公司公文管理办法.doc

关于修订山西晋缘网络技术有限公司公文管理办法的通知各部门：为进一步规范公司公文处理工作，提升办公效率和水平，根据山西省电力公司公文处理办法（修订）（晋电总字20061291号），结合公司实际，对原山西晋缘网络技术有限公司公文管理办法进行了修订，现予以印发，请遵照执行。原山西晋缘网络技术有限公司公文管理办法（晋缘办20106号）同时废止。特此通知附件：1.山西晋缘网络技术有限公司公文管理办法 2.收文管理流程 3.发文管理流程二一年十二月六日附件：山西晋缘网络技术有限公司公文管理办法第一章 总 则第一条 为使山西晋缘网络技术有限公司（简称“公司”）的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高办公效率和质量，根据相关规定，结合公司情况，特制定本办法。第二条 公司公文（包括收文、发文、签报、传真文件等）是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达贯彻上级公司政策要求、发布规章措施、请示和答复问题、安排经营活动、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。第三条 公文管理是指公文的收发、审核、用印、归档、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应坚持实事求是、精简、高效的原则。第四条 公司综合管理部是公文管理机构，同时负责指导各部门的公文管理工作。第五条 在公文管理工作中，必须严格执行国家保密方面的法律、法规和公司的有关规定，确保公司商业秘密安全。机密文电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。第二章 公文种类第六条 公司正式文件为“山西晋缘网络技术有限公司文件”（下称公司文件）。公司文件常用的种类主要有：1.决定适用于对重要事项或重大行动作出安排。2.规定、办法“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。3.通知适用于发布规章制度；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。4.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。5.报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。6.请示适用于向上级单位请求指示、批准。7.批复适用于答复各部门请示事项。8.函适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。9.会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。10.意见适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求某项工作的意见。11.特殊公文种类（1）签报适用于部门向公司领导请示和汇报工作、反映情况、答复询问和对重要事项提出建议及处理办法。签报只在公司本部运转、使用，不得转出。（2）传真文件适用于公司向各部门发布重要会议、活动通知及重大节假日值班安排。（3）工作联络单适用于公司内部安排工作。第三章 公文格式第七条 公文一般由发文单位标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印制单位、印制日期等部分组成。（一）发文单位标识由单位全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定性公文可只标识发文机关全称或规范性简称；联合行文，主办单位应当排列在前。（二）涉及国家和公司秘密的公文，应当在公文首页右上角标明密级和保密期限，分别为“绝密”、“机密”和“秘密”。其中：“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角分别标明“特急”、“急件”。（四）发文字号一般包括：单位代字、年份、序号。联合行文只标明主办单位发文字号。公文的发文字号一般标注在发文单位之下，红色反线上方居中；函件的发文字号标注在红色反线下方右侧。以公司名义印发的文件，按主办部门或机构编写发文字号。发文字号分别为晋缘总号（综合管理）、晋缘人号（人力资源）、晋缘财号（财务资产）、晋缘发号（公司党委）、晋缘团号（公司团委）、晋缘工号（公司工会）、晋缘纪号（纪律检查委员会）。涉及公司干部任免及监察工作的文件由综合管理部负责撰写，字号分别为晋缘任号、晋缘监察号。在文件编号时，由主办部门或机构各自按照发文时间顺序从1号开始排列，在编号中注意不使用空号，如01号、001号等。（五）上行文应在红色反线上方左侧标注字号，右侧注明签发人；平行文和下行文可不注明签发人姓名。“请示”还应当在附注处注明联系人的姓名和联系电话。（六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。转发文种是通知时，标题为“转发的通知”，不用“通知的通知”；转发其他文种时，标题中的文种可保留一级，如“转发意见的通知”。（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。（九）公文除“会议纪要”（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。（十）成文日期，以签发日期为准；联合行文，以最后签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。（十二）公文应当标注主题词。主题词应当按照山西省电力公司下发的主题词表进行标注，一般不超过五个词汇。作为标记的“主题词”三个字一般用3号黑体字，作为内容的主题词一般用3号小标宋体字，标注位置一般在文件末页下端、抄送单位上方，词汇之间空一格。（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文抄送机关的确定，不分上级、平级、下级，一律称为“抄送”。 第八条 文字从左至右横写、横排；用纸应按国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。第四章 行文规则第九条 应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系：（一）公司在职权范围内，可以对公司各部门行文；可以同地方政府各业务主管部门互相行文；可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。（二）公司各部门之间一般不行文。第十条 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。第十一条 一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。第十二条 公司内部之间对有关问题未协商一致，不得行文。第十三条 同级单位、合作伙伴可以联合行文。第十四条 “请示”应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。第十五条 报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导个人。第十六条 “意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协凋，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由和依据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。第五章 收文办理第十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、审核、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。第十八条 收文办理一般应通过协同办公系统“收文管理”模块进行。对上级单位通过协同办公系统传输的扫描文件或通过邮局投递的纸质文件，均由综合管理部进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签。对不属于本单位职权范围的公文，经综合管理部主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第十九条 公司领导及各部门负责人，在代表公司出席会议、参加公务活动时收到与公司业务有关的文件，要统一交至综合管理部，一般不私自留存或直接办理。第二十条 对需办理的收文，由文书送综合管理部主任提出拟办意见。其中行政收文批示按分工送经理或副经理阅批。公司领导阅批后，文书按照阅批意见送各部门阅办。第二十一条 涉及几个部门共同办理的文件，批办文件时应确定主办部门，由主办部门商有关部门会办。紧急公文，应当明确办理时限。第二十二条 承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的，应及时退回综合管理部并说明理由。第二十三条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签署“阅”视为同意；没有请示事项的，签署“阅”表示阅知。第二十四条 除秘密或有特殊要求的文件外，其他文件均通过协同办公系统流转。第二十五条 对重要的和有时限要求的文件，综合管理部要负责催办。各部门在收到交办公文后，应在2到3个工作日内完成。第二十六条 凡属公司领导和各部门传阅的文件，由综合管理部组织传阅。各部门要抓紧传阅，重要的可留存备份，但不得积压或横传。对于被积压的文件，综合管理部可视时间情况，在网上强行办毕。 第六章 发文办理第二十七条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，一般包括草拟、初审、复审、会签、核稿、签发、校对、制作、用印、登记、分发等程序。第二十八条 发文一般应通过协同办公系统“发文管理”模块运行。特殊情况下，可填写纸质发文卡片送核稿和签发，但文件必须统一用打印件。对于不用计算机打印的公文，综合管理部不予核稿，公司领导不予签发。草拟公文应做到：（一）符合国家的法律、法规和方针、政策，符合工作实际情况，符合公司的有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直叙不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号（加括号）。引用外文应当注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。（五）使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。（七）必须使用国家法定计量单位。（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十九条 拟制公文，必须由承办部门主要负责人签注审稿意见；发文内容如涉及公司其他部门业务，应先送会签。会签人须是部门主要负责人，其他人员代签视为无效。为提高办文效率，会签时间不能超过3个工作日。主办部门和会签部门对行文内容如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调，取得一致意见后方可行文。经协商不能取得一致意见的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请领导协调或裁定。第三十条 拟制各类规章、制度、办法、规定等公文需经综合管理部会签。第三十一条 成立、变更、撤销各种正式机构或非常设机构的公文，须由综合管理部归口主办，并统一编人字发文字号；对于由有关专业部门牵头代拟文稿的，也要按此行文程序办理。第三十二条 各部门负责人要对文稿进行全面审核，严格把关。公司发文在送领导签发之前，须经综合管理部核稿，起到审核把关作用。对不符合要求的文件应及时退回承办部门（或经办人）修改或重办。核稿的重点是：（一）行文的必要性，行文方式是否妥当，是否符合行文规则；（二）有关部门、单位是否已协商、会签；（三）提出的要求、办法和措施是否明确具体，切实可行；（四）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。第三十三条 签发（一）上报山西省电力公司和有关上级单位的公文由经理签发。（二）涉及机构编制、职能职责变更、人事管理、重大投资、重大经营管理决策等重大事项的下行文，由经理签发。（三）一般发文按分管范围或由经理授权，由分管领导签发。发文内容如涉及多位领导的分管业务，应送相关领导会签，送经理签发。（四）向上级有关部门的请示、报告，原则上由分管领导签发，必要时报经理签发。（五）凡经综合管理部核稿，公司领导签发后的公文，任何部门和个人一律不准擅自改动公文的文字和数字；如确需改动，必须由综合管理部征求领导意见，在原文件上签字认可，否则将追究其责任。第三十四条 上级单位标明密级的公文，除秘密和注明不准翻印的以外，经公司领导批准，可以翻印，翻印件管理与正式文件相同。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和分发范围。第三十五条 各部门在起草签报时需要注意签报的范围，涉及下列事项可以签报请示：（一）部门职责权限之外需要明确的工作；（二）执行公司有关决定事项过程中需要公司领导