合同录入及信息维护管理规定.docx

精选资料合同录入及信息维护管理规定为规范电脑合同信息的维护、录入，使合同信息清晰、准确的反应用户所定钢材质量、技术及相关信息；同时让合同信息在股份公司内部流转、传递有效，统计、汇总标准一致，特制订本管理规定。一、合同录入1、合同的录入主要包括用户档案的维护、用户所定钢材钢种、规格、数量、标准以及价格等与合同履行相关的一切信息。2、钢材销售合同，不管实际跟用户采取股份公司规定的格式合同，还是采取其它形式的合同，只要跟用户签订了最终合同，合同员必须将每一份合同输入电脑，使其在股份公司内部正常流转。3、合同档案的形成（1）同一个用户，不同到站或同一到站、不同收货单位，均需单独编制合同号，不允许上述不同的情况下的合同，集中在一个合同号，签订合同；同时由于内部统计的需要，同一用户所签订的同一到站、收货单位的民品、民品合同号，必须单独编制，不能为了输入便利，将民品合同按民品合同号管理或将民品合同按民品管理；管材合同与棒材合同按不同的合同号管理，不能合订一个合同号。（2）合同档案的内容包括合同号、订货区域（主要是用户归属区域）、收货单位，到站、通讯地址、用户开票信息、信件邮寄地址以及合同室内部统计需要导入的分管业务信息等。（3）用户档案的信息，除分管业务员的信息、行业信息外，均实行代码输入方式录入，维护档案前，按规定录入或查询相关代码，输入代码要细心、谨慎，防止误输入产生张冠李戴的情况发生。（4）合同档案原则上同一用户按上述（1）规则确定的合同号及档案，在一个年度内是唯一的；不同的月份使用同一档案。如果由于用户变更需要变更收货单位、到站等的，需单独编制合同档案，前期签订的合同，未履行的，将对应的生产号变更至新合同号，不允许直接变更档案。4、合同附页内容的形成合同附页内容包括合同必输入内容、统计等需要的选项内容等两种情况。合同员输入电脑的合同信息，必须与用户的传真件上的钢种、规格、数量、标准、加工方法、交货状态及价格要一致，如果用户的传真件上上述情况，不清，需用户来函件说明清楚，不允许合同员通过电话沟通或主管判断，随意选择或加入。（1）合同号必须是与用户指定收货单位、到站一致的合同号；（2）生产号的产生：生产号前一位数字由合同员根据合同需要在何条生产线生产，输入对应车间代号，其余由电脑自动产生。不允许合同员为了达到完成区域指标的需要，随即选择车间的情况发生；（3）钢种的输入，是优质钢、特级优质钢，其后缀必须区分清楚；个别钢种分属不同钢组，要根据情况进行分类选择，不允许出现选择提示，不进行选择的情况发生；（4）规格输入：规格必须是明确的，不允许模糊订货规格出现；管材必须是：外径壁厚的形式，不允许外径*壁厚的形式或：外径内径的形式；方钢、扁钢采取“#”或“#*”形式标注（5）形状，圆钢、扁钢、管还是方钢，必须细心选择。（6）定倍尺：是定尺、倍尺还是范围尺，原则必须在此明确；由于合同流动卡片在车间打印，长度的单位需在此明确，防止产生歧义；（7）订货数量必须明确；我了便于合同管理，除螺纹钢外，单笔输入合同原则不超过180吨。（8）技术标准：所定钢种必须在签订的标准之内；国家标准必须按现行标准号规范输入，不允许简写、缩写等形式输入；*试制、技术、临时标准要注意其时效性；（9）价格条款：原则上合同电脑输入价格为含税价格；原则老线价格均为含税出厂价格，严格控制签订包到价格的合同数量；（10）补充条件栏原则只填写与合同执行相关的技术要求，如成份、尺寸偏差、超标准的其它要求、组坯方式；备注栏原则填写需要车间注意事项等不需在质保书上打印出的内容；质量要素主要是与质量控制相关的内容。（11）需要选择的其它内容：如含税、民品、电渣、整车等便于统计、管理的事项，必须认真选择。5、合同变更合同变更指从用户第一次传真要求签订合同，合同未履行完之前，用户要求对其相关内容变更的申请。合同变更，原则上在不增加钢厂成本，生产组织允许的情况，满足用户的变更，但变更过程必须有用户书面的申请。变更过程必须与相关部门履行变更签字确认手续。二、合同信息的维护1、用户信息维护用户信息的维护包括收货单位、到站；结算信息的维护；通讯信息的维护；所属区域的维护。合同员对上述信息的维护实行编码方式，为节约资源代码，不允许重复编码。 2、钢种信息维护钢种信息由合同室主任统一维护，不允许其它人员任意维护。3、质量要素的维护质量要素的维护，由指定专人开展，不允许其