客户订单的采集汇总订单任务的分发作业PPT课件

模块三客户订单的采集汇总 订单任务的分发作业 第三组制作组长 潘萍组员 彭双梅 艾莲纯 肖志鹏 欧阳文广 组员分工PPT制作 肖志鹏讲稿制作 彭双梅主讲 潘萍收集资料 欧阳文广整理资料 艾莲纯 目标 知识目标掌握客户订单的内容与形式 客户订单采集的方式与订单处理的作业流程 了解客户订单汇总的目的及订单任务分发的作业的过程 懂得异常情况下订单处理的方法 能力目标能够正确地进行客户订单的采集汇总 订单任务的分发作业 能够处理客户订单的采集汇总 订单任务的分发作业中发生的各种异常情况 素质目标培养学生认真负责任的工作态度 细致的工作作风 培养学生语言表达能力 沟通协调能力 培养学生的责任心 培养学生的安全操作和自我保护能力 使学生养成独立思考 勇于表达自己见解的习惯 加强职业道德教育 使学生树立良好的团队合作精神 4 目录 一 客户订单的内容与形式二 客户订单处理的作业流程三 客户订单的采集与汇总四 订单管理 5 一 客户订单的内容与形式 订单是客户向仓储配送中心提出配送需求的合同 也是仓储配送中心接受客户需求并承诺提供配送服务的依据 1 客户订单的内容客户通过订单传递配送需求信息 具体包括以下内容 客户所需商品的品名 规格 型号 生产厂商 所需数量 送达时间 送达地点 配送价格 6 2 客户订单的形式订单客户名称 地点 NO 送达时间 月日点前 制单 审核 制单时间 月日审核时间 月日 7 二 客户订单处理的作业流程 1 订单处理的概念由接到客户订货开始至准备着手拣货之间的作业阶段 称为订单处理 包括有关客户 订单的资料确认 存货查询与分配 缺货处理直到打印输出 拣货单 和 分货单 订单处理可以通过人工或计算机信息处理系统来完成 其中 人工处理比较具有弹性 但只适合少量的订单 一旦订单数量稍多处理将变得缓慢且容易出错 而计算机处理不但速度快而且成本低 适合大量的订单 2 订单处理应遵循的原则 1 要使客户产生信赖 2 尽量缩短订货周期 3 提供紧急订货 4 减少缺货现象 5 不忽略小客户 6 装配力求完整 7 提供对客户有利的包装 8 要随时向客户提供订单处理情况 9 3 订单处理流程 10 4 接受客户订单接单作业为订单处理的第一步骤 随着流通环境及科技的发展 接受客户订货的方式也渐由传统的人工下单 接单 演变为计算机间直接送收订货信息的电子订货方式 传统订货方式 厂商补货 厂商巡货 隔日送货 电话口头订货 传真订货 邮寄订单 客户自行取货 业务员跑单接单 电子订货方式电子订货 顾名思义即由电子传递方式 取代传统人工书写 输入 传送的订货方式 也就是将订货资料转为电子资料形式 再由通讯网路传送 此系统即称电子订货系统 EOS ElectronicOrderSystem 采用电子资料交换方式取代传统商业下单 接单动作的自动化订货系统 其做法可分为三种 订货簿或货架标签配合手持终端机及扫描器 POS PointofSale销售时点管理系统 订货应用系统 5 审核配送订单信息 收到客户订单后 仓储配送中心的信息员应从以下几个方面对订单内容进行确认 避免存在遗漏或错误 确保配送作业的准确性和有效性 1 货物名称 数量及日期的确认这是对订货资料项目的基本检查 即检查货物名称 数量 送货日期等是否遗漏 笔误或不符公司要求的情况 尤其当要求送货时间有问题或出货时间已延误的时候 更需要再与客户确认一下订单内容或更正期望运送时间 同样若采用电子订货方式接单 也须对接单订货资料加以检查确认 若透过VAN中心进行电子订货处理 可委托其进行一些基本的客户下单资料检查 对于错误的下单资料 传回给客户修改再重新传送回来 不论订单是由何种方式传至公司的 订单管理系统的第一步骤即要查核客户的财务状况 以确定其是否有能力支付改件订单的账款 其做法多是检查客户的应收帐款是否已超过其信用额度 因而订单管理系统中应设计下述两种途径来查询客户信用的状况 1 通过输入客户代号或客户名称进行查询2 通过订购货品资料进行查询原则上顾客的信用调查是由销售部门来负责 但有时销售部门往往为了争取订单并不太重视这种工作 因而也有些公司会授权由配送中心来负责 一旦查核结果法现客户的信用有问题 配送中心可将订单送回销售部门做进一步调查或做退回处理 2 客户信用的确认 3 订单形态确认配送中心虽有整合传统批发商的功能以及有效率的物流 信息处理功能 但面对众多的交易对象时 由于客户的不同需求 其做法也有所不同 反映到接受订货业务上 则具有多种订单交易形态 配送中心应对不同的客户或不同的商品有不同的交易及处理方式 16 各种订单形态及其处理方式 17 4 订货价格确认不同的客户 不同的订购量 可能有不同的价格 输入价格时系统应加以检核 若输入的价格不符 系统应加以锁定 以便主管审核 5 确认加工包装 对于客户订购的货品 是否有特殊的包装 分装或贴标等要求 或是有关赠品的包装等资料都要详细确认记录 6 设定订单号码每一张订单都要有其单独的订单号码 此号码是由控制单位或成本单位来指定 除了便于计算成本外 可用于制造 配送等一切有关工作 且所有工作说明及进度报告均应附此号码 6 建立客户档案将客户信息详细记录 不但能让此次交易更容易进行 且有利于以后合作机会的增加 客户档案包含订单处理需要用到的及与物流作业相关的资料 包括 1 客户姓名 代号 等级形态 产业交易性质 2 客户信用额度 3 客户销售付款及折扣率的条件 4 开发或负责此客户的业务员 5 客户配送区域 例如 地区 省 市 县及城市各区域等 基于地理位置或相关特性将客户分类于不同区域将有助于提升管理及配送的效率 6 客户收账地址 7 客户点配送路径顺序 按照区域 街道 客户位置 为客户分配适当的配送路径顺序 8 客户点适合的车辆形态 往往客户所在地点的街道对车辆大小有所限制 因而须将适合该客户车辆形态存在于资料档案中 9 客户点卸货特性 客户所在地点或客户卸货位置 由于建筑物本身或周围环境特性 可能造成卸货时有不同的需求及难易程度 在车辆及工具的调度上须加以考虑 10 客户配送要求 客户对于送货时间有特定要求或有协助上架 贴标签等要求也应将其存于资料档案中 11 过期订单处理指示 若客户能统一决定每次延迟订单处理方式 则可事先将其写入资料档案 以省去临时询问或须紧急处理的不便 20 7 存货查询在于确认是否有库存能够满足客户需求 通常称为 事先拣货 存货档案的资料一般包括货品名称 代码 产品描述 库存量 已分配存货 有效存货及期望进货时间 因而输入客户订货商品的名称 代码时 系统即开始查询存货档案的相关资料 看此商品是否缺货 若缺货则应提供商品资料或是此缺货商品是否已经采购但并未入库等信息 便于接单人员与客户协调是否改订其它替代品或是允许延后出货等权宜办法 以提高人员的接单率及接单处理效率 8 按订单分配存货订单资料输入系统 确认无误后 最主要的处理作业在于如何将大量的订货资料 做最有效的汇总分类调拨库存 以便后续的物流作业能有效的进行 存货的分配模式可分为单一订单分配及批次分配两种 单一订单分配此种情况多为线上即时分配 即在输入订单资料时 就将存货分配给该订货单 批次分配累积汇总数笔已输入的订单资料后 再一次分配库存 配送中心因订单数量多 客户类型等级多 且多为每天固定配送次数 因此通常采用批次分配以确保库存能做最佳的分配 9 计算拣取的标准时间 1 计算出每一个单元的拣取标准时间 并存入计算机的标准时间档 2 依每品项订购数量再配合每品项的寻找时间 计算出每品项拣取的标准时间 3 根据每单每品项 同时考虑纸上的作业时间 将整张或整批订单的拣取时间算出 24 10 缺货处理若现有存货数量无法满足客户需要 且客户又不愿以替代品替代时 则应依客户意愿与公司政策来决定对应方式 1 依客户意愿而定有些客户不允许过期交货 而有些客户允许过期交货 有些客户希望所有订货一同送达 2 依公司政策而定一些公司可以过期向客户进行批补交货 但一些公司因为成本原因 不愿向客户分批补交货 则可能宁愿客户取消订单 或要求客户延后交货日期 配合上述客户意愿与公司政策 对于缺货处理方式归纳如下 1 重新调拨2 补交货3 删除不足额订单4 延迟交货5 取消订单 三 客户订单的采集与汇总1 客户订单的采集 1 电话传递订单信息 2 传真传递订单信息 3 网络传递订单信息 4 人工传递订单信息2 订单的汇总与任务的分发仓储配送中心的信息部每天采集到客户订单后 要进行汇总 形成配送任务 信息部将汇总后的订单任务下达到仓储配送中心的各个职能部门 包括仓储部 配货部 加工部 车辆调度部 送货部等 以便各部门做好准备 按时 按质 按量地完成各项工作 四 订单管理订单管理是客户关系管理的有效延伸 能更好的把个性化 差异化服务有机的融入到客户管理中去 能推动经济效益和客户满意度的提升 订单供货的目的 是品牌能让客户自由选择 货源安排做到公开透明 产品能更加适应和满足消费者的需要 订单管理的概念订单管理是一个常见的管理问题 包含在公司的客户订单处理流程中 由于客户下订单的方式多种多样 订单执行路径千变万化 产品和服务不断变化 发票开具难以协调 这些情况使得订单管理变得十分复杂 订单管理可被用来发掘潜在的客户和现有客户的潜在商业机会 订单取决于需求 订单管理就是处理订单 28 1 订单管理的意义在物流中心整体作业里 订单管理是非常重要的作业环节 从本质上讲 整个物流过程都是为了完成订单而发生的 其作业绩效影响到物流中心的每项作业 不论是间接的还是直接的 处理订单的很多环节都直接与客户打交道 因此 订单完成的水平高低直接决定了物流中心的服务水平 订单处理作业效率很大程度上体现着物流中心的运作效率 1 订单是整个物流作业的开端 2 订单是整个信息流的开端 3 订单处理活动伴随着物流中心作业的全过程2 订单管理的内容订单是信息流和物流作业的开端 因此 对于企业而言 如何处理好订单是关键性的第一步 订单管理一般包括以下三个方面的内容 1 订单分类与订单档案管理2 订单输入与拣配3 订单跟踪管理 3 订单分类与订单档案管理 订单的分类订单的种类 一般订单 现销式订单 间接订单 合约式订单 寄存式订单 兑换券订单 各种订单的处理方式 一般订单 接单后 将订单信息输入订单处理系统 按正常的订单处理程序处理 数据处理完后进行拣货 出货 配送 物流中心定期进行收款结账等作业 现销式订单 不需要拣货 出货 配送 只需记录交易资料 以便收取应收款 间接订单 将出货资料传递给供应商 注意送货单的制作问题 以及送货单回联的确认 合约式订单 约定的日期系统处理生成需要送货的订单资料 寄存式订单 核对扣除寄库量 交易价格按期初确认 兑换券订单 兑换券资料的确认 31 订单档案管理订单表头订单单号 配送批次 订货日期 付款方式 客户代号 业务员代号 客户名称 配送要求客户采购单号 订单状态 送货日期 备注 送货地址订单明细商品代号 商品名称 商品规格 商品单价 订购数量 订购单位 金额 折扣 交易类别 4 订单输入与拣配输入订单接到客户的订货后 应该紧接着将此类资料输入订单管理系统 订单输入的方法有 人工输入提高人工输入作业的准确性和速度 可以从以下几方面着手 加强系统的自动核查或提示功能 使用订货簿 订货作业平均化 减缓订货高峰时段 33 联机输入 34 订单拣配 订单拣配分配模式 1 单一订单分配这种模式一般用于在线的实时分配 即在输入订单资料时 就将存货分配给该订单 2 批次分配累积汇总数笔的已输入订单资料后 再一次分配库存 物流中心因订单数量多 客户类型等级多 多采用一天固定配送次数 因此通常采用批次分配 确保能最佳分配库存 在现实中常常会发生一些意想不到的情况 导致一些订单处理无法按正常步骤进行 因此在分配订单时 要考虑这些因故未能按时出货的订单是否继续参与分配 1 延迟交货订单2 前次已参与分配的未出货订单3 缺货补送订单4 解除锁定订单5 远期订单 5 订单跟踪管理订单状态 随着物流过程的进展 订单状态也随之而变化 变化状态有以下几种 已输入订单把客户订单输入系统中 其内容有商品品项 数量 单价和交易配送条件等 此订单也是发货的依据 已分配订单经过输入确认的订单可进行库存分配作业 并进一步确认订单是否如数拣货 一旦发生缺货应及时处理 已拣货订单经过库存分配产生的发货指示书 是实际的拣货基础 已发货订单已拣货订单经过分类 装车 发货后 变成已发货订单 已收款订单已发货订单经过用户的确认验收后 便是实际发货资料 这种资料是收款的依据 根据这种资料制作发票 便于用户申请款项 收到款项的发货订单就是收款订单 已结