档案管理办法与管理流程1.doc

企业档案管理办法与管理流程一、 企业档案的收集与进馆1， 档案的收集（1）企业档案的收集渠道a.本企业业务职能部门移交文件归档；b.外单位转让或移交；c.企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让；d.面向社会收集、征集相关材料。（2）归档范围内文件材料的接收a.承办部门将档案移交（接收）登记表（见附件1）随同归档文件一起向档案部门移交；b.档案部门接收档案时，要认真核对档案移交（接收）登记表，并检查整理质量；c.移交清册（见附件2）一式三份，存档一份，双方各保留一份。（3）有关档案资料的收集a. 根据企业需要，收集宣传报道本单位的新闻资料；b. 根据研发、市场竞争等需要，收集可供分析研究的资料；c. 根据企业历史研究需要，向社会、离退休人员收集征集的档案资料。2，企业文件进馆工作（1）企业文件进馆工作的内容a.文件现行期满，系统整理后移交档案室；b.档案室依法向国家有关档案馆移交有关档案。（2）企业档案进馆工作的要求a.以法律法规为准绳，谋求档案信息资源整体效益的最佳化；b.采取多种措施，实现对企业档案信息资源的控制；c.明确进馆范围、质量要求、手续。（3）档案室的进馆范围a.企业形成的文件；b.企业形成的重要档案；c.从外单位、个人等处收集来的对企业有重要参考价值的资料。二、 企业档案的整理1， 文件材料整理a. 文件材料一般按事由结合时间或文件的重要程度排列；b. 遵循文件材料形成规律，保持有机联系，符合有关标准、规范要求；c. 具有成套性特点的文件材料按项目分阶段或过程排列；d. 图文并存的文件材料按文字在前，图样在后次序排列；e. 不同载体形式的文件材料应分别排列；f. 非纸质载体应编写时间、地点、事由、人物等文字说明；g. 根据需要填写相应目录、备考表等。2， 档案整理方法a. 制定统一的分类方案；b. 分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明；c. 根据分类方案设定类别符号；d. 明确全宗内档案排列方法；e. 根据分类方案拟定档号编制方案；f. 全宗号由企业根据本企业产权变更情况自行设定；g. 分类号是根据分类方案设定的类别符号；h. 案卷号是根据排列要求编制的案卷顺序流水号；i. 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号；j. 根据需要填写档案盒封面、脊背。3，全宗卷全宗卷的主要内容：a. 接收、移交目录、记录、说明；b. 分类、档号编制方案、说明；c. 档案鉴定委员会名单、保管期限表、鉴定意见、销毁档案的请示与批复、销毁清册；d. 安全记录、重点档案的保护措施、受损档案的抢救与修复情况；e. 档案收进、移出情况、档案利用情况、馆藏档案情况等管理台账；f. 全宗介绍、利用权限说明、档案利用典型实例等；g. 软件说明、操作手册、数字档案室和档案数字化情况说明等。三、 企业档案的鉴定与保管1，企业档案的鉴定 应成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责对文件材料价值和到期档案的鉴定。（1）文件材料价值的鉴定从企业、国家和社会角度判断文件材料对现实和今后工作的依据、参考价值以及对历史研究的价值。a.制定本企业文件材料归档范围与保管期限表。b.保管期限一般分永久、长期、短期。 永久: 30年以上长期：10以上至30年以下（含30年）短期：10年（含10年）以下（2）到期档案的鉴定a.无保存价值的应进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限；b.无保存价值的档案经企业法人代表批准后销毁，销毁清册永久保存；c.档案销毁必须实行两人以上监销。2，保管工作（1）档案的保管保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。a.档案入库前应仔细清理；b.对不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护；c.对一些不利于档案保护的包装物应去除；d.重要档案应考虑异地备份保存；e.底图应存放在专属柜中，不易折叠；f.磁带、录音带、录像带等磁性材料应存在防磁柜中；g.光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内；h.及时补救或修复受损的档案。（2）库房管理a.采取防火、盗、光、有害气体、潮、高温、尘、虫等措施；b.区分载体控制库房温度和相对湿度；c.坚持温湿度登记，温、湿度应符合各类载体的保管要求；d.定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患；e.定期核对库藏档案,做到账物相符，库藏档案发生变化时应记录说明。四、 企业档案的统计与利用1， 统计工作a.做到统计数字准确无误；b.统计资料按时报送，统计符合规范；c.日常统计工作要有台账；d.及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。2， 利用工作a.设定利用者权限：超越权限的利用必须按相关规定审批；b.利用档案应按规定登记；c.提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案；d. 结合企业生产和发展需要，开发档案信息资源为企业服务；e. 档案展览，以此展示企业业绩和形象。附件1：档 案 移 交（接 收）登 记 表单位（部门）名称： 全宗号：所属年度 档案类别目录册数案卷数量（卷）归档文件数量（件）电子文件（件）数据类型备注合计永久长期短期合计永久长期短期合计永久长期短期合 计交接时间： 移交单位（部门）： 接收单位（部门）：核 对 人： （盖章） （盖章） 移交（接收）原因： 移 交 人： 接 收 人：附件2移交清册交接人：职位：移交日期：交接原因： 离职 岗位调动 其他（请注明）：一、文件及实物移交名称数量内容接收人签字二、待办事项移交事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截至日期接收人签字：事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截至日期接收人签字：事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截至日期接收人签字：事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截至日期接收人签字：事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截至日期接收人签字：事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截至日期接收人签字：事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截至日期接收人签字：事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截至日期接收人签字：事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截至日期接收人签字：事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截至日期接收人签字：事项事项进度相关联络人、联络电话相关文件（名称及存放位置）流程描述事项截