15第六章 档案检索_第1页
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文档简介

档案检索 本章教学目的和重点 目的 知道档案检索的任务 内容 熟悉评价检索效率的指标及相互关系 了解档案著录 标引 掌握常用的档案检索工具的分类 编制及使用 重点 检 查 全率 检 查 准率档案检索工具 档案检索 档案检索概述 档案著录标引 档案检索工具 一 档案检索概述 一 档案检索的概念对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作 因此档案检索分为存储和查找两个阶段 1 档案信息存贮阶段的主要内容档案信息存贮是指将档案原件中具有检索意义特征的信息 如文件作者 题名 时间 主题词等 记录在一定载体上 进行分类或主题标识 编制成为档案检索工具 建立档案检索体系的过程 1 档案著录标引 2 组织检索工具 2 档案查检阶段的主要内容档案查检是指利用档案检索工具和档案系统查找所需档案的过程 1 确定查找内容 2 查找操作 二 档案检索在档案工作中的地位 档案检索是开发档案信息资源的必要条件 保证利用工作顺利进行的基本手段 1 检索是提供利用的先期工作2 检索是提高档案馆 室 工作水平的重要手段3 检索形成了档案业务中一个独立的重要环节 三 档案检索效率 检索效率是指通过检索满足利用者特定要求的全面性 准确性的程度 检 查 全率 100 漏检率 100 检 查 准率 100 误检率 100 检 查 全率和检 查 准率之间存在互逆关系 放宽检索条件 限制检全率高检准率低限制检索范围检准率高检全率低 四 检索语言 也称标引语言 是根据检索需要编制的一种专门语言 与自然语言不同 它是一种人工语言 档案检索语言的特点有以下两条1 单义性2 专业性 二 档案著录标引 一 档案著录在编制档案目录时 对档案内容和形式特征进行分析 选择和记录的过程 例 归档文件目录著录 二 档案标引 档案标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择 并赋予其规范化检索标识的过程 标引的目的是提供检索途径 档案标引包括分类标引和主题标引两种类型 其中赋予分类号标引的过程为分类标引 赋予主题词标识的过程为主题标引 档案标引的两个步骤 一 主题分析 二 概念转化 分析主题类型 分析主题构成因素 三 档案检索工具 一 档案检索工具的种类 档案检索工具 按体例划分 目录 索引 指南 按载体划分 书本式 卡片式 缩微式 机读式 按功能分 馆藏性 查找性 介绍性 二 常用检索工具编制方法和使用 1 案卷目录2 归档文件目录3 案卷文件目录 全引目录 4 分类目录5 主题目录6 专题目录7 联合目录8 人名索引9 地名索引 10 文号索引11 专题索引12 全宗指南13 专题指南14 档案馆指南 三 建立档案检索体系 1 保证一定数量和种类的检索工具 单一向多向发展 2 充
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