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第二章工作分析及职务说明书 案例一名机床操作工不小心将大量液体洒在了机床周围的地板上 车间主任叫他将液体清扫干净 操作工拒绝执行 理由是岗位说明书中没有清扫的条文 车间主任顾不上查看岗位说明书原文 便找来一名服务工清扫 但服务工同样拒绝 理由也和操作工一样 车间主任威胁要将其解雇 服务工勉强同意 但干完话之后却向公司进行了投诉 有关人员看了投诉之后 审阅了三类人员的岗位说明书 机床操作工 服务工 勤杂工 操作工的岗位说明书上明确规定 操作工有责任保持车床的清结 使之处于可操作状态 但未提及清扫地板 服务工的岗位说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 及时服务 但没有包括清扫工作 勤杂工的岗位说明书中确实包含了各种清扫内容 但他的工作时间是从正常的下班后开始的 结论 清扫工作究竟由谁来做 必须有工作分析 或称岗位分析 案例分析 工作分析是人力资源管理的基石 一 工作分析的步骤 发展趋势反馈影响 1 准备阶段明确工作分析的意义 目的 方法 步骤 向有关人员宣传 解释 与工作分析有关工作的员工建立良好的人际关系 并使他们做好良好的心理准备 组成工作小组 以精简 高效为原则 确定调查和分析对象的样本 同时考虑样本的代表性 把各项工作分解成若干工作元素和环节 确定工作的基本难度 2 调查阶段编制各种调查问卷和提纲 灵活运用各种调查方法 如面谈法 问卷法 观察法 参与法 实验法 关键事件法等等 广泛收集有关工作的特征以及需要的各种数据 重点收集工作人员必需的特征信息 要求被调查的员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等作出等级评定 3 分析阶段仔细审核已收集到的各种信息 创造性地分析 发现有关工作和工作人员的关键成分 归纳 总结出工作分析的必需材料和要素 编制工作描述 工作规范 4 完成阶段根据对资料的分析 编写工作说明书 对整个工作分析过程进行总结 找出其中成功的经验和存在的问题 以利于以后更好地进行工作分析 将工作分析的结果运用于人力资源管理以及企业管理的相关方面 真正发挥工作分析的作用 二 工作分析的方法 问卷法观察法访谈法工作实践法 参与法 关键事件法 1 问卷法利用已编制的问卷 要求被试者填写 来获取有关工作的信息 是一种快速而有效的方法 一般岗位分析问卷1 职务名称 2 比较适合任此职的性别是 请选择 下同 A 男性B 女性C 男女均可 3 最合适任此职的年龄是 A 20岁以下B 21 30岁C 31 40岁D 41 50岁E 51岁以上 4 能胜任此职的文化程度是 A 初中以下B 高中 中专C 大专D 本科E 研究生以上5 此职的工作地点在 A 本地市区B 本地郊区C 外地市区D 外地郊区E 其他6 此职的工作主要在 指75 以上的时间 A 在室内B 在室外C 室内外各一半7 任此职者的一般智力最好在 A 90分以上B 70 89分C 30 69分D 10 29分E 9分以下8 此职工作信息来源主要是 A 书面材料 文件 报告 书刊杂志 各种材料等等 B 数字材料 包含各种数据 图表 财务数据的材料 C 图片材料 设计草图 照片 X照片 地图等等 D 模型装置 模型 模式 模板等等 E 视觉显示 数学显示 信号灯 仪器等等 F 测量装置 气压表 气温表等各种表具 G 人员 消费者 客户 顾客等等 推销员岗位分析问卷说明以下职责在你工作中的重要性 最重要的打10分 最不重要的打0分 标在右侧的横线上 1 和客户保持联系 2 接待好每一个客户 3 详细介绍产品的性能 4 正确记住各种产品的价格 5 拒绝客户不正当的送礼 6 掌握必要的销售知识 7 善于微笑 8 送产品上门 9 参加在职培训 10 把客户有关质量问题反馈给有关部门 11 准备好各种推销工具 12 每天拜访预定的客户 13 在各种场合推销本企业产品 14 讲话口齿清楚 15 思路清晰 16 向经理汇报工作 17 每天总结自己的工作 18 每天锻炼身体 19 和同事保持良好关系 20 自己设计一些小型促销活动 21 不怕吃苦 2 观察法在工作现场运用感觉器官或其他工具 观察员工的实际工作运作 用文字或图表形式记录下来 来收集工作信息的一种方法 操作原则观察的工作应相对静止适用于大量标准化的 周期短的体力活动为主的工作要注意工作行为样本的代表性观察人员不应干扰被观察者的工作不适用于以智力活动为主的工作观察前要有详细的观察提纲和行为标准观察法的观察提纲 岗位分析观察提纲被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部门 观察内容 1 什么时候开始正式工作 2 上午工作多少小时 3 上午休息几次 4 第一次休息时间从 到 5 第二次休息时间从 到 6 上午完成产品多少件 7 平均多少时间完成一件产品 8 与同事交谈几次 9 每次交谈约 分钟 10 室内温度 度 11 抽了几支香烟 12 喝了几次水 13 什么时候开始午休 14 出了多少次品 15 搬了多少原材料 16 噪音分贝是多少 3 访谈法 通过与员工和管理者的访谈 可以获取更多的细节和更准确的信息 一般有三种访谈的方式 1 与该工作的主管人员进行访谈 2 与从事该工作的每个员工交谈 3 与从事相同工作的员工群体进行交谈 访谈法的评价 优点 一是既可以获得标准化工作的信息 也可以获得非标准化工作的信息 二是既可以获得体力工作的信息 也可以获得脑力工作的信息 三是由于工作者本身也是自己行为的观察者 因此 他可以提供外人不易观察到的情况 缺陷 一方面 工作分析者要接受专门的有关面谈技巧方面的训练 这种方法耗时也很多 因此 成本较高 另一方面 由于工作者的不肯合作和工作分析者问一些含糊不清的问题 往往导致收集到的信息失真 工作实践法也称参与法 它是指工作分析人员通过直接参与某项工作 从而细致地 深入地体验 了解 分析工作的特点和要求 工作实践法的优点 当一些有经验的员工 由于不善于表达 或并不了解自己完成任务的方式等原因 无法提供有效的工作分析信息时 工作分析者的亲自参与可以获得第一手的工作分析信息 工作实践法的缺点 比如对于一些危险的工作 就不适合用这种方法来收集信息 另外 对于现代企业中许多高度专业化的工作 工作分析者往往由于不具备从事某项工作的知识和技巧 因此无法参与实践 4 工作实践法 5 关键事件法 关键事件是指对实际工作中特别有效或无效的工作者行为的简短描述 当大量的这类小事例收集起来以后 按照他们所描述的工作领域进行归纳分类 最后就会对实际工作的要求有一个非常清楚的了解 关键事件法的优点是 能直接描述人们在工作中的具体活动 因此 可以揭示工作的动态性 由于所研究的行为可以观察和衡量 所以 这种方法获得的资料适用于大多数工作分析 三 职务说明书的内容 职务说明书 工作描述 工作规范 工作名称工作内容工作条件工作社会环境聘用条件 一般要求生理要求心理要求 一 工作描述工作描述也称岗位说明或工作说明 是指用书面形式对组织中各类岗位的工作性质 工作任务 工作职责与工作环境等所做的统一要求 其主要功能 1 让员工了解工作概要 2 建立工作程序与工作标准3 阐明工作任务 责任与职权 4 为员工聘用 考核 培训 薪酬等提供依据 工作描述的基本内容 工作名称 指组织对从事一定工作活动所规定的工作名称或工作代号 工作活动和程序 是工作描述的主体部分 包括所要完成的工作任务与负担的责任 执行任务时所需的条件 工作流程与规范 与其他人的正式工作关系 接受监督以及进行监督的性质和内容 物理环境 工作描述要完整地描述个人工作的物理环境 包括工作地点的温度 光线 湿度等 还包括工作的地理位置 可能发生意外事故的危险性 社会环境 包括工作群体中的人数及相互关系 工作群体中每个人的个人资料 如年龄 性别 品格等 完成工作所要求的人际交往的数量和程度 与各部门之间的关系 工作点内外的公益服务 文化设施 社会习俗等等 聘用条件 主要描述工作人员在正式组织中的有关工作安置等情况 包括工时 工资 支付工资的方法 福利待遇 该工作在组织中的正式位置 晋升的机会 工作的季节性 进修机会等 案例 企业销售部经理工作描述 职务名称 销售部经理职务代码 1137 118别名 销售部主任 销售部总管 销售部总监 工作活动和工作程序通过对下级的管理与监督 实施企业销售 计划 组织 指导和控制 指导销售部的各种活动 就全面的销售事务向上级管理部门作出报告 根据对销售区域 销售渠道 销售定额 销售目标的批准认可 协调销售分配功能 批准对推销员销售区域的派分 评估销售业务报告 批准各种有助于销售的计划 如培训计划 促销计划等 审查市场分析 以确定顾客需求 潜在的消费量 价格一览表 折扣率 竞争活动 以实现企业的目标 亲自与大客户保持联系 可与其他管理部门合作 建议和批准用于研究和开发工作的预算支出和拨款 可与广告机构就制作销售广告事宜进行谈判 并在广告发布之前对广告素材予以认可 可根据销售需要在杠部门内成立相应的正式群体 可根据有关规定建议或实施对本部门员工的奖惩 可以调用小汽车两辆 送货车十辆 摩托车十辆 工作条件和物理环境75 以上时间在室内工作 一般不受气候影响 但可以受气温影响 湿度适中 无严重噪音 无个人生命或严重受伤危险 无有毒气体 有外出要求 一年中有10 20 的工作日出差在外 工作地点 本市 社会环境有一名副手 销售部工作人员有25 30人 直接上司是销售副总经理 需要经常交往的部门是生产部 财务部 可以参加企业家俱乐部 员工乐园各项活动 聘用条件每周工作40小时 国定假日放假 基本工资每月2000元 职务津贴每月500元 每年完成全年销售指标资金5000元 超额完成部分再以千分之一提取奖金 本岗位是企业中层岗位 可晋升为销售副总经理或分厂总经理 每年工作以4 10月份为忙季 其他时间为闲季 每三年有一次出国进修机会 每五年有一次为期一个月的公体假期 可以报销15000元的旅游费用 公司免提供市区二房一厅 85平方米以上 住宅一套 工厂设备科科长的工作描述职位名称 设备科科长直接上级 分管生产的副厂长岗位代码 ME 012 1 主要工作内容 与生产部门合作 负责全厂设备的维护和保养 生产中出现各种事故或意外时 建议和批准用于各种抢修项目的预算支出和拨款 与其他管理部门合作 确认施工质量和标准检修费用 根据工厂的有关规定 对本部门员工实施奖惩 根据工作需要 可随时调用3吨和1吨的铲车各一辆 2 工作条件 50 以上的时间在室外工作 经常受气候的影响 现场工作条件比较差 有毒 有害气体以及噪声对身体健康有一定的影响 一年中有5 的工作日出差在外 工作地点 本市 3 社会环境 设备科有副科长一名 科员三名 需要经常交往的部门是生产部 财务部和工程部 4 聘用条件 每周工作40小时 国定假日放假 基本工资1200元 职务津贴每月100元 本岗位为企业中的中层管理岗位 可晋升为副厂长或厂长 二 工作规范 工作规范也称工作说明书 是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格和条件 其主要内容包括 一般要求 包括年龄 性别 学历 工作经验 生理要求 包括健康状况 力量与体力 运动的灵活性 感觉器官的灵敏度 心理要求 包括观察能力 集中能力 记忆能力 理解能力 学习能力 解决问题能力 创造性 数学计算能力 语言表达能力 决策能力 交际能力 性格 气质 兴趣 爱好 态度 事业心 合作性 领导能力等等 案例 企业销售部经理工作说明书 职务名称 销售部经理年龄 26 40岁性别 男女不限学历 大学本科以上工作经验 从事销售工作四年以上 生理要求 无严重疾病 无传染病 能胜任办公室工作 举重5公斤 有时需要走动和站立 平时以说 听 看 写为主 心理要求标准 A 全体员工中最优秀的10 之内 以总经理为100分 即90分以上 下类同 B 70 80分 C 30 69分 D 10 29分 E 9分以下 心理要求 一般智力 A观察能力 B集中能力 B记忆能力 A理解能力 A学习能力 A解决问题能力 A创造力 A知识域 A 数学计算能力 A语言表达能力 A决策力 A性格 外向 气质 多血质或胆汁质 兴趣爱好 喜欢与人交往 爱好广泛 态度 积极 乐观 事业性 十分强烈 合作性 优秀 领导能力 卓越 三 职务说明书范本 职务说明书范本 四 与工作分析相关基本概念 1 行动 指工作活动中不便再继续分解的最小单位 2 任务 指工作活动中为达到某一目的而由相关行动直接组成的集合 是对一个人从事的事情所做的具体描述 3 职责 由某人在某一方面承担的