GMP文件编制指南

1 文件编制 北京秦脉医药咨询有限责任公司 2 一 建立文件系统的目的 意义 3 文件的基本概念 文件是指一切涉及药品生产和质量管理全过程的书面标准和实施的记录 文件是制药企业质量保证体系的基本要素 涉及到GMP管理的一切方面 包括质量标准 生产处方和工艺规程 操作规程以及记录 报告等 4 目的和意义 健全的文件体系能避免任何由口头交流或临时书面传递所可能引起的差错 错误理解或解释 并保证批生产和质量控制全过程的记录具有可追溯性 因此文件是制药企业一切活动的基础 依据和准绳 文件管理要做到有法可循 照章办事 有据可查 5 目的和意义 文件体系建立 完善 实施的整个过程体现了制药行业从口耳相传的作坊式生产 转向现代生产的变革 体现了从 人治 到 法制 的变革 依法制药 依治管药 文件就是企业的 法 是从管理者到每位员工的行为准则 工作 操作 依据 监督管理标准 6 目的和意义 通过有效的文件管理 达到 一切行为有标准 一切行为有记录 一切行为有监控 一切行为可追溯 品质管理观念的变革 检验出来的 生产出来的 管理出来的 习惯出来的 靠文件来管理 靠文件的培训 实施来养成良好的决策习惯 工作 操作 习惯 学习培训习惯和卫生习惯 7 目的和意义 真正使GMP成为每个员工 生产的生活方式 而不仅只是条规 戒律 零缺陷 完善的文件系统管理将使可能发生的污染 差错 混淆降到最低限度 从而使药品品质达到预定用途和注册标准 实现 零缺陷 的目标 8 目的和意义 充分认识建立文件系统和使之严格实施的长期性 艰定性硬件基本上是一次性投入 阶段性的 而软件的建立 完善 更新 提高是持续不断的 长期的 硬件投入相对而言是以资金投入为主 当然也包含设计 施工的付出 而软件的投入则是心血和智慧的投入 是观念 习惯的改变 绝非一朝一夕之事 9 作用 指导药品生命周期全过程的依据 记录是证明药品生产 质量控制活动的依据 考核和培训员工的依据 评价管理效能的依据 进行风险评估的依据 10 二 文件编制的原则要求 11 合法性 文件体系的建立应符合本规范的要求 文件的内容应与药品生产许可 药品注册等相关要求一致 第152条 企业应建立文件管理的操作规程 系统地设计 制定 审核 批准和发放文件 第151条 12 系统性 唯一性 文件是质量管理体系的体现 因此要从整体出发 涵盖影响药品质量的所有要素及活动要求 形式要标准化 统一化 如用电子数据处理系统 照相技术或其他可靠方式记录数据资料 应有系统的操作规程 记录的准确性应经过核对 只有经授权的人员方可输入或更改数据 更改和删除情况应有记录 第163条 厂房 设备 物料 文件和记录应当有编号 确保编号的唯一性 第182条 13 动态性 持续改进的动态过程 依据验证 日常监控结果 上级部门的检验 验收以及国家政策 法规和标准的变化而不断修订完善 变更的文件需写明变更历史进行风险评估结果进行必要的文件修订文件应定期审核 修订 文件修订后应按照规定管理 防止旧版文件的误用 第158条 14 适用性 可操作性 应根据本企业实际情况 按有效管理的要求 制定出切实可行的文件 记录应留有填写数据的足够空格 第159条 文件应分类存放 条理分明 便于查阅 第156条 质量标准 工艺规程 批生产记录 批包装记录以及操作规程和记录在规范中均有其各自的要求 第164 183条 15 严密性 规范性 文字应确切 清晰 易懂 不能模棱两可 第155条 标准应当量化 术语和法定计量单位准确 原版文件复制时 不得产生任何差错 复制的文件应当清晰可辨 第157条 分发 使用的文件应当为批准的现行文本 已撤销的或旧版文件除留档备查外 不得在工作现场出现 第158条 16 可追溯性 与本规范有关的每项活动均应有记录 以保证产品生产 质量控制和质量保证等活动可以追溯 第159条 每批药品应有批记录 包括批生产记录 批包装记录 批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录 至少保存至药品有效期后一年 质量标准 工艺规程 操作规程 稳定性考察 确认 验证 变更等其它重要文件应长期保存 第162条 17 真实性 记录应及时填写 内容真实 字迹清晰 易读 不易擦除 第159条 应尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录 图谱和曲线图 第160条 记录不得撕毁和任意涂改 记录填写的任何更改都应签注姓名和日期 并使原有信息仍清晰可辨 必要时 应当说明更改的理由 记录如需重新撰写 则原有记录不得销毁 应当作为重新撰写记录的附件保存 第161条 18 三 文件的基本内容和要求 19 表头或扉页的内容及要求 题目 简洁明确 表明文件内容 性质编号 文件编码应有唯一性 便于归类 查找 版本号 体现系统性 连续性 可与编号编在一起 制定人 审核人 批准人要亲笔签名 并签署日期 要明确颁发部门 分发部门 生效日期生效与批准时间之间应留出培训时间变更历史 20 正文的内容及要求 编制目的 适用范围 依据 尤其技术标准文件 要一一列清 简单时也可放在表头 扉页中 责任部门或责任人应明确 内容应详略得当 文字简练 条理清楚 用词确切 对操作有指导性可操作性强 5W3H 为何 何事 何处 何时 何人 如何 何价 何果 21 四 文件系统的内容 22 文件系统分类 质量手册 以 质量 为对象 技术标准 以 物 为对象 管理标准 以 事 为对象 工作标准 以 人 为对象 记录 凭证 档案等 23 文件系统分类 质量手册是企业最高领导对本企业概况 目标 组织 管理要素和实现目标方法的原则性论述 不是一般性的技术标准 也不是具有可操作性的执行文件 包括企业概况 企业质量方针和质量目标 企业组织机构质量管理体系 24 文件系统分类 技术标准是指药品生产技术活动中 由国家 地方 行政及企业颁发和制定的技术性规范 准则 规定 办法 规格标准 规程和程序等等书面要求 包括质量标准和产品工艺规程质量标准的形式应参考中国药典 不能是汇总表格的简单参数 25 文件系统分类 管理标准是指由国家 地方或行政所颁发的有关法规 制度或规定等文件以及企业为了行使生产计划 指挥 控制等管理职能 使之标准化 规范化而制定的规章制度 规定 标准或办法等书面要求 应用范围涉及GMP的第二到第十三章 企业最好按规范中的章节对文件进行分类 便于认证检验各位检验老师审阅 26 文件系统分类 工作标准 操作标准经批准用来指导设备操作 维护与清洁 验证 环境控制 取样和检验等药品生产活动的通用性文件 针对某一特定岗位或个人 对其工作范围 职责权限以及工作内容及要求所规定的标准 操作程序等书面要求 跟在管理标准之后便于核对是否有遗漏重复 27 文件系统分类 记录 凭证 档案与上述的技术标准 管理标准 工作标准相对应 是上述要求执行过程的体现 是证明文件 从中体现可追溯性 上述文件的关键参数是记录 凭证 档案的关键点 是核心 主要记录内容 异常 偏差等偏离 背离文件规定的情况 现象是另一类记录的关键点 28 接下页 质量手册 技术标准 管理标准 工作标准 设备 卫生 生产 质量 其它 工艺规程 质量标准 检验规程 其它 机构人员 厂房设施 设备 物料与产品 质量控制 确认与验证 文件管理 质量保证 生产管理 厂房设施 产品发运与召回 自检 机构人员 文件系统图 委托生产与委托检查 29 接上页 记录 报告 档案 资料 设备 不良反应 质量回顾 健康 销售 厂房设施 机构人员 厂房设施 设备 物料与产品 质量控制 确认与验证 文件管理 质量保证 生产管理 产品发运与召回 自检 委托生产与委托检查 培训 人事 质量 供应商 稳定性考察 30 五 文件编制中易发生的问题 31 生搬硬套 不结合本企业实际 甚至闹出笑话 对样本文件 缺少消化吸收 部分确认 验证使用统一的样本文件 删改的不彻底 文件中包含原有与本次无关的内容 按参考资料制定一些标准限度 不结合本企业的具体情况 32 相互矛盾 同一问题在各相关文件中说法不一 标准不一 频次不一 周期不一 产生原因多为各部门分别起草 即便同一人写 也会发生 必须系统协调 审核 甚至同一文件中前后提法都不一致 33 内容不规范 不符合国家标准 药典对注射剂规定最低装量标准 灌装过程控制仍低于国家标准 用词不规范如 纯化水 纯水 微生物限度 卫生学 百万分之一 ppm 相对密度 比重 生产各步收率与最终产率不相吻合等等 34 线条太粗 过于简单 详略不适当 主次不分 缺少必要的过程要求描述 参数不足 质量标准中没有制定或体现内控标准 文件与文件之间 文件与记录之间对应不上 如文件中提到某文件或记录 实际上却没有 不具可操作性 35 编排 编码混乱 质量标准格式不规范 没有按药典或批准的格式进行编制 采用表格形式 笔误 打印错误擅自修改不严格执行文件管理程序 现场使用的记录 与批准的空白记录内容不一致 编码文件中没有设计的编码形式 36 六 建议 37 应对方案 确定文件系统建立的领军人物 能系统设计编排 全面审核 全面熟悉 成立编制小组 由有一定资格 水平的人员来做 会事半功倍 质量手册中的关键项目 指标需要企业负责人参与 决定 文件编制小组要加强培训 交流与沟通 38 应对方案 设计思路要清晰 基础信息要清楚准确企业组织机构体系 管理职责划分 工序岗位划分新建或改建厂房 设施 设备 仪器情况 包括库房 化验室 厂房洁净等级要求产品获准生产情况 批文 文号 标准 标签说明书内容 其他备案资料 相关法律法规要求 药品管理法 计量法 GMP 国家药品标准 相关国标等 其他 39 应对方案 相关文件最好由同一部门或同一人起草 工艺规程 岗位SOP 批记录等相关文