企业档案管理制度.doc

公司档案管理制度 1 公司档案管理制度公司档案管理制度 制 定 人 行政部 审 批 CEO 编 号 规字 20120312 第 2 号 修 订 2012 年 3 月 12 日 V1 0 试 行 实 施 制度管理办公室签署之日起试行 试行期满无修订即正式施行 反馈对象 行政部 CEO 签署 日 期 公司档案管理制度 2 目录目录 一 总则一 总则 3 二 文件材料的收集管理二 文件材料的收集管理 3 三 归档范围三 归档范围 4 四 归档要求 详见文书档案立卷归档制度 四 归档要求 详见文书档案立卷归档制度 4 五 档案管理人员职责五 档案管理人员职责 4 六 档案的利用六 档案的利用 4 七 档案的销毁七 档案的销毁 5 八 罚则八 罚则 5 九 附则九 附则 6 公司档案管理制度 3 公司档案管理制度 一 总则一 总则 1 为加强本公司档案工作 充分发挥档案作用 全面提高档案管理水平 有效地保护及利用档案 为公 司发展服务 特制定本制度 2 公司档案 是指公司从事经营 管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字 图 表 声像等不同形式的历史记录 3 公司的档案管理由行政助理负责 档案管理人员应保证经办文件的系统完整 公文上的各种附件一律不 准抽存 结案后及时归档 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚 不得擅自 带走或销毁 4 档案管理员的职责 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整 安全保密和使用方便 二 文件材料的收集管理二 文件材料的收集管理 1 公司的归档资料实行 周度归档 月度归档 年度归档 制度 即 每周周五 每月 30 日 每年二月份为公司档案资料归档期 2 在档案资料归档期 由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料 各主管部门经理应积 极配合与支持 3 凡应该及时归档的资料 由档案管理员负责整理后 交总经理审阅并及时归档 4 各部门专用的收 发文件资料 按文件的密级确定是否归档 一项工作由几个部门参与办理的 在工 作中形成的文件材料 由主办部门或人员收集 交行政部备案 会议文件由行政部收集 凡机密以上级的 文件必须把原件放入档案室 5 档案管理员根据公司的 文书立卷归档管理制度 实施档案归档整理 公司档案管理制度 4 三 归档范围三 归档范围 1 重要的会议材料 包括会议的通知 报告 决议 总结 典型发言 会议记录等 2 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书 项目方案 3 本公司的各种年度计划 工作计划 统计资料 财务审计 会计档案 劳动工资 经营情况 决定 通知 统计报表及简报 4 本公司与有关单位签订的委托书 协议 合同等文件材料 5 本公司职工人事档案 劳动 工资 福利方面的文件材料 公司主管任免的文件材料以及关于职工奖 励 处分的文件材料 6 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报 照片 录音 录像等 四 归档要求 详见文书档案立卷归档制度 四 归档要求 详见文书档案立卷归档制度 五 档案管理人员职责五 档案管理人员职责 1 按照 有关规定做好 文件材料的收集 整理 分类 归档等工作 2 按照归档范围 要求 将文件材料按时归档 3 工作人员应当遵纪守法 忠于职守 努力维护公司档案的完整与安全 六 档案的利用六 档案的利用 1 公司档案只有公司内部人员可以借阅 总经理 副总经理 总监 总经理办公室主任借阅非机密级档 案可直接通过档案管理员办理借阅手续 其他人员一律填写 借阅单 报主管人员批准后 方可借阅 其中秘密级档案文档的借阅需由部门经理签字批准 机密级文档的借阅需由总经理签字批准 2 公司档案密级分为绝密 机密 秘密三个级别 绝密级档案禁止调阅 机密级档案只能在档案室阅览 不准外借 秘密级档案经审批可以借阅 但借阅时间不得超过 8 小时 对借出档案 档案管理人员要及 时催还 发现损坏 丢失或逾期未还 应写出书面报告 报总经理处理 3 档案借阅者必须做到 公司档案管理制度 5 爱护档案 保持整洁 严禁涂改 注意安全保密 严禁擅自翻印 抄录 转借 遗失 按时归还 如需延长借阅时间 必须通知档案管理人员另行办理续借手续 七 档案的销毁七 档案的销毁 1 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料 2 当某些档案到了销毁期时 由档案管理员填写 公司档案资料销毁审批表 交总经理审核批准后执行 3 经批准销毁的公司档案 档案管理员须认真核对 将批准的 公司档案资料销毁审批表 和将要销毁 的档案资料做好登记并归档 登记表永久保存 八 罚则八 罚则 1 所有员工必须保守公司的商业秘密 对于泄密行为公司有权依照保密协议和员工手册的规定 根据其 行为给公司造成损害的程度 给予相应处分 包括但不限于解除劳动合同 凡因泄密给公司造成经济或 其他损失的 公司将追究其法律责任 包括民事及刑事责任等 2 审核 批 人员应当严格按照审核 批 职责的规定审核 批 故意违反审核 批 职责的规定 给公司造成风险或损失的 公司将按照员工手册的规定给予相关责任人以相应处分 包括但不限于解除劳 动合同 并保留就公司的损失追究相关责任人法律责任的权利 3 在公司档案资料保管过程需要接触档案资料的人员 包括但不限于经办人 归档人等 应当严格保管 公司档案资料 除不可抗力