀请：邀约顾客口径人人过关、每个顾客应该用什么不同的方法 如何让老顾客帮助说服新顾客 如何向顾客推崇主讲嘉宾： 资深专家要介绍简历，针对主讲嘉宾的特点，以及主讲病种进行介绍，并告诉顾客专家会带来最新的保健常识； 如何在联谊会上配合专家 掌声的配合：专家入场、专家讲完后、宣布优惠信息前后等； 眼神的配合：专家讲解过程中员工要注意自己带来的顾客的眼神，如果他很用心注视专家，用心听讲，就是会上定机的准顾客； 定购时的配合：专家讲到关键时候，员工要主动、及时跟进，问顾客订什么产品，优惠已经快没有了，要抓紧时间等。 员工之间的配合：制造紧张的气氛，一唱一和。 强调会议纪律。五、会前会组织联谊会以前必须召开会前会，目的是：统一思想，明确目标，各尽其职，分工合作。1、 明确每个人职责各项准备工作应该于联谊会的前一天准备完毕，检查物料清单、座位图、分工表、讲稿、PPT、议程、费用预算表、顾客调度表、礼仪培训等。2、 提前2天与专家沟通专家主讲内容结合时令气候讲解预防保健常识、结合最新的新闻素材引导顾客重视健康等3、 店员清楚如何配合4、 参会人员明确会议议程5、 场地方是否清楚如何配合 分工协作，职责明确，奖罚分明，充分发挥所有员工的主观能动性。六、顾客邀请1、 选择好的由头店员在邀请新顾客前应了解新顾客的基本情况，根据顾客的爱好、兴趣等创新邀请顾客的由头。2、 不宜邀请参加联谊会的新顾客 未接触过公司产品的新顾客； 行动不便的新顾客； 高危病人；3、 邀请新顾客参加联谊会应注意的问题 通常情况下，应向新顾客发送统一制作的邀请函或邀请券； 在联谊会举行的前一天再次电话提醒新顾客参加联谊会的时间、地点、乘车路线等；4、 老顾客的邀请 使用产品有明显效果的老顾客； 邀请老顾客病症与新顾客病症类似； 优先选择与新顾客更为熟悉、距离近、年龄相仿的老顾客；七、现场布置：1、 现场布置的要求 联谊会前半天完成布场工作 提前演练（主持人、礼仪、音响、灯光、投影），至少一次 尽量不要调用店员 按功能区布置场地 检查所有物料（特别注意电子讲稿）2、 现场布置区域划分 接待签到处 订购处 产品展示区 专家咨询区 舞台 投影工作区 座位区 兑奖区八、各功能区布置注意事项1、 签到区域 签到处需准备桌布 摆放“签到处”小座牌 准备椅子、笔、签到本或签到表 桌花 安排两名人员做好签到工作，负责协助来宾签到并撕下抽奖券，投入抽奖箱；2、 订购区域 如果舞台够大，一般设置在舞台上，目的是让观众看到热烈的气氛 在专家讲解完、宣布优惠后，工作人员马上将准备好的桌子摆放上舞台，布置成咨询处和订购处 指定责任人准备收据，在收到订机凭证和订购款后开收据3、 产品展示区 一定是布置在整个会场比较显眼的位置，通常在会议开始之前就摆放在舞台上，让顾客能够看到，并且应该和专家咨询处和订购处靠近，让顾客订购的时候和专家咨询的时候能够马上指示给顾客看。4、 专家咨询区宣布优惠后才设专家咨询处，一般情况下设在定机处旁边。5、 舞台区域 提前测试灯光、音响、放置投影布、舞台上方挂主横幅。 安排礼仪在舞台两侧递话筒，搀扶顾客。6、 投影工作区 准备投影仪、电脑 在会议前半天试播光碟和专家讲稿7、 座位区域 长条桌子垂直于舞台摆放，桌子两侧坐人，座位面对舞台，行列间有过道，顾客就座按照新老穿插间隔安排，相同病种进行安排坐在一起。 桌上可摆放少量食品和水。 会场如有柱子，柱子后不允许安排坐位。 在座位不足的情况下，员工不能与顾客争座位。 入场前应划分区域，做出明显标识（或者提前画好座位表），方便顾客入座。前方有空位的应尽量安排顾客靠前入座。如果空位太多，全体参会人员补位。 可以预先在联谊会现场贴上座位号，并提前把座位安排发到顾客手中，让顾客进场时对号入座，同时也便于我们有目的地预先安排顾客的座位；也可以直接将顾客的名字贴在座位上，以便于我们对重点顾客的跟踪，达成销售。 尽量将互相熟悉的新顾客分开，避免他们互相影响不购买； 负责意向顾客的员工要全程跟进，直到定购为止；8、 兑奖区域 和订购处、产品展示区分开 有抽奖的时候安排一名员工发放奖品9、 投影及音响 一定要提前2个小时调试好投影和音响，包括光碟的试播（要有备用的光碟） 主讲PPT的试放、背景音乐的试听（会上有人发言时，不要播放背景音乐，以免影响会议效果） 主持人声音大小的控制，以及议程中音乐的配合。九、主持人的准备1、 主持人的基本要求 形象好，身高不能太矮； 发音准确、吐字清晰，嗓音悦耳（能熟练运用粤语言主持）； 精神饱满，充满激情与自信； 衣着大方得体，发型美观，表情自然； 介绍到嘉宾的时候要语气加重，带有推崇和感谢的激情； 有控场能力； 熟悉公司产品； 依据主持的内容投入相应的情感； 善于带动现场气氛； 与台下的听众有眼神的交流； 需要鼓掌时带头鼓掌，音调提高； 出现错误的时候不要道歉纠正，要自然接下去，如果是严重的错误，虽有自然调整过来。2、 主持应注意的问题 语言文字要精简、通俗易懂、风趣； 各项议程进展时间要掌握得当； 活动开始前应进行不少于一次的演练； 主持人应尽量脱稿主持。十、专家的准备1、 专家落实在方案确定前，落实邀请的活动专家。2、 专家沟通在活动举办2天前，将参加活动的意向顾客大致病种与专家沟通。活动前1天，最后确认给专家。3、 专家讲稿在活动前2天，将课件提前发给专家过目。专家讲稿应控制在30至40分钟。4、 专家演练检查PPT是否正常5、 专家仪表提醒专家上台讲课前注意检查自己的仪表。十一、礼仪的准备1、 衣着准备 礼仪小姐形象良好、衣着要统一、化淡妆、着高跟鞋并统一颜色； 头发不能散乱，必须束起； 不戴项链或其他饰物；2、 职责明确 礼仪小姐负责接待、引导顾客入座、递话筒、搀扶顾客、协助产品展示、拿抽奖箱、发放奖品等工作； 在重要的，顾客会经过的地点，大堂门口、电梯口、签到处、入口处、洗手间过道处。礼仪人员搀扶顾客，引导顾客； 与顾客经过时，要有礼貌，面带微笑，行鞠躬礼；3、 行为要求 礼仪小姐要面带微笑、站姿端正； 不得嬉笑打闹、挽手、靠墙； 不允许对顾客态度不好； 不得在会议过程中吃东西。十二、抽奖准备1、 抽奖的目的为了调动顾客参与的积极性，提升现场的活动气氛而设置的互动节目；2、 抽奖注意要点 应视营造氛围需要在联谊会开始前或结尾设置； 抽奖不得超过3轮，1轮抽奖在一个时间段完成，抽奖的时间不得超过8分钟； 先抽“小”奖，后抽“大”奖； 主持人应现场展示活动奖品；十三、物品展示注意事项1、 物品检查负责准备物料的组长，必须在活动前1天将所有的物料准备齐全；2、 注意事项 横幅内容检查 宣传展板检查 产品展示检查 货品与赠品检查第五部分 会中控制一、入场注意事项1、 在联谊会开始前30分钟开始播放热闹喜庆的音乐；2、 礼仪小姐和员工全部要提前30分钟-1小时到位，作好工作安排： 3、 顾客进场要引导，安排就座；4、 专家提前30分钟到场；5、 最后确认灯光、音响、VCD机、投影仪正常；二、接待注意事项1、 由礼仪小姐迎宾，引导顾客进场；2、 由与顾客最熟悉的员工引导顾客就座，以同病相怜的原则安排新老顾客交叉坐；3、 设置签到处，安排专人负责引导签到，并发放抽奖券。三、会中配合1、 掌声配合 由全体员工带动顾客进行鼓掌（但要注意控制次数，不可太过多，若员工鼓掌太频繁，顾客会很反感），配合主持人调动气氛； 在联谊会开始、介绍到场嘉宾、专家讲课完毕、老顾客发言和宣布优惠的前后应配合热烈的掌声。2、 专家讲课时的引导和配合 专家讲解时，工作人员合理安排灯光，注意让观众看清专家； 工作人员注意保持会场安静，制止私下讲话行为，引导顾客仔细听相应病种的讲解； 员工带动顾客配合专家做互动环节。3、 员工要仔细观察顾客的现场反映 凡是认真听专家讲解的顾客肯定会有需求的，这种顾客是可以跟出来的； 在联谊会现场到处走动的顾客可以暂时先放一放，会后再进一步跟踪。