国际商务谈判4——谈判准备.ppt

第四章谈判准备 学习目的 了解国际商务谈判准备的主要内容理解国际商务谈判准备的的意义掌握谈判人员确定 信息搜集与筛选 计划制定与模拟谈判的方法 开篇案例 鹅卵石 某香港公司收到一份来自日本客户的电报称 某日本欲采购数万吨鹅卵石 希望能尽快提供货源信息 该香港公司通过其在中国内地的分支机构 很快找到了货源 并给日方寄出了样本 日方收到样本后告知 将派人来香港进行商谈 并可能前往中国内地实地考察货源情况 获悉这一情况后 香港公司立即请求其在东京的客户提供有关那家日本公司的性质 规模 主营 财务状况等信息 同时对鹅卵石在中国市场和国际市场上的价格以及样本原产地的情况进行了调查 摸清了日方拟在华采购鹅卵石的原因和用途 初步确定了报价方案 香港公司在向日方发出邀请函的同时 立即安排有关人员组成谈判小组 负责与日方的谈判 并拟订了谈判方案和接待的日程 主要内容 第一节情报的搜集和筛选第二节谈判人员的准备第三节商务谈判计划的制定第四节模拟谈判 第一节情报的搜集和筛选 一 决定谈判实力对比的因素二 信息情报搜集的主要内容三 信息情报搜集的方法和途径四 信息情报的整理和筛选 视频 一则信息促成谈判 案例 鹅卵石 续1 1995年7月 CG集团香港总部 以下简称香港公司 从日本东京的老客户处得知 日本东森株式会社 以下简称日本公司 欲采购大批淡水鹅卵石 希望能在中国找到货源 香港公司从中国内地的广州 南京和大连分别获得三种鹅卵石样本 广州提供的鹅卵石颜色黑灰 大小如拳 质地坚硬 南京提供的鹅卵石颜色灰白 小如鸽卵 大如鸭卵 质地较硬 大连提供的鹅卵石呈灰褐色 质地粗糙 硬度一般 样本寄往日本后得到的回复是 广州的样本质量最好 但尺寸太大 大连的样本为海滩鹅卵石 与水泥结合有问题 不符合要求 南京的样本大小 硬度均比较理想 日本公司为了证实产地情况和可供数量 决定派一位副总经理和一名科长前往考察 并就价格等交易条件与香港公司进行谈判 香港公司在向日方发出邀请函的同时 在信息收集和分析方面做了以下准备工作 了解日方公司的经营状况及谈判代表的个人情况 了解日方进口鹅卵石的原因及用途 了解日本和中国对鹅卵石进出口有何特殊规定 了解国际 国内市场上鹅卵石的行情 首先 香港公司分别从日本客户和美国邓白氏国际商务资讯调查公司所提供的信息中了解到 该日本公司是一家经营五金建材的贸易商社 有12年的经营历史 规模中等 公司办公地点位于东京最繁华的银座附近 经营及负债状况良好 但没有做过鹅卵石的进口生意 派出的谈判代表是该日本公司的董事副总经理 58岁 有丰富的贸易和谈判经验 喜欢喝酒和唱卡拉 其次 香港公司了解到 日本公司急于找到鹅卵石的货源 是为了参加国内一座核电站的建材投标 就中 日两国的政策法规而言 中国内地对出口淡水鹅卵石没有法律上的限制 但日本为了保护本国的河流及生态环境 已禁止采掘和买卖国内河滩上的鹅卵石 换言之 日本对这类天然的建筑材料的进口依赖程度几乎是百分之百 再则 国际市场上鹅卵石的价格因质地 大小 色泽的不同而有所差异 虽然大头本身的价格并不高 但视从产地运至出口港 再从出口港运往进口港的距离不同 包含陆运费及国内装卸港的FOB价格与包含海运费的CFR或运保费的CIF价格相差很大 也就是说 运费在鹅卵石报价中占相当比重 掌握了上述信息后 香港公司进行了分析和研究 制订了相应的谈判和接待方案 一 决定谈判实力对比的因素 1 主观因素谈判者的谈判水平谈判者掌握的信息量谈判者的人际关系谈判者的职位 谈判者掌握的信息量对谈判实力有何影响 一 决定谈判实力对比的因素 2 客观因素交易内容对各方的重要性和迫切性各方的经济实力各方的信誉各方的竞争状况 交易内容对各方的重要性和迫切性如何影响谈判实力 二 信息情报搜集的主要内容 1 有关商务谈判环境方面的信息政治状况法律制度宗教信仰商业习俗价值观念气候因素 麦当劳曾经进入印度失败 当地人讥讽麦当劳 用13个月的时间才发现印度人不吃牛肉 一般来说 工业发达的地区 人们的时间观念强 在拉美国家时间不值钱 日本人日常交往中非常注重礼节 美国人不拘小节 二 信息情报搜集的主要内容 2 掌握市场行情供求状况供求动态相关产品 或服务 分析竞争者的情况市场同类产品的供求状况相关产品与替代产品的供求状况产品的技术发展趋势主要竞争厂家的生产能力 经营状况和市场占有率有关产品的配件供应状况竞争者的推销力量 市场营销状况 价格水平 信用状况 相关产品包括替代品 补充品及前续产品与后续产品等 会对主项产品造成影响 二 信息情报搜集的主要内容 3 有关谈判对手的情报资信情况合作欲望谈判人员4 己方的情况本企业产品及生产经营状况本方谈判人员情况 二 信息情报搜集的主要内容 案例 1972年2月 美国总统尼克松访华 中美双方将要展开一场具有重大历史意义的国际谈判 为了创造一种融洽和谐的谈判环境和气氛 中国方面在周恩来总理的亲自领导下 对谈判过程中的各种环境都做了精心而又周密的准备和安排 甚至对宴会上要演奏的中美两国民间乐曲都进行了精心的挑选 在欢迎尼克松一行的国宴上 当军乐队熟练地演奏起由周总理亲自选定的 美丽的亚美利加 时 尼克松总统简直听呆了 他绝没有想到能在中国的北京听到他如此熟悉的乐曲 因为 这是他平生最喜爱的并且指定在他的就职典礼上演奏的家乡乐曲 敬酒时 他特地到乐队前表示感谢 此时 国宴达到了高潮 而一种融洽而热烈的气氛也同时感染了美国客人 三 信息情报搜集的方法和途径 实地考察 搜集资料通过各种信息载体搜集公开情报 通过各类专门会议通过对与谈判对手有过业务交往的企业和人员调查 四 信息情报的整理和筛选 程序 目的鉴别资料的真实性与可靠性确定哪些信息对此次谈判是重要的 哪些是次要的为制定谈判方案和对策提供依据 筛选 分类 比较 研究 整理 机床出口美国的谈判 1987年6月 济南市第一机床厂厂长在美国洛杉矶同美国卡尔曼公司进行推销机床的谈判 双方在价格问题的协商上陷入了僵持的状态 我方获得情报 卡尔曼公司原与台商签订的合同不能实现 因为美国对日 韩 台提高了关税的政策 使台商迟迟不肯发货 而卡尔曼公司又已与自己的客户签订了供货合同 对方要货甚急 卡尔曼公司因此陷入了被动的境地 我方根据这个情报 在接下来的谈判中沉着应对 卡尔曼公司终于沉不住气签订了购货合同 购买了150台中国机床 问题 我方成功销售150台机床原因 案例分析 信息价值 在谈判中 信息收集很重要 不仅要注重自己方面的相关情报 还要重视对手的环境情报 只有知己知彼知势 才能获得胜利 小贴士 观念应用 在商务谈判中 一方常会出现 说漏嘴 或 遗失文件 笔记本表 字条 等有意泄密现象 为什么 分析提示 这是一种故布疑阵法 在商务谈判中 有意泄密一些所谓的 机密 是为了迎合谈判对手特别想了解我方情报信息的谈判心理 布下疑阵 使对方自以为获得了我方情报 从而为我方制造的假情报所迷惑 作出对我方有利的行为或安排 这是当今谈判桌上常用的技巧之一 小贴士 第二节谈判人员的准备 主要内容 一 商务谈判队伍的规模二 商务谈判人员应具备的素质三 谈判人员的配备四 谈判人员的分工和合作 案例 鹅卵石 续2 香港CG集团在最短时间内收集到有关日本东森株式会社及谈判人员的信息后 立即对本方谈判人员方面作了安排 鉴于日方前来谈判考察的两人中一位是商社的董事副总经理 一位是日籍华裔的贸易科科长 香港公司拟委派一位资深的董事副总裁负责主谈 另一位熟悉南京产地情况的部门经理既要参与谈判 又要负责全程陪同考察事宜 在与日方人员的密切接触过程中 还要进一步摸清日方公司此次采购行为的底细 并进一步了解对方谈判代表的性格 脾气 爱好等特点 为了能让日本代表抵港后当天转飞南京 香港公司总裁办公室专门指派一名行政部经理负责此次谈判考察活动的后勤支持 包括接机 订香港与南京的往返机票 陪同日方代表到中国外交部驻港签证处输入境商务签证 安排客户在香港和南京的下榻酒店 布置谈判会场 拟定在港的观光购物线路和商店 落实宴请饭店 时间及规格等等 出于交通和谈判便利的考虑 日本谈判代表在香港下榻的酒店 是与香港公司总部所在的会展中心办公大楼相邻的君悦酒店 在南京下榻的是市中心当时顶级的金陵饭店 在具体确定谈判队伍的规模时 主要考虑以下因素 谈判班子的工作效率有效的管理幅度谈判所需专业知识的范围 一 商务谈判队伍的规模 从大多数的谈判实践来看 工作效率比较高时的人数规模在4人左右 二 商务谈判人员应具备的素质 良好的职业道德健全的心理素质合理的学识结构较高的能力素养 良好的职业道德 这是谈判人员必须具备的首要条件谈判人员必须遵纪守法 廉洁奉公 忠于国家 组织和职守 要有强烈的事业心 进取心和责任感 健全的心理素质 坚韧顽强的意志力高度的自制力良好的协调能力 谈判人员的自制力应该体现在哪些方面 合理的学识结构 横向方面有广博的知识纵向方面也要有较深的专门学问具备 T 字型的知识结构 谈判人员如何才能具备 T 字型的知识结构 较高的能力素养 是指谈判人员驾驭商务谈判这个复杂多变的 竞技场 的能力主要包括认知能力运筹 计划能力语言表达能力应变能力交际能力创造性思维能力 三 谈判人员的配备 根据谈判对知识方面的要求 谈判班子应配备相应的人员技术精湛的专业人员 其相应的基本职能同对方进行专业细节方面的磋商 修改草拟谈判文书的有关条款 向首席代表提出解决专业问题的建议 为最后决策提供专业方面的论证 三 谈判人员的配备 根据谈判对知识方面的要求 谈判班子应配备相应的人员业务熟练的商务人员 其相应的基本职能阐明己方参加谈判的愿望和条件 弄清对方的意图和条件 找出双方的分歧或差距 掌握该项谈判总的财务情况 了解谈判对手在项目利益方面的期望指标 分析 计算修改中的谈判方案所带来的收益变动 为首席代表提供财务方面的意见和建议 在正式签约前提供合同或协议的财务分析表 三 谈判人员的配备 根据谈判对知识方面的要求 谈判班子应配备相应的人员精通经济法的法律人员 其相应的基本职能确认谈判对方经济组织的法人地位 监督谈判在法律许可范围内进行 检查法律文件的准确性和完整性 三 谈判人员的配备 根据谈判对知识方面的要求 谈判班子应配备相应的人员熟练业务的翻译人员记录人员 其相应的基本职能语言沟通改变谈判气氛增进谈判双方的了解 合作和友谊准确 完整 及时地记录谈判内容 三 谈判人员的配备 根据谈判对知识方面的要求 谈判班子应配备相应的人员首席代表 其相应的基本职能监督谈判程序 掌握谈判进程 听取专业人员的建议和说明 协调谈判班子成员的意见 决定谈判过程中的重要事项 代表单位签约 汇报谈判工作 四 谈判人员的分工和合作 确定不同情况下的主谈人与辅谈人明确两者之间的配合明确洽谈具体条款的分工与合作 主谈人 是指在谈判的某一阶段或针对某一个或几个方面的议题 由他为主进行发言 阐述己方的立场和观点这时其他人处于辅助的位置 称为辅谈人谈判班子中应有一名技术主谈 一名商务主谈主谈人作为谈判班子的灵魂 应具备较强综合能力 主辅谈之间的配合 案例一 买卖双方就交货问题进行谈判 卖方的主谈人说 两个月内交货很困难 因为两个月内的订单都满了 这时 他的一个辅谈人员接话说 别说两个月 三个月都难以保证 我手上还有一把订单呢 这话无疑强化和支持了本方主谈人讲话的力量 辅谈在口头上附和 正确 没错 正是这样 等 有时在姿态上也可以做出赞同的姿势 如眼睛看着本方主谈人 不住地点头等 主辅谈之间的配合 案例二 买卖双方就买卖机床的价格问题进行谈判 买方的主谈人说 好吧 如果你们实在要坚持这个价格 我们只好不买了 而这时他的一个辅谈人立即以提醒的口吻说道 这不行啊 厂里正等着用呢 显然 这样的做法大大削弱了主谈人的讲话力量 如果己方主谈人在讲话时 其他成员东张西望 心不在焉 或者坐立不安 交头接耳 就会削弱己方主谈人在对方心目中的分量 影响对方的理解 洽谈具体条款的分工与合作 技术条款专业技术人员处于主谈的地位 相应的经济人员和法律人员则处于辅谈人的地位商务条款商务人员和经济人员应处于主谈人的地位 而技术人员与法律人员则处于辅谈人的地位 法律条款在涉及合同中某些专业性法律条款的谈判时 法律人员则以主谈人的身份出现 法律人员对合同条款的合法性和完整性负主要责任 第三节商务谈判计划的制定 一 确定谈判目标二 明确谈判的地点和时间三 确定谈判的议程和进度四 制定谈判的对策 案例 鹅卵石 续3 香港公司谈判人员分析了日本东森株式会社及其谈判代表的资料 考虑到中国及国际市场的鹅卵石行情 以及日方代表亲自赴中国产地考察原料和运输成本的情况 制订了以下方案 谈判目标 最高目标是以运达日方目的港的CIF价格条款成交 第二目标是以FOB南京装运港价格成交 最低目标是按鹅卵石收购价收取5 10 的佣金 谈判议程 首次非正式谈判安排在日方代表抵港后的午宴中进行 主要是先沟通一下谈判要点和日程安排 不直接涉及最敏感的价格问题 第二次的正式谈判安排在从南京考察后返回香港的次日上午或全天 地点在香港公司总部会议室 主要是对交易方式和条款进行逐项磋商 第三次谈判安排在第二次谈判的次日下午 以便有较多的时间最后敲定所有交易细节 直至签约 谈判策略 由于对方经过实地考察 对原料采购和各运输环节的价格构成比较清楚 对方谈判主角虽性格比较内敛 但精于核算 因此 谈判宗旨应该是开诚布公 尽量避免枝节问题的纠缠 控制好谈判时间 视对方日后进口数量的多少 灵活调整交易方式 底线是保小利而谋求建立持久的供货关系 谈判人员的分工 公司董事副总裁担任每次会晤主谈 业务经理负责全程陪同考虑并参与每次谈判 对技术指标和价格构成进行分析和解释 拟订交易协议 一 确定谈判目标1 谈判目标的三个层次 最优期望目标 最低限度目标 可接受目标 特征 1 是对谈判者最有利的理想目标2 是单方面可望而不可及的3 是谈判进程开始的话题4 会带来有利的谈判结果 特征 1 是谈判者必须达到的目标2 是谈判的底线3 受最高期望目标的保护 特征 1 是谈判人员根据各种主客观因素 经过科学论证 预测和核算之后所确定的谈判目标2 是己方可努力争取或作出让步的范围3 该目标实现意味着谈判成功 买卖双方的弹性目标体系 一 确定谈判目标 2 谈判目标可行性分析本企业的谈判实力和经营状况对方的谈判实力和经营状况竞争者的状况及其优势市场情况即商品供求关系影响谈判的相关因素以往合同的执行情况 如果对方是我方唯一选择的合作伙伴 我方应如何确定目标体系 二 明确谈判的地点和时间 地点在己方地点谈判在对方地点谈判在双方所在地交叉轮流谈判在第三地谈判 时间开局时间考虑 己方的准备情况 身体和情绪状况 谈判的紧迫程度 对方情况间隔时间截止时间 三 确定谈判的议程和进度 典型的谈判议程至少包括以下三项内容 谈判应在何时举行 为期多久哪些事项列入讨论 哪些不列入讨论讨论的事项如何编排先后顺序 每一事项应占多少讨论时间等 四 制定谈判的对策 谈判对策的确定应考虑下列影响因素 双方实力的大小对方的谈判作用和主谈人员的性格特点双方以往的关系对方和己方的优势所在交易本身的重要性谈判的时间限制是否有建立持久 友好关系的必要性 商务谈判计划书范例 关于引进日本XX公司电子生产线的谈判计划书商务谈