费用报销管理办法.doc

费用报销管理办法第一章 总 则 第一条 为了保证海南千博乐城开发有限公司（以下简称“公司”）各项业务持续稳定的发展，规范财务行为，完善内部控制制度，特制定本办法。第二条 公司的各项费用开支严格按照月度预算执行。各部门在每月月末前五个工作日根据经营计划提出下一月度的费用预算，由计划财务部依据年度财务预算综合平衡后提出公司整体的月度费用预算，报公司领导审定后执行。预算范围内开支按费用报销流程（见附件一）核报；超预算或预算外费用一律先请示，批准后方能借款和核报。第二章 审批权限、授权及还款期限第三条 公司员工因公出差、采购、办理业务等借款、报销费用，必须履行相应的审批程序（见附件二）。非公务原则上不得借款，特殊情况需经公司总裁批准，超过总裁批准权限的需经董事长批准。第四条 总裁出差期间，由董事长审批经济业务；分管副总出差期间，由总裁审批其职权范围内的经济业务；上级领导出差期间，可以授权其下级审批其分管范围内的经济业务。第五条 业务经办人在业务结束后五个工作日内报销。需月度汇总结报的事项，以月末为业务结束日。出差人员在返回工作所在地后五个工作日内报销。计划财务部原则上“前款不清，后款不借”。如有特殊原因不能及时报销,需说明原因并经过常务/执行副总裁、财务总监批准。没有合理理由，未经批准的超过报销时限费用，计划财务部有权拒绝报销。跨年度的费用，在年度决算后一律不予报销。第六条 固定资产等大额采购，经办人申请付款时应附合法、有效的采购合同，发票，按合同的支付条款约定付款。如需付款后出具发票的，经办人应负责在付款后五个工作日内向计划财务部提交合法、有效的发票。第七条 计划财务部原则上一周集中办理二次费用报销业务，各部门于每周一、周三下班前将费用报销凭证统一提交计划财务部，计划财务部于每周二、周四将审核后的费用报销凭证提交总裁、董事长审批。第三章 费用报销程序第八条 公司员工出差前借款，须出具批准的【差旅费申请单】，差旅费申请单按交通、住宿、出差补助标准及出差天数预计借款金额，计划财务部依海南千博乐城开发有限公司出差管理办法相关标准审核借款金额。填写【差旅费报销单】时，差旅费报销人只填写原始发票的项目和金额，出差补助栏由财务人员按规定计算填写。第九条 业务招待费的借款和报销按海南千博乐城开发有限公司业务招待费管理办法执行。第十条 办公用品实行“集中采购”，综合管理部应认真审核单价、数量，综合管理部负责人、分管副总对采购单价进行监督，计划财务部按综合管理部审核确认的采购清单付款。第十一条 公务用车油耗由综合管理部统一管理，每月计划财务部按综合管理部提交的经批准的购油申请支付汽油费。公务用车出现故障需由综合管理部负责人确认后，在指定修理厂维修，计划财务部原则上按审批后的维修单和发票转账支付维修费。第十二条 办公用固定资产（车辆除外）维修，由固定资产使用部门提出维修申请，经固定资产管理部门（综合管理部）负责人审核，报分管副总批准。报销维修费用时必须提交维修申请单、使用部门验收单。第十三条 公司因业务需要进行广告宣传，由经办人提出申请并履行审批手续后，凭合同申请付款，报销时需提供在媒体做过宣传的证明材料，如报纸、杂志等资料。 第十四条 公司组织的会议，应先申请后结报。报销时应提供会议申请（包括会议预算）、会议费发票（附支出明细清单及必要的说明）等。第十五条 公司租赁办公用房，综合管理部办理租赁费支付申请时，需提供租赁合同（第一次支付租赁费时）、租赁费发票，计划财务部按合同约定支付款项。第四章 备用金管理第十六条 备用金额度由使用部门、使用人提出申请，经分管副总审核，履行审批手续后确定。备用金额度按两周业务所需周转资金量核定，原则上不超过叁仟元。备用金额度一年核定一次，如需调整，由使用部门提出申请并履行审批手续后通知计划财务部。第十七条 备用金使用人按核定的额度填写【借款单】，履行相关审批手续后，到计划财务部借款。第十八条 备用金属于公司在经营过程中的备用周转资金，使用部门或使用人应在公司业务范围内周转使用，如果公司需要收回，使用部门或使用人应在五个工作日内结清，否则，将从责任人的工资中扣回未结清款项。第五章 原始凭证的粘贴和报销单的填写第十九条 原始凭证指各类发票，背面必须有经手人和验收人（或证明人）签字。原始凭证应分类粘贴，按项目（见附件三）将金额汇总后填入【费用报销单】。费用报销单必须书写工整，不得涂改。第六章 责 任第二十条 验收人、证明人、审核人和批准人如对某项费用或经济业务有异议，应拒绝在发票背面签字或在审核签字栏说明，交上级审批人审定。经手人或审核、批准人没有说明并签字，视同同意。如查有不实或给公司造成不良后果，和经办人共同承担全部经济损失和法律责任。第二十一条 财务人员不得报销审批手续不全的费用，不得支付审批手续不全的合同款项或借款。否则，和经办人共同承担因此造成的全部经济损失和法律责任。第七章 附 则第二十二条 本办法由公司计划财务部负责解释。第二十三条 本办法自发布之日起实行。附件一：费用报销流程附件二：费用报销审批权限附件三：管理费用核算内容附件一：费用报销流程 报销文件审核费用报销人分管副总部门负责人审批财务系统是否报销文件：指发票等原始凭证、费用报销单等。部门负责人：对费用报销事项及金额的真实性和合理性进行审核并签字。分管副总：对分管部门的费用报销事项是否准予报销进行审批并签字。财务系统：对原始凭证的合法、有效性；费用报销单填写的金额合计与原始凭证的金额合计的一致性；凭证粘贴的规范性；制度、合同的遵守性等事项进行审核并签字。总裁：对审批权限内费用、副总的费用、超预算、预算外费用进行审批并签字。董事长：对总裁的费用、超出总裁审批权限的预算内、超预算、预算外费用进行审批并签字。出纳：审核原始凭证金额和报销单填列金额一致且审批程序合规后签字，支付报销款并请领款人在报销单上签字，加盖现金付讫章。是审核总裁审批是否否董事长审批是否出纳支付报销款是结束结束结束否附件二：费用报销审批权限项 目部门经理分管副总财务总监总裁董事长预算内费用：N 100,000审核审批审批审批N 100,000审核审批审批审批审批超预算、预算外费用：N 10,000审核审批审批审批N 10,000审核审批审批审批审批注：各岗位审核、审批时限为一个工作日。附件三：管理费用核算内容科目核算内容职工薪酬及福利费职工工资、奖金、津贴和补贴，职工福利费，医疗保险费、养老保险费、失业保险费、工伤保险费和生育保险费等社会保险费，住房公积金，非货币性福利，因解除与职工的劳动关系给予的补偿，其他与获得职工提供的服务相关的支出办公费书报费订阅专业报刊、杂志，购买专业书籍的支出办公用品购买的日常办公用品、各类电脑耗材（软盘、墨粉、硒鼓等）费用印刷费大宗账簿、表册、票证、规章制度、资料等得印刷支出（含大宗资料复印费）；小额装订费、胶卷冲印费租赁费租赁办公用房、宿舍、专用通讯网、仪器设备等费用水电及物业费办公用房水电费、物业管理费（包括综合治理、绿化、卫生等）通讯费信函、包裹、货物等物品的邮寄费；电话费（含电话补贴）；电报、传真费；网络通讯费等车辆使用费各类车船等交通工具的租用费、燃料费、维修费、过桥过路费、保险费等会议费会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等维修费固定资产（不含车辆）的修理和维护费（含各类仪器零配件的更新）、房屋维修维护费、网络信息系统运行与维护费用等低值易耗品达不到固定资产标准、金额较大、可以长时间、多次使用的物品（办公家具、U盘及各类办公软件等）差旅费工作人员出差的住宿费、旅费、伙食补助费、杂费等；工作人员出国的住宿费、旅费、伙食补助费、杂费等工会经费按职工工资总额（扣除按规定项目）的2计提并拨交给工会使用的经费职工教育经费按职工工资总额（扣除按规定项目）的2.5的额度内使用的经费，如培训费、购买专业光碟等费用广告费企业通过媒体向公众介绍商品、企业信息等发生的相关费用业务宣传费企业形象宣传活动所支付的费用，包括企业的产品发布会费用及发放印有企业标志的礼品、纪念品等费用咨询费企业向有关咨询机构进行咨询所支付的费用（含顾问费）聘请中介机构费用企业聘请会计师事务所、资产评估机构等费用诉讼费企业向法院起诉或应诉而支付的费用业务招待费按规定开支的各类接待（含外宾接待）费用，包括餐费、礼品及游览门票等董事会费董事成员津贴、差旅费、会议费等固定资产折旧费行政管理部门计提的固定资产折旧费税费房产税根据中华人民共和国房产税暂行条例，以房屋