办公自动化讲稿

办公自动化 绪论 办公自动化 OfficeAutomation 简称OA 是一个多学科交叉 相互渗透的系统科学与工程 它以计算机 通信 自动化技术作为支持技术 是现代信息社会的重要标志 随着计算机技术的迅猛发展 以提高办公效率为目标的办公自动化技术已被广泛应用于各类办公领域 并发挥着愈来愈大的作用 在行政机关中 大都把办公自动化叫着电子政务 企事业单位就大都叫OA 以前常叫无纸化办公 后来叫办公自动化 再后来叫OA 办公自动化没有统一的定义 凡是在传统的办公室中采用各种新技术 新机器 新设备从事办公业务 都属于办公自动化的领域 掌握办公自动化 需要学会Word高级排版 表格设计 Excel表格处理 函数 图表 PowerPoint幻灯片课件制作 商务办公基础 打印 复印 传真等 Word的窗口介绍 数据录入方法 字符格式化操作方法 Word中的常用排版 包括段落格式化 页面格式化 Word中如何插入图片 文本框 艺术字 Word中如何绘图 Word的表格操作等 办公自动化 所含内容 常用办公设备的使用 常用软件的安装及使用 网络应用 办公自动化 课程中涉及的部分内容 数学符号输入内部期刊制作数码相册制作Flash相册制作拉幕式片头片尾蓝色动态卷轴照片简单修复 办公自动化 上课要求 1 每人准备一个U盘 2G左右 最好用爱国者 朗科等 70元左右 不要买金士顿 清华紫光等杂牌 2 每堂课都会布置一些作业 作为课堂练习 请认真按要求完成 以此作为平时成绩 3 老师在上课讲解 演示时 不要上网做其他事情 否则将可能影响该课程成绩 4 对于一些要求上交的作业 请按规定时间上交 拟要求大家完成并上交的作业有 个人简历 企业LOGO 课件等 在最后实训环节中完成 办公自动化课程目录 办公自动化 常用软件的安装及应用 Office的安装AcdSee的安装ACDSEE的使用 设置屏幕保护ACDSEE的使用 照片简单修复数码照片压缩数码相册制作ULTRAISO 光盘映像文件的制作屏幕抓图特殊字符输入电子印章的制作文件加密企业Logo的制作 常用软件安装及应用 Office1 双击图标 常用软件安装及应用 Office2 注意选择 自定义安装 另可通过 浏览 选择安装盘符 路径 常用软件安装及应用 Office3 注意选择 应用程序的高级自定义 及要安装的组件 常用软件安装及应用 Office4 注意选择Office工具中的 公式编辑器 Excel中的 规划求解 常用软件安装及应用 ACDsee1 双击图标 安装软件英文版 常用软件安装及应用 ACDsee2 选择 下一步 选择 Trial 即 试用 常用软件安装及应用 ACDsee3 启动栏中将Acdsee驱动探测器退出安装汉化补丁 注意去除试用限制 常用软件安装及应用 ACDsee4 设置屏幕保护 需安装DIRECTX8 1以上版本 菜单中选择工具 设置屏幕保护 添加照片文件夹 全选 添加 常用软件安装及应用 ACDsee5 下面框中选 全选 确定 常用软件安装及应用 ACDsee6 桌面空白处单击右键 属性 选屏幕保护进行相关设置 常用软件安装及应用 UltraISO1 UltraISO是一款功能强大而又方便实用的光盘映像文件制作 编辑 格式转换工具 它可以直接编辑光盘映像和从映像中直接提取文件 也可以从CD ROM制作光盘映像或者将硬盘上的文件制作成ISO文件 同时 你也可以处理ISO文件的启动信息 从而制作可引导光盘 使用UltraISO 你可以随心所欲地制作 编辑光盘 使用教程UltraISO操作UltraISO网站 常用软件安装及应用 UltraISO1 制作ISO文件 工具 制作光盘映像文件 常用软件安装及应用 UltraISO2 选择驱动器 输出文件名及输出格式 单击 制作 常用软件安装及应用 UltraISO3 ISO文件的加载 常用软件安装及应用 UltraISO4 制作硬盘映像文件 操作 添加目录 选择文件夹 如E盘 办公自动化课件 常用软件安装及应用 UltraISO5 选择工具 加载到虚拟光驱 选择保存ISO文件如桌面 常用软件安装及应用 UltraISO6 单击保存后将显示处理过程 再选择加载 返回 常用软件安装及应用 屏幕抓图 在准备抓图的屏幕中 按 PrintScreenSyaRq 键 开始 程序 附件 画图 编辑 粘贴 Ctrl V 单击 选定 按钮选定内容后选复制 Ctrl C 再打开Word等文档 选粘贴 Ctrl V 常用软件安装及应用 HyperSnap DX1 HyperSnap DX是个屏幕抓图工具 它不仅能抓住标准桌面程序还能抓取DirectX 3DfxGlide游戏和视频或DVD屏幕图 本程序能以20多种图形格式 包括 BMP GIF JPEG TIFF PCX等 保存并阅读图片 可以用热键或自动记时器从屏幕上抓图 功能还包括 在所抓的图像中显示鼠标轨迹 收集工具 有调色板功能并能设置分辨率 还能选择从TWAIN装置中 扫描仪和数码相机 抓图 教程1 使用教程教程2 游戏截图教程3 使用技巧 常用软件安装及应用 HyperSnap DX2 快捷鍵小結Ctrl Shift F 全截取 Ctrl Shift V 截取虚拟桌面 Ctrl Shift W 截取屏幕上所指窗口 闪烁的黑色矩形框內为抓取对象 Ctrl Shift R 截取特定区域 此時鼠标变为 形式 按住左鍵拖动 其中內容將被选 Ctrl Shift A 截取当前活动窗口 Ctrl Shift C 截取不含边框的当前活动窗口 Ctrl Shift P 截取最后指定区域 F11 重复最后一次截取 Shift F11 停止自动截取 ScollLock 对特殊环境中的图形截取 企业Logo的制作 有关概念 Logo是一种具有象征性的大众传播符号 它以精练的形象表达一定的涵义 并借助人们的符号识别 联想等思维能力 传达特定的信息 标志传达信息的功能很强 在一定条件下 甚至超过语言文字 因此它被广泛应用于现代社会的各个方面 企业标志是通过造型简单 意义明确的统一标准的视觉符号 将经营理念 企业文化 经营内容 企业规模 产品特性等要素 传递给社会公众 使之识别和认同企业的图案和文字 企业logo代表企业全体 对生产 销售商品的企业而言 是指商品的商标图案 企业logo有抽象性的 具象性的和非图案的字体标志 部分企业LOGO欣赏 企业Logo的制作 模板及界面1 企业LOGO的制作采用的是 AAALOGO2009BUSINESSV3 0特别汉化版软件模板 可选择不同页面 企业Logo的制作 模板及界面2 操作界面 企业Logo的制作 模板及界面3 Image 图像选项 新对象大小及旋转Effects 效果选项 轮廓及阴影 企业Logo的制作 模板及界面4 Gradlent 渐变选项Colors 颜色选项 企业Logo的制作 模板及界面5 Shape 图标选项 亦可从左边选择 企业Logo的制作 Logo制作1 操作 1 先选中任一模板 文件 新建空白项目2 从左下选中相应图标及颜色3 复制图像 Ctrl D 再选择其它图标 可选Ctrl R移除图标 企业Logo的制作 Logo制作2 4 光标移至左上方选中图标 按鼠标左键往左放大 往右缩小 另可选择阴影 渐变等 5 制作完成后选择文件 另存为web图像 保存为JPEG格式 选择文件名及存盘路径 企业Logo的制作 Logo制作3 6 该软件默认的格式为 al8 可选择文件中的 保存项目 7 如需输入英文 可选择菜单中 项目 新建文本 该软件不支持中文 如需输入中文 可在Word中输入后通过抓图方式先存为BMP文件 然后通过该软件中 文件 导入图像 完成 其他图像文件也可通过此方式导入 扫描仪 打印机等的使用 三星打印机的驱动方正扫描仪的驱动扫描仪的使用 扫描仪 打印机等的使用 打印驱动1 三星打印机驱动 加载驱动光盘 安装选择第三项 扫描仪 打印机等的使用 打印驱动2 方正扫描仪驱动 双击Setup 扫描仪 打印机等的使用 打印驱动3 单击 下一步 选中相关型号 如 超越T15 扫描仪 打印机等的使用 打印驱动4 方正驱动后的屏幕显示 扫描仪 打印机等的使用 扫描仪1 启动Photoshop 文件 输入 方正超越T15 扫描仪 打印机等的使用 扫描仪2 扫描仪启动后的界面 扫描仪 打印机等的使用 扫描仪3 选择扫描类型 文字 黑白照片 彩色照片 dpi 分辨率 等 单击 预扫 调整扫描文件大小 扫描 扫描仪 打印机等的使用 扫描仪4 文件 保存为 选择保存盘符 路径 文件类型 一般为jpeg格式 Office的进一步应用 Word的进一步应用 1 Word应用 数学公式编辑1 编辑数学公式 安装Office时选择Office工具中的 公式编辑器 在Word文档中选择插入 对象 Microsoft公式3 0 Word应用 数学公式编辑2 选择确定后出现如下界面 Word应用 数学公式编辑3 练习 综合练习 Word应用 数学公式编辑4 注 将公式随意移动到任意位置的方法单击公式 单击右键 选设置对象格式 版式 浮于文字上方 确定 Word应用 内部期刊的制作1 1 将叶根友等字库复制到C盘WIndows中Fonts目录下 2 页面设置 背景制作新建Word文档 文件 页面设置 上 下2 54cm 左 右2 17cm 纸张大小 A4格式 背景 水印 选择图片 插入 将 冲蚀 中的勾去除 确定 Word应用 内部期刊的制作2 2 编辑页眉 页脚 花边编辑页眉 视图 页眉和页脚 输入 南昌科技大学 第三期 内部期刊 日期 等 选择字体 字号 颜色为绿色设置花边 双击页眉 全部选定 格式 边框和底纹 选择 无 N 光标在本页面第一行 插入 符号 选择 Wingdings 选择 颜色选择绿色 复制 粘贴 Word应用 内部期刊的制作3 3 设置公司Logo 选择图形 插入 图片 自选图形 选择 星与旗帜 选择选择颜色 选中Logo 格式 边框和底纹 填充色选 酸橙色 线条选 绿色 添加文字 单击右键 选 添加文字 输入 KD 双击页眉 将Logo复制到页眉 Word应用 内部期刊的制作4 4 标题制作 1 输入标题 近期动态 系情介绍 2 复制素材中相关内容 按Ctrl键同时选择二个标题 格式 边框和底纹 底纹 选择 绿色 确定 选择标题的字体 字号 字体颜色选 白色 斜体 Word应用 内部期刊的制作5 5 插入图片 1 将内部期刊素材中的文本内容复制到相应位置 2 选择 插入图片 选择内部期刊素材中的图片 插入到文档中相应位置 单击右键选 设置图片格式 选 版式 四周形 3 文本内容选择字体 字号 颜色 Word应用 表格制作1 表格的创建 1 使用 插入表格 按钮创建表格2 使用菜单命令创建表格3 使用工具创建表格4 手动添加表格使用4功能前 应确认具有 自动套用格式 中的 表格 功能 方法是单击 工具 自动更正选项 命令 切换到 键入时自动套用格式 选项卡 在 键入时自动应用 选项组中 在 表格 复选框前打上 在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号 再连续输入负号 或按空格 如下所示 输入完最后一个 后 按回车键即可产生一行表格 如要增加行数 可将光标移至最后一个单元格 按Tab键 Word应用 表格制作2 插入 删除行 列单元格在建立表格后 可通过菜单命令 来进行插入 删除行 列单元格的操作 合并和拆分单元格在调出绘制表格对话框后 选定要合并的单元格 选择合并 Word应用 表格制作3 表格操作技巧 1 防止表格跨页断行 通常情况下 Word允许表格行中文字的跨页拆分 这就可能导致表格内容被拆分到不同的页面上 影响了文档的阅读效果 防止表格跨页断行的方法是 首先选定需要处理的表格 执行 表格 菜单中的 表格属性 命令 在 表格属性 对话框中单击 行 选项卡中清除所示中的 允许跨页断行 复选框 然后单击 确定 即可 此后 Word表格中的文字就不会再出现跨页断行的情况 方便了用户的阅读 Word应用 表格制作4 2 利用已存在的文本转换成表格 用户可以在文档中先输入文本 并在文本中插入制表符 空格 逗号 来划分列 以段落标记 回车 来划分行 或直接利用已经存在的文本转换成表格 1 选定要转换的文本 2 单击 表格 文本转换成表格 命令 打开 文本转换成表格 对话框 3 在 文字分隔位置 选项组中选择所需选项 从下页中可以看到 该文本中的每一句都用逗号分隔开 所以在这里应选择 逗号 单选项 这里的逗号为半角逗号 如果要使用全角的逗号 可以在 其它字符 右边的文本框中输入指定的符号 注 在文本中插入的制表符 空格 逗号 是要相对应的 如果是空格 那么在 文字分隔位置 选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列 操作界面见下页 Word应用 表格制作5 Word应用 公司组织结构图制作1 公司组织结构图操作 新建一文档 菜单中选 插入 图示 选择图示库中 组织结构图 确定确定后出现的界面 Word应用 公司组织结构图制作2 单击其中某个框 选择 插入形状 三形状的关系如图 Word应用 公司组织结构图制作3 选择 自动套用格式 可将结构图美化 Word应用 公司组织结构图制作4 练习 制作如下组织结构图 Excel的进一步应用 填充柄的使用1 所谓 填充柄 就是在Excel中位于某区域上右下角的一个小黑块 如果将鼠标指向它的时候 鼠标的形状变为黑十字 拖动 填充柄 可以将内容复制到相邻单元格中 下面分别介绍使用 填充柄 填充的几种方法 Excel的进一步应用 填充柄的使用2 1 在某单元 如A1单元 输入1 光标移至填充柄 按住鼠标左键及Ctrl键往下托动到指定位置 可得到连续的一串数字 2 在某单元 如C1单元 输入 星期一 光标移至填充柄 按住鼠标左键及Ctrl键往下托动到指定位置 可得到星期一至星期日等 日期 甲 乙 丙等亦可 3 选中相邻若干单元合并 通过填充柄 可将以下若干行 列 进行相同的合并 Excel的进一步应用 填充柄的使用3 4 按等差 等比 序列填充 某单元输入一个数字如3 菜单中编辑 填充 序列 选择 列 等差序列 步长值 终止值 确定 Excel的进一步应用 填充柄的使用4 5 双击填充柄填充一列 在若干行 列 输入一些数 如图 在D1单元输入 将A B C列内容相加至D1双击D1单元填充柄 可按相同公式自动填充 Excel的进一步应用 填充柄的使用5 自定义序列填充 可以根据自己的需要 建立自己的 自定义序列 如 部门A 部门B 部门C 部门D 方法是 1 工具 选项 自定义序列 2 在 自定义序列 列表框中单击 新序列 再在 输入序列 列表框中输入新的序列 如 部门A 部门B 部门C 部门D 每输完序列中的一项 都要按一次Enter键 3 单击 添加 按钮 新序列就出现在 自定义序列 列表框中了 4 单击 确定 按钮 关闭 选项 对话框 Excel的进一步应用 填充柄的使用6 自动填充小结 1 若起始数据为日期型 则填充的效果是日期按天数递增或递减 如2008 11 14 2008 11 15 2008 11 16 2 若起始数据为时间型 则填充的效果是单元格的时间型数据按小时数递增或递减 如3 34 4 34 5 34 3 若起始数据为已定义的 自定义序列 中的数据 则填充的效果是按自定义的特殊序列中的顺序循环填入 4 若起始数据为含有阿拉伯数字的字符型数据 则填充的效果是字符复制 而其中的数字递增或递减 如第1名 第2名 第3名 如abc1 abc2 abc3 再如2df9 2df10 2df11 注 若含有几个被分开的数字 则最右边的数字发生递增或递减 5 若起始数据为数值型 逻辑型或其它不含有数字的字符型数据 则填充的效果是复制起始单元格的数据 Excel的进一步应用 填充柄的使用7 Excel表格行或列的交叉着色 新建一个Excel表 选中一区域如B2 G2 填充相应颜色 选中区域B2 G3 鼠标选中G3单元填充柄向下拖动即可得到隔行着色 同理 选中B3 G3 选择另一种颜色再重复上述操作 Excel的进一步应用 筛选的操作1 Excel的进一步应用 图表的插入1 建立如下表格 选定表格 菜单中选格式 自动套用格式 选择一种格式菜单中选择视图 工具栏 图表 Excel的进一步应用 图表的插入2 菜单中选择插入 图表 可选择柱形图 下一步 用鼠标左键选定数据区域 下一步 选 作为其中的对象插入 完成 Excel的进一步应用 图表的插入3 在选择了工具栏 图表后会出现一对话框 可输入相关内容 如图表标题 可选择不同图表类型 单击图表内不同内容 可设置不同格式 Excel的进一步应用 图表的插入4 单击 数据表 后的效果单击 按行 的效果 Excel的进一步应用 图表的插入5 单击 按列 后的效果如要在对话框中加入其他内容 可选择工具 自定义 命令 选择后将其拖过来 如此处增加了 绘图 Excel的进一步应用 图表的插入6 注 不同图表类型可用于不同数据如柱形图更适合如销售额随时间的变化情况 折线图学用于绘制连续的数据 用来确定数据的趋势 饼图显示个体相对于总体的比例关系 散点图用于显示两个变量间的关系 一般均与时间相关联 Powerpoint的应用 中英文字体的设置 在同一页中可能会同时出现中 英文字体 一般情况下是选定后再设置相关字体 但此时英文字体不一定好看 下面方法可分别设置中 英文字体 选中已输入内容的文本框 格式 字体 分别设置中 西文字体 确定 示例 办公自动化 OfficeAutomation 简称OA 是一个多学科交叉 相互渗透的系统科学与工程 它以计算机 通信 自动化技术作为支持技术 是现代信息社会的重要标志 随着计算机技术的迅猛发展 以提高办公效率为目标的办公自动化技术已被广泛应用于各类办公领域 并发挥着愈来愈大的作用 在行政机关中 大都把办公自动化叫着电子政务 企事业单位就大都叫OA 以前常叫无纸化办公 后来叫办公自动化 再后来叫OA 办公自动化没有统一的定义 凡是在传统的办公室中采用各种新技术 新机器 新设备从事办公业务 都属于办公自动化的领域 掌握办公自动化 需要学会Word高级排版 表格设计 Excel表格处理 函数 图表 PowerPoint幻灯片课件制作 商务办公基础 打印 复印 传真等 Word的窗口介绍 数据录入方法 字符格式化操作方法 Word中的常用排版 包括段落格式化 页面格式化 Word中如何插入图片 文本框 艺术字 Word中如何绘图 Word的表格操作 Powerpoint的应用 母板的制作1 1 设置母板 在Windows画图中做好母板或选好相应图片并存盘 注存盘路径 文件名 双击Powerpoint 新建 视图 母板 幻灯片母板 格式 背景 单击图1中的图2图1图2 Powerpoint的应用 母板的制作2 选择 填充效果 图片 选择图片 应用 确定 在日期区输入日期 页脚处输入如姓名 电话等并设置字体 字号 字体颜色等 2 设置动画 自选图形中选 椭圆 在母板右侧空白处先画出小园 按Shift键可画正园 Powerpoint的应用 母板的制作3 选中小园 单击右键 选 设置自选图形格式 线条颜色选 无线条颜色 颜色中选 填充效果 在 渐变 页面中选 双色 颜色1选 白色 颜色2选相应颜色底纹样式选 中心辐射 变形中选左边一项 确定 Powerpoint的应用 母板的制作4 选中该园 单击右键 自定义动画 添加效果 动作路径选 绘制自定义路径 曲线 自定义路径中开始选 之前 速度可选 慢速 同上另设置二个园 中 大 步骤同上 自定义路径中开始选 之后 自行练习 查看 办公自动化 封面 中的动画设置 Powerpoint的应用 背景制作 制作光芒四射的背景1 新建 删除 副标题栏 在标题栏 绘图 改变自选图形 星与旗帜 爆炸形2 调整宽度2 格式 背景 填充效果 双色 颜色1为白色 颜色2为蓝色 中心辐射 变形选左边一项 确定 应用 Powerpoint的应用 卫星绕地球运动1 1 Powerpoint中选新建 内容版式选 空白 格式 背景 填充效果 图片 选择 卫星绕地球运动素材 中的 星光背景 确定 应用 2 菜单中选插入 图片 来自文件 分别选中卫星绕地球运动素材 中的地球及卫星图片 调整大小 Powerpoint的应用 卫星绕地球运动2 3 选中卫星 单击右键 叠放次序 置于底层4 选中卫星 幻灯片放映 自定义动画 添加效果 动作路径 其他动作路径 选择 园形扩展 调整为椭圆并调整大小 方向 Powerpoint的应用 卫星绕地球运动3 5 双击卫星中的运动轨迹 弹出 园形扩展 对话框 6 在 计时 页面 开始选择 之前 速度选择 非常慢 重复中选择 直到下一次单击 Powerpoint的应用 链接的使用1 在Powerpoint中 所谓超链接是指带有颜色和下划线的的文字和图形 单击后可以转向某一幻灯片 文件或网页等 链接的使用 在 办公自动化 讲稿 中 选中第32页 PowerPoint的应用 链接的使用2 选定 PowerPoint的应用 单击右键 超链接 本文档中的位置 选定第48页 Powerpoint的应用 母板的制作1 注 链接可选 当前文件夹 网页 文档 可执行文件 等 但应指明所在路径 如文件较小 最好复制到当前目录 Powerpoint的应用 链接的使用3 链接中常使用的按钮 自选图形 动作按钮 选择相应按钮 各按钮有相应说明 将其链接到相应文档或文件等 练习 自行查看 链接的使用例 PowerPoint的应用 有声相册1 1 将电子相册模板中 井 字框架稍作调整 使之更居中 2 单击文件 新建 选择 空白文稿 以 有声相册 为名保存 PowerPoint的应用 有声相册2 2 菜单栏中选择插入 图片 新建相册 单击 文件 磁盘 选择照片 按 Ctrl A 选择全部照片 插入 3 相册版式中选择 2张图片 相框形状中选择 三角形边角 设计模板选择素材中的 电子相册素材 ppt 创建 PowerPoint的应用 有声相册3 4 设置封面背景选择第一张幻灯片 格式 背景选择图片 插入 应用 注 不要单击 全部应用 否则会将当前图片成为所有幻灯片的背景 PowerPoint的应用 有声相册4 5 设置相册效果单击第二张幻灯片 切换到 幻灯片设计 单击右侧下拉菜单 选择 应用选定的幻灯片 注意同样不要选择全部选择第一张幻灯片中左边一幅 自定义动画 添加效果 选择 进入 回旋 速度为慢速 选择声音为 风铃 开始选择 之前 同样选择第二张图片 作相应