会议室制度范文.doc

会议室制度范文 会议室制度 1、会议目的为加强集团各部门、单位的沟通协作，提高工作效率，解决实际工作中的困难，加强团队建设，营造企业文化氛围。 2、会议种类董事会会议股东大会集团年会年度会议半年度会议季度会议月度会议集团办公例会。 3、会议要求 (1)会议频率董事会会议一年2-3次，股东大会一年2次，集团年会一年1次，年度会议一年1次，半年度会议一年2次，季度会议一年4次，月度会议一年12次，集团办公例会每月2-4次。 (2)会议方向及目的围绕会议主题，展开会议内容，达到会议目的。 (3)会议记录和追踪每次会议记录员，做好会议内容的记录工作，将会议记录及时传递参会人员，对重要事项，进行会后追踪，确保问题的解决。 4、会议流程a)准备，收集会议材料；b)确定会议目的；c)按照会议制度要求，确立会议时间；d)确定会议主持人，导言人及会议主席；e)拟定参会人员名单；f)发送会议通知；g)会议室预约。 5、会议流程说明集团所有会议应设置主持人、导言人、会议主席；会议主持人是会议的组织者，主要任务是发布通知、议题、准备会议材料，安排和控制会议时间、维持会议秩序等。 会议导言人是会议议题的提出者，议题的提出应符合集团发展的大政方针，参会中导言人要积极发言，做好会议讨论方向的引导作用。 主持人将会议议题进行汇总，拟定必参加和可参会人员名单，上报会议主席。 会议主席审批后，由会议主持人发送会议邀请(参会通知)，发放会议材料，告知各参会相关人。 紧急会议以电话为邀请形式，日常会议以平台，短信，QQ邀请形式、会议邀请一经发出，将视作邀请成功。 在通知发布过程中，各部门必参会人员和导言人如对通知有异议，应及时与主持人联系。 由主持人安排会议议程，如参会人员讨论的议题已完成，可向会议主持人申请提前退场，会议主持人根据会议进度，在不影响大会有序进行的情况，经会议证词批准，参会人员方可提前离场。 如果有临时提议，须向主持人提出申请，申请通过，方可进入议程。 6、会议记录a)会议纪录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及的业务需要，临时指定会议记录员。 b)集团总经理主持的企业例会，临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议的记录工作，总经理另有规定的，依据总经理指定的办法实行。 c)会议记录员应遵守的规定做好会议原始记录及会议签到记录，根据需要会议纪要。 对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。 会议原始记录应于会议当日，会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。 7、会议室管理a)会议室由生活后勤部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向生活后勤部申请，由生活后勤部统筹安排。 b)会议室卫生由生活后勤部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。 c)会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。 会议纪律 1、参会人员参加会议时，须着正装或工装。 2、参会人员不得将饮料、食品等与会议无关的物品带入会场。 3、会议主持人应提前15分钟到达会场，准备会议相关事宜。 4、参会人员应遵循主持人安排的座次就坐，不能擅自调整座次。 5、参会人员须准时出席会议，未经会议主持人批准，不得迟到、缺席、中途退场，否则，迟到、早退一次罚款50元，无故缺席罚款100元。 6、参会人员因事不能参加会议，必须向会议主持人进行请假，并且安排代表参加会议，确保获知会议各项内容，否则后果自负。 7、参会人员会前要做好会议准备，将工作汇报、会议议题等参会材料及时提交给会议组织者，会议组织者要对当天讨论的会议议题进行筛选，对于与集团发展无关的会议议题，会议组织者将不做申报。 8、进入会议室前要将手机调到静音状态，为了使会议顺畅进行，原则上不允许接听手机，如有重要电话须经得会议主持人同意，方可到会议室外接听电话。 9、与会者不许交头接耳，要注意听讲，中途不得随意离开，如有重要事情需中途离会，须征得会议主持人同意。 10、会议讨论中，不应随意打断发言人的谈话，意见相佐时应先做好记录，待发言人发言完毕，再阐述自己的观点。 11、会议讨论要围绕中心议题，杜绝闲聊，跑题等现象，参会人员发方要坦诚、有序、严肃精炼。 12、会议讨论中，要保持平和的会议氛围，避免偏激的言语和无谓的，更加不得使用人身攻击，表决意见要持有客观、真诚、尊重的态度。 13、参会者应做好会议记录，对会议内容、会议精神和会议要求做好记录，会后及时准确地做好上传下达工作并有效的组织落实。 14、未经会议组织者许可，恶梦随意将会议内容外泄，否则将视情节严重程序，给予相应的处罚。 15、会议组织者应