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文档简介
会务组工作方案篇一:会务组工作方案会务组分工及工作方案一、工作目标及主要任务全力做好有关会务组工作,确保座谈会的顺利进行。主要任务:拟定本组工作方案;负责座谈会的接待工作;负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作;负责准备会议资料;负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。二、人员安排负责人:刘芳三、会务准备(一)场景布置(协助广告公司): 1.(1)40周年华诞展及各专科展牌;(2)彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等;(3)音响的调配;(4)相关歌曲的准备(国歌、院歌、背景音乐等); (5)新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作; (6)“千人宣言”仪式的准备工作; (7)颁奖证书的准备; (8)院庆工作牌的统一制作。2. 会场座椅的摆放(按不同颜色座椅区分ABCD区,方 3. 摆放主席台;4. 准备嘉宾名牌;5. 准备嘉宾胸花(院外所有嘉宾)、附院院庆小手旗; 6. 摆放矿泉水;7. 准备会议资料及礼品装袋;8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏;9. 会场卫生间的指示牌(通知资产管理部做好清洁卫生工作)。 资料袋内物品: (1)产品介绍(2)座谈会专题片DVD (3)座谈会活动手册 (4)纪念品 (二)嘉宾接待 刘芳 姜芳榕1. 庆典大会当天提前到大会现场,熟悉嘉宾坐席;2. 迎接嘉宾,指引嘉宾到报到处签到(协助礼仪小姐及义工); 3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品,指引嘉宾就坐(协助礼仪小姐及义工);4. 所有嘉宾入场完毕,工作人员到指定区域就坐; 5. 庆典大会结束,工作人员指引嘉宾离场乘车。 (三)嘉宾签到 刘芳1.负责嘉宾签到(准备嘉宾签名册或签名卷轴); 2.及时核对到会嘉宾名单(准备一份参加庆典嘉宾名单);3.准备文房四宝若干,以便有需要的嘉宾题字; 4.负责会议资料及礼品的发放及保管工作。(注:前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾,不再签到及发放资料袋,只在会场摆放议程单张。) (四)应急工作 刘芳1. 负责因天气等原因主会场转移工作; 2. 在附院礼堂做好备用会场的准备工作; 3. 突发事件的紧急处理(协同院庆活动应急组); 4. 现场保健医生及常用药品的准备;5. 由附院员工组成观众预备队伍,约100人,在现场观众过少时到场就坐,避免冷场。四、时间安排及分工根据工作内容,会务组分为后勤保障小组、礼品小组,分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作,礼品设计、制作、发放等工作,座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工如下表:注: 把握细节规范办会会务工作是办公室的一项经常性工作,会务工作的好坏,直接影响到会议的质量和效果,而会务工作能否做好,往往取决于对细节的把握。在办会工作中,一个通知的发放不到位,一个座位的安排不合理,一个话筒的声音不正常,一个资料的装订不齐全等等细节上的问题,都会使会务工作不到位,给会议的质量和效果带来影响,所以要搞好办会工作,就必须以细致的作风,对会务工作中的细节细心观察,潜心把握,精心组织,实现精益求精办会的目标。具体来说,要从细节上做到“三个到位”。一、从细节上做到会前准备到位 组织一次会议,会前准备到位是关键,只有会前准备充分,才能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由若干细节组成的,在做会前准备工作前,就要充分考虑各个细节,并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。制定会务工作方案本身就是一个细节,注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节,完善会前准备工作,提高工作效率,减少工作中的失误和差错,特别是召开紧急的大型会议等,尽管时间要求急,但磨刀不误砍柴工,制订了方案,就不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面,避免出现差错甚至返工等现象。在制定会务工作方案时,要根据会议的规模、层次等,考虑会议有哪些细节上的要求,如会标的制作、会议通知的发放、座次的安排、资料的发放、会场的布置等等,要把这些细节上的内容安排到人、责任到人。制定一个完善的会务工作方案,往往能收到事半功倍的效果,如今年召开的XX考核工作动员大会,其会务工作时间紧、任务重、标准高,要求在极短的时间内搞好会务准备工作,为此,我们在制定方案时潜心把握细节,除考虑到会标制作、通知发放、座次安排、资料发放、会议签到、会风督查等细节上的内容外,还吸取党代会会务个别细节上不到位的教训,为确保正常供电,会前三次与县电力局联系,在安排篇二:会务组 工作方案龙博项目发布会会务组工作方案(草案)一、 组成人员组长:侯经理 联系电话员:刘翠华、陈家骥、杨发荣、周道明、罗雪梅、程小畅二、 工作任务及职责分工(一)工作任务:1、 负责此次发布会会议场地、晚宴场地的预定和宴会餐点、酒水的安排准备及礼品采购。2、 负责省外厂商的往返机票预定、接机、酒店预定及活动车辆租用、厂商接送和司机调配。3、 制作本次活动中所负责工作项目产生费用的相关报价说明、清单明细;会后的费用支付和发票索取等相关工作。4、 本组负责人负责本组成员构成的安排、成员工作分配,并将成员名单及所负责工作的内容交由统筹组组长,及时向成员传达每次会议的内容及注意事项,制作工作进度、工作完成时间表(二)职责分工侯经理、刘翠华:负责发布会会议场地、晚宴场地的预定,宴会餐点、酒水的安排准备,礼品采购。(餐点、酒水报价,不同礼品规格、礼品种类,送礼名单)刘翠华、程小畅:省外厂商往返机票预定、酒店预定(按照厂商的接待规格预定不同档次的酒店),礼品分发。(根据安排确定机票时间,订房类型,拟出各酒店价格对照表,按名单分发礼品)陈家骥、罗雪梅:负责此次活动车辆租用的安排、厂商接送(包括接机)安排和所需司机人员安排。(按接待人数确定需用多少车辆、什么类型的车、拟好接送流程、
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