《物流企业管理基础》PPT课件.ppt

第二章物流企业管理基础 第一节物流企业管理性质和职能 一 物流企业管理的性质一方面同流通生产力相联系 表现为劳动者同一定的物质技术条件相结合 为组织社会商品流通进行共同劳动 由此产生的自然属性 另一方面同商品流通中一定的生产关系相联系 表现为企业内部人与人之间 部门与部门之间 企业与其它企业之间 企业与国家之间的经济关系 由此产生的社会属性 二 物流企业管理的职能 一 计划职能 1 计划工作的重要性 从管理过程的角度看 计划工作先于其他管理职能 在某些场合 计划工作是付诸实施的唯一管理职能 计划工作影响和贯穿于管理的其他职能 2 计划工作的任务和内容 5W1H做什么 明确计划工作的具体任务和要求为什么做 明确物流企业的宗旨 目标和战略何时做 规定企业计划中各项工作的开始时间和完成的进度何地做 规定企业计划的实施地点或者场所谁去做 规定由哪个部门负责怎样做 制定实现计划的措施 二 组织职能 这个职能是指要把物流企业经营活动的各个要素 各个环节和各个方面合理地组织起来 组织工作的内容和任务 1 建立职位系统 2 规定职权和职责 3 规定各部门之间的相互联系 组织系统图 又叫组织树 它用图形的方式表示组织内各机构 岗位 上下左右的相互关系 其垂直形态表示职权关系 水平形态则表示分工或部门化 职位说明书 包括工作名称 主要的职能 职责以及相应的职权 通常也称之为岗位标准或工作标准 职务说明书 要求能简单而明确地指出 该管理职务的工作内容 职责与权力 与组织中其他部门和职务的关系 要求担任该项职务者所必需拥有的基本素质 技术知识 工作经验 处理问题的能力等条件 三 人员配备职能 是指对物流企业的主管人员进行恰当而有效地选拔 培训和考评 其目的是为物流企业配备合适的人员去充实组织机构中所规定的各项职务 1 人员配备职能应遵循的原则 职务要求明确原则职 责 权 利一致原则公开竞争原则用人之长原则不断培养原则 职务要求明确原理 是指对主管职务及其相应人员的要求越是明确 培训和评价主管人员的方法越是完善 主管人员工作的质量也就越有保证 职务的根据是任务 也就是任务决定职务 所以职务要求明确原理可以理解为任务要求明确原理 责权利一致原理 是指组织越是想尽快地保证目标的实现 就越是要使主管人员的责权利相一致 职责是主管人员的工作任务 职权是完成任务的保证 利益是对主管人员的激励 只有责权利一致 才能使主管人员盯紧目标 竭尽全力地完成组织赋予他的使命 真正发挥主管人员的作用 从而避免 有职无权 职责不明的现象 和权 责 利不相应的情况 公开竞争原理 是指组织越是想要获得高质量的主管人员 提高管理水平 就越应在选拔和招聘未来主管人员的过程中鼓励公开竞争 要保证公开竞争能够进行 一是要将组织的空缺职位向一切合适的人选开放 而不管他们是组织内部的还是组织外部的 要保证公开竞争能够进行 二是人才能够自由流动 如果人才不能流动 就不能保证做到真正意义上的公开竞争 用人之长原理 是指在主管人员的选聘过程中 要根据职务要求 知人善任 扬长避短 为组织选择最合适的人员 所谓最合适的人 并不是指那些在个方面都完美无缺的人 而是相对于某个特定的职务来看候选人的长处是否适合这个特定的职务 选聘主管人员 关键在于如何根据职位要求 发挥人的长处 使人尽其才 不断培养原理 是指任何一个组织 越是想要使其主管人员能胜任其所承担的职务 就越是需要他们去不断地接受培训和进行自我培养 2 人员配备工作包括以下几方面内容 1 员工的选聘工作2 员工的考评工作3 员工的培训工作 四 领导职能 这个职能是对人的管理和研究及协调人与人的关系 领导职能的任务 1 实现企业目标 2 调动人的积极性 3 协调个人目标与企业目标领导工作包括的要素 领导者 被领导者 所处的客观环境 五 控制职能 这个职能也称为监督职能 它是指按一定计划或目标 标准进行检查 考察实际完成情况同原定计划标准的差异 分析原因 采取对策 及时纠正偏差 保证计划目标的实现 控制工作的任务 1 保证计划的实现 2 使企业的活动按计划进行控制工作的内容1 确立标准2 评定活动成效3 采取纠正措施 三 物流企业管理的主要方法 一 经济方法经济方法的实质是正确贯彻物质利益原则 从物质利益方面调节各利益主体的经济关系 调动各方面的积极性 使他们从物质利益上主动关心企业的经营成果 提高他们的劳动效率和物流企业的经济效率 沃尔玛的做法 利润分享计划公司保证每一个在公司工作了一年以上 以及每年至少工作1000小时以上的员工都有资格分享利润 根据一个与利润增长相关的公式 沃尔玛把每个达标的员工的工资按百分比归入这个计划 员工们离开公司时以现金或股票方式取走这个份额 沃尔玛的做法 雇员购股计划让员工从公司的成长中获得好处 沃尔玛的最大股东是员工分红信托基金 该基金随着沃尔玛的成长而不断增长 沃尔玛的每一位员工可以从基金中分享红利 此外沃尔玛的员工可以利用扣薪的方式购买公司股票 公司补助15 的价款 沃尔玛股票从80年代开始成为纽约证券交易所的明星 20年的股票回报高达4000倍 参加股票购买方案的员工都有丰厚的回报 正由于沃尔玛与员工利益紧密相连 沃尔玛的很多基层店都挂着这样的牌子 今天我们公司的股票价格 就靠我们的工作 沃尔玛的做法 损耗奖励计划损耗是零售业的大敌 沃尔玛控制这一损失的方法是与员工们共享公司因减少损耗而获得的赢利 如果某家商店将损耗控制在公司的目标之内 该店每个员工都可获得奖金 最多可达200美元 因此沃尔玛的损耗只是同行平均水平的一半 且增进了员工们之间的信任感 二 行政方法 是依靠领导机构的权威 运用行政命令 指示等手段 采取令行禁止的方式执行管理职能的一类方法 三 法律方法是运用经济立法和经济司法的手段 执行管理职能的一类方法 四 现代化管理方法是指运用现代社会科学 自然科学与技术科学的理论 方法和手段 以达到管理高效率 高质量的一种管理方法 第二节物流企业的组织设计 一 建立企业组织机构的原则 一 有效性原则有效性原则要求物流企业组织必须是有效率的 有效率的表现 组织内各部门均有明确的职责范围 节约人力 节约时间 有利于发挥管理人员和业务人员的积极性 使物流企业能够以最少的费用支出实现目标 使每个物流工作者都能在实现目标过程中作出贡献 二 统一指挥原则实质在于建立物流企业组织的合理纵向分工 设计合理的垂直机构 形成三级物流管理层次 高层领导的任务 根据企业或社会经济的总体发展战略 制定长期物流规划 决定物流企业组织结构的设置及变更 进行财务监督 决定物流管理人员的调配等 中层领导的任务 组织和保证实现最高决策的目标 包括制订各项物流业务计划 预测物流量 分析设计和改善物流体系 检查服务水平 编制物流预算草案 分析物流费用 实施活动管理 进行物流思想宣传等 基层领导的任务 合理组织物流作业 对物流从业者进行鼓励和奖励 协调人的矛盾和业务联系的矛盾 进行思想工作 三 合理管理幅度原则管理幅度是指一名管理者能够直接而有效地管理其下属的可能人数和业务范围 它表现为管理组织的水平状态和组织体系内部各层次的横向分工 管理幅度过大 会造成管理者顾此失彼 同时因为管理层次少而事无巨细 反之 必然会增加管理层次 造成机构繁杂 增加管理上人力 财力支出 并会导致部门之间的沟通及协调复杂化 合理管理幅度原则 一方面要求适当划分物流管理层次 精简机构 另一方面要求适当确定每一层次管理者的管辖范围 保证管理的直接有效性 四 职责与职权对等原则主管人员在组织中占据一定的职位 从而拥有一定职务 一定职权 必然要负一定责任 即职务 职责 职权三者是相等的 如同一个等边三角形 三边相等 五 协调原则是指对管理组织中的一定职位的职责与具体任务要协调 不同职位的职能要协调 不同职位的任务要协调 具体地讲 就是物流管理各层次之间的纵向协调 物流系统各职能要素的横向协调和部门之间的横向协调 六 稳定与适应结合原则组织结构及其形式既要有相对的稳定性 不要总是轻易变动 但又必须随组织内外部条件的变化 根据长远目标作出相应的调整 稳定的组织结构是正三角形的 七 执行与监督分开原则这一原则要求 企业中的执行机构同监督性机构 后者如质量监督 安全监督 财务监督等 应当分开设置 不应合并成一个机构 八 精干高效原则在服从由组织目标所决定的业务活动需要的前提下 力求减少管理层次 精简管理机构和人员 充分发挥组织成员的积极性 提高管理效率 更好地实现组织目标 帕金森定律 不称职的行政首长一旦占据领导岗位 庞杂的机构和过多的冗员便不可避免 整个行政管理系统就会形成恶性膨胀 陷入难以自拔的泥潭 一般来说 组织人员的增加往往是由于工作量的增加 工作内容的复杂所致 但帕金森根据他的调查和研究指出 组织人数的增加和工作量的增大 实际上常常是互不相关的 甚至在工作量减少的情况下 组织人员仍会持续增长 英国的殖民地在第二次世界大战后大大缩小了 殖民事务也大大减少 但英国殖民部的编制人数1954年比1947年增长了45 以上 帕金森指出 这是因为组织人数的增加并不依据工作量的增加或工作内容的复杂 而是服从他所归纳的 帕金森定律 例如 一位占据重要职位的高级管理人员 或者由于工作繁重 或者由于体力渐衰 感到过度劳累而力不胜任 在他前面有三条路可供选择 一是提出辞职 二是增加同级人员来分担自己的工作 会在上一级出现空缺而需要提拔新任时 在自己晋升的路上增加有力的竞争对手 甚至有可能夺去自己晋升的机会 三是给自己配备若干名助手 可分担自己的工作 提高自己的地位 在有晋升机会时不会产生别人与自己竞争的风险 旱涝保收 原来一个人的工作 变成了一群人在干 人为的工作大量地制造出来 二 物流企业机构设计的步骤一般物流企业在进行机构设计时 常常依照下列步骤进行 1 研究企业经营理念 2 确定企业经营目标与策略 3 参考同业间的组织结构 4 了解未来内外环境的变迁 5 设计初步的组织机构框架或修正的框架 6 检查组织机构框架是否与前述步骤的内容相互配合 7 进行实际组织机构的设计 8 评估建立组织机构所必须投入的人力成本 9 评估是否需要对员工进行再教育训练 10 组织正式运作后 不断监督及评估在该组织机构运作下的效率 并随时提出修改的意见 三 物流企业管理组织的结构形式 一 企业组织结构的基本形式 1 直线制形式特点是企业各级行政领导按照直线从上到下进行垂直领导 不另设专业职能机构 它的优点是结构层次少 权力集中 命令统一 决策和执行迅速 工作效率高 缺点是领导需要处理的事务太多 精力受牵制 不利于提高企业的经营管理水平 它适用于经营规模小 经营对象简单的小型物流企业 2 职能制形式特点是最高层的领导者把专业管理的职责和权限交给相应的职能管理机构 由它们在专业管理活动上直接经营指挥业务机构的活动 它的优点是能够充分发挥职能机构专业管理的作用和专业管理人员的专长 加强了管理工作的专业化分工 提倡内行领导 达到管理工作的正确性和高效率 缺点是各职能组织机构都有指挥权 形成多头领导 相互协调比较困难 在实践中没能被多数企业采用 3 直线职能制形式特点是各管理层的负责人自上而下进行垂直领导 并设职能机构或职能人员协助负责人工作 但职能机构或人员对下级单位不能下达指示命令 只能在业务上进行指导监督 下级负责人只接受上一级负责人的领导 它的优点是取直线制和职能制两种形式之长 舍两者之短 是一种较好的形式 在实践中得到比较广泛的运用 4 事业部式组织结构形式特点是企业按产品类别 经营业务或地区设若干个事业部 实行集中决策下的分散经营和分权管理 优点是有利于总公司高级管理人员摆脱日常的行政事务 集中进行决策 有利于事业部根据市场变化作出相应的经营决策 有利于组织专业化经营 提高效率 它的缺点是由于事业部是一个利益中心 往往只考虑自己的利益 而影响相互协作 它适用于规模大 商品种类多 分布面广的企业 5 矩阵式组织结构形式它是由纵横两套管理系统组成的机构 优点是有利于优化组合 充分发挥各部门 各专业人员的优势 有利于纵向集中指挥与横向协调的结合 缺点是小组成员容易产生临时观点 出现问题时难以解决 往往给工作带来困难 二 物流企业组织结构的典型形式1 物流子公司 物流管理组织结构的新形式这种管理组织形式是把公司或企业的物流管理一部分或全部分离出来 由一个具有法人资格的独立企业 实行社会化 专业化经营 物流子公司也称为物流管理公司 在传统企业中 由于各部门的经营目标不一致 往往导致各部门的物流活动之间存在冲突的现象 市场部门财务部门生产部门增加库存减少库存多频率 短周期生产少频率 长周期生产快速定单处理低成本定单处理快速配送低成本配送分散仓储集中仓储车间仓储宽松的退货政策严格的退货政策更细 更多的产品分类较少的产品分类 1 物流子公司组织结构形式的优点 1 使物流费用明确化 从而改变了人们对物流的看法 提高了对物流成本核算的认识 有利于加强物流管理 2 物流子公司作为独立于企业之外的物流管理组织 具有法人资格 能够进行以利润为中心的管理 有利于物流效率的提高 3 采取物流子公司的组织形式 不仅能摆脱企业内轻视物流工作的陈腐观念 而且大大改变了物流业务的地位 从而有利于调动物流工作人员的积极性 4 建立物流子公司 能开拓物流业务新领域 从属于一个公司或企业的物流管理机构 它的活动领域只限于本公司内部 而物流子公司是独立的物流业者 就不受这种限制 它实行社会化经营 可以承担许多企业 公司的物流业务 其业务领域是无限的 而这一点恰恰是公司物流部门所不具备的 2 物流子公司组织结构形式的缺点 具体如下 1 物流管理业务独立化之后 子公司与原有企业成为主顾关系 二者之间的抗衡 竞争和矛盾会使原有企业不愿接受子公司提出的物流合理化建议 从而不利于原有企业合理化的推进 2 如果物流子公司不和原有企业彻底脱钩 也会因原有企业转嫁损失 物流不合理以及由于对原有企业的依赖而无法自主经营 这些都会影响物流管理组织的有效性 3 应该注意的问题要发挥物流子公司的优势 使之有效地开展活动 最重要的是如何解决好确保自主经营和扩大业务的问题 因此 物流子公司必须做到 1 作为物流子公司必须实行独立核算 自负盈亏 2 物流子公司作为独立的物流业者要成长和发展 必须实行社会经营 扩大业务领域 为此 一方面要满足总公司的需要 另一方面要面向社会开拓新业务 谋求打进物流专业者的现有市场 实现与其他企业物流共同化 2 物流事业部式组织结构的典型形式 P31 特点 按企业的实际业务范围和企业内部分工而设若干个事业部 实行集中决策下的分散经营和分权管理 优点 有利于总公司高级管理人员摆脱日常的行政事务 集中进行决策 专业经理可根据市场变化作出相应的经营决策 有利于组织专业化经营 提高效率 缺点 由于事业部是一个利益中心 往往更多的考虑自己的利益 协调难度大 物流事业部式组织结构的典型形式适用于规模大 业务涉及面广的物流企业 3 第三方物流企业组织结构形式 1 横向 规模型 组织结构形式 2 纵向 功能型 组织结构形式 3 交叉矩阵式组织结构形式在交叉矩阵式网络中 既有纵向的内容 又有横向的内容 第三节物流企业管理的工作内容一 物流企业管理基础工作的内容 一 标准化工作标准化工作 就是对物流企业的各项技术标准和管理标准的制定 执行和管理工作 1 技术标准 是对技术活动中需要统一协调的事项 制定的技术准则 是从事社会化大生产的技术活动必须遵守的技术依据 技术标准一般包括下列几方面的内容 1 质量标准是对商品检验方法 包装 储存 运输和使用所作的技术规定 2 作业方法标准是对从事生产技术作业的方法 所作的统一的技术规定 包括操作方法 作业与服务的程序和要求等 3 安全卫生和环境保护标准主要规定商品应达到的安全要求 保护人身安全与健康 4 技术基础标准包括通用科学技术语言标准 技术文件制作标准等 2 管理标准 是物流企业为实施管理职能 把一些重复出现的管理业务 按客观要求规定其标准的工作程序和工作方法 用制度把它规定下来作为行动的准则 并明确有关职能机构 岗位和个人的工作职责 工作要求和相互信息传递关系 使各项管理活动实现规范化和程序化 提高管理工作效率 二 定额工作定额工作是物流企业各类技术经济定额的制定 执行和管理工作 1 定额的种类1 劳动定额是一定的技术组织条件下 完成一定量的劳务所规定的劳动消耗量标准 是物流企业最为重要的定额之一 2 储备定额是为保证经营持续不断的进行所规定的物资储存数量的标准 一般有经常储备 保险储备 季节储备等 3 设备利用定额是指单位设备生产效率和利用程度的标准 如单位设备的生产定额等 4 资金定额是为保证经营正常进行所必须的最低占用量 如储备资金定额等 5 费用定额是物流企业为了加强对管理费 销售费 财务费合理支出的控制 人为地将总费用 切块 落实到有关责任单位和个人 作为控制标准 并加以考核 2 定额的制定 修改与执行定额的制定要尽可能做到准确 及时 全面 三 信息工作信息工作是物流企业进行经营活动和进行决策 计划 控制所必须的资料数据的收集 处理 传递 储存等管理工作 1 信息工作的重要性1 信息联系的功能是企业中达到目标统一 行动一致的重要手段2 信息的反馈是正确决策赖以进行的基础 3 信息沟通是改变人们行为和调动人们积极性的重要手段 4 信息沟通是物流企业综合实现各项管理职能的手段 5 物流企业的信息联系功能是构成一个企业竞争优势的最核心的活动 2 信息源及其存在形式信息就其来源来说 可分为来自企业内部信息和外部信息两种渠道 信息就其企业可利用的存在形式 可以表现为三类 原始记录 台帐与报表 经济技术情报 经济技术档案 四 计量工作计量工作是指计量鉴定 测试 化验分析等方面的计量技术和管理工作 它是用科学的方法和手段 对经营活动中的质和量的数值进行测定 为物流企业的经营管理提供准确数据 计量工作的基本要求是 保证量值的统一和准确 具体地说 要做到以下几点 1 根据经营管理的特点和需要 有计划地配齐配好计量检测手段 逐步实现检测手段和计量技术现代化 2 对使用中的计量器具 按照检定周期进行检定 及时进行修理与调整 3 提高工艺过程和商品质量的检测率 如物资进出等 4 建立必要的计量检定制度 完善计量传递系统