公司采购合同实施细则.doc

公司采购合同实施细则编制:申建国日期:2010-12-16审核: 日期: 文号:CG-2010-03行文单位:采购部批准:日期:公布于:工作平台【制度管理】模块存档:共 8页查看范围:采购部、财务部主题词:合同 管理1. 目的为加强公司的采购合同管理工作，维护企业合法权益，提高经济效益，根据合康公司合同管理规定，结合公司的实际情况，制定公司的本细则。2. 适用范围本细则适用于公司采购活动中，合同、协议的使用、订立、履行和管理。3. 职责3.1 总经理负责重大合同或必须由总经理批准的合同的审批，对合同纠纷处理负有最终决定权；3.2 各部门总监负责所辖范围内合同的审批，参与解决合同纠纷；3.3 主管采购副总经理负责采购部门的合同审批，参与解决合同纠纷；3.4 合同经办人员的具体职责是：3.2.1 依据上级采购指令签订、变更、解除采购合同；3.2.2 严格审查所签订的合同，重大合同提交有关方面会审；3.2.3 对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况；3.2.4 在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向主管上级通报；3.2.5 做好合同的登记、统计、归档工作；3.2.6 参加本部门合同纠纷的处理。3.5 研发中心负责提出或审核有关合同中技术和质量的要求；3.6 财务部采购核算员具体职责：3.4.1 登记合同台帐，做好采购合同核算、统计、归档工作；3.4.2 做好与采购合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议；3.4.3 加强与参与合同经办人员的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。3.7 合同章保管员负责依据审批结果为采购合同加盖合同章；3.8 质量检验部负责采购产品检验及入库；3.9 设备主管负责设备、资产验收；3.10 财务部库房负责采购产品保管及提供入库单据、资产编号；3.11 综合办公室负责实施对参与合同经办人员的考核及奖惩。4. 合同的分类及定义4.1 主合同：是指不以其他合同的存在为前提而能够独立存在的合同。4.2 从合同：是指不能独立存在而以其他合同的存在为存在前提的合同。4.3 框架协议：当事人双方通过谈判在某些条件下以及在一个特定的时间框架内提供货物达成协议；分为两种类型4.3.1 计划协议：当事人之间的对某一个时间区间有效的框架协议；计划协议包含固定的交货日期和目标数量。计划协议已经具体约定每一次送货的时间、数量、规格、价格制定、质量标准、付款方式、违约责任、解决争议方法；4.3.2 条件协议：当事人之间的对某些条件下有效的框架协议；条件协议不包含任何计划行，交货数量或者交货日期；可以对特殊的价格、质量标准、订货方式、供货方式、付款方式、违约责任、解决争议等主要条款达成协议，通过采购订单履行，交货数量和交货日期在订单中体现。4.4 格式合同：又称标准合同、定型化合同，是指当事人一方预先拟定合同条款，对方只能表示全部同意或者不同意的合同4.5 采购订单：表示对与供应商进行采购业务的正式的和最终的确认。5. 合同订立的要求5.1 订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额采购外，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、采购订单、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式；5.2 公司的外协加工使用外协加工合同或承揽加工合同；5.3 公司的物料外购必须使用产品购销合同。6. 合同的内容6.1 当事人的名称：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称保持一致；6.2 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，应详细约定规格、型号等内容；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件；6.3 数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，如框架协议无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如传真、订单等）；6.4 质量标准：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；无上述标准作为依据的应由当事人约定质量标准；6.5 价款：价款应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；6.6 运输方式：除当事人有确切约定外，应由供应商负责发货或送货，运输费由供应商负责；6.7 包装方式：由当事人进行约定，如无约定的参照合同法有关条款，由供应商负责提供保障产品安全的包装，供方负责相关费用；6.8 检验方式及时限：应约定检验依据和检验方法；检验时限要明确注明；6.9 付款条件：价款的支付方式如转帐支票、电汇、现金等应予以明确；价款的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付；6.10 履行期限、地点和方式：履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点本公司的住所地；6.11 保密条款：对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任；6.12 违约责任：根据合同法作适当约定，注意合同的公平性；6.13 解决争议的方式：解决争议的方式可选择双方协商、仲裁或起诉，要明确约定仲裁机构或法院的名称和地点；应着重于双方协商解决方式，协商不成应选择起诉方式，起诉地点应选择公司所在地的法院。7. 合同编号规则7.1 格式合同编号规则：7.1.1 依据用友订单所下任务编写的合同，编号规则：将用友订单的编号作为合同编号，例：用友订单编号为0100000888，则合同的编号同为0100000888。如同一个用友订单由多个供应商进行实施，需要签订多个合同，则在合同编号后添加序列号进行区分，如：0100000888-1，表示为0100000888订单的第1号合同；7.1.2 非以用友订单所下任务编写的合同，编号规则，“部门缩写”“年份”“-”“序列号”，例：CG2011-1，表示为采购部2011年第1号合同；7.1.3 框架协议编号规则：“协议名称”“年份”“-”“序列号”，例：WX2011-1,表示为外协加工协议2011年第1号协议；7.1.4 采购订单编号规则：“HK”“D”“年份”“”“序列号”，例：HKD2011-1，表示为：合康订单2011年第1号订单；7.1.5 附属合同编号规则：“主体合同编号”“-”“订单序列号”，例：WX2011-1-1，表示为外协加工2011年1号协议第1号订单。8. 签订合同的工作程序8.1 合同订立、提交8.1.1 参与采购人员依照采购指令实施采购，对于需要订立采购合同的，参照本细则中的合同订立要求与供应商共同商订合同条款，确定合同条款后订立合同；8.1.2 合同提交1) 合同订立后打印正式文本合同一式两份（通过传真方式传递的合同只能打印一份，作为合同原件交付采购核算员留存），合同经办人员在合同原件上签署名字及日期；2) 采购部订立的合同提交主管采购的副总经理或总经理审批；3) 其它部门订立的合同，提交本部总监或总经理审批；4) 由供应商出具的合同或订单，直接提交本部主管上级领导或总经理审批。8.2 合同审批8.2.1 各部门总监、主管采购副总经理或总经理对所辖部门提交的采购合同进行审批，如无异议需在合同背面签字表示同意；8.2.2 审批未通过则退回，由合同经办人员重新编写和提交。8.3 合同用章：8.3.1 合同经办人员持审批后的合同交合同章保管员加盖公司合同印章；8.3.2 合同章保管员审验合同是否经领导签字同意，符合要求的为合同加盖合同章，合同为多页时须同时加盖骑缝章，如合同未经领导签字则不与用章。8.4 合同的签订8.4.1 公司合同经办人员与供应商当面签订采购合同的：1) 由公司订立的合同，供应商在加盖公司合同章的合同原件上签字并加盖合同章，一式两份，供应商和公司合同经办人员各执一份；2) 由供应商提供带有签字和合同章的合同，合同经办人员按8.2审批通过后，在合同原件上签字及加盖合同章。8.4.2 合同经办人员与供应商无法当面签订采购合同的，依据标的价值大小、重要性或当事人的要求，采用以下途径进行合同签订：1) 采用快递方式：将一式两份盖有合同章的合同原件快递给供应商，供应商在合同上签字并加盖合同章后保留一份，将另一份合同原件用快递发回公司合同经办人员。当标的价值、重要性较高或当事人提出必须留存合同原件的，选择此方式签订合同；2) 采用传真方式：A. 合同经办人员将盖有公司合同章的合同传真至供应商，供应商在合同传真件上签字并加盖合同章后回传；B. 由供应商传真加盖合同章的合同或订单，在由合同经办人员按8.2审批通过后，在合同传真件上签字、加盖公司合同章，回传供应商。注：使用传真方式签订的合同，在合同条款中须注明传真件有效。8.5 合同生效当事人双方在合同上签字和盖章的日期即为合同生效日期，也可在合同中另行约定合同生效条件。9. 合同的履行9.1 合同正式执行后合同经办人员对合同的履行情况实施监控，随时督促对方当事人及时履行其义务；9.2 合同产品交验：1) 属生产、研发类的应及时交付质量检验部检验员；2) 属资产、设备类的合同经办人员应及时组织使用部门及设备主管、后勤主管、系统管理员验收；3) 其它类产品交付需求部门验收。9.3 合同产品检验、验收：1) 属生产、研发类的检验员按检验时限要求完成产品检验并及时入库；2) 属资产、设备类的使用部门及设备主管、后勤主管、系统管理员在合同经办人员的组织下完成产品验收，验收合格报库房管理员记账；3) 其它类产品由需求部门验收后报报库房管理员记账。9.4 库房管理员对入库产品应及时处置，并将入库单据或资产编号交付合同经办人员作为合同核算凭证；9.5 合同产品交付完成，合同经办人员及时督促供应商依据合同条款规定的要求提供发票；9.6 合同经办人员应及时将产品入库单据、发票交付采购核算员审核（需提供结算单的应及时编制结算单，与其它单据一同交付）；9.7 采购核算员对合同经办人员提交的结算单、入库单和发票进行审核、记账，并按合同约定的付款条件及时付款。10. 合同的变更、解除10.1 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内做出书面答复；10.2 存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：10.2.1 因不可抗力致使不能实现合同目的；10.2.2 在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；10.2.3 对方迟延履行，经催告后在合理期限内仍未履行；10.2.4 对方迟延履行或其他违约行为致使不能实现合同目的；10.2.5 法律规定的其他情形。10.3 变更或解除合同，应当采用书面形式（包括传真、书信、电子元件等）；10.4 变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准；11. 合同纠纷的调解、仲裁和诉讼11.1 合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；11.2 合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，合同经办人员应及时书面报告主管部上级、主管采购的副总经理或总经理，并拟定处理意见，报总经理决定；11.3 对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司主管上级、主管采购的副总经理和总经理；11.4 公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，合同经办人员应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司有关部门。12. 合同的日常管理12.1 合同保管：12.1.1 采购部的合同由部门经理负责管理；12.1.2 其它各部门的采购合同由部门总监指定人员统一保管；12.1.3 财务采购核算员负责采购合同原件的核算、统计、保管；12.2 公司的合同专用章专人管理，合同经办人员不得随带合同专用章或已盖章的空白合同出差，特殊情况由主管上级或总经理批准；12.3 已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对账单等资料，合同经办人员应交专人保管；重要资料应将原件交采购核算员随合同原件保管；12.4 经公司授权参与采购的人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续；12.5 经公司授权参与采购的人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位及有关供应商。13. 考核与奖惩13.1 公司负有采购职责的人员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益；13.2 对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励；13.3 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将向责任人员追偿损失：13.3.1 未经授权批准或超越职权签订合同；13.3.2 为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；1