东莞台协秘书处运作概述.doc

东莞市台协秘书处运作概述 一、秘书长和副秘书长的工作分工东莞台商协会秘书长有政务秘书长（市台办领导担任）和事务秘书长（台籍人员担任）。政务秘书长主要是协调与政府有关的事务。事务秘书长负责日常各项会务的执行和秘书处日常管理工作。（备注：下述的秘书长，均指负责日常会务运作的事务秘书长。）东莞台商协会另设有副秘书长，主要分别协助相关协区和功能委员会工作的推动和协调。2、 秘书长和秘书处工作人员的定位（1）秘书长相当于执行长，执行、策划理监事会决议事项以及会长交办事项；秘书处作为执行人员，在秘书长督导下，负责具体执行各项会务。（2）秘书长是协会、分会、协区、功能委员会的桥梁和润滑剂。各分会、协区和功能委员会有相关干部统筹，但秘书长仍需多参与了解，确保工作有序开展。总会秘书处也有专门的秘书协助协区和功能委员会各干部工作的开展；分会主要是分会秘书执行，总会秘书处主要是协助指导，一般不参与内部管理。（3） 秘书长虽不具决策权，但必须及时、全面收集和分析各类信息，这是辅助干部决策的关键。 秘书处需协助收集各类信息及做全面分析，交秘书长参考。 三、秘书处日常工作分工，设有马上办中心、企划执行中心、文宣编辑部、行政事务部四个部门及阶段性的产业升级联合办公室。（一）马上办中心（1）处理各类突发事件。（2）各种政策法规和常用办事指南建立档案库、资源库，如有新政需解读后发给会员企业并倡导。（3）案件处理报告分类及整理，以总结经验。（4）成立咨询中心，主要是处理会员日常咨询。（5）建立专业咨询管道，如聘专业律师作为顾问，在需要时咨询其专业意见，争取合法权益。（二）企划执行中心（1）统筹协会各项会议、活动企划与执行，如常务理事会、理事会、监事会等。（2）统筹各类会议决议事项之分工与执行，主要是确保会议后各项决议的执行。（3）负责各活动（项目）分工执行及督导，如周年庆典等。（4）协助各协区、功能委员会活动推展。（5）会务行程规划安排，如：每个月收集各分会工作计划，并发送给各单位及干部。（6）协会日常数据、通讯簿等建立及维护，如：理监事、分会、友会等各相联系团体的通讯数据建立。（7）邮箱及传真系统管理，函件发送。（三）文宣编辑部（1）负责协会对外正式发言（秘书长担任），发布新闻稿、接洽受访事宜。（2）筹备、执行各类宣传事务，如：台博会、协会重大活动的宣传等。（3）活动（会议）文宣、记录，会史沿革编制。（4）负责活动数据文件管理及本会之刊物制作。（5）协会网站、微信公众平台之制作、维护与更新。（6）协会日常数据设计（背景、胸卡等）。（四）行政事务部（1）员工数据建立及建文件。（2）人事考勤及纪录建文件。（3）资财管制、编列预算。（4） 收发款项、制作帐目。（5） 前台接待工作、日常办公环境维护。（6）物品借出、报纸刊物收发。（7）办公车辆管理。（五）产业升级联合办公室（阶段性）（1）收集转型升级政策并倡导。（2）协助政府开展产业转型升级辅导案和做成果发布。（3）对已辅导厂家的做回访，以了解成效。（4）处理人才培训工作。四、重大活动的定位（1）周年庆典、春茗酒会等重大活动：在常务副会长中推选总召，统筹整个项目，再分小组，秘书处人员参与各个组别的具体工作执行，秘书长掌控进度，为总召提供意见和建议。（2）结合东莞台商在东莞的需求，由东莞台协推动成立的项目，如台商子弟学校、台商大厦、台心医院、大麦客、富全物流、华莞展览公司等，这些项目均以东莞台协名义筹建。建设前期秘书长和秘书处主要协助与各级政府协调，协助项目干部推动有关项目成立，成立后由各个单位的专业团队组建和运营，秘书处不参与内部事务，但协助宣传和推介。东莞台商协会秘书处工作人员除了部门日常工作外，还需跟进各自负责的协区和功能委员会活动；有项目时也要发挥团队精神，我们会设立项目责任人规划整个活动细节和跟进各个进度，其它人员需按职能全员参与到各个细