办公物资采购及物资管理办法.doc

办公物资采购及物资管理办法 为进一步加强公司办公物资采购用物资管理、节约开支、降低成本，提高办公物资设施、设备的利用率，加大效能监察力度，切实保证公司正常办公需要，特制定本办法。 一、总则 1、公司行政部为办公物资采购及物资管理的归口管理部门，按计划统一采购、统一发放，其它任何部门和个人不得擅自购买。 2、各部门要支持厉行节约的原则，自觉降低物资消耗、节省开支。 3、各部门办公室的办公物资按公司要求统一配备、统一安排。 4、行政部严格依据各部门办公物资计划按需分批发放，并建立健全办公物资领用台帐。 5、综上所指办公物资含办公设施、设备、办公用品、员工工装等。 二、办公物资采购 1、办公物资采购员必须充分掌握市场信息，惧市场物资价格情况、预测市场供应变化，为物资采购提出合理化建议。 2、严把质量关、认真检查物资质量，力求价廉物美、供货及时。 3、采购的物资要适用、避免盲目采购造成库存积压和浪费。 4、严格按采购计划办事，执行物资预算，遵守公司财经纪律。 5、外加工订货，要对厂家的生产环境、规模、经济实力、诚信度用物资的性能、规格、型号等进行考察，将结果与使用部门协商，择优订货。6、签订合同必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等，否则，造成的损失由采购人员负责。7、随时与物资保管员联系，做到购货迅速，减少运输中转环节，降低库存量。8、物资采购实行审批制，各部门所需物品应事先编制计划，分别送行政部和财务部汇总平衡后，采购总额在2000元以下的由部门经理审核后，交主管、副总审批，2000元以上的由部门经理审核后交总经理审批。（因特殊原因急需的物品，可应急购买）9、物资采购实行归口管理制，办公物质统一由行政部购买，公司纪检员负责全程监督，未经总经理批准，其余部门及个人不得擅自购买，否则一律不予报销。10、物资采购推行竞价制，大宗物品（贵重或批量物资）使用期超过两年或单价超过200元的实物资产，原则上均应有两面人负责办理采购事宜。11、物资采购实行质量责任制，采购人员对所采购物资的质量负有全部责任，如因职而采购优劣产品，采购人员应负有经济赔偿责任。12、物资采购金额在2万元以上的必须按招投标或议标程序进行，对批量小品种杂的办公物资实行比质竞价，择优采购或限价采购。13、严禁采购人员收受回扣，如有收受回扣，一旦查证，除全额追缴回扣款项外，还应视情节轻重给予相应处理。14、凡公司规定实行集团或地产公司采购的物品，原则上应报集团或地产公司统一采购。三、办公物资管理1、各部门每季度未的那个月10日前，按统一格式报下季度办公物资计划表注明物资名称、规格、型号、数量、部门负责人负责审核，分管领导审批后交行政部。2、各部门需领用计划以外的办公物资，必须提前一个星期补报办公物资计划表。补报计划表表头应加补报二字，经部门负责人、分管领导审核、总经理批准由行政部办理。3、行政部根据各部门的物资计划，结合库存情况拟定下季度办公物资采购计划，总经理审批后集中采购。4、集团公司或地产公司拨付的物资，由行政部办理入库手续，各部门制订分配计划，经分管领导审核总经理审批后，方可分配人员原有物资交行政部后，方可领用新物质。四、物资入库管理1、办公物资须经采购人、物资发放管理人、财务部共同验收，按照实际型号、数量、金额、质量进行清点检查无误，填写办公物资入库单和验收表，三方签字认可。2、办公物资的入库由物资管理发放人凭公司总经理审批的物资采购计划、供货厂家送货清单和发票对照办公物资入库单直接办理入库手续。五、物资出库管理1、办公物资领用按各部门上报的计划分批领用。2、各部门上报的物资计划与实际所需物资型号或数量不符的，须重新上报物资计划，并注明原因，报总经理批准方可，否则，发生的损失由责任部门负责承担。3、各部门根据实际需要，在分管领导审批的计划内填写办公物资领用表，经部门负责人审核后直接到行政部办理领用手续。4、特殊情况所需的办公物资，必须注明用途、原因及领用时间经总经理批准后，到行政部直接领用，对仓库没有的物资行政部按照限价采购方法及时购买，并纳入下季度物资采购计划。5、办公用笔原则上按每人2支/年，随各部门办公物资领用表定期发放笔芯以及换新，各部门负责人为办公物资领用、管理责任人，低值易耗品应根据实际工作情况限量使用。行政部负责每季度使用对比表。6、办公物资领用除低值易耗品外，其他物资必须交旧领新，行政部作好废旧办公物资回收登记，建立废旧办公物资档案，集中统一处理。7、办公饮用水由工程部通知指定商送水，各部门到工程部库管理员处签字交桶领用。8、通讯工具、电脑、数码像机、复印机、打字机、投影仪、扫描仪、验钞机、票据打印机、保险柜、资料柜、办公桌椅、沙法、茶几、传真机、茶水柜、对讲机等由使用部门登记造册，明确型号、数量、存放地点、责任人交行政部存档，以上物资原则上不新增，由公司按照实际需要配备多余物资由行政部统一保管，对损坏的物资必须由各部门书面说明原因，报总经理审批方可。否则由责任人按物资价格赔偿。9、员工工装按公司服装管理规定统一发放。10、各部门领取物资，必须当场验货，如发现损坏残缺等质量问题，应当场要求更换，否则由领用人自行负责。六、其它1、行政部要把好办公物资质量关，严禁购买价高质次的物资。2、各部门要加强物资质量关，严禁公物私用。3、各部门电脑维修，由工程部搞弱电修理的维修工负责日常维修或使用人电话通知电脑销售商提供的维修商上门检查。使用人根据检查情况报维修申请（维修申请必须注明详细的维修内容，经由公司信息网管核实同意、部门负责人审核、分管领导审核后，交行政部登记方可维修，维修人员将报修人签字认可的维修清单交财务部结帐。维修清单必须与维修申请相符，对更换的零部件必须上缴行政部，否则维修费用由申请人承担。七、办公物资明细表1、办公设备：电脑及附件、复印机工作台、复印机、传真机、考勤机、点钞/验钞机、打字机、电话机、喷墨打印机、针式打印机、激光打印机、复印机选购件、投影机、投影幕、扫描仪、数码相机、U盘、光盘、磁盘、电脑软件。2、办公用品办公耗材：传真机碳粉、打印机墨盒、复印耗材、传真机晒鼓、传真机墨盒、打印机电缆线、打印胶片、打印机色带、传真机碳带。案头用品：文件夹、笔类、信封、板夹、笔筒、尺子、固体胶/胶水、橡皮、修正带、修正液、文件盘、票据夹、回形针/盒、白钢/塑/铁夹、大头针、订书针、长尾夹、裁纸刀、剪刀、美工刀/刀片、卷笔刀、装钉刀片、切割座、封箱带、双面胶、胶带、塑封圈、装钉胶圈、装订封面、打孔机、起钉器、装钉机、订书机、计算器、饮水机等。纸类：复印纸、复写纸其他纸、打印纸、传真纸、彩喷纸、软面纸、硬面本、记事本、封面纸、材料纸、卷筒纸、抽纸、笔记本。标签：会计科目章类、封面/针夹、账芯、账夹、账薄、报表、凭证、标签带、电脑标签、手写标签等。办公家俱及其它：资料架、资料柜、文件柜、保险柜、报刊架、沙法、办公桌椅、会议桌椅、废纸篓系列、文件插系列、资料加系列、笔筒系列、垃圾袋、电池、饮用水、空调、吸尘器、挂锁等。3、劳保用品：员工工装（职员装、护卫、保洁、车库、维修、绿化）棉大衣、布手套、毛巾、绝缘鞋、绝缘防护鞋、电焊晕、洗衣粉、肥皂、安全帽、安全带、防暑用品、防寒用品、工作帽等。七、1、对违反此管理办法的，将按集团公司和物管公司的有关罚则处理。2、本管理办法经总经理审批、公布之日起执行。3、本管理办法由行政部负责解释。八、附表佳禾物管办公耗材计划表计划部门： 计划时间：序号物资名称规格单位数量备注总经理审批： 分管领导审核： 部门负责人审核： 制表：佳禾物管办公用品领用表 领用部门： 领用时间： 序号物资名称规格单位单价数量金额领用人签字备注佳禾物管办公物资申请表申请日期： 年 月 日以下由申请人填写申请人：部门：申请设备（物资）：类别：电脑类其他类规格：申请理由：部门经理意见：以下由采购人填写采购人：采购部门：供货渠道供货商规格价格备注：审 批 意 见主管领导意见：电