工程技术部资料管理规定

XXXX公司规章制度级别： 签发: 工程技术部资料管理规定目 录一. 目的二. 适用范围三. 资料管理流程四. 资料编号及归档五. 资料作废流程六. 其他注意事项出 自工程技术部编 号生效日期版 次1.目的为了加强部门资料管理及与相关部门资料对接，完善部门制度建设，减少因资料管理流程不清晰带来的工作效率降低及耽误工作进度等问题。2.适用范围适用于途居露营地投资管理股份有限公司工程技术部资料管理工作相关事宜。3.资料管理流程工程技术部所涉及到的资料种类繁多，为方便梳理，根据发文流程不同可以分为两大类：一、需相关部门会签意见文件；二不需相关部门会签意见文件。3.1需相关部门会签文件：3.1.1.内部信息传递单，指公司内部各部门之间，通过内部联系单形式传递交流各部门之间需沟通解决问题的过程。资料传递流程详见附图1。3.1.1.1内容要简明扼要；联系事宜中明确具体解决时间；3.1.1.2涉及部门会签栏以上内容全部打印（除部门领导批准手签外）。3.1.2工程联系单，一般用于联系工程技术手段处理，工程质量问题处理，设计变更等的函件，一般多见于施工单位出具联系单给建设单位，或建设单位出具联系单给设计单位，收件单位均要依据具体情况予以答复。资料传递流程详见附图2。3.1.3技术核定单，是记录施工图设计责任之外，对完成施工承包义务，采取合理的施工措施等技术事宜，提出的具体方案、方法、工艺、措施等，经发包方和有关单位共同核定的凭证之一。资料传递流程详见附图3。3.2无需相关部门会签文件：3.2.1设计变更单，设计变更是指项目自初步设计批准之日起至通过竣工验收正式交付使用之日止，对已批准的初步设计文件、技术设计文件或施工图设计文件所进行的修改、完善、优化等活动。设计变更应以图纸或设计变更通知单的形式发出。3.2.1.1设计变更应立足于确保结构安全、改善使用功能、合理控制造价和方便施工、安全施工，保证施工质量和工期。3.2.1.2设计变更应本着节约原则，实事求是，严禁弄虚作假，严禁迎合承包人利益而变更。3.2.1.3因图纸自身原因或设计不合理造成现场无法施工应由施工单位提出设计核定单，或由工程技术部填写工程联系单，经工程技术部部长签字后通知设计单位，由设计单位依此出设计变更（或变更通知）。3.2.1.4设计变更单一般由设计单位发文，经由工程技术部项目负责人与专业负责人及部门领导签字确认后，由工程技术部资料员盖章发往采购管理部与各营地项目部。3.2.2项目规划设计方案（即规划文本），由设计单位按项目节点完成并提交，经规划局审批盖章的一般至少有1份，需交行政中心存档，如其他部门需要借用，需向行政中心申请，办理资料借阅申请手续。3.2.3开工通知单，项目已具备开工条件，而施工单位并未施工，或设计工作尚未启动，因而发出的带有告知性质的开工通知。每个项目合同签订后，由工程技术部项目负责人提交开工通知单进行相关部门及领导会签。会签流程完毕后方可开始实施合同。3.2.4设计任务书是指建设单位对工程项目设计提出的要求，是工程设计的主要依据。是作为工程项目进行方案设计具体要求提交给建筑设计单位的技术文件，是进行方案设计的重要依据，也是评判设计方案的重要依据。设计任务书的主要内容应包含以下几点：工程概况及服务内容；设计要求；设计文件和图纸要求。3.2.5图纸会审纪要。图纸会审是指工程各参建单位（建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等相关单位）在收到施工图审查机构审查合格的施工图设计文件后，在设计交底前进行全面细致的熟悉和审查施工图纸的活动。各单位相关人员应熟悉工程设计文件，并应参加建设单位主持的图纸会审会议，并整理成会审问题清单，由设计单位针对问题清单一一进行答疑。图纸会审内容须整理会议纪要，与会各方会签。3.2.6施工图审查相关文件。3.2.6.1各营地项目中的建筑单体设计施工图完成出图后，必须交由建设主管部门认定的施工图审查机构按照国家现行行业标准，规范，强条对图纸进行审查并出具审图意见，整改完成通过后由审查机构下发施工图设计文件审查合格书。3.2.6.2施工图审查完成后，所有相关文件（施工图设计文件审查合格书，施工图审查意见书，施工图审查意见答复），由工程技术部资料员发放所有相关部门。3.2.7合同会签审批表，发票是项目完成后的付款资料，由项目负责人发起，工程技术部部长签字后转发采购管理部，进行下一步付款流程。3.2.8合同。一般由采购部发起，工程技术部为实施部门，收到后及时编号归档至专门的合同文件档案中，以备后期付款时使用。3.2.9函告，政府红头文件，各营地日常工作会议纪要等外部单方面通知性质的资料，资料员确认专业负责人、项目负责人、工程技术部部长都已知晓后直接归档即可。4. 资料编号及归档 4.1资料编号规则根据行政中心档案管理规定，公司所有类型文件由起草人签批后到公司档案员处统一编号（无编号文件下发视为无效文件），编号由公司代码、项目名称代码、文件类别代码、年度、顺序号组成，彼此之间用“”连接，一个类别一个年度一个流水号。样式如下：QRDC OOO LX OOOOOOO顺序号 年度代码 文件类别代码 项目名称代码 公司代码各类别文件代码如下：文件名称代码工作联系单LX内部传递单NC技术核定单HD设计变更BG会议纪要JY其他QT4.2资料归档根据本部门工作内容，在项目开发、设计、施工等过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都属于归档范围。4.2.1归档要求4.2.1.1归档的文件必须为原件，签字、盖章要齐全（因特殊情况需要归档复印件的应当注明原因及原件来源或存放处）；4.2.1.2归档的文件不缺张少页，每份文件附件要齐全，保持文件的成套性。对于非纸质载体文件,载体应与其文件说明一并归档；4.2.1.3归档文件要求字迹清晰工整、无三笔（铅笔、圆珠笔、非黑色墨水笔 ）现象。对字迹模糊、易褪变的、破损的、局部残缺的文件或传真件以及形成三笔现象的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档，复制要在保持原貌的前提下进行；4.2.1.4归档的文件宜为A4幅面。大于A4幅面的文件、图纸，用手风琴式折叠方法折成 A4大小，标题栏露在右下角。小于A4幅面的文件应粘贴在A4纸上；4.2.1.5每份文件内纸张版式应统一顺序、同一方向排放，不可颠倒摆放。若单份即有横向和纵向内容时，横向文件应将标题栏放置左侧，同时每份文件左侧为装订区域，应预留部分位置；4.2.1.6归档电子文件必须为最终版，内容与形式上与纸质文件一定要保持一致，保持原格式不变，清单目录齐全完整。4.2.2归档时间部门档案在次年3月底，由档案管理员将上年度形成的档案收集整理后，填写归档文件盒内目录和档案移交接收登记单移交归档到行政中心,并提供电子版。5.资料作废流程5.1对于未发放的资料，收到作废通知后3个工作日内用黑色记号笔标记“作废”，碎纸处理。5.2对于已发放的资料，公司本部各部门于收到作废通知后3个工作日内全数收回，参照4.1.1执行，对于外地公司及部门，2个工作日内通知到资料员处，请对方及时作废处理。注：设定3个工作日的缓冲期，是为了防止作废之后又通知重新启用6.其他注意事项6.1控制资料发放时间原则上接收到发放资料要求时，应当在2个工作日内完成资料发放工作，如遇特殊情况未能完成，需在收发文跟踪记录表上注明情况。6.2发往外地项目资料为提高效率，节约成本，原则上发往外地项目资料以电子版为主，如必须邮寄，为防止资料丢失，需在邮寄出之后立刻在资料跟踪表上注明邮寄时间与单号，并及时与对方资料员确认是否收到。6.3设立每周自查因资料工作日渐繁杂，为防止出现丢失、漏发等情况，资料员每周五应检查并及时完善上周的收发文跟踪记录表。6.4接收资料要求6.4.1原则上资料发放按资料管理流程制度执行，且应当面交给资料员。如有特殊情况，需向资料员说明，禁止出现将资料丢在资料员桌上，且不注明发放要求的情况。6.4.2如有资料作废，请及时告知资料员，及时进行处理（收回或直接通知作废）。6.4.3如需重新发起一个新的工作 联系单作为对上一个联系单的回复，请及时告知资料员，防止资料跟踪情况出现问题。6.5其它6.5