公文处理与写作(定稿)PPT课件

1 公文处理与公文写作 主讲人 温朝霞博士 教授 2 授课内容提示 一 公文处理问题剖析 二 如何选择公文格式 三 近似文种的辨析 四 草拟公文容易忽略的几个规则 五 公文语言 层次问题 六 撰写公文标题存在的问题 七 几种常用公文写作剖析 3 参考资料 2000年8月24日国务院办公厅颁布的 国家行政机关公文处理办法 赵国俊主编 公文处理基础 中国城市出版社2002年版 赵国俊编著 行政公文写作 中国和平出版社2005年版 4 第一个问题 公文处理问题 5 公文处理问题分析 公文处理是指对公文的创制 处置和管理 即在公文从形成 运转 办理 传递 存贮到转换为档案或销毁的完整周期中 以特定的方法和原则对公文进行创制加工 保管料理 使其完善并获得功效的行为或过程 公文处理包含哪些内容 1 内容一 发文处理 以本机关名义制发公文的过程 2 内容二 收文处理 对收到公文的办理过程 3 内容三 文件管理 归卷 查阅 归档等 公文的发文处理和收文处理是一种承上启下 沟通左右的工作 公文处理是一项系统工程 作为一个运动着的整体 必须有序地运转 公文处理的流程及要求 党和国家有统一的规定 不能自行其事 6 一 发文处理存在的问题 问题一 不了解发文处理的流程或不按规定处理公文 漏项 颠倒发文处理的流程 文稿的形成 拟稿 会商 核稿 签发 公文的制作 注发 缮印 用印或签署 对外传递 分装 发出 处置办毕公文 立卷归档 暂存 销毁等 必须严格执行文件的审核制度 未经核稿的文件 不得径直进入签发阶段 严格执行校对制度 原则上 谁起草 谁校对 重要文件应一校 二校 以至三校 7 发文处理存在的问题 问题二 审核不力 如何审核 文稿七审核 一审核 是否需要制发文件 打掉文山提高工作效率的关键 二审核 是否符合国家法制 符合党和国家的方针政策 三审核 措施是否妥当 办法是否可行 是否有参考价值 四审核 结构是否合理 语言是否规范 五审核 行文格式是否规范 文种是否准确 六审核 是否符合 办法 第五章规定的撰拟公文的有关规定 七审核 是否符合 办法 第四章规定的行文规则 复核的内容为 审核签发手续是否完备 附件材料是否齐全等 8 发文处理存在的问题 问题三 处理不严 对不规范的文稿应当如何把关如何处理 三种办法 一是退 对需要大量修改的文稿 退回拟稿单位修改 最好能提出意见 二是补 对不按有关规定办理的 或附件材料不齐全的文稿 退回拟稿单位补办 三是改 对内容较简单 文字修改不大的 秘书可自行修改 急件或特急件 可请拟稿单位来人共同研究修改 9 发文处理存在的问题 问题四 政出多门 管理交叉 解决办法 在文件形成过程中正确履行会商程序 10 案例 红头文件打架 据中央电视台报道 日前 郑州某公司会计葛锐在郑州火车站一个厕所门前与工作人员发生了争执 他说 当时我说这个火车站收费已经被国家计委取消了好多年了 你为什么还在收费 葛锐的根据是国家计委的 号文 号文是财政部国家计委合发的 其中公布了第一批取消的收费项目 而火车站厕所的收费就在取消之列 葛锐就这样打起了三毛钱的官司 要求郑州火车站退还他的三毛钱 并且赔礼道歉 受理此案的是郑州市二七区法院 郑州二七区法院副院长王继生说 原告拿的是国家财政部的文件 被告却拿来了铁道部的文件 根据铁道部的文件 不是所有的火车站厕所都不能收费 而是指站内厕所 也就是站台上的厕所不能收费 发生纠纷的厕所位于候车室旁边 不在站台上 因此这个厕所可以收费 那么究竟哪份文件具有法律效力呢 11 案例 红头文件打架 两份内容相矛盾的部委文件都应该具有法律效力 那么法院依照哪一个判案呢 二七区法院很感迷惑 于是专程赴北京咨询这几个部委 他们在北京一共呆了四天 这四天来往于财政部 国家计委 铁道部 国家计委 国家财政部这两个部门对这个问题 都是相互在踢皮球 相互在推 最后一审判决时没有依据两个部委的红头文件 而是根据河南省物价局下发给郑州火车站卫生局的收费许可证 驳回了葛锐的起诉 一审败诉以后 葛锐说他很伤心 甚至对法律产生了怀疑 葛锐不服 为三毛钱官司他继续上诉 而且认为二审必胜无疑 因为他得知今年 月 日 国家财政部又下发了一份新文件 再称火车站上所有的厕所都不许收费 国家财政部收费管理处解释说 铁道部它本身自己没有这个权利 铁道部收费应该报到财政部 国家计委审批 自己没有收费立项审批权 郑州铁路分局对财政部的新文件却极为不满 一位法律顾问说 铁道部也是一个部委 财政部也是一个部委 国家计委也是一个部委 怎么能一个部委否定另一个部委的文件呢 12 案例 红头文件打架 讨论题 1 出现红头文件内容抵触的原因是什么 其中有公文处理程序方面的原因吗 2 在公文处理程序设计和实施方面 怎样避免出现文件内容的矛盾抵触 13 二 收文处理存在的问题 问题一 忽略收文处理中的有些环节 收文处理的一般程序是 公文的收受与分流 签收 外收文登记 启封 内收文登记 分办 摘编 办理公文 拟办 批办 承办 注办 组织传阅与催办 查办 处置办毕公文 问题二 批办公文时越权 或重复批办 不得越权批办公文 严格控制批办范围 问题三 处理不严 视而不见 姑息错误 办法 规定 对下级机关的公文 审核后不符合要求的 经办公室主任批准 一般应退回下级单位并说明理由 14 收文处理存在的问题 问题四 拟办粗略马虎 拟办是协助机关领导或部门领导考虑问题 处理工作一个非常重要的环节 拟办的意见或建议如切实可行 有重要的参谋助手作用 并可起到增强领导力的积极作用 拟办的四种办法 一是阅知类 只需写明请领导阅知 不必提出具体意见的 如 请 同志阅 请 副局长阅 请常委同志传阅 等 二是阅批 阅示 类 要求领导批示 不必提意见的 如 请 市长批示 等 15 接上 三是建议类 既要写明文件的送阅对象 并提出有关意见 如 请 同志阅示 建议此件由 处办理 请各位书记传阅 此件主题切合中心 建议做专题研究 请 局长阅 此件反映的问题有普遍性 建议批转 请阅定 请 市长阅示 此件所提建议有现实性创见性 建议转报上级 等 四是评价类 既要写明送阅的对象 又对来文作出评价 便于领导轻松掌握相关情况 如 请 局长阅 此件第 点提法欠妥 请 副局长阅 此件有些内容很好 见打记处 等 16 第二个问题 公文格式运用中存在的问题 17 公文格式运用中存在的问题 问题一 不重视格式或格式不标准 凡是能独立行使职权的法定单位 向外行文时 应当选用规定的公文格式 公文的权威性和严肃性 要求运用特定的规范的公文格式 这些格式是其他文书不能用也不允许用的 问题二 格式选择不得当 18 公文有五种格式 文件式格式信函式格式会议纪要格式命令式格式公告 通告格式 19 20 21 首页 22 首页 23 24 公文规范格式的选择 上行文 报告 请示 上行的意见 应当用文件式格式 下行文 通知 批复 通报等 用文件式格式 也可用信函式格式 平行文用信函式格式 会议纪要 办公会议纪要用纪要格式 其他会议可选用文件式或信函式或纪要式格式 25 公文格式存在的问题 问题三 版记部分的格式不规范 1 版记部分的位置不正确 2 主题词的字体字号不规范 3 不注意抄送机关之间的标点 4 印发时间用汉字等 26 27 版记部分的有关规定 内容 主题词 抄送 印发机关 印发时间 格式要求 位置要求在封四 主题词 用3号黑体字 词目用3号小标宋体字 抄送 左空一字 用3号仿宋体字 抄送机关之间用逗号隔开 最后一个抄送机关后用句号 印发机关 左空一字标识 用3号仿宋体字 印发时间 右空一字 用阿拉伯数码 28 公文格式存在的问题 问题四 加盖印章存在的问题 一 不了解印章的作用 应当盖章的不盖章 印章是公文生效的标志 也是辨别正伪公文的重要标志 二 不遵循加盖印章的有关规定 随意加盖 党政公文加盖印章的规定不同 29 印章的盖法应严格遵循规定 印章的位置 距离正文2 4mm 公文不能出现 此页无正文 现象 印章必须与正文同处一页 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 都应加盖印章 单个印章的两种盖法 当下弧无文字时 采用下套方式 当下弧有文字时 采用中套方式 两个印章的盖法有严格的规定 三个或三个以上印章的盖法也有严格的规定 加盖一个或两个印章后 不必签署发文机关 加盖三个或三个以上的印章 必须署发文机关名称 30 单个印章的盖法 31 两个印章的盖法 32 三个印章的盖法 33 第三个问题 近似文种的辨析 34 文种辨析 通知和通告通知 用于要求下级或有关单位需要周知 办理的事项 通告 用于向社会公布应当周知 执行的事项 报告和请示报告 用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级的询问 请示 用于向上级机关请求指示或请求批准 35 文种辨析 报告和函报告 向上级反映情况等 函 向不相隶属的机关说明情况 请示和函请示 向上级请求 函 向不相隶属的机关请求 36 文种辨析 会议记录和会议纪要会议记录 在会议过程中由专门记录人员把会议情况和会议内容如实笔录形成的原始性的凭证性材料会议纪要 在会议记录的基础上 对会议的主要内容及议定的事项 经过摘要整理的 需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件 37 文种辨析 通告和公告通告 仅对国内公布 其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士 公告 对国内国外公布 其告知的对象极广泛 公告的事项更加重大 应具备使世人知晓的意义 38 文种辨析 指示和命令指示 上级机关对下级机关均可下达 指示 有时则在必须无条件执行基本原则的前提下 允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务 命令 必须无条件坚决执行 39 第四个问题 草拟公文容易忽略的几个规则 40 第一个规则 引用规则 问题 一 引用笼统 二 引用不规范 病例 遵照上级的指示精神 门诊挂号费调整如下根据市人民政府 2007 3号文的精神 年份的括号不正确 根据市人民政府 2007 6号 关于通知 精神 41 引用的规则 先引标题 后引发文字号 应改为 遵照市人民政府 关于 的通知 府 2007 3号 精神如需多次引用该文 可先全引 再注明简称 根据市人民政府 关于进一步加强公德教育的通知 府 2007 6号 以下简称 通知 精神 局党委决定召开公德实施情况研讨会 根据市人民政府 关于进一步加强公德教育的通知 府 2007 6号 以下简称 通知 精神 42 第二个规则 公文附件标注的规则 问题一 不了解附件的内容 附件即第一个公文后面的材料 如图表 名单 计划 公文等皆为附件 它是前面公文的补充内容或所依据的内容 与正文是一体的 一般需一起装订 问题二 不了解附件的作用 三大作用 便于主送机关考察 有利于达成目的 便于阅读 有些材料穿插在正文中 往往隔断前后意思的联系而造成阅读上的不便 便于书写 附件单独表述 撰写相对轻松 43 附件标注存在的问题 问题三 不了解附件标注的规范及其重要性 如果附件标注不规则 在法律意义上讲 可以不承认该附件是正文的材料 附件便失去了其本应有的与正文同等的效力 故附件标注必须规范 44 下文 附件的标注不规则 关于拨款考察教育改革情况的函财务处 经校委批准 我室教师 等5人于本月底将去上海考察教育改革情况 经匡算 约需经费1 5万元 见附件 请帮助解决 特此函达 请审查批准 附件 一 考察经费预算表 二 关于批复 教研室 年 月 日 45 附件标注的规定 条例 规定 附件应 在正文之后 发文机关署名之前注明附件的名称 标准格式 规定 一 公文如有附件 在正文下空一行左空2字标识 附件 其后用冒号 附件如有序号 用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 二 后面的附件在左上角顶格处也同样应标识 附件 二字及序号 三 如附件与正文不能一起装订 在附件上应标识公文的发文字号及 附件 二字和序号 46 修正 关于拨款考察教育改革情况的函财务处 经校委批准 我室教师 等5人于本月底将去上海考察教育改革情况 经匡算 约需经费1 5万元 请审查批准 附件 1 考察经费预算表2 关于 批复 教研室二 三年五月七日 47 附件标注的问题 问题五 不了解有些附件是不要标注的 如 中共中央办公厅国务院办公厅关于转发干部学历学位管理工作意见的通知 中组部 人事部 教育部 关于干部学历学位管理工作的意见 已经党中央 国务院同意 现转发给你们 请认真遵照执行 附件 关于干部学历学位管理工作的意见 章年月日 48 接上 X集团公司关于颁发 质量信誉考核管理办法 的通知各公司 公司董事会于X年X月X日召开会议 批准了 质量信誉考核管理办法 现发给你们 请认真贯彻执行 集团公司章二 六年二月十日 49 第三个规则 联系方式标注的的规则 问题 一 不提供联系方式 二 联系方式标注不规则 联系方式的提供既方便发文单位的工作 更是给读者提供方便 标注的要求是 办法 规定 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 在成文日期下空1行 居左空2字 加全角括号标识 通知 函等公文 联系方式书写的位置 办法 无规定 可灵活 50 请示的联系方式 应按 办法 的规定在附注处书写 关于 的请示 以上请示当否 请予批示 附件 章二 一年一月十四日 联系人 联系电话 51 通知中联系方式惯用的写法 关于参观发票管理知识展览的通知 根据市人民政府 关于的通知 X府 1999 30号 精神 为使公民自觉按发票的有关规定办事 区税务局 区总工会办公室联合举办市发票管理知识展览 有关事项通知如下 一 展览内容 发票知识简介和违法使用发票偷漏税典型案例 二 参观对象 三 参观时间 四 参观地点 五 联系人 联系电话 特此通知 区税务局 章 区工会 章 年 月 日 52 第四个规则 数字运用的规则 问题 一 汉字和阿拉伯数字混用 二 不了解数字运用的规则 如 例一 会议定于十月六日 上午8 30分 12时 下午2 30分 5时召开 例二 一 会议议题 1 宣传 决定 精神 2 领会市委 市政府提出的各项奋斗目标和发展蓝图 53 接上 例三 鉴于以上情况 拟修公路与外界联系 我乡组织力量进行了勘测和预算 公路全长二十公里 需要经费五十万元 我乡可望集资十万元 缺口四十万元 请县政府给予拨款解决 以上请示 请批复 乡政府章二00一年 月 日 54 数字运用的有关规定 层次序数 一 一 1 1 农历 用汉字 惯用语 缩略语 具修辞色彩的数字 用汉字 如 第三 星期一 九三学社 八五计划 七上八下等临近两个数字连用表示概数用汉字 如 五六十人 用带 几 的方法表示概数用汉字 五十几个人 个位数可选择 但应照顾上下文 求得局部体例上的一致 如 关于社会治安问题 本月我局在网上搜集到了 六 条意见关于社会治安问题 上个月 我局在网上搜集到 条意见 这个月的第一个星期 我局在网上搜集到 条意见 55 接上 阿拉伯数字一般不与单位 百 千 连用 但尽量使用单位 万 亿 如 5百元 5千元 最好写成500元 5000元 50000元 500000000元 最好写成5万元 50万元 5亿 党政公文成文时间的写法要求不同 党的成文时间位于发文机关署名的右下方 用阿拉伯数字 行政公文成文时间用汉字 其中的 不能用阿拉伯数字 0 也不能用大写的 零 正确的写法是 二 一年 56 接上 关于间隔号的问题 以日月表示事件 节日等的简称 有些一定要用间隔号 以避免歧义 否则可以不用 凡涉及一月 十一月 十二月 应当将月和日的数字用间隔号隔开 如 一 一八事件一一 九案件一二 九运动五一二地震九一三事件十一国庆节 57 第五个问题 公文语言层次问题 58 公文语言问题 语言问题一 罗嗦冗长不简洁一 经群众揭发 王某还有贪污行为 法院应根据群众揭发重新复核 二 事故证实赵 违反农机部 1981 263号 关于农业机械保修 包换 包退试行办法细则 第14条4款2项关于 用户不合理改装和超速 超负荷使用所造成的故障或事故 的规定而造成的 事故原因是赵 违反了 关于农业机械保修 包换 包退试行办法细则 农机 1981 263号 规定 该细则第14条4款2项明确说明 用户不合理改装和超速 超负荷使用所造成的故障或事故 59 语言问题 问题二 语言不准确一 科长提出的工作方案 同志们都随声附和 二 该罪犯持枪拒捕 当场将我公安战士击毙 三 被告王 轻视国法 杀害妇女 四 未满16岁而犯法的 其家属也应当承担管教不当的责任 五 凡1983年前参加工作 现仍在会计工作岗位上的 可免于考核 评为会计员 六 参加这次会议的有许多是知识分子 大学教师 科技工作者 60 语言问题 问题三 语言不典雅不庄重一 过渡句不够妥当 如 现答复如下过渡句的习惯用语是 现通知如下 现报告如下 现批复如下 现函复如下等 二 结尾用语不妥当 其写法是 报告 特此报告 专此报告 以上报告 请审示等请示 特此请示 以上请示当否 当否等 请批示 请批准 请批复或请予 61 注意典雅庄重的风格 函 反映情况的函 特此函达 特此函告等 商洽问题的函和询问问题的函 请研究函复 请函复为盼 请函复为感 请研究见复 期盼函复等 请求审批函 请审查批准 请批准等 四 正文中部分文言词语仍需保留 打算 希望 拟 结构助词 的 能省略的即省略 有些双音节词如用单音节词代替而不影响意思 则用单音节词 62 内容布局和层次安排问题 公文层次安排的原则 言之有序 体现思想展开的步骤 思维的逻辑顺序 合乎事物发展的自然过程 反映客观事物的发展规律和内在联系 注意分段 注意分条列项 63 虽然只有几句话 但因不注意其自然顺序 读起来仍感到不顺 关于 工程进度情况的函 公司 工程现尚余10 工程量 不能按原计划完成 若天气晴朗 将在7月初完成 因前段适逢雨季 根据地质情况 每逢雨后必须经过两个晴日才能施工 故工程不能按原计划进行 公司章二零零一年 月 日 64 按事情发展的先后顺序安排内容 阅读就轻松 关于 工程进度情况的函 公司 因前段适逢雨季 根据地质情况 每逢雨后必须经过两个晴日才能施工 故 工程不能按原计划进行 现尚余10 工程量 若天气晴朗 将在7月初完成 特此函达 公司章二 一年一月五日 65 你看看这份公文的问题何在 经严格审核论证 县政府决定取消和调整三十六项行政审批项目 各地区 各部门要认真做好有关行政审批项目取消和调整的落实工作 做好更新管理理念 转变政府职能的宣传工作 切实加强后续监督和管理 这次取消和调整的行政审批项目二十八项 改变管理方式 不再作为行政审批 由行业组织或中介机构自律管理的六项 下放管理层级的二项 66 按逻辑顺序安排并注意分段 读者就不会伤脑筋了 经严格审核论证 县政府决定取消 调整下放36项行政审批项目 取消和调整的行政审批项目28项 改变管理方式 不再作为行政审批 由行业组织或中介机构自律管理的6项 下放管理层级的2项 各地区 各部门要认真做好有关行政审批项目取消和调整的落实工作 做好更新管理理念 转变政府职能的宣传工作 切实加强后续监督和管理 67 第六个问题 公文标题制作存在的问题 68 标题即题目 题 是前额 目 是眼睛 是身体最 显眼的部分 公文标题的形式较固定 常见的有这几种 一 发文机关事由文种国务院关于同意设立开发区的批复二 事由文种三 发文机关文种 不提倡 四 文种 不提倡 69 国务院在 办法 中 对公文的标题有专门的规定 其他文书的标题制作 不会有规则限制 国务院在 办法 中 对标题的规定是 一 应当准确 简要地概括公文的主要内容 二 应当准确选择公文文种三 一般标明发文机关 70 标题问题一 无事由或事由不准确 关于转发市人民政府6号文的通知关于举办培训班的请示 公文主要内容是 要求拨款举办公德教育培训班 修正 转发市人民政府关于 意见的通知关于拨款举办公德教育培训班的请示 71 标题问题二 冗长罗嗦不简要 关于申请参观大学城的请示 关于选派我校 等同志去上海考察政治理论教育情况的请示 中国科学院 研究所致 大学为商洽建立全面协作关系的函 关于转发市人民政府关于加强公务员职业道德教育的通知的通知 局关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于深化教育改革全面推进素质教育的决定的通知的通知 72 更正 关于参观大学城的请示 关于申请 请求 参观大学城的函 关于去上海考察政治理论教育情况的请示 中国科学院 研究所关于建立全面协作关系的函 转发市人民政府关于加强公务员职业道德教育的通知 转发省人民政府关于深化教育改革全面推进素质教育决定的通知 73 标题问题三 标点符号使用不妥当 关于开展 公德教育 家庭美德教育 的通知关于转发市交委 关于整治珠江广州河段船舶生活污水排放工作的方案 的通知关于审批 贸易有限公司职工最低工资的规定的请示 74 标题中一般不用标点符号 如标题为大标题加小标题 其中小标题为法规或规章 法 条例 规定 办法 细则 章程 规则 制度等 应当加书名号 否则 不应加书名号 关于开展公德教育家庭美德教育的通知转发市交委关于整治珠江广州河段船舶生活污水排放工作方案的通知关于审批 贸易有限公司职工最低工资的规定 的请示 75 标题问题四 格式不符合要求 国家标准公文格式要求 标题用2号小标宋体字 居中排布 词义应完整 距离红色反线2行 距离主送机关1行 看下面的病例 市人民政府关于1999年上半年城市经济改革情况的报告省人民政府 76 思考题 一 请修改下面例文的错误处 一 关于认真学习干部竞争上岗的规定的通知 二 关于申请拨款举办公文写作培训班的请示 三 关于同意 等同志8月份去上海考察环境建设情况的请示的批复 四 转发 局 关于进一步开展公德教育的意见 的通知 五 今天参观的有7 80人 都比较年轻 2 30岁的居多 最大的也就是40几岁 77 接上 二 判断题 正确的打 错误的打 一 为了贯彻执行 府 2006 9号 关于进一步加强社会主义公德教育的通知 精神 二 公文如有四个层次 层次序数的写法应该是 一 一 1 1 三 请示必须标注联系方式 其他的公文可以不标注 78 第七个问题 常用公文写作存在的问题 79 公文的种类 行政公文 含企 事业单位 的文种为13种 命令 决定 议案 意见 公告 通告 通报 通知 报告 请示 批复 函 会议纪要 80 第一种公文 函 函 是不相隶属机关之间公务往来用得最多的一种公文 平行文 种类很多 一 说明情况 反映情况 的函 二 商洽问题的函 商洽函 三 询问问题的函 询问函 四 答复问题的函 复函 五 请求批准的函 请批函 六 答复请批的函 复函 81 下面是一份反映情况的公文 看它存在哪些问题 关于石榴岗路污水管道工程施工受阻的报告市污水治理责任有限公司 按 年 月 日的协议规定 我公司应于6月20日前将青云路污水管道工程出水口处的泥土清理完毕 以便交付贵公司施工 现因特殊情况 清理工作受阻 不能如期完成清理工作 现正组织力量 加班加点进行清理工作 预计该地段的清理工作将在6月29日前完成 即交付你方施工 6月15日至6月18日出现特大暴雨 通过渠箱口的水流量和流速激增 将出水口右方的泥土冲进旁边的围堰中 覆盖的泥土长度约为3 5米 高度约为0 6米 这一突发事件给清理工作带来了困难 故延误了工期 特此说明 公司章 年 月 月 日 82 问题解析 文种使用不正确 反映问题的函与反映问题的报告一样 不仅应将问题说情楚 更要思考问题解决的办法 该文这一点考虑到了 层次安排要顺畅 或按事物发展的自然顺序或按思维的逻辑顺序安排内容 注意分段 段落宜小不宜大 以便好读好记 语言尽量干净 注意结尾用语 反映问题的函因不需答复 可写为 特此函达 或 特此函告 83 修改 关于石榴岗路污水管道工程处施工受阻的函市污水治理责任有限公司 按 年 月 日协议规定 我公司应于6月20日前将青云路污水管道工程出水口处的泥土清理完毕 现因特殊情况 清理工作受阻 不能如期完成 2007年5月15日至5月18日出现特大暴雨 通过渠箱口的水流量和流速激增 将出水口右方的泥土冲进旁边的围堰中 覆盖的泥土长度约为3 5米 高度约为0 6米 这一突发事件给清理工作带来了困难 故延误了工期 现正组织力量 加班加点进行清理 预计5月29日前可清理完毕 特此函达 公司章 年 月 日 84 商洽函 注意语言的礼貌 注意结尾用语 注意提供相关的附件 注意提供联系方式 关于建立全面协作关系的函 大学 多年来 我所与你院建立了良好的协作关系 你校以认真负责的精神 强大的技术力量给我所以无私的帮助 使我所在科研方面取得了瞩目成绩 为在学术思想 科学研究等方面有更好的发展 恳切希望能进一步得到你校的帮助 故期盼建立全面协作关系 85 接上 如蒙同意 望互派科研主管人员进一步磋商 达成协议 特此函达 请函复为盼 附件 全面协作设想中国科学院 研究所章年月日 联系人 联系电话 86 询问函的写法与商洽函的写法相近 关于要求提供产品相关资料的函 公司 在近期的一次工商会代表团的介绍会上 得知贵公司生产女用折叠伞 如贵方能提供最新产品的图文目录及最惠报价 则将十分感激 另恳请介绍贵方能提供的最惠条件和资信情况 银行可提供我公司的资信情况 祁盼函复 公司章年月日 联系人 联系电话 87 请批函 与请示的不同点 只是单位的关系为不相隶属 需请求则是相同的 看下面公文存在的问题 关于核定 机动车辆纳税手册 和 临时税务登记证 收费标准的函市物价 为了加强我市交通运输业和季节性税源的税收征收管理 根据市政府 关于 的通知 府办 2002 41号 精神 我局决定对机动车辆核发 机动车辆纳税手册 并对临时生产经营的非固定工商业户核发 临时税务登记册 88 接上 机动车辆纳税手册 的收取标准拟为5元 册 临时税务登记证 的收取标准拟为2元 份 请核定收费标准并发给收费许可证 请予支持 即请函复 市地方税务局章年月日 89 修正 关于请求核发 收费许可证证 的函市物价局 为了加强我市交通运输业和临时生产经营的非固定工商业户的税收征收管理 根据市政府 关于 的通知 府办 2002 41号 精神 我局拟发 机动车辆纳税手册 和 临时税务登记册 90 接上 机动车辆纳税手册 的收费标准拟为5元 册 临时税务登记证 的收费标准拟为2元 份 特向贵局申请核定收费标准并发给收费许可证 请予批准 附件 机动车辆纳税手册 临时税务登记证 定价根据市地方税务局章年月日 联系人 联系电话 91 请批函 与请示的不同点 只是单位的关系为不相隶属 需请求则是相同的 关于请求批准改建大礼堂的函市规划局 近年来 学校师生多次反映 希望增加室内活动场地 校内运动场地面积太小 仅有一个600多平方米的操场 远远不能满足教职员工锻炼身体的需要 我校现有一个近500平方米的大礼堂 因陈旧破烂已闲置多年 可以改建为体育活动场所 为此 今年2月3日我校校委会研究 拟将大礼堂改建为多功能的体育馆 改建资金自行解决 92 接上 请审查批准 附件 1 礼堂档案资料2 礼堂改建方案 学校章二 一年一月六日 联系人 联系电话 93 答复问题或答复审批事项的函 下面的公文存在什么问题 关于测绘问题的复函 您关于反映前进路前进门街5号测绘问题的信访件收悉 经查核 现将有关情况函复如下 您提供的前进路前进门街5号的房地产证 征字第 号 显示 楼梯及梯口铁闸与右邻 共同使用 经调阅前进门10号的历史资料 发现其查丈原图 测字 号 将与前进街5号共同使用的楼梯全部归入10号 从而造成测字 号成果有误 94 接上 鉴于上述原因 我局测绘所同意对前进门10号进行重新测绘出图 特此函复 年月日 95 问题所在 答复性的公文 答复报告 批复 复函 写作有相同之处 答复开头的写法 来文标题 来文发文字号 收悉 主体部分的写作如只是表态 一句话即可 如有相关要求 可另起一段写 一般不需重复来文的内容 结尾用语 报告 特此报告 特此报告 请审示 等 批复 特此批复 此复 等 复函 特此函复 此复 等 96 更简要的写法 关于测绘问题的复函 关于前进路前进门街5号测绘问题的信访件收悉 经研究 同意对前进门10号进行重新测绘出图 特此函复 年月日 联系人 联系电话 97 第二种 请示 应注意的事项 请示与报告应分清 须严格遵守请示写作的规定 一般不越级请示 一般不送交领导者个人 不多头请示 一文一事 写好请示的理由 阐明要求的合理性 必要性 紧迫性 可行性 注意材料的集中和主题的鲜明 让上级好读好记 利于提高办事效率 提供上级需考察的材料 提供联系方式 98 下面这份公文问题较多 请指出 关于修建公路的报告县委并县人民政府 根据 中共中央国务院关于切实加强农村基础建设的意见 精神 各级政府应继续加强公路建设 改善农村基础设施 以中央1号文件为契机加大对农村基础性设施方面的资金投入意义重大 现我乡黄桥 和平两村至今未通公路 故特申请资金进行公路建设 黄桥 和平是我乡的贫困村 在县委 县政府的关怀下 这两个村的生活水平较以前有了很大的提高 但由于多种因素的制约 生活水平仍然很低 首先是这两个村的计划生育工作抓得不得力 人口多 有的不生男孩不罢休 处罚教育都不管用 其次是文化素质低 影响创造精神 有的安于现状 有的得过且过 第三个原因是 这两个 99 接上 村交通闭塞 如能修通公路 就可望脱贫致富 鉴于以上情况 拟修公路与外界联系 我们组织力量进行了勘测和预算 公路全长二十公里 需要经费五十万元 我乡可望集资十万元 缺口四十万元 请县委和县政府给予拨款解决 以上报告 请复 附件 资金预算表乡政府章二00一年 月 日 100 评析 一 文种错误 二 标题事由归纳不准确三 多头请示 四 理由不充分 所提要求应当是合理的 必要的 甚至是紧迫的 可行的 五 数字运用不规范 六 结尾用语不当 七 附件提供不齐全 八 附件书写不规范 九 应按 办法 规定 提供联系方式 十 成文时间书写不规范 101 更正 关于拨款修建公路的请示县人民政府 黄桥 和平是我乡的贫困村 制约这两个村脱贫致富的主要原因之一是交通闭塞 这两个村盛产桐子 年产75万多公斤 衫木 每年可间伐2000立方米 板栗 年产10 15万公斤 等 仅此几项 按现价 人均可收入 元 但由于不通公路 仅靠肩挑 马驮往外销售 绝大部分产品往往腐烂丢弃而不能变成商品 不能发挥应有的经济效益 故两村生活水平很低 村民年收入仅 元 现广大村民也强烈要求修建公路 最近 村民通过学习 中共中央国务院关于切实加强农村基础建设的意见 对党和政府的关怀非常感谢 热情更高 表示有钱出钱 有力出力 尽管村民生活十分困难 但仍自愿集资 现已集资5万元 可以想见 修通公将调动广大群众的积极性 脱贫致富便可在望 102 接上 鉴此 拟修公路与外界联系 使产品能及时外运销售 经勘测和预算 公路全长20公里 需要经费50万元 我乡可望集资10万元 缺口40万元 恳请县政府给予拨款解决 以上请示当否 请批示 附件 1 资金预算表2 公路勘测图乡政府章二 一年 月 日 联系人 联系电话 103 第三种 报告 报告的种类 一 向上级汇报工作的报告 二 向上级反映情况的报告 反映工作情况 反映突发性事件的情况等 三 答复上级询问的报告 104 报告写作的注意事项 远离琐碎 对准焦点 节约时间成本 让上级乐意阅读 摈弃空洞 让事实说话 令上级信服 要在刀刃上用力 不要平均使用力量 刀口上舍得用笔墨 汇报工作情况 结果 成绩 很重要 应运用多种手法突出成绩 并研究成绩取得的原因 反映问题 分析原因 提出解决问题的对策很重要 105 将总结变成报告的方法 一 标题用公文式 总结内容作为附件 装订于 报告 之后 开首的几句话应写得简洁又有点悬念 能捉住对方的眼睛和耳朵 具有促使其非读不可的引力 关于2007年下半年工作情况的报告 局长 参加工作半年 在繁忙的工作中 在与同志们相处的过程中 我深深感到 有一个和谐的集体 有给予忠告的上司 有激发自己的工作伙伴对自己的进步有多么重要 现特将我半年工作的体会向领导报告 请指正 附件 半年工作 收获不少 年月日 106 开头 真切 实在 没有套话 且有阅读导向的功效 即能引起注意 激活情绪 诱发阅读的欲望 附件半年工作 收获不少今年7月12日 我来到XX局报到 被安排在XX处 这一天堪称是我人生的一大转折点 半年过去了 原来那个不知天高地厚的学生变得成熟了许多 107 第一部分 回顾半年工作学习等情况 注意了分类 将同性质的小类合并成大类 避免挂流水账 一 工作情况和收获 一 积极认真地做好内勤工作 初来乍到 领导认为我应当有一个熟悉环境的过程 学习的过程 于是分配我稿内务管理工作 工作的主要内容是 接听电话 传真 复印 考勤等 我想 这些工作很简单 用点心就行了 可情况不是那么回事 108 半年所做工作很多 选择自己体会最深的工作写 写得有血有肉 避免了空洞无物 就说接听电话吧 我处的电话非常多 两条线几乎都没闲过 电话多时 听到耳廓疼 耳鸣 头昏脑胀 处里有个规定 要严格遵守首问负责制 而电话中的问题有时千奇百怪 着实不好应付 我的原则是 能回答的立刻详尽地回答 不能回答的 告知解决的途径 事后 我又主动地去寻求一些问题的答案 从中学到不少东西