第十二章--秘书的文书立卷归档和档案工作PPT课件

秘书学概论 立卷 归档和档案工作 第十四章 秘书学概论 立卷归档和档案工作 文书立卷 档案工作 文书归档 归档作用 范围 时间与要求 工作内容 工作原则 立卷范围 立卷方法 立卷步骤 实例表格 秘书学概论 文书立卷 立卷 就是将办理完毕的零散文件 根据它们之间的联系 分门别类的组成一个或数个案卷 案卷 是一组互相联系或具有共同特征并经过系统整理的文件的集合体 是文书档案的基本保管单位 立卷范围 立卷方法 立卷步骤 实例表格 章目录 秘书学概论 文书归档 归档 就是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后 定期移交给单位档案室集中保存 归档作用 归档范围 归档时间 归档要求 章目录 秘书学概论 档案工作 档案 就是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 档案工作 就是用科学的原则和方法管理档案 为党和国家各项工作服务的工作 档案作用 工作内容 工作原则 汇总表格 章目录 秘书学概论 年度文书立卷归档工作汇总表 节目录 秘书学概论 节目录 秘书学概论 立卷方法 问题特征 时间特征 名称特征 作者特征 通信者特征 地区特征 在一般情况下 每一个文件都是由发文单位 文件名称 文件内容 成文日期 收文单位 主题词六个部分组成的 这六部分也可概括为六个特征 即问题特征 时间特征 名称特征 作者特征 地区特征 通信者特征 文书立卷的方法就是按照六个特征进行组卷 节目录 秘书学概论 立卷步骤 调整顺序组合案卷 提前准备平时归卷 编排页码填写目录 拟定标题装订成册 文书立卷的具体实施工作 一部分是在平时日积月累完成的 但主要工作是在岁末年初进行的 利用科学的步骤进行文书立卷 是秘书人员在工作中必须坚持的 编目定卷办理移交 节目录 秘书学概论 实例表格 节目录 秘书学概论 归档的作用 归档是文书工作最后一个环节 又是档案工作开始的一个环节 可说是文书工作和档案工作的结合部 是交接环节 单位文件的归档是档案的主要来源 也是档案室收集工作的经常任务 节目录 秘书学概论 归档的范围 凡是反映本机关工作活动 具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围 包括上下级机关 同级机关和非隶属机关的某些文件材料 节目录 秘书学概论 归档的时间 实行定期归档 定期归档 就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理 立卷后定期向档案室移交 移交的时间一般在第二年上半年 一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件可推迟至第二年的下半年 节目录 秘书学概论 归档的质量要求 应归档的文件材料齐全 完整 文件和电报按其内容的联系 合并整理 立卷 归档的文件材料 保持它们的历史联系 区分保存价值 分类整理 立卷 案卷标题简明确切 便于保管和利用 节目录 秘书学概论 档案的作用 可作为单位工作查考的依据可作为生产活动的依据和参考可作为政治斗争的工具可为科学研究提供必要的资料 节目录 秘书学概论 节目录 秘书学概论 档案工作的基本原则 集中统一的管理国家全部档案维护档案的完整与安全便于党和国家各项工作的利用 节目录 秘书学概论 问题特征 将文件内容反映的同一事件 同一人物 同一问题或同一工作性质组合在一起 其优点是可保持文件的内在联系 反映某一问题的全貌 又便于查找利用 点目录 秘书学概论 时间特征 将属于同一时间 同一年度 同一季度 同一月度 的文件集中组案 其优点是便于查考一个单位在不同发展阶段的情况 按时间特征组卷 对跨年度的文书应视不同情况采取灵活变通的方法 点目录 秘书学概论 名称特征 将文件名称相同或相近的集中立卷 文件名称往往是文件效能和作用的反映 把名称一致 保存时间相近的文种统一立卷 其实用价值更佳 点目录 秘书学概论 作者特征 将同一发文单位的来文统一立卷 便于反映本单位的工作与某单位之间的联系 也方便查找 按此方法立卷需要注意 某些联系紧密的文件 以不拆散为佳 点目录 秘书学概论 地区特征 将同一地区 同一部门的来文组卷 这种方法便于反映该地区 该部门的情况和对该地区 该部门问题的处理 一般可用于下属单位的来文 点目录 秘书学概论 通信者特征 此特征不同于作者特征 它指对某一问题形成文件的双方 如询问与答复 集中立卷 其好处是便于反映单位之间对有关问题的协商和上下级之间的沟通情况 需要指出的是 按通信者特征立卷必须是双方往来文件 而不是单向文件 点目录 秘书学概论 点目录 秘书学概论 点目录 秘书学概论 点目录 秘书学概论 点目录 秘书学概论 点目录 秘书学概论 卷内目录 点目录 秘书学概论 案卷目录 点目录 秘书学概论 案卷封面 第号全宗第号目录第号案卷 点目录 秘书学概论 卷内备考表 点目录 秘书学概论 案卷目录封面 案卷目录 二 年 保管期限 年月日编 点目录 秘书学概论 案卷目录备考表 点目录 秘书学概论 某机关秘书王X 在临时负责本局办公室工作期间 为了给新购进的复印纸腾出存放地点 在既未请求局领导 又未亲自查看的情况下 擅自批准工作人员将1957年至1969年期间形成的档案从柜中搬出 装人麻袋堆放在机要室 后因办公室调整又转放到油印室 此后 在长达半年多的时间里 王X既没有安排档案管理人员去整理 保管这部分档案 又没过问这批档案的下落 使得最终被人误认为油印室无用的废纸予以销毁 事发后 王X作了深刻检查 并被行政警告处分 秘书学概论 造成这次误销档案事件的发生 究其原因是王X档案意识淡薄 机关档案工作条例 第二条规定 机关档案工作是机关工作的组成部分 是提高机关工作效率和工作质量的必要条件 是维护机关历史真实面貌的一项重要工作 从我国目前的情况看 机磁档案工作一般由办公厅 室 主任领导 王X作为该局办公室临时负责人 自然他对该局档案工作负有领导责任 造成误销档案 王X当然负有不可推卸的责任 尽管王X的行为是一种过摇摇欲坠违法行为 但其直接后果触犯了 档案法 第二十四条第一款的规定 理应承担一定的法律法规责任 从这起误销档案事件中 还应当记取另一个