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本文由abview贡献 第4章 电子表格Excel 2000 电子表格Excel Excel是微软公司出品的Office系列办公 软件中的一个组件 确切地说 它是一个 电子表格软件 可以用来制作电子表格 完成许多复杂的数据运算 进行数据的分 析和预测并且具有强大的制作图表的功能 本章要点 启动和退出Excel 工作表的编辑 Excel基本操作 公式与函数 设置格式 数据汇总与分析 图形与图表 Excel 2000窗口简介 2000窗口简介 一 标题栏 二 菜单栏 三 常用工具栏 四 格式栏 五 编辑栏 六 工作簿窗口 七 状态栏 八 水平滚动条和垂直滚动条 九 单元格 基本概念 工作簿 工作簿工作簿是用于存储并处理数据的文件 工作簿名 就是文件名 其文件扩展表是 xls 启动后 excel 打开一个默认文件名为 BOOK1 的工作簿 Excel文档就是一个工作簿 工作簿名就是文件名 工作表 工作表一个工作簿可以包含多个不同类型的工作 表 工作表名显示在工作表标签中 默认的工作 表名称为 SHEET1 SHEET2 等 其中标 签为白色背景 并且工作名带有下划线的工作表 是当前工作表 单击工作表标签 即可进入相应 工作表编辑窗口 工作表是工作簿中的一张活页 注意事项 每一个工作簿可包括最多255个工作表 活动 工作表只有一个 工作表的名称显示在屏幕的工作表标签栏 白 色为活动工作表名 单击工作表标签可将其激活为活动工作表 双 击表标签可更改工作表名 工作表左侧有4个按钮 用于管理工作表标签 单元格 单元格每个工作表是由256列和65536行组 成 行和列相交形成单元格 每一列列标 由A B C等表示 每一行行号由1 2 3等表示 每个单元格的位置由交叉的列 行名表示 例如 在列B和行5处交点的单 元格表示为B5 每一个工作表是由数个单元格组成 单元格内容 每一单元格中的内容可以是数字 字符 公式 日期等 启动Excel 启动Excel 2000 有两种方式 一 打开空白Excel表格 单击 开始 程 序 Microsoft Excel 如图所示 二 打开已有Excel表格 在 我的电脑 或 资源管理 里双击 带Excel图标文件 如 Excel 图所示 退出Excel 退出Excel 2000 有以下3种途径 1 执行菜单命令 文件 退出 2 单击Excel 2000编辑窗口右上角的 关 闭 按钮 3 按 Alt F4 组合键 基本操作 工作表的建立 数据类型 Excel的单元格中的数据主要有常量 公式和函数 在向单元格中输入常量数据 时 Excel根据输入自动区分数据的类型 主要包括文本 数值 日期或时间 文本数据 文本可以是数字 空格和非数字字符的组合 数值数据 输入分数为避免将输入的分数视作日期 请在分数前 输入分数 键入0 零 空格 如键入01 2 输入负数请在负数前键入减号 或将其置于括号 输入负数 中 对齐数字在默认状态下 所有数字在单元格中均右对 对齐数字 齐 如果要改变其对齐方式 请单击 格式 菜单 单 元格 命令 再单击 对齐 选项卡 并从中选择所需 的选项 数字的显示方式 日期或时间数据 时间和日期数据输入方法 用斜杠或减号分隔日期的年 月 日部分 例如 可 以键入 2002 9 10 或 10 Sep 2002 如果按12 小时制输入时间 请在时间数字后空一格 并键入字母a 上午 或p 下午 例如 9 00p 否则 如 果只输入时间数字 Excel将按AM 上午 处理 提示 如果要输入当天的日期 请按CTRL 分号 如果要输入当前的时间 请按CTRL SHIFT 冒号 选择和移动 选定文本 单元格 区域 行和列 单元格的选择有如下几种方法 选择单个单元格 行 列 相邻的行或列 选择连续单元格区域 选择不相邻单元格或单元格区域 取消单元格选定区域 如果要取消某个单元格选定区域 请单击工作 表中其他任意一个单元格 工作表中移动和滚动 如果要在工作表的单元格之间进行移动 请 单击任意单元格或用方向键移动 当移动到某个单元格时 该单元格就成为活 动单元格 要显示工作表的其他区域 则用滚动条 输入数据 单元格和区域的名称 单元格命名规则 Excel中是以行号 行标签 和列号 列标签 来唯 一确定一个单元格 其中列号在前 行号在后 例如 下图中 类别 所在的单元格名称为 A1 产品名称 所在的单元格为 B1 羊肉 所 在单元格名称为 B2 区域命名规则 在Excel中区域有两种 一种是连续的 一种是 非连续的 连续的单元格区命名时取第一个单 元格的名称和最后的单元格名称 中间用 西 文冒号 分隔 例如下图所选单元格的区域为 B3 C5 对于非连续的单元格区域在引用时 不同的区 域间用 西文逗号 分隔 例如下图所选单元格 区域为 B2 C4 D2 E3 E4 单个单元格输入数据 步骤1 选定要输入数据的空白单元格 步骤 方法1 将该单元格移动到当前屏幕中 然后用 鼠标在该单元格上单击即可 方法2 在 编辑栏 的 名称框 中单击 删除原 来的名称 然后输入新单元格的名称 步骤2 输入数据即可 步骤 同时在多个单元格中输入相同数据 步骤1 请选定需要输入数据的单元格 步骤 注 选定的单元格可以是相邻的 也可以是 不相邻的 步骤2 键入相应数据 然后按CTRL ENTER 步骤 键 工作表的编辑 编辑单元格内容 步骤1 双击要编辑数据单元格 进入单元格编辑状态 步骤 步骤2 修改单元格中的内容 步骤 步骤3 按ENTER 回车 键确认 按ESC键取消所作的改动 步骤 清除单元格 清除单元格 行或列 清除单元格 行或列是指清除单元格 行或列中 的内容 格式或批注 并不删除该单元格 行或列 步骤1 选定需要清除的单元格 行或列 步骤 步骤2 打开 编辑 菜单上 鼠标指向 清除 步骤 步骤3 根据需要单击 全部 格式 内 步骤 容 或 批注 其中 全部 是指将 内容 格式 批注 同时清除 其他只清除指定的项目 插入和删除单元格 行或列 步骤1 在需要插入空单元格处选定相应的单 步骤 元格 如果要同时插入多个单元格 则需选定相 同数目的单元格 步骤2 在 插入 菜单上 单击 单元格 步骤 命令 步骤3 在 插入 的对话框中 单击 活动单 步骤 元格右移 或 活动单元格下移 选项 步骤4 单击 确定 按钮 完成操作 步骤 插入空单元格 插入列 步骤1 单击需要插入的新列右侧相邻列中的 步骤 任意单元格 例如 如果要在C列左侧插入一 C 列 请单击C列中任意单元格 步骤2 打开 插入 菜单 单击 列 命令 步骤 插入行 步骤1 步骤1 单击需要插入的新行之下相邻 行中的任意单元格 例如 如果要在第6行 之上插入一行 请单击第6行中任意单元格 步骤2 步骤2 打开 插入 菜单 单击 行 命令 删除单元格 删除单元格 行或列 步骤1 选定需要删除的单元格 行 列或区 步骤 域 步骤2 打开 编辑 菜单 单击 删除 命 步骤 令 步骤3 如果删除是的 单元格 或 区域 步骤 则弹出 删除 对话框 根据需要选择操作 步骤4 单击 确定 按钮则可 步骤 复制和移动单元格 行或列 移动或复制单元格 移动或复制单元格 行或列 只复制单元格中的数值 公式 批注或单元格格式 只复制单元格中的数值 公式 将单元格中内容的一部分移动或复制到其他单元格 步骤1 双击包含待复制或移动内容的单元格 步骤 步骤2 在单元格中 选定待复制或移动的部分字符 步骤 步骤3 如果要移动选定的字符 请单击 剪切 按 步骤 钮 步骤4 如果要复制选定的字符 请单击 复制 按 步骤 钮 步骤5 再双击目标单元格 进入编辑状态 步骤 步骤6 在单元格中 单击需要粘贴字符处 步骤 步骤7 单击 粘贴 按钮 步骤 步骤8 按ENTER键 步骤 查找和替换数据 查找 步骤1 打开 编辑 菜单 单击 查找 命令 屏幕显示 查找 对话框 步骤 步骤2 在 查找内容 里输入要查找的信息 可以是公式 值 批注 步骤 步骤3 在 搜索方式 里选择按行或按列搜索 步骤 步骤4 在 搜索范围 里选择与 查找内容 中相一致的类型 步骤 步骤5 单击 查找下一个 按钮 找到所需内容后 该单元格将显示在屏幕上并 步骤 被激活 步骤6 如果需继续查找 请再次单击 查找下一个 按钮 否则单击 关闭 按钮 步骤 替 换 步骤1 打开 编辑 菜单 单击 替换 命令 屏幕显示 替换 对话框 步骤2 在 查找内容 里输入要查找的信息 步骤 步骤3 在 替换值 里输入新值 步骤 步骤3 在 搜索方式 里选择按行或按列搜索 步骤 步骤4 单击 查找下一个 按钮 找到所需内容后 该单元 步骤 格将显示在屏幕上并被激活 如果是需要被替换的内容 请 单击 替换 按钮 单元格中的内容将被替换值中的内容替 换 否则单击 查找下一个 继续查找 步骤5 单击 全部替换 将替换与 查找内容 相匹配的所有 步骤 单元格内容 添加批注 步骤1 单击需要添加批注的单元格 步骤 步骤2 打开 插入 菜单 单击 批注 步骤 命令 步骤3 在弹出的批注框中键入批注文本 步骤 步骤4 完成文本键入后 请单击批注框外 步骤 部的任一单元格 删除批注 步骤1 选择含有批注的单元格 步骤 步骤2 右击该单元格 步骤 步骤3 在弹出的快捷菜单上单击 删除批注 命令 步骤 设置工作表的格式 设置字体 设置文本颜色 设置文本为粗体 斜体或带下划线 用单元格格式对话框设置文本格式 设置字体和字号 设置字体和字号 步骤1 选定要设置字体的单元格区域或单个单 步骤 元格中的指定文本 步骤2 在 格式 工具栏上的 字体 框中 步骤 单击所需的字体 步骤3 在 字号 框中单击所需的字体大小 或 步骤 输入字体大小 设置文本颜色 步骤1 选定要设置颜色的单元格区域或单 步骤 个单元格中的指定文本 步骤2 如果 格式 工具栏上的 字体颜 步骤 色 按钮上所示颜色为所需颜色 本例为 红色 直接单击该按钮 否则 请单击 字体颜色 按钮旁的向下箭头 然后单 击调色板上的某种颜色 设置文本为粗体 设置文本为粗体 斜体或带下划线 步骤1 选定要格式化的单元格区域或单个单元 步骤 格中指定的文本 步骤2 在 格式 工具栏上 单击所需的格式 步骤 按钮 其中有加粗 倾斜 下划线 按钮 加粗 倾斜 下划线效果分为如下 加粗 倾斜 加粗 加粗 下划线 复制单元格或单元格区域的格式 步骤1 步骤1 选择含有要复制格式的单元格或单 元格区域 步骤2 步骤2 单击 格式 工具栏上的 格式刷 按钮 步骤3 步骤3 拖动鼠标选择要设置新格式的单元 格或单元格区域 完成操作 用单元格格式对话框设置文本格式 步骤1 选定要设置字体的单元格区域或单个 步骤 单元格中的指定文本 步骤2 打开 格式 菜单 单击 单元格 步骤 命令 弹出 单元格格式 对话框 步骤3 单击 字体 标签 步骤 步骤4 分别设置字体 字形 字号 下划线 步骤 颜色和特殊效果等格式 步骤5 单击 确定 按钮 完成操作 步骤 在单元格内显示多行文本 当单元格中的文字宽度大于单元格宽度时 可以 步骤1 选择单元格区域或单个单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单中的 单元格 命令 步骤 步骤3 然后单击 对齐 标签 步骤 步骤4 在 文本控制 标题下选中 自动换行 复 步骤 选框 更改列宽 步骤1 将鼠标指针指向列标签的右边界 步骤 步骤2 拖动鼠标即可设置所需的列宽 如下图 步骤 适合内容的宽度 更改多列的列宽 手动更改列宽 更改行高 合并单元格 方法1 用工具栏按钮 方法 用工具栏按钮 步骤1 选择要合并的单元格区域 要求必须是连续 步骤 的 步骤2 单击 格式 工具栏上的 合并及居中 步骤 按钮 合并选定的单元格并将其中的文本居中 方法2 用菜单命令 方法 用菜单命令 步骤1 选择要合并的单元格区域 步骤2 单击 格式 菜单中的 单元格 命 令 步骤3 单击 对齐 选项卡 步骤4 选中 合并单元格 复选框 将一个合并单元格分割成几个部分单元格 步骤1 单击已 合并单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单中的 单元格 命令 步骤 弹出上图对话框 步骤3 后单击 对齐 选项卡 步骤 步骤4 清除 合并单元格 复选框 步骤 居中 对齐 居中 对齐 缩进或旋转单元格中的数据 旋转单元格中的文本 步骤1 选择要旋转文本的单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单中的 单元格 命令 弹出 步骤 上图 步骤3 单击 对齐 选项卡 步骤 步骤4 在 方向 框中 单击某一角度值或拖动指示器 步骤 到所需要的角度 设置边框与底纹 对单元格应用边框 步骤1 选定单元格 步骤 步骤2 打开 单元格格式 对话框 单击 边框 标签 步骤2 步骤3 设置线条样式和颜色 步骤 步骤4 添加所需边框 步骤 用图案设置单元格背景色 步骤1 选择要设置背景色的单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单中的 单元格 命 步骤 令 步骤3 单击 图案 选项卡 步骤 步骤4 单击 单元格底纹颜色 中的某一颜 步骤 色 步骤5 单击 图案 框旁的箭头 然后单击 步骤 所需的 图案样式和颜色 删除边框 删除阴影 设置条件格式 设置突出显示符合指定条件的单元格 步骤1 选择要突出显示的单元格区域 步骤 步骤2 单击 格式 菜单中的 条件格式 命令 步骤 步骤3 请执行下列操作之一 1 如果要将选定单元格中的值作为格式条件 请单击 单 元格数值 选项 2 如果需要将公式作为格式条件使用 请单击左面框中的 公式 然后在右面的框中输入公式 公式计算的必须是 逻辑值 真或假 例如 Mod A2 2 0 步骤4 单击 格式 按钮 弹出下图 步骤 步骤5 选择要应用的字体样式 字体颜色 边框 步骤 单击 边框 标签 背景色或图案 单击 图案 标 签 指定是否带下划线 本例中只设置字体为 加粗 颜色为红色 更改 更改 添加和删除条件格式 步骤1 选择含有要更改或删除的条件格式的单元格 步骤2 单击 格式 菜单中的 条件格式 步骤3 更改每个条件的运算符 数值 公式或格式 步骤4 单击相应条件的 格式 按钮 提示 单击 清除 按钮将清除该格式 要添加一新的条件 请单击 添加 设置数字 时间显示格式 重新设置数字 或文本 格式 步骤1 步骤1 选择需要设置其格式的单元格或单元格区域 步骤2 步骤2 单击 格式 菜单上的 单元格 命令 步骤3 单击 数字 选项卡 步骤 步骤4 单击 分类 列表中的 数值 或 文本 选 步骤 项 步骤5 设置显示格式 例如 设置小数位数为3 则单元 格中的数值数据将显示3位小数 多于3位的进行四舍五 入 若设置文本 此步可略 步骤6 单击 确定 按钮 设置日期的显示格式 步骤1 选择要设置格式的单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单上的 单元格 命 步骤 令 步骤3 后单击 数字 标签 步骤 步骤4 单击 分类 列表中的 日期 选项 步骤 步骤5 单击所需的格式 步骤 步骤6 单击 确定 按钮 步骤 设置时间的显示格式 步骤1 选择要设置格式的单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单上的 单元格 步骤 命令 步骤3 单击 数字 选项卡 步骤 步骤4 单击 分类 列表中的 时间 选 步骤 项 步骤5 单击所需的格式 步骤 步骤6 单击 确定 按钮 步骤 使用公式和函数 公式的结构 Excel Excel中的公式由主要由等号 操作符 运 算符组成 公式以等号 开始 公式以等号 开始 公式以等号 开始 用于表明之 后的字符为公式 紧随等号之后的是需要进 行计算的元素 操作数 各操作数之间以 算术运算符分隔 公式中的运算符 Excel包含四种类型的运算符 算术运算符 比较运算 符 文本运算符和引用运算符 计算如图所示工作表中李响的总分 操作如下 步骤1 单击单元格F2 输入 总分 按Enter 回车 键 步骤 步骤2 单击单元格F6 步骤 步骤3 在编辑框中输入 C6 D6 E6 步骤 步骤4 单击 输入 按钮或按Enter键 显示结果如下 使用函数 自动求和 步骤1 单击单元格F2 输入总分 步骤 步骤2 单击 自动求和 按钮 在区域C3 E3 步骤 周围出现闪烁的虚线边框 表明求和的区 域 如果该区域不是所需 可用鼠标选择 单元格区域进行调整 步骤3 按回车键或输入按钮 显示如下 粘贴函数 步骤1 单击单元格B10 输入平均分 步骤 步骤2 单击单元格C10 步骤 步骤3 单击常用工具栏上的 粘贴函数 按钮 打开 步骤 粘贴函 数 对话框 步骤4 在 函数分类 栏中单击 常用函数 在 函 步骤 数名 栏中 单击 AVERAGE 步骤5 单击 确定 按钮 打开 公式选项板 显示如下 步骤 步骤6 单击Number1最右边的 公式选项板 折叠按 步骤 钮 隐藏公式选项板 步骤7 在工作表上拖动鼠标选择单元格区域C3 C9 步骤 步骤8 单击 公式选项板 上的折叠按钮 恢复 公 步骤 式选 项板 原状 步骤9 单击 确定 按钮完成操作 步骤 步骤10 拖动单元格C10的填充柄到F10 完成操作 结 步骤 果显示如下 输入公式 步骤1 单击将要在其中输入公式的单元格 步骤 步骤2 在编辑栏中键入 等号 步骤 步骤3 输入公式内容 步骤 步骤4 按回车键确认公式 步骤 编辑公式 步骤1 单击包含待编辑公式的单元格 步骤 步骤2 在编辑栏中 对公式进行修改 步骤 步骤3 如果需要编辑公式中的函数 单击 编 步骤 辑 公式 按钮 步骤4 如果要修改函数的参数请选择该函数括 步骤 号 内的参数 如果要使用其他函数 请选 定 函数的函数名 步骤5 输入新的参数或新的函数名及其参数 步骤 步骤6 按回车 ENTER 键 步骤 移动或复制公式 步骤1 选定包含待移动或复制公式的单元格 步骤 步骤2 指向选定区域的边框 步骤 步骤3 如果要移动单元格 请把选定区域拖动到 步骤 粘贴区域左上角的单元格中 Excel将替换粘 贴区域中所有的现有数据 如果要复制单 元格 请在拖动时按住CTRL键 删除公式 步骤1 单击包含公式的单元格 步骤 步骤2 按 DELETE 键 步骤 相对引用和绝对引用 步骤1 选定包含该公式的单元格 步骤 步骤2 在编辑栏中选择要更改的引用并按F4键 步骤 步骤3 每次按F4键时 Excel会在以下组合间切换 步骤 工作簿管理 新建工作簿 步骤1 单击 文件 菜单中的 新建 命令 步骤 步骤2 请单击 常用 选项卡 然后双击 工作簿 步骤 打开硬盘上的工作簿 步骤1 单击常用工具栏上的第二个按钮 打开 按钮 步骤 步骤2 在 查找范围 列表中 单击包含所需工作簿的 步骤 驱 动器 文件夹 步骤3 找到后双击包含有该工作簿的文件夹 步骤 步骤4 如果没有发现所需工作簿 可以对其进行查找 再 步骤 次单击查找范围进行其他查找 或用Windows的 文件查找命令查找 步骤5 双击需要打开的工作簿 或单击 打开 按钮 步骤 一次打开多个工作簿 步骤1 单击 打开 按钮 步骤 步骤2 查找范围 框中 单击包含有所需工作簿的驱动器 文件夹 步骤 步骤3 在文件夹列表中 双击各层文件夹 直到打开包含所需工作簿 步骤 的文件夹 步骤4 如果找不到所需工作簿 可以对其进行查找 步骤 步骤5 选中多个不相邻的文件 请先单击其中一个文件名 然后按住 步骤 CTRL键 再单击其余的文件名 选中多个相邻的文件 请先单击 序列中的第一个文件名 然后按住SHIFT键 再单击最后的文件 名 步骤6 单击 打开 按钮 步骤 保存和关闭工作簿 工作簿命名 保存工作簿 关闭工作簿 Microsoft Excel中打开文本文件 中打开文本文件 排列工作簿窗口 最小化工作簿窗口 恢复最小化的工作簿窗口 拆分工作表 冻结工作表窗口 同时显示多张工作表或工作簿 窗口切换 拆分工作表 操作步骤 步骤1 步骤1 在工作表中选择拆分点 一个单元格 步骤2 步骤2 单击 窗口 菜单 步骤3 步骤 3 单击 拆分 命令 拆分条将出现在该 单元格的左侧和上方 冻结工作表窗口 步骤1 步骤1 在工作表中选择一个单元格 将冻结该 单元格的左上方区域 例如选定单元格为H9 将 冻结A1 G8 步骤2 步骤2 单击 窗口 菜单 步骤3 单击 冻结窗格 命令 步骤 工作簿的编辑 选定工作簿中的工作表 如果要选定 单张工作表 两张以上相邻的工作表 两张以上不相邻的工作表 请执行 单击工作表标签 先选定第一张工作表的标签 先选定第一张工作表的标签 然后按 SHIFT键再单击最后一张工作表的标 住SHIFT键再单击最后一张工作表的标 签 先选定第一张工作表的标签 先选定第一张工作表的标签 然后按 CTRL键再单击其他工作表的标签 键再单击其他工作表的标签 住CTRL键再单击其他工作表的标签 插入新工作表 A 添加一张工作表 单击 插入 菜单中的 工作表 命令 B 添加多张工作表 步骤1 按住SHIFT键 同时单击并选定与待添 步骤 1 加工作表相同数目的工作表标签 步骤2 单击 插入 菜单的 工作表 命令 步骤 移动或复制工作表 步骤1 步骤1 打开用于接收工作表的工作簿 步骤2 步骤2 切换到包含需要移动或复制工作表的 工作簿中 步骤3 步骤3 再选定工作表 步骤4 打开 编辑 菜单 单击 移动或复制 步骤 工作 表 命令 步骤5 步骤 5 在 工作簿 下拉列表框中 单击选定 用来接收工作表的工作簿 如果单击 新工作 簿 即可将选定工作表移动或复制到新工作 簿中 显示如图2 步骤6 步骤 6 在 下列选定工作表之前 列表框中 单击需要在其前面插入移动或复制工作表的 工作表 步骤7 步骤 7 上述操作为移动工作表 如果要复制 工作表 请选中 建立副本 复选框 步骤8 单击 确定 按钮完成操作 步骤 从工作簿中删除工作表 步骤1 选定待删除的工作表 步骤 步骤2 在 编辑 菜单上 单击 删除工作表 步骤 命令 重命名工作表 步骤1 双击相应的工作表标签 步骤 步骤2 键入新的工作表名称 步骤 步骤3 按回车键或点击工作表中的其他位置 步骤 工作表的打印 打印活动工作表 打印活动工作表 选定区域或整个工作簿 步骤1 单击 文件 菜单中的 打印 命令 弹出上图 步骤 对话框 步骤2 在 打印 对话框的 打印 标题下选择所需 步骤 的 选项 每页都打印行号和列标 步骤1 单击相应的工作表 步骤 步骤2 然后单击 文件 菜单中的 页面设置 命令 步骤 步骤3 单击其中的 工作表 选项卡 步骤 步骤4 选中 行号列标 复选框 步骤 步骤5 单击 确定 按钮 完成操作 步骤 打印带单元格网格线的工作表 步骤1 单击相应的工作表 步骤 步骤2 单击 文件 菜单中的 页面设置 命令 步骤2 步骤3 单击其中的 工作表 选项卡 步骤 步骤4 选中 网格线 复选框 步骤 步骤5 单击 确定 按钮 完成操作 步骤 打印不含单元格网格线的工作表 步骤1 单击工作表 步骤 步骤2 单击 文件 菜单中的 页面设置 步骤 步骤3 单击 工作表 选项卡 步骤 步骤4 清除 网格线 复选框的复选标记 步骤 步骤5 单击 确定 按钮 完成操作 步骤 使工作表中的数据居中打印 步骤1 单击相应的工作表 步骤 步骤2 单击 文件 菜单中的 页面设置 命令 步骤 步骤3 单击其中的 页边距 选项卡 图3 步骤 图 步骤4 如果要使工作表中的数据在左右页边距之间水 步骤 平居中 请在 居中方式 标题下选中 水平居中 复选框 如果要使工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中 请在 居中方式 标题下选中 垂直居中 复选框 步骤5 单击 确定 按钮 完成操作 步骤 设置页眉和页脚中的页边距 设置页边距 以指定的页数打印工作表 改变起始页的页码 设置纸张的大小 改变打印方向 自定义页眉和页脚 图表功能 Excel提供丰富的图形和图表功能 使电子 表格的数据更加直观 图表的类型 面积图 柱形图 条形图 折线图 饼 图 圆环图 曲面图 圆柱图 图表的结构 创建图表 步骤1 选定要显示于图表中的数据所在的单元格域 如果 步骤 希望数据的行列标志也显示在图表中 则选定区域还应 包括含有标志的单元格 步骤2 单击 图表向导 按钮或 插入 菜单中的 图 步骤2 表 命令 弹出 图表向导 4步骤之1 图表类型 对话框 步骤3 选择图表类型 本例为柱形图 子图表类型为第 步骤 一个 步骤4 单击 下一步 按钮 屏幕显示下图对话框 步骤 步骤5 单击 下一步 按钮 步骤6 单击 下一步 按钮 屏幕显示对话框如下 选 择 作为其中的对象插入 步骤7 单击 完成 按钮 完成操作 移动 复制和删除图表 图表的移动 复制 图表的移动 复制 调整大小和删除 选定图表项的方法 向图表中添加和更改文本 向图表中添加文本框 更改分类轴标志 更改数据系列名称或图例文字 更改数据标志 编辑图表和坐标轴标题 改变图表的外观 向图表中添加数据标志 为图表或坐标轴添加标题 向图表中添加图例 更改数值轴上的显示单位 在图表中显示或隐藏网络线 在图表中显示或隐藏坐标轴 数据清单 数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行 数据清单 例如发货单数据库 或学生成绩表或联系电话等 数据清单可以象数据库一样使用 其中行表示记 录 列表示字段 数据清单的第一行中含有列的 标记 每一列中内容的名称 表明该列中数据的 实际意义 例如学生成绩表中的 数据结构 表 明该列中的数据为 数据结构 课程的成绩 使用 筛选 使用 筛选 在数据清单中显示数据行的子集 步骤1 单击需要筛选的数据清单中任一单元格 步骤 步骤2 在 数据 菜单中 指向 筛选 再单击 自动筛选 命令 步骤 工作表中的每一列的字段名旁出现一向下的箭头 单击该箭头将弹出一 列表 步骤3 在该列表中单击 自定义 项 弹出下图对话框 以 C语言 为例 步骤 步骤4 单击 C语言 第一个条件框右边的向下箭头 步骤 步骤5 在弹出的下拉列表中单击 大于 步骤 步骤6 该条件框的右边的另一个框中输入70 步骤 步骤7 单击 与 选项 步骤 步骤8 用同样的方法在第二个条件框里分别输入 小于等于 95 步骤 步骤9 单击 确定 按钮 完成操作 工作表中只显示满足条件的记录 步骤 取消数据清单中的筛选 如果要在数据清单中取消对某一列进行的 筛选 请单击该列首单元格右端的下拉箭头 再单击 全部 如果要在数据清单中取消对所有列进行的 筛选 请在 数据 菜单中指向 筛选 再 单击 全部显示 命令 如果要退出数据清单的 筛选 操作 请在 数据 菜单中指向 筛选 再单击 自动 筛选 命令 汇总数据清单 步骤1 选定汇总列 步骤 步骤2 对数据清单进行排序 使用 产品名称 列对 步骤 数据清单排序 步骤3 在要分类汇总的数据清单中 单击任一单元 步骤 格 步骤4 在 数据 菜单中 单击 分类汇总 命令 步骤 屏幕显示如下 步骤5 在 分类字段 下拉列表框中 单击需要用 步骤 来分类汇总的数据列选定的数据列应与步骤2中进 行排序的列相同 即 产品名称 步骤6 在 汇总方式 下拉列表框中 单击所需 步骤 的用于计算分类汇总的函数 本例中选择 求和 函 数 步骤7 在 选定汇总项 可有多个 框中 选 步骤 定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框 这里选择 销售量 和 金额 步骤8 单击 确定 按钮 工作表及说明显示如下 步骤 清除数据清单中的分类汇总 步骤1 在含有分类汇总的数据清单中 单击 步骤 任 一单元格 步骤2 在 数据 菜单中 单击 分类汇总 步骤 命令 步骤3 单击 全部删除 按扭 步骤 要点总结 1 设置单元格格式时应先选中所要设置的单元格或 单元格区域 2 设置单元格边框时 应先设置线条样式和颜色 然后再添加边框 3 编辑单元格内容可以在单元格上直接编辑 也可 以在编辑栏中输入 4 输入公式时必须选输入 等号 5 常用函数的使用 6 设置日期 数值显示格式 7 插入图表 8 数据清单和数据透视表的操作 Excel是微软公司出品的Office系列办公 软件中的一个组件 确切地说 它是一个 电子表格软件 可以用来制作电子表格 完成许多复杂的数据运算 进行数据的分 析和预测并且具有强大的制作图表的功能 本章要点 启动和退出Excel 工作表的编辑 Excel基本操作 公式与函数 设置格式 数据汇总与分析 图形与图表 一 标题栏 二 菜单栏 三 常用工具栏 四 格式栏 五 编辑栏 六 工作簿窗口 七 状态栏 八 水平滚动条和垂直滚动条 九 单元格 工作簿工作簿是用于存储并处理数据的文件 工作簿名 就是文件名 其文件扩展表是 xls 启动后 excel 打开一个默认文件名为 BOOK1 的工作簿 Excel文档就是一个工作簿 工作簿名就是文件名 工作表一个工作簿可以包含多个不同类型的工作 表 工作表名显示在工作表标签中 默认的工作 表名称为 SHEET1 SHEET2 等 其中标 签为白色背景 并且工作名带有下划线的工作表 是当前工作表 单击工作表标签 即可进入相应 工作表编辑窗口 工作表是工作簿中的一张活页 注意事项 每一个工作簿可包括最多255个工作表 活动 工作表只有一个 工作表的名称显示在屏幕的工作表标签栏 白 色为活动工作表名 单击工作表标签可将其激活为活动工作表 双 击表标签可更改工作表名 工作表左侧有4个按钮 用于管理工作表标签 单元格每个工作表是由256列和65536行组 成 行和列相交形成单元格 每一列列标 由A B C等表示 每一行行号由1 2 3等表示 每个单元格的位置由交叉的列 行名表示 例如 在列B和行5处交点的单 元格表示为B5 每一个工作表是由数个单元格组成 有两种方式 一 打开空白Excel表格 单击 开始 程 序 Microsoft Excel 如图所示 二 打开已有Excel表格 在 我的电脑 或 资源管理 里双击 带Excel图标文件 如 Excel 图所示 有以下3种途径 1 执行菜单命令 文件 退出 2 单击Excel 2000编辑窗口右上角的 关 闭 按钮 3 按 Alt F4 组合键 Excel的单元格中的数据主要有常量 公式和函数 在向单元格中输入常量数据 时 Excel根据输入自动区分数据的类型 主要包括文本 数值 日期或时间 输入分数为避免将输入的分数视作日期 请在分数前 输入分数 键入0 零 空格 如键入01 2 输入负数请在负数前键入减号 或将其置于括号 输入负数 中 对齐数字在默认状态下 所有数字在单元格中均右对 对齐数字 齐 如果要改变其对齐方式 请单击 格式 菜单 单 元格 命令 再单击 对齐 选项卡 并从中选择所需 的选项 数字的显示方式 用斜杠或减号分隔日期的年 月 日部分 例如 可 以键入 2002 9 10 或 10 Sep 2002 如果按12 小时制输入时间 请在时间数字后空一格 并键入字母a 上午 或p 下午 例如 9 00p 否则 如 果只输入时间数字 Excel将按AM 上午 处理 提示 如果要输入当天的日期 请按CTRL 分号 如果要输入当前的时间 请按CTRL SHIFT 冒号 单元格的选择有如下几种方法 选择单个单元格 行 列 相邻的行或列 选择连续单元格区域 选择不相邻单元格或单元格区域 如果要在工作表的单元格之间进行移动 请 单击任意单元格或用方向键移动 当移动到某个单元格时 该单元格就成为活 动单元格 要显示工作表的其他区域 则用滚动条 单元格命名规则 Excel中是以行号 行标签 和列号 列标签 来唯 一确定一个单元格 其中列号在前 行号在后 例如 下图中 类别 所在的单元格名称为 A1 产品名称 所在的单元格为 B1 羊肉 所 在单元格名称为 B2 区域命名规则 在Excel中区域有两种 一种是连续的 一种是 非连续的 连续的单元格区命名时取第一个单 元格的名称和最后的单元格名称 中间用 西 文冒号 分隔 例如下图所选单元格的区域为 B3 C5 对于非连续的单元格区域在引用时 不同的区 域间用 西文逗号 分隔 例如下图所选单元格 区域为 B2 C4 D2 E3 E4 步骤1 选定要输入数据的空白单元格 步骤 方法1 将该单元格移动到当前屏幕中 然后用 鼠标在该单元格上单击即可 方法2 在 编辑栏 的 名称框 中单击 删除原 来的名称 然后输入新单元格的名称 步骤2 输入数据即可 步骤 步骤1 请选定需要输入数据的单元格 步骤 注 选定的单元格可以是相邻的 也可以是 不相邻的 步骤2 键入相应数据 然后按CTRL ENTER 步骤 键 步骤1 双击要编辑数据单元格 进入单元格编辑状态 步骤 步骤2 修改单元格中的内容 步骤 步骤3 按ENTER 回车 键确认 按ESC键取消所作的改动 步骤 清除单元格 行或列是指清除单元格 行或列中 的内容 格式或批注 并不删除该单元格 行或列 步骤1 选定需要清除的单元格 行或列 步骤 步骤2 打开 编辑 菜单上 鼠标指向 清除 步骤 步骤3 根据需要单击 全部 格式 内 步骤 容 或 批注 其中 全部 是指将 内容 格式 批注 同时清除 其他只清除指定的项目 步骤1 在需要插入空单元格处选定相应的单 步骤 元格 如果要同时插入多个单元格 则需选定相 同数目的单元格 步骤2 在 插入 菜单上 单击 单元格 步骤 命令 步骤3 在 插入 的对话框中 单击 活动单 步骤 元格右移 或 活动单元格下移 选项 步骤4 单击 确定 按钮 完成操作 步骤 步骤1 单击需要插入的新列右侧相邻列中的 步骤 任意单元格 例如 如果要在C列左侧插入一 C 列 请单击C列中任意单元格 步骤2 打开 插入 菜单 单击 列 命令 步骤 步骤1 步骤1 单击需要插入的新行之下相邻 行中的任意单元格 例如 如果要在第6行 之上插入一行 请单击第6行中任意单元格 步骤2 步骤2 打开 插入 菜单 单击 行 命令 步骤1 选定需要删除的单元格 行 列或区 步骤 域 步骤2 打开 编辑 菜单 单击 删除 命 步骤 令 步骤3 如果删除是的 单元格 或 区域 步骤 则弹出 删除 对话框 根据需要选择操作 步骤4 单击 确定 按钮则可 步骤 移动或复制单元格 移动或复制单元格 行或列 只复制单元格中的数值 公式 批注或单元格格式 只复制单元格中的数值 公式 将单元格中内容的一部分移动或复制到其他单元格 步骤1 双击包含待复制或移动内容的单元格 步骤 步骤2 在单元格中 选定待复制或移动的部分字符 步骤 步骤3 如果要移动选定的字符 请单击 剪切 按 步骤 钮 步骤4 如果要复制选定的字符 请单击 复制 按 步骤 钮 步骤5 再双击目标单元格 进入编辑状态 步骤 步骤6 在单元格中 单击需要粘贴字符处 步骤 步骤7 单击 粘贴 按钮 步骤 步骤8 按ENTER键 步骤 步骤1 打开 编辑 菜单 单击 查找 命令 屏幕显示 查找 对话框 步骤 步骤2 在 查找内容 里输入要查找的信息 可以是公式 值 批注 步骤 步骤3 在 搜索方式 里选择按行或按列搜索 步骤 步骤4 在 搜索范围 里选择与 查找内容 中相一致的类型 步骤 步骤5 单击 查找下一个 按钮 找到所需内容后 该单元格将显示在屏幕上并 步骤 被激活 步骤6 如果需继续查找 请再次单击 查找下一个 按钮 否则单击 关闭 按钮 步骤 步骤1 打开 编辑 菜单 单击 替换 命令 屏幕显示 替换 对话框 步骤2 在 查找内容 里输入要查找的信息 步骤 步骤3 在 替换值 里输入新值 步骤 步骤3 在 搜索方式 里选择按行或按列搜索 步骤 步骤4 单击 查找下一个 按钮 找到所需内容后 该单元 步骤 格将显示在屏幕上并被激活 如果是需要被替换的内容 请 单击 替换 按钮 单元格中的内容将被替换值中的内容替 换 否则单击 查找下一个 继续查找 步骤5 单击 全部替换 将替换与 查找内容 相匹配的所有 步骤 单元格内容 步骤1 单击需要添加批注的单元格 步骤 步骤2 打开 插入 菜单 单击 批注 步骤 命令 步骤3 在弹出的批注框中键入批注文本 步骤 步骤4 完成文本键入后 请单击批注框外 步骤 部的任一单元格 步骤1 选择含有批注的单元格 步骤 步骤2 右击该单元格 步骤 步骤3 在弹出的快捷菜单上单击 删除批注 命令 步骤 设置字体 设置文本颜色 设置文本为粗体 斜体或带下划线 用单元格格式对话框设置文本格式 步骤1 选定要设置字体的单元格区域或单个单 步骤 元格中的指定文本 步骤2 在 格式 工具栏上的 字体 框中 步骤 单击所需的字体 步骤3 在 字号 框中单击所需的字体大小 或 步骤 输入字体大小 步骤1 选定要设置颜色的单元格区域或单 步骤 个单元格中的指定文本 步骤2 如果 格式 工具栏上的 字体颜 步骤 色 按钮上所示颜色为所需颜色 本例为 红色 直接单击该按钮 否则 请单击 字体颜色 按钮旁的向下箭头 然后单 击调色板上的某种颜色 步骤1 选定要格式化的单元格区域或单个单元 步骤 格中指定的文本 步骤2 在 格式 工具栏上 单击所需的格式 步骤 按钮 其中有加粗 倾斜 下划线 按钮 加粗 倾斜 下划线效果分为如下 加粗 倾斜 加粗 加粗 下划线 步骤1 步骤1 选择含有要复制格式的单元格或单 元格区域 步骤2 步骤2 单击 格式 工具栏上的 格式刷 按钮 步骤3 步骤3 拖动鼠标选择要设置新格式的单元 格或单元格区域 完成操作 步骤1 选定要设置字体的单元格区域或单个 步骤 单元格中的指定文本 步骤2 打开 格式 菜单 单击 单元格 步骤 命令 弹出 单元格格式 对话框 步骤3 单击 字体 标签 步骤 步骤4 分别设置字体 字形 字号 下划线 步骤 颜色和特殊效果等格式 步骤5 单击 确定 按钮 完成操作 步骤 当单元格中的文字宽度大于单元格宽度时 可以 步骤1 选择单元格区域或单个单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单中的 单元格 命令 步骤 步骤3 然后单击 对齐 标签 步骤 步骤4 在 文本控制 标题下选中 自动换行 复 步骤 选框 步骤1 将鼠标指针指向列标签的右边界 步骤 步骤2 拖动鼠标即可设置所需的列宽 如下图 步骤 方法1 用工具栏按钮 方法 用工具栏按钮 步骤1 选择要合并的单元格区域 要求必须是连续 步骤 的 步骤2 单击 格式 工具栏上的 合并及居中 步骤 按钮 合并选定的单元格并将其中的文本居中 方法2 用菜单命令 方法 用菜单命令 步骤1 选择要合并的单元格区域 步骤2 单击 格式 菜单中的 单元格 命 令 步骤3 单击 对齐 选项卡 步骤4 选中 合并单元格 复选框 将一个合并单元格分割成几个部分单元格 步骤1 单击已 合并单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单中的 单元格 命令 步骤 弹出上图对话框 步骤3 后单击 对齐 选项卡 步骤 步骤4 清除 合并单元格 复选框 步骤 居中 对齐 居中 对齐 缩进或旋转单元格中的数据 步骤1 选择要旋转文本的单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单中的 单元格 命令 弹出 步骤 上图 步骤3 单击 对齐 选项卡 步骤 步骤4 在 方向 框中 单击某一角度值或拖动指示器 步骤 到所需要的角度 步骤1 选定单元格 步骤 步骤2 打开 单元格格式 对话框 单击 边框 标签 步骤2 步骤3 设置线条样式和颜色 步骤 步骤4 添加所需边框 步骤 步骤1 选择要设置背景色的单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单中的 单元格 命 步骤 令 步骤3 单击 图案 选项卡 步骤 步骤4 单击 单元格底纹颜色 中的某一颜 步骤 色 步骤5 单击 图案 框旁的箭头 然后单击 步骤 所需的 图案样式和颜色 步骤1 选择要突出显示的单元格区域 步骤 步骤2 单击 格式 菜单中的 条件格式 命令 步骤 步骤3 请执行下列操作之一 1 如果要将选定单元格中的值作为格式条件 请单击 单 元格数值 选项 2 如果需要将公式作为格式条件使用 请单击左面框中的 公式 然后在右面的框中输入公式 公式计算的必须是 逻辑值 真或假 例如 Mod A2 2 0 步骤5 选择要应用的字体样式 字体颜色 边框 步骤 单击 边框 标签 背景色或图案 单击 图案 标 签 指定是否带下划线 本例中只设置字体为 加粗 颜色为红色 更改 更改 添加和删除条件格式 步骤1 选择含有要更改或删除的条件格式的单元格 步骤2 单击 格式 菜单中的 条件格式 步骤3 更改每个条件的运算符 数值 公式或格式 步骤4 单击相应条件的 格式 按钮 提示 单击 清除 按钮将清除该格式 要添加一新的条件 请单击 添加 重新设置数字 或文本 格式 步骤1 步骤1 选择需要设置其格式的单元格或单元格区域 步骤2 步骤2 单击 格式 菜单上的 单元格 命令 步骤3 单击 数字 选项卡 步骤 步骤4 单击 分类 列表中的 数值 或 文本 选 步骤 项 步骤5 设置显示格式 例如 设置小数位数为3 则单元 格中的数值数据将显示3位小数 多于3位的进行四舍五 入 若设置文本 此步可略 步骤6 单击 确定 按钮 步骤1 选择要设置格式的单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单上的 单元格 命 步骤 令 步骤3 后单击 数字 标签 步骤 步骤4 单击 分类 列表中的 日期 选项 步骤 步骤5 单击所需的格式 步骤 步骤6 单击 确定 按钮 步骤 步骤1 选择要设置格式的单元格 步骤 步骤2 单击 格式 菜单上的 单元格 步骤 命令 步骤3 单击 数字 选项卡 步骤 步骤4 单击 分类 列表中的 时间 选 步骤 项 步骤5 单击所需的格式 步骤 步骤6 单击 确定 按钮 步骤 Excel Excel中的公式由主要由等号 操作符 运 算符组成 公式以等号 开始 公式以等号 开始 公式以等号 开始 用于表明之 后的字符为公式 紧随等号之后的是需要进 行计算的元素 操作数 各操作数之间以 算术运算符分隔 步骤1 单击单元格F2 输入 总分 按Enter 回车 键 步骤 步骤2 单击单元格F6 步骤 步骤3 在编辑框中输入 C6 D6 E6 步骤 步骤4 单击 输入 按钮或按Enter键 显示结果如下 自动求和 步骤1 单击单元格F2 输入总分 步骤 步骤2 单击 自动求和 按钮 在区域C3 E3 步骤 周围出现闪烁的虚线边框 表明求和的区 域 如果该区域不是所需 可用鼠标选择 单元格区域进行调整 步骤3 按回车键或输入按钮 显示如下 步骤1 单击单元格B10 输入平均分 步骤 步骤2 单击单元格C10 步骤 步骤3 单击常用工具栏上的 粘贴函数 按钮 打开 步骤 粘贴函 数 对话框 步骤4 在 函数分类 栏中单击 常用函数 在 函 步骤 数名 栏中 单击 AVERAGE 步骤5 单击 确定 按钮 打开 公式选项板 显示如下 步骤 步骤6 单击Number1最右边的 公式选项板 折叠按 步骤 钮 隐藏公式选项板 步骤7 在工作表上拖动鼠标选择单元格区域C3 C9 步骤 步骤8 单击 公式选项板 上的折叠按钮 恢复 公 步骤 式选 项板 原状 步骤9 单击 确定 按钮完成操作 步骤 步骤10 拖动单元格C10的填充柄到F10 完成操作 结 步骤 果显示如下 步骤1 单击将要在其中输入公式的单元格 步骤 步骤2 在编辑栏中键入 等号 步骤 步骤3 输入公式内容 步骤 步骤4 按回车键确认公式 步骤 步骤2 在编辑栏中