OA办公系统咨询方法论交流PPT课件

胡建 OA咨询方法论交流 1 目录 第一部分 OA咨询方法整体思路 第二部分 OA咨询方法论 2 OA咨询方法整体思路 了解项目背景资料完成项目风险评估OA咨询及系统项目计划OA咨询系统项目方案规划 项目启动阶段 研讨方案制订召开项目启动会OA综合问卷发放知识管理现状调研访谈知识管理现状分析及建议 OA理念导入及现状评估 面向企业的知识体系梳理知识存在形式调研关键知识领域的识别关键知识的PDC分析关键知识类别的来源和优化分析 知识体系梳理及分析 第一阶段结束 15工作日 8工作日 3工作日 项目启动 OA咨询系统项目方案规划等 OA现状分析和规划报告 知识梳理及分析报告 3 OA咨询方法整体思路 知识管理远景 目标知识管理建设策略 基于知识梳理和分析的基础上 知识管理文化蓝图知识管理管理蓝图知识管理IT平台蓝图知识管理整体推进计划建议 知识管理整体规划 OA知识管理组织及相关职责建议知识管理考核激励制度建议OA系统积分规则建议知识系统运行维护制度建议知识管理相关提升计划配套机制 知识管理行为提升规划 针对企业几个关键岗位进行岗位的知识梳理关键岗位知识体系调研业务模式分析调研关键岗位知识管理的提升计划 关键岗位的知识梳理及提升计划建议 项目结束 15工作日 10工作日 6工作日 第二阶段启动 OA管理制度建议报告 业务模式分析及岗位知识梳理报告 OA整体规划报告 4 目录 第一部分 OA咨询方法整体思路 第二部分 OA咨询方法论 5 OA咨询方法整体思路 了解项目背景资料完成项目风险评估OA咨询及系统项目计划OA咨询系统项目方案规划 项目启动阶段 研讨方案制订召开项目启动会OA综合问卷发放知识管理现状调研访谈知识管理现状分析及建议 OA理念导入及现状评估 面向企业的知识体系梳理知识存在形式调研关键知识领域的识别关键知识的PDC分析关键知识类别的来源和优化分析 知识体系梳理及分析 第一阶段结束 15工作日 8工作日 3工作日 项目启动 OA咨询系统项目方案规划等 OA现状分析诊断报告部分 知识梳理及分析报告 6 OA咨询方法整体思路 了解项目背景资料完成项目风险评估OA咨询及系统项目计划OA咨询系统项目方案规划 项目启动阶段 研讨方案制订召开项目启动会OA综合问卷发放知识管理现状调研访谈知识管理现状分析及建议 OA理念导入及现状评估 面向企业的知识体系梳理知识存在形式调研关键知识领域的识别关键知识的PDC分析关键知识类别的来源和优化分析 知识体系梳理及分析 第一阶段结束 15工作日 8工作日 3工作日 项目启动 OA咨询系统项目方案规划等 OA现状分析诊断报告部分 知识梳理及分析报告 7 知识管理理念导入及现状评估 知识管理现状评估 工作方法 1 通过发放一定数量的 企业知识管理综合调研问卷 了解客户知识管理成熟度 以及定量的分析客户知识管理现状 包括知识管理的管理 文化 技术 初步需求等方面 2 通过不同层面的相关人员的访谈 了解客户的业务特色 定性的了解客户知识管理现状 了解客户在知识运用的特色和一些已经有的好的知识管理方法 效果达成 1 从定量调研和定性分析了解了客户知识管理现状 了解客户知识运用的特色 2 这一阶段是客户开展知识管理的切入点 是全面了解客户知识管理状况 掌握客户知识管理问题 提出客户知识管理关键方针举措的重要过程 成果产出 知识管理现状评估及规划报告 中的现状评估部分 8 行业内某企业得分 45分国有企业平均得分 46 26分 行业平均得分 48 18分 XX企业51 6分 15 30分 30 45分 45 60分 60 70分 70 75分 知识管理成熟度模型 组织成员相互信任 良好沟通交流 形成知识依赖建立知识管理组织 系统化组织模式 隐性知识显性化 知识能重复使用有基本知识管理系统 与业务没有有效集成 企业意识到需要对知识进行共享 有明确的知识管理意识 高层积极推动分散的知识管理组织模式 不系统 有意识地沉淀知识 形成知识分类体系建立了文档管理和办公自动化系统 成熟度总分及其对比分析 首先根据XX企业的得分情况得出它在知识管理成熟度模型中的层级 然后从知识运转的五个环节去分析企业知识管理的现状 给出 企业在知识管理上的一个总体评价 与其他企业的数据进行对比 分析企业在IT实现 文化促进 管理机制三个方面的现状 找出 企业与标杆企业之间的优势或者差距 企业相对封闭 保守 拒绝新鲜事物 缺乏管理知识的意识缺乏知识沉淀和共享机制 知识分散 知识的生产及使用无序缺乏必要的技术工具 组织成员紧密协作 寻求进步和创新 贡献知识成为习惯 通过应用知识为企业创造价值企业形成了持续自我学习的组织形式 形成最佳实践指导业务高效执行建立企业知识门户 与业务有效集成 每个成员愉快高效地工作生活 具备极好的创新氛围 成为高效的学习型组织能实现持续创新 为更好应用知识不断优化业务流程具备知识挖掘和智能决策支持等高级系统 注 成熟度得分数据来源 泛普软件 知识管理 中国应用 暨中国企业知识管理成熟度调研活动结果数据 9 成熟度单题得分及离差率分析 从单题得分来分析 企业的知识管理现状 找出企业的长处和短板 在帮助企业进一步发挥优势的情况下 弥补企业在知识管理上的短板 使企业的知识管理做的更好 离差是反应认知差异程度的一个变量 其值越大 则表示调查对象对该题的认知差异程度越大 通过单题的分析 我们可以知道被调查对象在那些问题得到共识 在那些问题上仍存在分歧 从而帮助企业在知识管理上凝聚共识 缩小分歧 均值分析及离差率分析 10 五环节得分及企业间对比分析 五环节得分及企业间对比分析 知识运转五环节方面 XX企业在学习及创新方面的得分最低 进一步分析 是因为学习及创新的文化和技术得分比较低 考虑到XX企业一直推行的学习型组织建设 学习创新反思三大机制 科技项目管理制度等方面 因此有必要对这些机制有否真正落地及其执行效果予以考虑 XX企业在五个环节的得分都高于行业内某企业 国有企业平均得分 行业平均得分 在知识沉淀上的得分远高于其它企业 其它方面只是略高于其它企业 这些方面需要进一步加强 11 三要素得分及企业间对比 三要素得分及企业间对比分析 从文化得分的情况看 XX企业远高于行业内某企业 国有企业平均得分 制造行业平均得分 表明XX企业在塑造 学习 创新 分享 的知识文化上领先一步 从管理得分情况看 XX企业也远高于某行业内企业 国有企业平均得分 XX行业平均得分 表明XX企业在促进知识沉淀 共享及创新等制度建设上也有领先 从技术得分情况看 XX企业低于XX行业平均得分 跟国有企业平均得分持平 同时在三要素的得分中也是最低分 因此知识管理的IT系统建设方面亟待加强 12 根据上文对XX企业OA成熟度整体水平和文化 管理 技术三要素的分析 经总结得到XX企业知识管理的关键问题 并进一步提出其解决方案 XX企业知识管理关键问题及解决方案 13 OA咨询方法整体思路 了解项目背景资料完成项目风险评估OA咨询及系统项目计划OA咨询系统项目方案规划 项目启动阶段 研讨方案制订召开项目启动会OA综合问卷发放知识管理现状调研访谈知识管理现状分析及建议 OA理念导入及现状评估 面向企业的知识体系梳理知识存在形式调研关键知识领域的识别关键知识的PDC分析关键知识类别的来源和优化分析 知识体系梳理及分析 第一阶段结束 15工作日 8工作日 3工作日 项目启动 OA咨询系统项目方案规划等 OA现状分析诊断报告部分 知识梳理及分析报告 14 知识体系梳理 企业 部门知识体系梳理 工作方法 1 收集和分析 部门现有的知识分类 2 通过调研整理和分析 部门知识的存在形态3 通过调研了解目前这些知识特征和沉淀渠道及方法 效果达成 1 了解 部门现有的知识分类体系 为下阶段关键知识领域和PDC分析提供基础 为知识管理系统管理范围提供参考依据 2 调研了解知识的存在形态 及来源渠道为后续知识管理提升计划和知识管理规划提供基础 成果产出 企业知识管理现状评估及规划报告 中的规划部分 天津OA软件 15 了解分析知识分类 部门知识体系分为6个一级分类 24个二级分类 62个三级分类 将 部门整体业务知识体系函盖在内 条理清晰明确 一级从专业维度划分为 设计 冷加工 热加工 材料 检测 信息 六个大类 二级分类对别对六个一级分类进行细化 三级分类则对二级类别据业务情况再进一步进行专业细分 同时对部分较独立性较强 内容清晰明确的二级分类不再细分 如 设计 下的 工装 及 冷加工 下的 冲压 类 16 知识存在形式的调研表模版示例 17 知识存在形式转化分析 大脑 大脑 联网 实现 隐性 到 隐性 的转化 称为 社会化 典型的OA应用功能如 专家网络 知识论坛 实时交流等 大脑 知识库 联网 实现 隐性 到 显性 的转化 称为 外显化 典型的OA应用功能如 知识文档库 经验案例库 工作总结等 知识库 知识库 联网 实现 显性 到 显性 的转化 称为 结合化 典型的OA应用功能如 知识搜索 知识地图等 知识库 大脑 联网 实现 显性 到 隐性 的转化 称为 内隐化 典型的OA应用功能如E learning等 知识转化模型 18 部门知识存在形式转化分析 部门的知识类别调研结果通过对内外部及显性隐性的交叉分析得出如何提升方案 对于 部门内部和外部的显性知识来说需要进行两个方面的提升 结合化和内隐化 结合化 在 部门整合和梳理各种获取知识的通道 提高员工知识获取的方便性 组织专门的工作岗位或人员定期 不定期的对专项的知识进行整理提炼与更新 不断提升知识 包括对工作模版 作业指引 工作手册等 加强IT建设 通过IT系统来管理各种显性知识 使显性知识更加容易管理 查询 内隐化 加强知识管理平台和相关内容建设 给 部门员工提供查询学习的平台 未来可以规划e learning系统的运用加强 部门知识管理的内隐化 通过制度规定员工的学习提升计划 明确员工在某一时期学习的显性知识 并进行总结 通过宣传与知识管理活动策划以及公司的提倡建议使得在 部门形成良好的知识学习与应用的氛围 提高员工学习并应用知识的兴趣和积极性 对于 部门内部和外部的隐性知识来说需要进行两个方面的提升 外显化和社会化 外显化 加强知识管理系统的专家网络 专业论坛 Q A 案例管理 经验总结等功能模块的推广 建立完善知识管理相关机制和制度 通过完善的管理制度和激励机制来保障黎明员工知识外显化的工作 加强知识管理文化氛围宣传 知识沉淀 分享的观念深入员工思想 社会化 不断完善师傅带徒弟机制 使 部门新员工能快速学习到专家的隐性知识 在各个专业开展专业的实践社区 事后回顾等 规范性的加强专业知识的交流和提高 19 关键知识领域分析 企业 部门知识体系分析 工作方法 1 通过在 部门的小范围问卷调研分析筛选得出本阶段黎明最需要关注的知识领域 2 针对关键知识领域进行PDC分析 得出每一个知识领域的PDC现状和未来期望 本阶段内容采用小范围问卷方式 效果达成 1 通过问卷筛选出关键知识领域 为后面的分析和提升计划提供重点依据 2 调研了解知识的存在形态 及来源渠道为后续知识管理提升计划和知识管理规划提供基础 成果产出 企业知识管理现状评估及规划报告 及 知识分析及提升计划 报告的部分内容 20 对关键知识进行PDC现状和期望分析 D 组织中应用该知识的大多数成员所掌握该知识的水平 分成四级 1 入门水平 2 初级水平 3 专业水平 4 专家水平 P 组织成员所掌握该知识的最高水平 分成四级 1 入门水平 2 初级水平 有基本的知识 在指导下能应用知识 3 专业水平 能够独立执行 4 专家水平 在本知识领域内处于行业领先水平 C 该知识在组织内的显性化程度 分成四级 1 知识只存在于员工头脑中 2 知识已被显性化 但归纳整理零散 3 知识已形成了较好的分类和固定的方法和框架体系 如知识地图 工具模板 4 知识成为最佳实践 能够给予员工最直接 最佳的指导 对关键知识领域进行PDC分析 得出每一个知识领域的PDC现状和未来期望 PDC期望的分析以前面对该业务领域的知识应用特点及知识管理模式的分析为参考 21 对关键知识领域进行PDC分析 案例示意 企业关键知识PDC现状及期望分析 P C D 2 88 2 63 1 63 3 50 3 13 3 75 期望 To Be 现状 As Is 掌握度 2 88扩散度 2 63编码度 1 63 掌握度 3 50扩散度 3 13编码度 3 75 掌握情况 当前部门对 技术的最高掌握水平情况接近专业水平 期望最高掌握者能超越专业水平 接近专家水平 扩散情况 编码情况 当前大多数人对 技术的掌握水平情况处于初级与专业之间 期望大多数人能超越专业水平 部门的 技术知识很大部分还存在个人的脑中 期望能形成最佳实践直接有效地指导工作 技术 22 示例 制定提升关键知识的行动计划 案例示意1 企业提升关键知识行动 技术知识领域 知识现状As Is P C D 吸引掌握该知识水平较高的人员加入研究所参加相关外部组织 学术机构举办的外部培训建立外部专家网络 充分挖掘外部的知识 1234 1234 1234 P C D 1234 1234 1234 鼓励内部的培训 知识传授等共享行为相关技术文档 资料的传阅 在系统的知识文档 知识社区内设置 技术专栏以案例的形式对相关经验 教训进行总结 并载入系统 知识期望To Be 行动计划Actions 23 OA咨询方法整体思路 知识管理远景 目标知识管理建设策略 基于知识梳理和分析的基础上 知识管理文化蓝图知识管理管理蓝图知识管理IT平台蓝图知识管理整体推进计划建议 知识管理整体规划 OA知识管理组织及相关职责建议知识管理考核激励制度建议OA系统积分规则建议知识系统运行维护制度建议知识管理相关提升计划配套机制 知识管理行为提升规划 针对企业几个关键岗位进行岗位的知识梳理关键岗位知识体系调研业务模式分析调研关键岗位知识管理的提升计划 关键岗位的知识梳理及提升计划建议 项目结束 15工作日 10工作日 6工作日 第二阶段启动 OA管理制度建议报告 业务模式分析及岗位知识梳理报告 OA整体规划报告 24 XX企业应力争在3年内达到以下目标 实现 四化 即体系化 制度化 自觉化 工具化 基本建成XX企业知识管理体系 XX企业知识管理的短期目标 25 4 1XX知识管理文化理念及行为方式 文化理念 学习 分享 创新 知识管理文化特征行为方式 专业与开放 问题的解决或意见的提供通常是以专业知识为导向 而不是以职权为导向 强调创新 领导 员工重视并积极创新 主动学习 员工热爱学习 主动追求新知 经验分享 同事间会彼此主动地分享工作经验 紧密合作 重视团队合作的精神 且对员工没有偏袒的倾向 关系和谐 企业内气氛和谐 同事间感情融洽 信任与自主 组织对员工能够充分授权 且员工也具有独立解决问题的能力 信息提供 有足够的信息交流渠道 员工能够方便地找到所需资料或咨询对象 XX企业知识管理文化蓝图 26 4 2XX知识管理文化转变促成行动纲领 文化转变促成的行动纲领 XX企业知识管理文化蓝图 27 XX企业知识管理管理蓝图规划 组织建议 28 知识管理的流程即知识本身运作的沉淀 共享 学习及应用 创新的过程 知识管理的运行制度就是保障和促进知识沉淀 共享 学习及应用 创新的高效有序运转而设置的相关规范 知识管理制度建议策略 即知识编码 知识从隐性到显性的过程 提高知识编码度 知识能够为更多组织成员所学习和应用的过程 吸收组织内的隐性和显性知识应用于工作实践从而创造价值 与共享环节一起改善知识扩散度 获取外部新知识或提升内部知识层次 改善知识掌握度 29 知识管理考核激励建议总体框架 任务型考核 知识贡献度的定量考核 知识贡献度的定性考核 定义 具体说明 对各部门所承担的和知识管理相关的工作任务的成果考核 如编制模板 案例和指引等 该项考核列入到部门考核指标中 并分解到个人不作为知识贡献度考核的组成部分 在工作任务之外 对员工日常行为中所体现的知识贡献度的定量考核采用CKO工具箱统计考核 主要通过员工对知识文档 案例管理的参与情况来考核同时考核部门对知识文档的总体参与情况做为知识管理指标的定量部分 在员工个人绩效考核表上 以激励加分为主 可占员工个人考核的一定权重IT支持手段 知识文档 案例管理的个人积分规则 对那些难以定量考核的 员工日常行为中所反映的知识贡献行为的定性评价 对主管的知识贡献的行为能力考核指标 纳入领导力行为表现对员工的知识贡献度的行为能力考核 纳入个人行为表现做为知识管理指标的定性部分 在员工个人绩效考核表上 以激励加分为主 可占员工个人考核的一定权重 知识管理考核指标 OA 30 知识管理系统建设目标 合适的人 在合适的时间 获取合适的知识Who 经营者 职员 供应商 合作伙伴 客户等Where 个性化门户 并以SingleSign On方式How 应用相关的知识协同系统的功能模板What 获取所需的企业内外部信息 知识 Who角色 Where场景 How功能 What信息 知识 个性化门户 单一登录 结构化如户型设计的大量历史数据 非结构化案例 模板 文档流程 制度E mail 隐性知识项目经验专家知识 应用系统集成数据挖掘 商业智能 知识文档管理工作流程 规范协作 知识社区专家网络 领导 中层 员工 供应商 客户 知识管理IT蓝图 31 OA咨询方法整体思路 知识管理远景 目标知识管理建设策略 基于知识梳理和分析的基础上 知识管理文化蓝图知识管理管理蓝图知识管理IT平台蓝图知识管理整体推进计划建议 知识管理整体规划 OA知识管理组织及相关职责建议知识管理考核激励制度建议OA系统积分规则建议知识系统运行维护制度建议知识管理相关提升计划配套机制 知识管理行为提升规划 针对企业几个