第九章-公文处理流程PPT课件

2020 4 18 1 第九章公文处理流程 第一节发文处理流程第二节收文处理流程第三节收发文管理环节第四节网络环境中的公文流转 第一节发文处理 通过学习 了解发文处理工作的一般流程和文件的主要传递渠道 掌握审核 签发 复核 校对 登记 用印 发出或公布等工作环节的基本概念 以及各主要工作环节的内容 要求 工作规范和实际操作方法 及其在OA系统中的实现方式等 2020 4 18 2 什么是发文处理程序 发文处理是机构为履行职能制发公文的过程 程序具体包括酝酿 拟稿 审核 签发 复核 校对 用印 登记 发出等环节 2020 4 18 3 发文处理程序 2020 4 18 4 一 酝酿拟稿 一 酝酿1 含义酝酿 指文稿撰写者根据写作目的和意图 广泛收集 阅读 选择材料 设计表达文稿主旨的一系列思维活动的过程 2 酝酿的实施步骤首先 准确领会领导交办写作任务的意图 其次 在收集材料的过程中酝酿结构 第三 采用各种思维方法设计文稿框架 2020 4 18 5 二 拟稿1 含义拟稿 是指按照构思或者写作提纲撰写文件草稿的活动 2 草拟文稿的要求首先 撰写者应站在发文机关的立场 从法定作者角度起草文稿 其次 按照构思或写作提纲撰拟文稿 3 草拟文稿的注意事项首先 体现领导意图 依法制文其次 反映现实工作需要和实际情况第三 符合文件写作规范第四 树立时间观念 及时成文 2020 4 18 6 二 审核签发 一 审核 掌握的重点 1 审核 核稿 的含义审核 又称核稿 是由机构综合办公部门对文稿质量进行全面系统地检查 修正的活动 2 审核的作用对文件来说 审核起到了质量把关的作用 对文件工作来说 审核能够促进发文办理程序的高效运转 2020 4 18 7 2020 4 18 8 3 承担者通常由机构综合办公部门的负责人 秘书长或办公室主任 或专职核稿人统筹组织或负责公文的审核工作 4 掌握审核的重点 行文关 明确是否有发文必要 内容关 确定文稿内容是否符合要求是保证文件内容信息有效性的关键 文面关 核查文稿文面是否符合规范 规则关 检查文稿是否符合行文规则 5 审核文稿常规顺序业务部门 综合办公部门 会商会商的两种形式 1 一般会商 2 联合行文的会商6 对审核后文稿不同的处理方法 1 局部问题审核人直接修改 2 大范围内容调整的问题 审核人提出意见 退还拟稿人修改 3 专业性强的文稿 审核人与拟稿人共同修改 2020 4 18 9 2020 4 18 10 7 OA系统的审核文稿功能审核人可以对原文进行圈阅和批注 系统自动记录审批的详细过程 起草人也可随时查询追踪自己的送审文稿的审核状况 将不合规范和要求的文稿退给撰稿人 由其重新提交 有的系统还允许指定文件审核的时间界限 规定时间到期后自动提醒审核人尽快完成工作等等 二 签发1 含义签发 是发文机关领导人对已经审核的文稿进行核查并签注意见的活动 2 签发的作用 1 再次全面核查文稿 2 正式赋予文件法定效用 3 为印制正式文本提供依据 2020 4 18 11 2020 4 18 12 3 签发的种类由于签发人身份 地位及工作程序的不同 签发有正签 代签 核签 会签之分 1 正签 指签发人在自身法定职权范围内签发文件 2 代签 指根据授权代他人签发文件 3 核签 又称加签 指上级领导人签发下级机关或部门的重要文件 4 会签 指两个或两个以上机关联合行文时 由各机关的领导人共同签发文件 2020 4 18 13 4 签发的原则签发的基本原则是分层签发 即签发人必须根据其职权范围的规定 签发属于自身法定权限内的文件 各个层次的领导人应各负其责 签发自身职权范围内的文件 不得越权签发 越权签发的文件 不具有法定效用 5 分层签发的主要内容 1 以机关名义制发的文件 由单位领导人签发 部分公文可授权综合办公部门负责人代签 2 以内设部门名义的发文 由该机构领导人签发 其中重要的公文可由单位有关领导人核签 3 会议通过的决议以及会议纪要等由主持人签发 4 联合行文时 签发人级别层次应具备足够的权威 原则上主办单位由哪一级领导签发 其他单位也应对等由同一级领导会签 2020 4 18 14 2020 4 18 15 6 签发要求 1 正确选用签发类型 明确签发责任 2 坚持先核后签 有助于经济 高效地制发公文 3 保证签发的有效性和合法性 OA系统的签发功能 4 规范签发意见的位置 三 复核校对 2020 4 18 16 一 复核1 复核的含义复核是指由文秘部门在制作文件正本之前对文件定稿及其生成过程再次进行核查 2020 4 18 17 2 文秘部门复核的重点1 检查审批签发手续是否完备 核查文稿的审核人 签发人是否合法 有无越权或侵权情况 是否规范地签注了发文意见 姓名和日期 2020 4 18 18 2 检查文件管理信息是否准确 文件的具体发授范围是否必要 是否明确 主送和抄送的范围是否恰当清楚 紧急程度 保密等级是否合理 印制份数 发文字号是否有误 主题词标注是否准确规范等 2020 4 18 19 3 检查附件材料是否齐全 附件材料的件数 页数是否与附件说明一致 是否有遗漏 其内容是否完整无缺 4 检查格式是否统一规范 文件书写格式是否统一 字体字号 标点符号 数字 公式层次序数 页码 表格 注释的表达格式是否符合国家有关规定等 二 校对 校对的含义校对 指以定稿和规范格式为基准 对排版后的印版校样所做的全面核对检查 旨在发现并纠正各种错漏 确保文件质量的活动 校对三种方法 对校法折校法读校法 2020 4 18 20 四 用印登记发出 一 用印用印 指为了表明对文件承担法律责任和对文件法律效力的认可 由发文机关在文件上加盖机关印章的活动 2020 4 18 21 2020 4 18 22 签署也是公文生效的标志 通过法定签署人在文件正本上亲笔签注自己的姓名和日期 确定文件的法定效用 用印和签署都是文件生效标志 二者区别 1 适用范围不同 以机构名义的发文 通常以加盖其印章确认法定效用 而以机构领导人名义的发文 由该领导人在文件正本上签署姓名 正本中无生效时间规定的还需签注时间 2 职权层级不同 用印权不受职权层级的影响 而签署权一般只由单位的正职领导专有 2020 4 18 23 签发和签署的不同 1 承担人不同 签发人可以是不同层级的负责人 签署人只能是一个法定单位的正职领导人 2 作用不同 签注同意发出意见后 文稿即成为法定效用的定稿 成为制定正式文本的基准 签署则直接确定文件的有效性 3 内容不同 签发通常是对文稿是否发出签注意见 建议 看法和姓名 签署是在文件的正本上签注姓名 或者代以签名章 和日期 不签注意见 4 位置不同 签发意见填写在签发意见栏内 签署是在文件正本上 用印原则 分层 分职为顺利实现发文的目的 保障文件的效用 用印时应遵循分层 分职用印的原则 以保证用印的规范性和有效性 所谓分层 即按照组织机构的层次 各个层次负责人在各自的法定权限内签发的文件应使用相应的印章 不得借用其他机关的印章 尤其是下级机关不得使用自己的印章代替上级机关用印 特殊情况下 上级机关可为下级机构的文件代章 代章时应注明 代章 字样 所谓分职 即按照不同的工作职能需要选用相应的印章 2020 4 18 24 2020 4 18 25 机关印章通常可以分为 1 公章 2 业务专用章 3 签名章 4 钢印用印的要求指定专人保管监管用印过程印迹必须端正 清晰 完整 中套方式 下套方式 电子印章或电子签名 2020 4 18 26 二 登记发文登记 指将拟出的文件正本中的信息和发送对象 发送范围等情况登录在案的活动 发文登记的作用主要是为了便于对发文的统计和检查 参看发文登记表281页 2020 4 18 27 三 发出发出 指通过一定的方式将文件信息传递给受文者的情况 纸质文件可选用机要邮递 文件交换 快递 传真等方式传递 2020 4 18 28 完成课后第1题 307页 发文处理程序示意图 第二节收文处理流程通过学习 了解收文处理工作的一般流程 掌握文件的接收 收文审核 拟办 批办 承办 传阅等工作环节的基本概念 以及各种主要工作环节的内容 要求 工作规范和实际操作方法 需要掌握的重点 操作者 操作步骤 操作要求 2020 4 18 32 收文处理程序概述收文处理是指机构伴随公务活动接受外单位发来的文件并对其进行运转和办理的过程 可分为文件的收进阶段和阅办阶段 具体包括接收 登记 审核 分发 传阅 拟办 批办 承办 催办 注办 归档查询等程序 2020 4 18 33 收文处理程序 2020 4 18 34 在OA系统中 审核不合格 退文收文签收审核合格进入收文办理在OA处理系统中设置办理时限 限时催办 来文提示 急件提醒 退文警示等多项功能 2020 4 18 35 一 接收 登记 一 接收接收的含义 接收是收取并对外机关发送来的文件从内容到形式进行全面的检查和核对 确保接收的信息是对开展本机关业务和管理活动有用的文件信息 2020 4 18 36 1 接收工作的步骤与方法在纸质文件接收工作中的内收发和外收发的主要职责和工作内容 两次完成 第一次是由本机关的收发室人员负责接收外来公文 审核信封或包封外标记 确认收文机关 清点数量 核对无误之后 在对方的发文簿或回执单上签字 第二次是收发室人员与机关的文件工作人员之间针对已收入的公文进行清点 核对与检查 履行签收手续 2020 4 18 37 在OA平台上的文件接收途径 1 通过OA系统中的收发文系统 2 通过操作系统提供的邮件服务接收系统 2020 4 18 38 1 如何对来文进行安全性检查 2 怎样筛选鉴别信息 区别电子文件和电子信息 对接收的电子文件的处理内容的检查处理 拒收 退回 删除 接收文件的解密如何认证 3 确认收文情况 2 接收工作的主要内容 OA环境下接收文件过程中应注意问题 教材282页 2020 4 18 39 二 登记 282页 283页 1 收文登记含义 指收到来文后 文件工作人员对文件进行分门别类的登录活动 2 收文登记作用 通过对收文信息的管理 方便平时核对 统计 催办 查找 利用公文 同时还有助于文件工作人员掌握公文运转过程中的有关情况 明确公文办理的各类人员的责任 提高公文办理的效率 2020 4 18 41 3 收文登记的范围包括机关间正式往来的各种收文 如上级机关的政策性 指导性 交办性 参阅性公文 下级机关的呈请性公文 平行或不相隶属机关的商洽性 询问性公文 参加会议的通知及其他材料等 重要的 带有密级的资料 人民来信等 2020 4 18 42 4 与手工登记方式比较OA平台上的登记方式的明显优势 1 可以方便及时地登录收文中的各种数据 不需要一一录入相关信息 大大提高了工作效率 2 根据 一次输入 多次输出 的特点 可以多种途径检索和利用文件 3 可输入公用数据库或文件夹 实现信息共享 4 可打印成纸质登记表 作为纸质检索的工具 5 为归档文件整理以及日后档案部门管理文件提供数据 实现数据共享 收文登记的主要数据项目收文登记簿 2020 4 18 44 二 审核 分发 一 审核收文的审核 主要是指按照有关规定和规范对收文进行检查核实的活动 2020 4 18 45 文秘部门对收文的审核重点 是否应由本机关办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规及其他有关规定 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商妥当 文种使用 公文格式是否规范 对上级机关 平级或不相隶属机关的来文的审核 主要检查来文内容是否属于本机关职权范围内应办理的公文 经审核 不符合有关规定和规范的公文 经收文单位办公厅 室 负责人同意后 可退回呈报单位 但应说明退文的原因和理由 2020 4 18 46 二 分发1 分发的含义分发 又称分流 即按照机构内部业务分工和来文的内容与要求 将其分送到各主管部门予以办理的活动 2 分发的目的根据职能分工 实现文件的分工处理 实现行文目的 2020 4 18 47 3 分发工作的要求 1 分门别类处理根据办文程序 规定 惯例区分阅知件与办理件急件与平件涉密件与非密件 2020 4 18 48 对一些内容重要 紧急 篇幅较长或表意不够清晰明了的文件进行加工编辑醒目标识重要内容或关键句撰写提要汇编摘报 如 一周来文摘报 编写综合信息 2020 4 18 49 2 预先建立文件分发系统 3 不同来源 不同内容的收文应采用不同的分流处理方法分发应遵循的处理原则 领导亲收件 亲启件 业务性文件 各业务部门 综合性文件 综合办公部门 阅知件 组织传阅 直接批办件 2020 4 18 50 三 办理 传阅 根据处理文件的不同方式 可以将收文分为两大类 办理件 办件 和阅知件 阅件 办理件 指需要由具体的业务部门或人员通过一定方式贯彻实施信息内容的文件 阅知件 指需要机构负责人 部门负责人或相关业务人员阅读了解信息内容的文件 办件的处理过程常按照拟办 批办 承办的流程进行 阅件的处理过程通常按照拟办 批办 组织传阅的流程进行 2020 4 18 51 办件 阅件 拟办 批办 承办 拟办 批办 组织传阅 收文 常规文件或一般资料文件人员按惯例和有关规定直接组织传阅 2020 4 18 52 一 拟办 掌握的重点 拟办的含义拟办范围拟办要求对拟办人员的素质要求不同情况下拟办意见的撰写对上级来文 对下级机关或平行 不相隶属机关来文 对会办文件 对难以提出办理意见的文件 2020 4 18 53 1 拟办的含义拟办 指由综合办公部门或业务部门的负责人及有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋性活动 2020 4 18 54 2 拟办的范围 要求贯彻落实或办理的公文 或重要的需本机关领导或有关部门阅知的公文 下级机关的请示及重要的报告 要求本机关办复的公文 几个业务部门联合办理的公文 重要的人民来信等 2020 4 18 55 3 拟办作用的具体表现从拟办人的角度看 通过拟办 能充分发挥文秘部门及其人员的工作积极性和主观能动性 提高其综合处理各种事务的能力 履行其辅助决策和参谋助手的职责 从领导人的角度看 切实可行的拟办意见能够方便领导人批办公文时参考 能使领导的批办意见在拟办意见的基础上高度明确而具体 有助于节省领导人大量的时间和精力 2020 4 18 56 3 拟办的要求 1 对拟办人员的素养要求A 拟办人员应具有较高的理论水平 能够运用理论分析问题 研究问题 站在全局高度 提出高质量的拟办意见 B 深入了解党的有关方路线 方针 政策 以及国家的相关法律法规 C 熟悉本机关组织机构的构成 领导人的分管范围 各部门的业务范围以及本单位与相关单位的业务关系等 所提拟办意见应有具体的针对性 切合实际 2 对拟办活动的要求A 认真研读公文 真正弄清对方的意图 问题的性质与实际情况 B 掌握有关的方针政策及相关规定 必要时查阅有关公文资料 2020 4 18 58 3 对拟办意见的撰写要求应针对不同情况有区别的提出拟办意见 A 对上级来文的拟办 应提出要求办理 贯彻落实的具体人员或部门 如拟送哪位领导批办意见 可写为 请 同志批示 由哪个单位承办的具体意见 可写为 拟请 局研究办理 需某位或几位领导阅知的公文 可写为 请 长阅 请 同志阅 B 对下级机关或平行 不相隶属机关来文的拟办 需要明确指定负责复文的业务部门或业务人员 必要时注明时限 如 拟请 处在 月 日办复 拟请 处 同志负责办理 2020 4 18 60 C 对需要联合办理的公文的拟办 应明确指定牵头单位 以免机构之间互相争办或者相互推诿 可写为 拟请 局牵头 局会同办理 此外 必要时 在指定牵头单位的同时还可讲明如此安排的原因 便于主办和协办单位明确责任 相互协作 共同完成工作 D 对难以提出具体意见的公文的拟办 在拟办前可先和有关部门联系 听取意见后再提出拟办方案 如各部门意见不一 应分述各种分歧意见 认真研究其可行性 提出自己的倾向性意见 并说明理由 供领导批办时参考或定夺 拟办意见的书写 应工整地书写在 公文处理单 的拟办栏内 并签注拟办人的姓名和时间 文件处理单样式 年月日 年月日 年月日 2020 4 18 63 二 批办 掌握的重点 批办的含义批办的作用严格控制批办范围批办的要求划定批办范围 1 无既定办理方案的业务性文件 2 非固定性来源的重要文件 3 本机构无处理文件业务对口机关的文件 4 依职权确需领导决策处置的文件 2020 4 18 64 一 批办的含义批办 是指由机关 部门 领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动 2020 4 18 65 2 批办的作用有三点 1 批办是各级领导行使职权 履行职责的重要手段 领导通过对公文的批示 指出其采取行动的原则 提出解决问题的方法和措施 领导人在这一过程中既依法行使其决策权 处置权 同时又依法履行其职责 完成各项管理活动 2 批办是领导人及时阅示重要收文 了解有关情况途径 批办公文 可以使领导人接触到来自不同单位 不同机关 不同人员的大批量的信息 为其正确的做出决策提供充分的广泛的数据信息支持 3 批办有利于加强对公文办理的领导 防止失误 提高办文质量 批办对公文办理做出 终审判决 是对拟办工作的把关 避免不应有的失误 保证办文 办事的顺利进行 2020 4 18 68 3 批办的范围批办的范围主要包括 上级颁发的重要指示 决定 工作部署 针对本机关的批示 批复 通报等 平行或其他不相隶属机关重要的协调性工作的公文 下级机关重要的请示 报告等 2020 4 18 69 4 批办的要求 1 批办工作中应遵循集中统一原则与分工负责制的原则 A 集中统一原则 是指针对本机关重大的 涉及全局性的问题 应由领导集团全体成员集体讨论 通过 而后做出批办意见 B 合理分工原则 是指不同组织机构层次的负责人 根据自身的职权范围 各负其责 各司其职地审批有关业务公文与行政事务性公文 不要代下级批办公文 尽量减少集体批办 对多头主送的来文 必须根据各位领导的分工 送交真正的负责人阅批 同时 对法定负责人已有合法 明确 有效批办意见的 不再送其他人重复批办 2020 4 18 70 2 灵活处理批办顺序对于按常规传送的例行公文 应在年初做一次性批办 以后来文依此办理 简化重复性批办手续 领导人因故不能批办时 应及时委托或授权其他领导人批办 以免积压公文 影响运转 如遇紧急文件 可灵活处理将文件径送业务承办部门的承办人或有关业务负责人尽快获悉文件内容 做好先期准备 一旦领导批办 立即办理 2020 4 18 71 3 规范撰写批办意见批办意见直接影响公文办理的质量 直接关系着机关管理的效率 工作中 应准确 及时地批办公文 有四点 A 对于已有具体请示事项或拟办意见中已提出具体方案的公文 主批人应当明确签署意见 姓名和审批日期 其他审批人圈阅视为同意 没有请示事项的 圈阅表示已阅知 2020 4 18 72 B 对于随机传送的非常规性公文 必须根据公文的内容 提出相应的 准确的批办意见 对需要贯彻执行的上级公文要提出贯彻执行的具体指示 对需要具体办理的公文应批示承办的部门及承办的要求与时限等 对需要两个或两个以上部门会办的公文 应批明主办单位与协办单位以及承办要求等 对需要阅知的公文应批示传阅或传达的范围与时间 2020 4 18 73 C 批办的意见应高度明确 肯定 具体 前后必须保持一致 批示的执行方案必须是切实可行的 应避免只阅不批 仅画圈而不签署意见 语言表达模棱两可 批办的意见通常写为 同意拟办意见 请 办理 请 审阅 阅示 请 查复 等 或在确定承办部门的同时 对如何办理提出原则性的意见 要件 急件还应规定具体时限 并签署姓名与日期 2020 4 18 74 D 批办意见应规范地书写在 公文处理单 的批办栏内 一般不要写在公文的白边区上以保持公文的清洁与庄重 便于归档保存 文件处理单样式 2020 4 18 76 三 承办 掌握的重点 承办的含义与作用 承办是文件办理工作的中心环节 需要承办的公文的范围做好承办工作应注意的问题 1 确认承办责任 2 处理好承办原则性和灵活性的关系 3 区别不同情况确定承办时限 2020 4 18 77 1 承办的含义承办 是指通过对公文的阅读 贯彻执行与办理 或回复 而使公文内容所针对的事务与问题得以处理和解决的活动 2020 4 18 78 2 承办的作用承办在收文办理工作中有重要作用 1 承办是收文办理工作的重要环节 就收文过程来说 拟办是准备 批办是依据 承办是结果 领导的批办意见能否真正落实 是否完成文件内容要求关键在于文件承办工作的质量和效率 2 承办工作是检验批办意见是否正确的唯一标准 承办工作真正实现公文的实际效用 承办使批办意见最终落到实处 在承办过程中可以修正 补充和完善批办意见 文件承办环节既是办文又是通过办文完成办事的功能 2020 4 18 79 三 确认承办范围部门 人员 接到收文后 首先要确认是否属于自己的承办范围 对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文 应当及时退回交办的文秘部门 并说明理由 通常需承办的公文有 上级机关或本机关的指示 有的需向下传达贯彻 有的在本机关内部执行 上级领导交办的事项或需要办复的公文 来自下级机关的请示或重要的报告 平行机关或其他不相隶属机关要求协作的函电 合同等 人大代表的议案 建议和政协委员的提案 2020 4 18 80 4 承办的要求 1 确认承办责任部门 人员 接到收文后 首先要确定自己的承办范围 对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文 应当及时退回交办的文秘部门并说明理由 承办工作要实行岗位责任制对公文承办人员要明确职责提出具体的要求与指标 做到目标准确 各司其职 权责相符 赏罚分明 以保证承办工作准确 及时 安全 凡被指定为牵头单位者 具有主办职责 应在法定职权范围内召集会议 组织协调 并负责将有关单位提出的意见归纳整理 拟定办理意见 2020 4 18 81 2 处理好承办原则性和灵活性的关系承办部门 人员 应认真阅读 掌握公文内容 发文意图及领导的批示意见 按照批办意见认真组织办理 不得自行其是 或者寻找理由推诿 但当遇到批办意见与实际情况不一致 或随机出现了新情况而不能按批办意见执行时 可以请示后按批示意见办理 情况紧急的 可在一定的条件下 采取相应措施 两个或两个以上部门联合办理公文时 被定为牵头单位者 应担负起主办责任 并负责将有关单位提出的意见归纳整理 报请本单位领导审批 协办单位要积极配合 不得借故推诿 2020 4 18 82 3 及时快捷办理公文任何公文都具有时效性 对需要承办而本身没有明确规定办理时限的公文 承办人员应根据公文的性质与重要程度及以往惯例 确定办理的时限 对于紧急公文 应当按时限要求办理 确有困难的 应当及时予以说明 通常 特急件应随到随办 尽快在当时或在一日之内办理完毕 急件原则上也是随到随办 最迟不超过三天 对于限时完成的公文 应在限定的时间范围内必须办理完毕 不能延误 2020 4 18 83 4 规范签注公文的承办结果为了日后查考公文承办的过程 方式 结果以及承办的责任者 便于维护正常的承办工作秩序 防止出现重复办文的现象 需简要注明公文的办理经过与结果 包括发文承办的 注明复文号 复文日期 会议承办的 注明会议名称 会议时间 议定事项 电话回复的 注明时间 地点 人员 主要内容 当面解决的 注明时间 地点 解决方式方法 措施与结果等 在公文办理完毕之后 承办人员应清晰 工整地在 公文处理单 的相应栏目内 填写承办的经过与结果 并应填写承办人姓名与日期 以备日后查询 2020 4 18 84 四 组织传阅 掌握的重点 组织传阅的含义和作用传统文件工作中的树型传阅方式的做法与利弊在OA系统中文件传阅的主要方式 1 利用OA系统点对点 面对面地同步即时组织传阅 2 利用建立公共文件夹 库 组织传阅 3 利用传真设备组织传阅 2020 4 18 85 1 组织传阅的含义组织传阅是由文书处理部门负责组织 按照有关规定和顺序将经过处理或加工整理的文件在多个部门或多位领导 工作人员 之间传递 运转 使其了解知悉文件内容的活动 2020 4 18 86 2 组织传阅的作用一个机构的文件传阅组织工作对辅助领导决策和保证文件信息有序 有效运行有着重要的作用 表现在 1 为领导决策和有关管理人员执行决策提供重要的信息支持 2 有效控制机构中文件信息的流动方向 2020 4 18 87 3 组织传阅的方式在传统文书工作中 传阅文件应以文书人员为中心进行传递 这种传阅文件的方法称为 轮辐式传阅 也叫树型传阅方式 在OA环境中 主要的方式有 1 利用OA系统点对点 点对面地组织传阅 2 利用公共文件夹组织传阅 3 利用传真设备组织传阅 2020 4 18 88 4 传阅的要求 1 准确筛选阅件 2 合理安排阅文顺序 3 保证阅件的安全 4 科学组织文件传阅294页 295页 2020 4 18 89 合理安排阅文顺序安排文件阅文顺序时应考虑的因素 1 文件自身信息 2 阅文者的条件 3 阅文效率机构可对常规文件制定相对稳定的阅文顺序表传阅阅文的一般顺序 主要领导人 主管领导人及其他副职领导人 业务部门负责人 一般工作人员 2020 4 18 90 五 注办注办 是指对公文承办结束后 由经办人在公文处理单上对文件办理的经过和结果所作的简要注明 注办一般包括以下内容 1 一般的传阅文件 在有关人员传阅完毕后 文书人员应注明阅毕的日期 2 需要办理复文的文件 办理后要注明 已复文 并注上复文的日期和文号 3 用口头或电话答复的要注明时间 地点或电话主要内容等 并由承办人签字 4 不需复文的文件要注明 已阅 已办 已摘记 等字样 2020 4 18 91 第三节收发文管理环节一 催办 查办 一 催办1 催办的含义催办 指根据文件的承办时限和内容要求对部分公文承办情况进行的督促与检查 防止办文的积压与延误 促进公文效用尽快而有效地实现 2020 4 18 92 2 催办范围 主要限于有承办时限规定的公务文书 需要催办的公文有 上级领导 本机关领导交办的事项或需要办复的公文 同级或其他不相隶属机关要求答复与办理的事项 下级机关的请示 会议决议中需要办理落实的重要事项 人大代表的议案和政协委员的提案 重要事故 事件 人物等专案的处理 人民群众来信来访要求答复与处理的重要事项 针对这些不同种类的公文可以采取不同的方式方法 2020 4 18 93 3 催办的形式可以多种多样 1 就催办对象而言 催办的形式可分为以下两种 对内催办 是指针对收文 对本机关各承办部门的公文办理工作进行督促与检查 对外催办 是指针对本机关的发文 是对本机关的发文在受文机关进行办理情况所进行的催询或检查和督促 2020 4 18 94 2 就催办手段而言 催办的形式可分为以下几种 文字催办 即以发催办单或便函的形式进行催办 登门催办 指催办人员登门走访口头催询 会议催询 通讯催办 利用电话 电报 电传等手段进行催办 2020 4 18 95 3 依据公文紧急和重要程度 可将催办形式划分为 跟踪催办 对紧急公文紧随其后督促办理 重点催办 对重要公文应将其放在突出位置重点催促办理 定期催办 对一般公文设定固定的时限按时督促办理 2020 4 18 96 4 催办的具体做法 1 选择催办方式 根据公文的实际情况选用如口头催办 电话催办 电子邮件等经济 高效的催办形式 切忌事无大小 不分缓急一律选用文字催办方式 2 确定催办时间 通常应至少提前一 二天查询 督促有关承办部门 保证公文在有效时限内办毕 催办中 及时督查 及时反馈 无论是成绩与经验 还是失误与教训 均应如实反馈 催办人发现自身确实无法解决的问题 应及时向领导汇报 请求指示 以便及时 准确 有效的办理