第十讲：文书的处理(一)PPT课件

第十讲 文书的处理 一 第一节行文制度 行文制度指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定 包括行文关系 行文方式和行文规则三个方面的内容 行文方式之下行文 逐级下行文 国务院 逐级上行文 上行文 省政府 县政府 乡政府 市政府 省政府 国务院 县政府 多级上行文 直达基层组织和群众的行文 国务院 基层与群众 多级下行文 直接领导机关 上级领导机关 最高领导机关 行文机关 越级上行文 平行文 非隶属机关 非隶属机关 一 行文应当确有必要 注重效用 二 一般不能越级行文 三 政府各部门行文问题 四 联合行文问题 五 协商一致的原则 六 重要行文的抄送 七 请示 意见 报告 的注意事项 八 受双重领导的机关行文 行文规则 文书处理程序就是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节 特点 一 确定性 二 连续性 三 规范性 文书的处理程序 第二节发文处理 发文处理是公文形成的重要阶段 是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制 处置与管理活动 具体环节包括 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等环节 情景任务 秘书办公室内 王俐 对刚招聘进来的秘书 小胡 最近正值公司业务旺季 公司人手紧缺 可又不能招人太多 所以经常要加班 按照李总的意思 加班费如何计算 他让我们先拿出个初步意见来 他同意后下个通知 所以你先起草一下这个通知 注意一定按国家相关法律法规来写 胡 好的 我马上就写 风光公司关于加班费计算方法的通知 各位同仁 鉴于目前公司业务红火 大家加班劳累 比较辛苦 但这是没办法的事 不可能再招较多员工 只好大家咬紧牙关 共渡难关 当然 不会让大家白忙活 公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的 下面将有关事项通知如下 一 发放对象 公司所有员工 二 发放的时段 八小时以外 三 发放的标准 个人每小时平均工资的三倍 四 注意事项 加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明 办公室二 五年六月二日 第二天 王俐 小胡 昨天让你写的通知草稿写怎么样了 小胡 哦 早完成了 昨晚我就放到李总办公台上了 王俐 放李总那去了 这么快 小胡 有什么不对吗 不是说李总看过同意了就发吗 王俐 那你的底稿还有吧 拿来我先看一下 小胡 你也要看 对不起 我不知道 喏 这是 你看吧 情景思考 小胡发文程序有问题吗 按照你的理解 说说她应当如何做 这份通知有问题吗 若有 请作修改 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 以本单位名义制发公文的过程 包括 一 发文办理的含义温故而知新 发文办理 2 发文记录了本单位内外工作活动过程 为本单位积累档案奠定了基础 1 通过发文行使法定的职权 表达意图 传递信息 发文办理 3 单位发文的形成与过程是由众多工作人员共同参与的组织行文 二 发文办理的实质 拟稿 会稿会商 审核 会审 签发 会签 复核 注发 缮印与校对 用印或签署 发送或公布 登记 催办 办结处置 环节之间具有连续性 确定性 不可逆转性 三 发文办理的程序和特点 4修改文稿 3 会稿与会商 1 领受任务与准备 2 起草 引用公文应当先引标题 后引发文字号 日期应当写明具体的年 月 日 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 形成文稿 1 拟稿 1 核稿的范围与内容 1 是否确需行文 2 行文名义是否妥当凡文件内容涉及全面的 重要的 方针政策等问题的 应以单位名义发行 一般的业务性问题的文件则由有关业务部门行文 3 报批程序是否符合规定 2 审核 4 内容是否符合党的路线 方针 政策和国家的法律 法规 5 涉及多个部门的事项是否协商一致 6 所提措施和办法是否切实可行 经审核发现属于总体方面的问题 应提出原则性修改意见 退撰稿人或撰稿部门进行修改 审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行 2 审核工作的分工 业务部门负责人审核 审改的重点是文稿中涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵触之处 文稿中引用的材料是否准确 反映的情况是否如实 所作结论是否恰当 3 核稿的结果 3 签发 签发内容务必明确 完整 规范 明确签署核准意见 完整地签上姓名与时间 签发的分工 以本单位 部门 名义制发的上行文 由主要负责人或者主持工作的负责人签发 以本单位 部门 名义制发的下行文或平行文 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发 联合行文的会签 联合行文一般由主办机关首先签署意见 协办单位依次会签 签发是绝大多数公文生效的必要程序 文稿只有经过签发后方能成为定稿 具有正式文件的效用 4 复核 复核的含义 公文在正式印制前 文秘部门所进行的复查审核 复核的内容 处理程序 审批 签发手续是否完备 附件材料 是否齐全 文件格式 是否统一 规范 按照 国家行政机关公文格式 5 印制文件 复核与注发 校对 校对内容和校对格式 包括发文的用纸大小 版面设置 行距 字距 公文中各组成部分的标识等是否符合有关规定 注发 规定印数与印制及发出的时限 校对的要求1 人员组织上注意弥补个人局限性 2 正确使用校对符号 3 用另色笔工整 清晰标示 4 签署意见和注明校对人 复核 即核发 公文在正式印制前 文秘部门所进行的复查审核 6 用印与签署 印制的有特定版头的普发性公文外 其余绝大部分文件印制完毕必须按规定用印 以示发文机关对文件生效的认可 对此负有法律责任 发文原则上以谁的名义文 就用谁的印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 7 发文传递与公布 发文传递 直接送达收文机关 普通邮寄 机要通信 机要交通 文件交换 电信传递 发文传递是连接文件的发文程序与收文程序的通道 签定合同 协议书 意向书等文件时往往采取互换文本的方式进行传递 文件的公布 文件公布是将发文单位的意图最快地传递给收文者的有效方式 6 发文登记 本节补充 签发类型 正签 代签 核签 加签 会签签发的权限签发的原则 先核后签签发规范 发文稿纸 发 急发 代签时标注 代 代签 字样 需核签或加签的要明确 请某某同志审阅后发出 查办方式和要求 任务情景回放 王俐 对刚招聘进来的秘书 小胡 最近正值公司业务旺季 公司人手紧缺 可又不能招人太多 所以经常要加班 按照李总的意思 加班费如何计算 他让我们先拿出个初步意见来 他同意后下个通知 所以你先起草一下这个通知 注意一定按国家相关法律法规来写 胡 好的 我马上就写 第二天 王俐 小胡 昨天让你写的通知草稿写怎么样了 小胡 哦 早完成了 昨晚我就放到李总办公台上了 王俐 放李总那去了 这么快 小胡 有什么不对吗 不是说李总看过同意了就发吗 王俐 那你的底稿还有吧 拿来我先看一下 小胡 你也要看 对不起 我不知道 喏 这是 你看吧 风光公司关于加班费计算方法的通知 各位同仁 鉴于目前公司业务红火 大家加班劳累 比较辛苦 但这是没办法的事 不可能再招较多员工 只好大家咬紧牙关 共渡难关 当然 不会让大家白忙活 公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的 下面将有关事项通知如下 一 发放对象 公司所有员工 二 发放的时段 八小时以外 三 发放的标准 个人每小时平均工资的三倍 四 注意事项 加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明 办公室二 五年六月二日 情景思考 小胡发文程序有问题吗 按照你的理解 说说她应当如何做 这份通知有问题吗 若有 请作修改 参考答案 小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李总处是不对的 违背了办公室发文程序 下面具体介绍发文程序 拟稿 秘书人员拟出文书草稿过程 此项过程为 领导交拟 领会领导意图 收集 组织材料 构思 讨论修改 送领导审阅 会商 文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或部门时 发文机关应依法与其协商 只有征得同意后方可发文 审核 对草拟好的文书进行审查 在送领导审阅前 由秘书部门负责 小胡错在哪里知道了吧 签发 主要领导对文稿的最后一次全面核查并最后确认过程 签发后即成定稿 其他任何人不得擅自修改 否则将负行政或法律责任 可分为正签 代签 核签 会签 签发时要在指定位置批注同意发出的意见 并署完整的职务 姓名 日期 缮印 缮写和印刷 缮写就是抄写或打印 印刷就是批量 复制 文字 图形等 用印 在正式文本上加盖印章 发文登记簿 风光公司关于发放加班费的通知 各位同仁 鉴于目前公司业务繁忙 各部门加班频繁的现状 公司根据国家相关法律法规规定 决定给加班人员计发加班费 现将有关事项通知如下 一 发放对象 公司所有加班的员工 二 加班的界定 法定工作时间 八小时 以外的工作皆按加班处理 三 发放的标准 经决定按个人每小时平均工资的三倍发放 四 注意事项 加班费发放需依据部门领导签字和至少一位同事书面证明 请加班人员注意备齐相关材料 特此通知 办公室二 五年六月二日 1 发文的实质 幻灯片162 发文流程 幻灯片173 发文各环节操作要领 本节知识应用 应用知识点 案例分析 宏利公司南昌分公司成立不久 公司各方面的工作还在适应和调整之中 这天 公司销售部王经理代拟了一份以公司名义发出的急件 他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室 秘书小李一看是急件 二话不说就盖了公章 王经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字 总经理一边看一边用笔对文稿做了一些修改 最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期 吩咐秘书立即发送出去 任务 评述案例中的发文处理 是否正确 为什么 注意思维逻辑与语言表述 温故而知新 案例总结 文件是制定政策 发布法规 开展对外联系的重要工具 文件的内容是单位最高权利意志的体现 具有权威性和约束力 文件的制发一定要按照规范的程序进行 宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范 首先 部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上 应该启用公司的专用文件纸 其次 秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审阅 领导签发后方可盖章 而不是未经审核就擅自盖章 第三 总经理在已盖章的文件上进行修改 就不能用修改稿作为最后的成文发出 而应重新打印一份盖章后发出 实务训练 经理让高洁起草一份 药材展销会保卫工作意见 并于两日内发出 如果你是高洁会怎样完成这个发文处理任务呢 请各小组在讨论的基础上 1 写出本小组具体的发文处理流程 2 进行简单的模拟演练 温故而知新 总结 高洁的发文处理流程 1 遵照草拟文件的要求 拟写文稿 2 对字词 格式 标点符合等进行检查后 交经理审核 3 经理对文件内容进行仔细审查 对文稿进行了个别修改 4 高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改 并再一次核对修改后的文件 核对无误后 用空白A4纸输出该文件并附上文件签发单一并交给经理审查 签发单5 经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期 6 高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二十份 分别盖上公司的公章 然后在公司发文登记簿上作了登记 7 高洁将文件分发到各个部门 并要求他们在收文单上签字 模拟 各小组快速模拟高洁与经理进行发文处理的过程 请两个小组进行过程演练PK 其它小组进行点评与打分 我们的舞台 一分钟教师 人或生而知之 或学而知之 或困而知之 请说出你任何途径下的得知 时间 1 5分钟 主题参考 教你一招儿 秘书生活锦囊妙计 学习与工作 思悟行 职场启示 生活启示 做人 做事的启示其他 你想分享的 秘书锦囊 退回的公文该如何处理 公文被退回时 应先看退回的理由说明 然后根